探索信息化條件下文書(shū)檔案管理

高金友

摘 要：基于文書(shū)檔案的特殊屬性，隨著信息化的快速發(fā)展，紙質(zhì)文件與電子文件將在很長(zhǎng)一段時(shí)期共存。信息化條件不僅可以改善檔案管理工作，打破以往檔案管理的局限性，從而提高企業(yè)整體工作效率。下方結(jié)合現(xiàn)代信息化條件下文書(shū)檔案的管理工作，以資借鑒。

關(guān)鍵詞：信息化；文書(shū)檔案；檔案管理

隨著信息技術(shù)的迅猛發(fā)展，高速大容量的檔案影像管理系統(tǒng)已經(jīng)日漸普及。綜合文書(shū)檔案的建立與管理亦急需專業(yè)化。為了實(shí)現(xiàn)檔案長(zhǎng)期保存、高效管理和快速查詢，節(jié)省檔案存放空間，迫切需要實(shí)施檔案信息化管理。向現(xiàn)代文檔管理邁進(jìn)，這是文書(shū)檔案工作的新課題。

1 檔案的收集是文書(shū)檔案管理的基礎(chǔ)

檔案的收集工作在檔案管理的各個(gè)環(huán)節(jié)中占著首要地位，是檔案管理的前提和基礎(chǔ)，檔案材料收集工作的好壞、質(zhì)量的高低直接影響到檔案的歸檔率和完整率，影響到整個(gè)文書(shū)檔案管理工作的質(zhì)量。

收集檔案是每個(gè)檔案工作者應(yīng)盡的義務(wù)，對(duì)檔案的收集工作，應(yīng)該采取積極主動(dòng)的態(tài)度，服務(wù)到家，親自去詢問(wèn)文書(shū)檔案的收集情況。要采取多詢問(wèn)、多探討的方式，加強(qiáng)與兼職檔案人員的聯(lián)系，因?yàn)橐粋€(gè)單位的檔案管理工作的好壞，很大程度上與兼職檔案人員有關(guān)。因而，專職檔案人員一定要同兼職檔案人員多聯(lián)絡(luò)，多溝通，經(jīng)常定期、不定期地檢查督促他們的工作，充分發(fā)揮他們?cè)跈n案收集工作中的橋梁和紐帶作用。

2 文件立卷歸檔是文書(shū)檔案管理的關(guān)鍵

檔案管理的關(guān)鍵是文件轉(zhuǎn)化成檔案。這一過(guò)程，需要經(jīng)過(guò)文件的鑒定、分類、組卷、擬寫(xiě)案卷標(biāo)題、填寫(xiě)卷內(nèi)目標(biāo)和備考表等等繁瑣的程序。這就需要檔案工作者要有耐心，要細(xì)致入微地做好檔案的立卷工作，不能有絲毫的差錯(cuò)。新形勢(shì)下實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化要求檔案工作者與時(shí)俱進(jìn)，充分發(fā)揮計(jì)算機(jī)的作用，改變過(guò)去陳舊的立卷方式，簡(jiǎn)化歸檔程序。在現(xiàn)階段，文件的歸檔依然以紙質(zhì)文件為主，究其原因是檔案永久保管的需要。世界上最早的紙質(zhì)文獻(xiàn)是在甘肅一座西漢墓中出土的紙質(zhì)地圖殘片，距今有2100多年的歷史，由此可見(jiàn)，紙質(zhì)檔案的保存期限是經(jīng)過(guò)歷史驗(yàn)證的。但是，實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化以后，公司絕大部分文件將以電子文件形式生成，由于當(dāng)前電子文件的法律效力還沒(méi)有得到完全確認(rèn)，因而在今后很長(zhǎng)一段時(shí)間，紙質(zhì)文件與電子文件將長(zhǎng)期共存。這就要求新形勢(shì)下文書(shū)檔案管理工作要積極順應(yīng)潮流，在秘密文件歸檔時(shí)，雖然內(nèi)容不能流轉(zhuǎn)，但我們應(yīng)將其目錄輸入計(jì)算機(jī)，這樣既避免了電子文件歸檔的不齊全、又保證了上網(wǎng)文件的安全。

3 文書(shū)檔案信息化管理是發(fā)展的必然趨勢(shì)

3.1 直接減輕了檔案管理工作人員的勞動(dòng)強(qiáng)度，提高了工作時(shí)效傳統(tǒng)的文件管理工作有三難

一是立卷難。文件按照分類大綱歸類后，才可組卷、立卷、而后進(jìn)行卷內(nèi)文件的排列、擬寫(xiě)案卷標(biāo)題、確定保管期限、裝訂歸檔。這些工作都關(guān)系到案卷質(zhì)量的高低，操作難度大，程序枯燥繁瑣，工序多。二是管理工作難。組好卷以后，首先要編案卷號(hào)和案卷目錄、然后編頁(yè)號(hào)、抄寫(xiě)卷內(nèi)目錄、還要裝訂、填寫(xiě)案卷封面、排列案卷等，工作程序繁瑣，人工操作量大，致使管理工作難。三是提供利用效率低下，查準(zhǔn)率不高。由于檔案管理的人工操作，查找文件就是一大難事。首先，查找文件時(shí)必須先說(shuō)明要查什么文件、什么內(nèi)容、以及可能的年度，然后，檔案管理人員才能根據(jù)要求查找案卷總目錄、按卷內(nèi)目錄查找文件。這時(shí)，可能會(huì)出現(xiàn)二種情況：一是如果因文檔人員立卷水平不高，出現(xiàn)組卷不合理、所擬案卷標(biāo)題不能準(zhǔn)確提示卷內(nèi)文件內(nèi)容，查找起來(lái)費(fèi)時(shí)費(fèi)力；二是如果來(lái)借閱的人員在記憶上稍有差錯(cuò)，也會(huì)出現(xiàn)調(diào)閱困難。因此，計(jì)算機(jī)信息處理系統(tǒng)提供了快速便捷的管理手段，這不但為歸檔提供了快捷的管理手段，而且提供了信息利用的快速途徑，免除立卷歸檔、檢索查找的繁難，減輕了工作人員的勞動(dòng)強(qiáng)度，提高了歸檔質(zhì)量，檢索速度。而且將文書(shū)檔案管理人員從手工直接建檔的枯燥乏味的工作中解脫出來(lái)。實(shí)現(xiàn)隨機(jī)管檔，就可將過(guò)去的集中立卷，改變?yōu)槠綍r(shí)隨時(shí)整理立卷。這樣，集中的工作量，就變?yōu)榉稚⒌墓ぷ髁浚铱呻S時(shí)補(bǔ)漏增缺，使文檔不形成存積，提高了立卷管理水平，從而達(dá)到檔案管理工作及歸檔的目的和檢索利用的方便。

3.2 信息化管理有利于遺漏文件的補(bǔ)漏增缺

傳統(tǒng)的文件立卷方法遇到文件收集不齊或漏交歸檔時(shí)，補(bǔ)漏增缺，就得拆卷重做。拆卷后，卷內(nèi)文件又得重新排列，編張次、抄卷內(nèi)目錄、裝訂，修改填寫(xiě)案卷封面等等，其工作量是可想而知的。若文件整理借助計(jì)算機(jī)歸檔，文件插入就十分方便了。這時(shí)，只需修改一下檔案目錄就完成了。省時(shí)省力，就會(huì)給工作人員以充分地時(shí)間去提高業(yè)務(wù)水平。

3.3 信息化管理保持了文件的歷史原貌

傳統(tǒng)文件管理工作在立卷時(shí)，為了案卷裝訂整齊美觀，就必須做接邊、切邊的工作。由于處理此工作時(shí)，常常因?yàn)榍羞叢簧?，?huì)破壞文件的原貌。采用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)管理按“件”隨機(jī)存檔后，整理工作就不存在這方面的問(wèn)題了。只需把諸如報(bào)表、圖紙等文件折疊成統(tǒng)一尺寸歸檔即可。

3.4 利用檔案資料方便，檢索簡(jiǎn)便，準(zhǔn)確率高

以手工為主的傳統(tǒng)檔案管理工作，不僅消耗大量人力、物力，而且檔案信息含量與檔案實(shí)體量的比值處于較低水平，管理手段的落后會(huì)導(dǎo)致檔案利用工作方面的許多問(wèn)題。如檔案利用率低下，查找效率不高、查準(zhǔn)率較差，這就嚴(yán)重制約了檔案信息資源的利用率。因此，實(shí)現(xiàn)文書(shū)檔案管理手段和利用方式的轉(zhuǎn)變，向現(xiàn)代文檔管理邁進(jìn)，就成為迫在眉睫的事了。計(jì)算機(jī)的應(yīng)用，網(wǎng)絡(luò)的互聯(lián)。為擺脫以往的經(jīng)驗(yàn)式的管理模式，完成檔案管理由案卷級(jí)向文件級(jí)管理的轉(zhuǎn)變，將手工立卷變?yōu)橛?jì)算機(jī)自動(dòng)管理，就成為可能。只有這樣，才會(huì)極大地提高文書(shū)檔案管理與利用的質(zhì)量、精度和效率，實(shí)現(xiàn)文書(shū)檔案管理工作以及服務(wù)水平質(zhì)的飛躍。

3.5 信息化管理更有利于文檔的保密

過(guò)去查閱檔案時(shí)是整卷提供利用。利用者只是利用卷中的一份文件，卻能夠看到整卷檔案內(nèi)容。這是不符合文檔管理保密要求的。計(jì)算機(jī)管理將其改為單份文件提供利用，利用者就無(wú)法接觸其他無(wú)關(guān)的文件，從而達(dá)到了文檔保密的要求。

3.6 信息化管理有利于提高檔案管理工作的質(zhì)量

檔案工作的根本目的在于利用。而要提供可利用的檔案，就必須有高質(zhì)量高水平的文檔案宗。但是傳統(tǒng)的立卷工作是人為的紙張立卷，立卷人根據(jù)自己的理解來(lái)進(jìn)行操作，其對(duì)立卷標(biāo)準(zhǔn)掌握的尺度很難做到完全同一，這必然影響到案卷質(zhì)量水準(zhǔn)，從而給今后的利用工作帶來(lái)了許多不便。同時(shí)，歸檔工作還占用了檔案人員的絕大部分時(shí)間，致使檔案管理人員的編研工作處于空白的境地，這又制約了管理人員水平的提高。在這種管理模式下的檔案利用，也是被動(dòng)式的。文書(shū)檔案管理進(jìn)行信息化管理后，檔案人員可從繁瑣的整理工作中解脫出來(lái)，可以把時(shí)間和精力放在檔案編研和二次信息開(kāi)發(fā)利用上來(lái)，從而提高文書(shū)檔案管理工作的質(zhì)量和利用的效率，使文書(shū)檔案在管理和提供利用服務(wù)時(shí)，能夠發(fā)揮出更好的時(shí)效價(jià)值。

4 結(jié)語(yǔ)

檔案管理工作平時(shí)不起眼，也不引人注目，因此常常被忽略，但檔案工作又是一項(xiàng)對(duì)歷史負(fù)責(zé)、為現(xiàn)實(shí)服務(wù)、替未來(lái)著想的依據(jù)憑證。文書(shū)人員不僅在公司領(lǐng)導(dǎo)的重視及大力支持下勇于奉獻(xiàn)，還要增強(qiáng)檔案意識(shí)，掌握豐富的知識(shí)，再加上平時(shí)認(rèn)真負(fù)責(zé)的工作態(tài)度，就一定會(huì)做好文書(shū)與檔案工作

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