預算管理系統(tǒng)使用探討

張?zhí)鞁伞垨|旭　王芳

摘要：預算管理系統(tǒng)是我院ARP中心推出的一項集查詢功能與分析功能為一體的新系統(tǒng)。該系統(tǒng)功能設計在使用中可以體現(xiàn)為查詢財務數(shù)據(jù)與財務數(shù)據(jù)分析兩方面的作用。但在使用中我們發(fā)現(xiàn)了該系統(tǒng)存在的一些問題，同時也提出了對該系統(tǒng)功能優(yōu)化的一些建議，期望完善該系統(tǒng)，發(fā)揮其更大的作用。

關鍵詞：預算管理系統(tǒng) 作用 問題 建議

引言

預算管理系統(tǒng)是中科院ARP中心推出的一項集查詢功能與分析功能為一體的新系統(tǒng)。本文將從預算管理系統(tǒng)的作用、存在的問題及優(yōu)化建議三方面探討如何較好的使用預算管理系統(tǒng)，發(fā)揮其最大的作用。

一、預算管理系統(tǒng)的作用

根據(jù)預算管理系統(tǒng)的功能設計我們認為該系統(tǒng)在使用中應該實現(xiàn)查詢與財務數(shù)據(jù)分析兩方面的作用。

所謂查詢功能，就是將預算管理系統(tǒng)作為一個經費查詢終端。該系統(tǒng)具備數(shù)據(jù)更新及時、收支余劃分清晰、數(shù)據(jù)導出便利等特點。為實現(xiàn)查詢功能奠定了基礎。

預算管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)更新較為及時，如果采用系統(tǒng)默認的更新時間，則當天的數(shù)據(jù)第二天即可查詢。盡管不能達到與綜合財務系統(tǒng)實時同步更新的速度，但通過手動刷新的功能也能獲得課題當天的財務數(shù)據(jù)，為課題負責人提供了及時的財務數(shù)據(jù)信息。同時該系統(tǒng)的界面設計比較簡單易懂。原查詢系統(tǒng)的界面在查詢數(shù)據(jù)時需要結合對會計科目的理解，進行數(shù)據(jù)的加減處理。由于課題使用人員并非財務人員，很難理解會計科目的含義，因此無法明確地查詢到想要的數(shù)據(jù)信息。而預算管理系統(tǒng)將課題的預算、到款、支出、欠款及結余進行分別列示，為使用人員提供了極大地方便。這也是其能夠作為查詢終端的主要原因。

財務數(shù)據(jù)分析功能是預算管理系統(tǒng)的一個重要的功能。系統(tǒng)管理員首先根據(jù)課題經費管理辦法在系統(tǒng)內建立相應的預算模板，并針對該模版內容進行會計科目與預算項目之間的關系映射。預算錄入人員選擇課題對應的預算模板錄入預算后，預置的預算模板會根據(jù)已定義會計科目與預算項目之間的映射關系將課題的支出進行按預算科目歸類，生成預算金額與實際發(fā)生額對比的報表。通過查詢該報表，課題負責人能夠了解經費明細的預算科目執(zhí)行情況，從總額和明細兩方面對課題經費進行管理。同時通過利用分析結果進行一定的數(shù)據(jù)調整，加快課題年度決算、中期決算及結題財務報告的編制速度。

二、預算管理系統(tǒng)存在的問題

我們對預算管理系統(tǒng)的作用寄予了較高的期望，但在實際使用也發(fā)現(xiàn)了該系統(tǒng)存在的一些問題，有些問題嚴重的影響了系統(tǒng)的推進使用。

第一、預算管理系統(tǒng)的運行不穩(wěn)定。目前來看，該系統(tǒng)本身存在一定的系統(tǒng)BUG。例如：課題負責人在使用預算分析功能查看課題支出情況時，只能查看當頁數(shù)據(jù)，當點擊下一頁按鈕查看下一頁界面的數(shù)據(jù)時系統(tǒng)就會報錯，無法顯示數(shù)據(jù)。也有研究所發(fā)生點擊預算管理功能點，導致整個網上報銷系統(tǒng)無法使用的情況出現(xiàn)。預算管理系統(tǒng)的穩(wěn)定運行是廣泛推廣該系統(tǒng)使用的基礎，如果不能保證該系統(tǒng)運行的穩(wěn)定性甚至威脅到相關財務系統(tǒng)的使用穩(wěn)定性，那么推廣使用預算管理系統(tǒng)是比較困難的。

第二、取數(shù)規(guī)則存在一定的缺陷。通過對系統(tǒng)內已錄入預算課題的經費支出情況進行分析發(fā)現(xiàn)該系統(tǒng)在數(shù)據(jù)提取后的計算規(guī)則有一定的缺陷。例如：課題收入的取值只提取相應科目的貸方金額，沒有考慮借方金額的影響因素；子課題預算支出統(tǒng)計表中，運算公式錯誤存在取數(shù)錯誤，一是支出總計=預算總額+各年支出，二是可用資金=支出合計-預算金額，三是全部預算科目之和不等于模塊總計。

第三、會計科目與預算項目的映射較為固定，不能進行靈活調整。眾所周知，會計科目的數(shù)量及類別遠大于預算項目，而預算管理系統(tǒng)的映射關系要求一個會計科目只能對應一個預算項目，但一個預算項目可以對應多個會計科目，這就導致某些預算項目在取值歸集的準確性值得商榷。例如：軍工研制類課題的預算項目只有八項，根據(jù)映射規(guī)則定義會計科目下的差旅費科目只能對應其中的一項預算項目。但在實際工作中，發(fā)生的差旅費支出根據(jù)支出的具體原因及內容可以分別歸集為預算科目中的設計費，管理費甚至是試驗費。但預算管理系統(tǒng)在對數(shù)據(jù)進行分析時，只能將差旅費科目下的所有支付歸集到一個預算項目中。如果映射關系是差旅費對設計費，那么就歸集到設計費預算項目下，如果映射關系是差旅費對管理費，那么就歸集到管理費預算項目下，以此類推。這個例子說明的問題就是目前預算管理系統(tǒng)的分析功能還是比較簡單的，只能依據(jù)系統(tǒng)管理員設定的映射關系進行分類匯總，同時其生成的預算分析表無法在系統(tǒng)內進行調整，因此只能作為課題負責人了解經費使用狀況的一個參考。

三、對預算管理系統(tǒng)的優(yōu)化建議

預算管理系統(tǒng)作為ARP綜合財務系統(tǒng)的重要組成部分在今后的工作中勢必要發(fā)揮重要的作用。財務人員也希望系統(tǒng)開發(fā)人員對該系統(tǒng)進行持續(xù)的優(yōu)化與完善，提高該系統(tǒng)的使用效率，真正發(fā)揮該系統(tǒng)的功能，成為財務人員與課題負責人的得力工具。結合實際需求經過分析，總結出如下幾點對系統(tǒng)優(yōu)化與完善的建議。

（一）放寬權限設定

目前，系統(tǒng)內課題負責人默認的權限僅為預算分析，并沒有預算錄入的權限。該系統(tǒng)設定的初衷是由科技處人員進行預算的統(tǒng)一錄入。但是，根據(jù)我所及調查的其他研究所反映的情況，大部分研究所是由課題負責人或指定的課題秘書進行錄入，并沒有統(tǒng)一在科技處進行錄入，因此建議將預算錄入功能作為默認的權限授予每個預算系統(tǒng)使用者。由于課題負責人只能看到自己負責的課題無法看到其他課題，即使授予其預算錄入權限，也不會造成課題信息外泄的情況出現(xiàn)。

（二）預算數(shù)據(jù)修改程序簡化

部分國家課題的預算批復已經改變過去總額下?lián)艿姆绞剑某砂茨旰硕ㄏ聯(lián)艿姆绞?。按照現(xiàn)行系統(tǒng)的處理方式需要預算審批人員將已提交的預算駁回，重新錄入提交。建議修改這種數(shù)據(jù)調整方式，直接針對已提交的預算數(shù)據(jù)進行修改，然后通過設置信息推送向預算審批人發(fā)送提示消息，提示預算審批人修改的預算信息，審批人及時在系統(tǒng)內核實修改數(shù)據(jù)是否準確，并將結果告知預算修改人即可。

（三）修改支出總額表中對應預算科目的分類

支出總額表列示了課題的全部費用支出明細，每一項費用支出明細依據(jù)設定的會計科目和預算項目的映射規(guī)則自動生成對應預算科目列的內容。由于前文提到的系統(tǒng)自動歸集無法實現(xiàn)同一會計科目下發(fā)生的支出歸集到不同的預算項目這一功能，因此建議將系統(tǒng)對應預算科目列設置為可修改模式。例如：某項材料費支出按照映射規(guī)則歸集為預算項目材料費類下，而分析其支出內容后認為其應歸集到預算項目測試化驗加工類下，則將對應預算科目列顯示的內容進行修改，將材料費修改為測試化驗加工費并進行保存，保證以后的查詢以本次修改的結果為準，提高支出歸類的準確性。

（四）一些系統(tǒng)細節(jié)問題的建議

建議對于預算審批通過或者駁回設置郵件提醒；利用批量導入功能對信息推送進行設置，改變目前人工一個一個錄入的方式，節(jié)省錄入時間。在預算分析界面，按條件查詢信息返回時返回至上一層界面而不是直接返回到了初始界面，方便查詢使用；修改經費預算填制中“使用年度”的年限，目前系統(tǒng)設置為三年，大部分課題都能夠滿足，但有些課題例如自然科學基金課題的執(zhí)行期為四年、五年，則三年的年限不能滿足其需求；預算分析界面的刷新功能更新速度較慢，效率低，建議設置刷新進度條，這樣就能夠直觀看到刷新程序的運行進度；科研課題預算分析中支出明細表及有關表格無法導出EXCEL表格，只能在系統(tǒng)內查詢，建議增加導出功能，方便在系統(tǒng)外整理相關數(shù)據(jù)。

四、總結

預算系統(tǒng)是科學院ARP系統(tǒng)的重要組成部分，盡管它上線運行使用時間并不長，但是已經在日常課題經費管理中發(fā)揮了重要的作用。當然，在實際工作中，各個單位存在特殊的財務情況，對系統(tǒng)功能提出了個性化設置的需求。結合實際工作，該系統(tǒng)目前還存在一定的功能缺陷。我們希望系統(tǒng)研發(fā)人員能結合我們提供的建議與需求優(yōu)化系統(tǒng)功能，使該系統(tǒng)發(fā)揮更加重要的作用。

參考文獻：

[1]韓倩倩，潘愛玲.企業(yè)集團預算管理系統(tǒng)要素的層次結構分析[J].云南財經大學學報，2010，（02）

[2]張金枝.淺議國有企業(yè)如何構建全面預算管理體系[J].時代經貿（下旬刊），2008，（12）

[3]趙曉梅.企業(yè)集團全面預算管理分析[J].天津經濟，2010，（08）