電子檔案管理及其風(fēng)險(xiǎn)控制分析

李琪

摘要：首先介紹了電子檔案管理的現(xiàn)狀，指出了目前電子檔案管理存在的一些問(wèn)題，進(jìn)而有針對(duì)性的提出了完善電子檔案科學(xué)管理的對(duì)策。最后對(duì)電子檔案管理的風(fēng)險(xiǎn)控制問(wèn)題及控制措施作出了分析。

關(guān)鍵詞：電子檔案；管理；風(fēng)險(xiǎn)控制

1 前言

所謂的電子檔案，就是將電子文件歸檔之后所形成的檔案。電子檔案又被稱(chēng)為數(shù)字檔案，相比于傳統(tǒng)的紙質(zhì)和多媒體而言，電子檔案的形式是實(shí)時(shí)的、在線的、網(wǎng)絡(luò)化的，依托互聯(lián)網(wǎng)服務(wù)，電子檔案可以實(shí)現(xiàn)遠(yuǎn)程訪問(wèn)、跨庫(kù)關(guān)聯(lián)和檢索，具有智能化的特征。但與此同時(shí)，由于電子檔案仍處于發(fā)展階段，難免存在這樣那樣的問(wèn)題，例如檔案信息丟失、泄漏、被竊取、完整性被破壞、非授權(quán)訪問(wèn)以及網(wǎng)絡(luò)所傳播的病毒等。因此，開(kāi)展對(duì)電子檔案管理及其風(fēng)險(xiǎn)控制的研究，顯得尤為必要和緊迫。

2 電子檔案管理的現(xiàn)狀

2.1 對(duì)于電子檔案的認(rèn)識(shí)仍然存在局限性

長(zhǎng)期以來(lái)，在一些單位和部門(mén)中，少數(shù)領(lǐng)導(dǎo)干部對(duì)檔案工作的認(rèn)識(shí)存在一定的局限性，他們認(rèn)為檔案管理就是簡(jiǎn)單的對(duì)檔案資料進(jìn)行保管，既不是單位的主要工作內(nèi)容，也不會(huì)對(duì)單位的發(fā)展有實(shí)質(zhì)性的影響。因此，檔案管理工作很難引起他們的重視，而對(duì)于新興的電子檔案管理工作，他們自然也無(wú)法有正確的認(rèn)識(shí)。而同樣的，部分基層檔案管理人員也對(duì)電子檔案管理工作存在認(rèn)識(shí)誤差。由于沒(méi)有及時(shí)認(rèn)清電子檔案與傳統(tǒng)檔案之間的區(qū)別，他們?nèi)匀灰詡鹘y(tǒng)的檔案管理方法和思維來(lái)進(jìn)行電子檔案的管理。甚至某些檔案管理人員對(duì)檔案管理的電子化、數(shù)字化與網(wǎng)絡(luò)化存在一些抗拒和不信任的心理，嚴(yán)重地影響了電子檔案的歸檔與管理[1]。

2.2 電子檔案的管理范圍仍然沒(méi)有形成統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)

電子檔案是數(shù)字化的檔案，其必須通過(guò)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)才能得以體現(xiàn)。而目前電子檔案的管理范圍仍然缺乏一個(gè)統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，例如究竟哪些電子文件需要保存、以何種介質(zhì)保存以及怎樣形成介質(zhì)檔案等問(wèn)題都沒(méi)有明確的規(guī)定。此外，很多單位對(duì)于電子檔案管理的范圍都是從本單位現(xiàn)狀出發(fā)進(jìn)行界定，難以進(jìn)行全面的考慮，這就導(dǎo)致了各自為政、各行其事的局面，進(jìn)一步使得電子檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化難以實(shí)現(xiàn)。

2.3 電子檔案的真實(shí)性、原始性以及完整性存在缺陷

由于在紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案的過(guò)程中，很容易出現(xiàn)失誤而導(dǎo)致電子檔案資料失真，更為嚴(yán)重的是電子檔案即使遭到惡意篡改也很難留下痕跡，因此電子檔案的真實(shí)性存在一定缺陷；而在原始性方面，紙質(zhì)檔案可以通過(guò)文字、圖像、印章以及字跡等多種形式來(lái)保證其原始性，但電子檔案就無(wú)法通過(guò)上述形式來(lái)對(duì)其原始性進(jìn)行保證，這就使得對(duì)電子檔案的原始性很難檢驗(yàn)；由于電子檔案的文件信息一般處于流動(dòng)狀態(tài)，如果捕獲不及時(shí)，就極易造成信息的丟失或缺失。此外電子檔案的保存形式多種多樣，這從一定程度上也導(dǎo)致電子檔案的缺失，難以保證電子檔案的完整性。

3 完善電子檔案科學(xué)管理的對(duì)策

3.1 建立并健全科學(xué)的電子檔案管理制度

電子檔案的管理在某種程度上可以看成是對(duì)各種數(shù)字存儲(chǔ)介質(zhì)的管理，簡(jiǎn)而言之就是對(duì)接收而來(lái)的各種電子文件進(jìn)行分類(lèi)整理、編制目錄并進(jìn)行備份，方便日后查找和利用。因此，要根據(jù)電子檔案管理的特點(diǎn)、檔案管理的相關(guān)規(guī)范與規(guī)定，結(jié)合本單位和部門(mén)的實(shí)際情況，來(lái)建立和健全科學(xué)的電子檔案管理制度，從制度上對(duì)電子檔案管理工作進(jìn)行規(guī)范。具體來(lái)說(shuō)，要做到電子檔案的形成、歸檔、鑒定、利用等各個(gè)環(huán)節(jié)都有制度可依，并將每個(gè)環(huán)節(jié)的責(zé)任落實(shí)到具體的責(zé)任人[2]。

3.2 轉(zhuǎn)變思想認(rèn)識(shí)并培養(yǎng)出專(zhuān)業(yè)的電子檔案管理人才

要自上而下的轉(zhuǎn)變目前對(duì)電子檔案管理存在的一些錯(cuò)誤認(rèn)識(shí)，將這些阻礙檔案管理電子化、數(shù)字化進(jìn)程的絆腳石都消除掉。各個(gè)單位和部門(mén)都要從思想上引起對(duì)電子檔案管理工作的高度重視，必須將電子檔案管理工作提到領(lǐng)導(dǎo)的議事日程中去，從而有效加強(qiáng)組織領(lǐng)導(dǎo)。此外，要切實(shí)搞好電子檔案管理人才的建設(shè)工作，努力培養(yǎng)出一批既精通計(jì)算機(jī)應(yīng)用技能，又熟練掌握檔案管理知識(shí)的復(fù)合型人才。

3.3 制定科學(xué)合理的電子檔案管理工作標(biāo)準(zhǔn)及規(guī)范

隨著電子檔案資料大量產(chǎn)生，為了改變目前電子檔案的管理范圍仍然缺乏一個(gè)統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)的狀況，迫切需要建立起一套科學(xué)合理而又嚴(yán)密的電子檔案管理標(biāo)準(zhǔn)以及規(guī)范。從而將電子檔案形成、接收、整理、歸檔等工作內(nèi)容用標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范確定下來(lái)，使得電子檔案管理從一開(kāi)始就是科學(xué)、有序和規(guī)范的。

3.4 采取有效手段保證電子檔案的真實(shí)性、原始性和完整性

要采取積極有效的手段來(lái)保證電子檔案的真實(shí)性、原始性和完整性。一方面可以通過(guò)身份驗(yàn)證手段，如用戶(hù)信息加密、用戶(hù)個(gè)人信息驗(yàn)證、電子檔案調(diào)閱需要輸入口令等手段來(lái)限定和驗(yàn)證用戶(hù)對(duì)電子檔案的訪問(wèn)與調(diào)用權(quán)限；另一方面在電子檔案進(jìn)行歸檔時(shí)，采取數(shù)字簽名或者在電子文件儲(chǔ)存介質(zhì)的背面進(jìn)行簽章等方式來(lái)杜絕不良分子弄虛作假、以權(quán)謀私等破壞電子檔案完整性、原始性的行為，最大限度的使電子檔案的真實(shí)性、原始性與完整性得到保障[3]。

4 電子檔案管理的風(fēng)險(xiǎn)控制

4.1 電子檔案管理存在的風(fēng)險(xiǎn)

電子檔案管理中存在的風(fēng)險(xiǎn)主要表現(xiàn)在電子檔案資料是通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)進(jìn)行傳輸，在傳輸過(guò)程中極易受到互聯(lián)網(wǎng)服務(wù)的影響，出現(xiàn)泄密、偽造、竊聽(tīng)以及篡改等事件。再加上電子檔案的信息接收與歸檔過(guò)程中還要面臨計(jì)算機(jī)病毒和網(wǎng)絡(luò)黑客等多方面的威脅，因此造成電子檔案管理中風(fēng)險(xiǎn)重重，電子檔案的安全難以得到有效保障[4]。

4.2 風(fēng)險(xiǎn)控制措施

4.2.1 安裝安全防火墻。作為單位內(nèi)網(wǎng)與外部公共互聯(lián)網(wǎng)的第一道安全屏障，安全防火墻是最基本也是最簡(jiǎn)單的防御措施。電子檔案管理部門(mén)必須要安裝防火墻，以保護(hù)單位內(nèi)部的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)。

4.2.2 設(shè)置入侵檢測(cè)程序。為了及時(shí)發(fā)現(xiàn)外部對(duì)單位內(nèi)部計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的入侵，必須設(shè)置相應(yīng)的入侵檢測(cè)程序，對(duì)單位內(nèi)部的計(jì)算機(jī)以及網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行監(jiān)控，一旦發(fā)現(xiàn)入侵行為，就立即報(bào)警并進(jìn)行自動(dòng)攔截，為電子檔案管理提供保護(hù)。因此，電子檔案管理人員需要經(jīng)常和專(zhuān)業(yè)的網(wǎng)絡(luò)維護(hù)人員進(jìn)行溝通和交流，以掌握必需的網(wǎng)絡(luò)知識(shí)。

4.2.3 安裝殺毒軟件。在計(jì)算機(jī)和互聯(lián)網(wǎng)的普及過(guò)程中，計(jì)算機(jī)病毒呈現(xiàn)出不斷蔓延和傳播的趨勢(shì)，其所帶來(lái)的危害也日益嚴(yán)重。對(duì)于電子檔案管理系統(tǒng)而言，計(jì)算機(jī)病毒會(huì)造成系統(tǒng)文件損壞，導(dǎo)致檔案資料的丟失。而殺毒軟件可以有效查殺計(jì)算機(jī)病毒，保證計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的安全。因此，電子檔案管理人員需要對(duì)電子檔案管理系統(tǒng)的計(jì)算機(jī)安裝合適的殺毒軟件，并進(jìn)行及時(shí)升級(jí)，以達(dá)到安全防護(hù)的目的。

4.2.4 合理利用硬拷貝輸出法。電子文件要想做到永久性保存難度較大，因此電子檔案管理人員可以通過(guò)硬拷貝輸出的方法，將單位中那些重要的電子檔案資料再轉(zhuǎn)化為紙質(zhì)檔案進(jìn)行保存。這種有選擇性的同時(shí)保存電子檔案和紙質(zhì)檔案的“雙軌制”模式，對(duì)于那些重要電子檔案的管理而言，具有十分積極的意義。

5 結(jié)束語(yǔ)

電子檔案的科學(xué)管理是一項(xiàng)十分重要而又非常復(fù)雜的工作。在對(duì)電子檔案資料進(jìn)行管理的過(guò)程中，要充分考慮環(huán)境、設(shè)備、技術(shù)、人員及電子檔案的特點(diǎn)等多方面因素，從單位的實(shí)際情況出發(fā)，統(tǒng)籌設(shè)計(jì)電子檔案管理的技術(shù)方案和工作模式，并采取有效措施，以消除電子檔案管理的風(fēng)險(xiǎn)，使之能夠長(zhǎng)期地處于妥善保管并可隨時(shí)利用的狀態(tài)，促進(jìn)其在企業(yè)發(fā)展過(guò)程中能夠發(fā)揮更大的作用。

參考文獻(xiàn)

[1]馬全.電子檔案管理的現(xiàn)狀及對(duì)策[J].辦公室業(yè)務(wù)，2012，7：109.

[2]鄭寶珠.電子檔案管理工作的幾點(diǎn)思考[J].中國(guó)新技術(shù)新產(chǎn)品，2011，2：382.

[3]高文.淺談當(dāng)前電子檔案管理存在的問(wèn)題及對(duì)策[J].四川水力發(fā)電，2011，12：166-167.

[4]郭建卿.電子檔案管理中的風(fēng)險(xiǎn)控制[J].科技資訊，2009，36：251.