淺談如何做好檔案保密管理與利用工作

馬艷萍

摘 要 檔案保密管理與利用工作做得好與壞，將直接影響黨和國家及單位的安全和利益。檔案是一種重要的社會(huì)信息資源，對(duì)于檔案信息資源，既要重視其載體的保管保護(hù)，更要重視其所含信息的開發(fā)利用，以實(shí)現(xiàn)信息資源共享。

關(guān)鍵詞 檔案 保密 管理 利用

一、探索檔案保密管理工作的重要意義

保守國家機(jī)密是每個(gè)公民應(yīng)盡的義務(wù)，更是檔案管理工作人員的神圣職責(zé)。檔案工作中應(yīng)處理好利用與保密的關(guān)系，加強(qiáng)制度建設(shè)，強(qiáng)化監(jiān)督措施，做好檔案的審查、解密和利用的基礎(chǔ)工作，從而做到既能有效利用檔案，又能保證檔案的完整與安全。當(dāng)然，檔案應(yīng)該注意保密，但保密的目的之一是為了利用，是有時(shí)間、地點(diǎn)、范圍限制的利用，保而不用只會(huì)失去保的意義，失去檔案的價(jià)值。利用必須是在保密基礎(chǔ)上的利用，無限制的利用會(huì)給黨和國家的安全和利益造成危害。

作為人類社會(huì)各項(xiàng)實(shí)踐活動(dòng)的真實(shí)歷史產(chǎn)物，檔案所具有的原始真實(shí)憑證功能及其權(quán)威性是現(xiàn)實(shí)客觀存在的，是其他信息資源無法替代的，所以利用檔案為人類社會(huì)實(shí)踐服務(wù)具有極強(qiáng)的現(xiàn)實(shí)性。保守國家機(jī)密是每個(gè)公民應(yīng)盡的義務(wù)，更是檔案管理工作人員的神圣職責(zé)，在嚴(yán)格做好保密工作的同時(shí)，切實(shí)完善工作職能，使檔案得到充分合理的利用。正確分析和鑒別檔案內(nèi)容的現(xiàn)實(shí)作用和歷史作用，確定檔案的保存價(jià)值，準(zhǔn)確地判定檔案的保管期限，在開放檔案為社會(huì)服務(wù)的同時(shí)全面做好保密工作，這是檔案資料使用管理中的重要環(huán)節(jié)。

二、正確區(qū)分、對(duì)待傳統(tǒng)檔案保密和電子信息技術(shù)管理檔案保密

1.傳統(tǒng)涉密類檔案保密工作特點(diǎn)：檔案存放地點(diǎn)是保密工作重點(diǎn)。傳統(tǒng)紙質(zhì)性檔案受自身?xiàng)l件限制，必須集中存放在溫度、濕度適宜的場(chǎng)所之中。《中華人民共和國檔案法》規(guī)定，檔案存放地點(diǎn)必須具備防盜措施，要制定嚴(yán)格的檔案存放地點(diǎn)管理制度，無關(guān)人員一律禁止進(jìn)入，最大程度上保證了檔案文件的保密性和安全性。《檔案法》中嚴(yán)格規(guī)定，機(jī)關(guān)、團(tuán)體和企事業(yè)單位必須有專門的檔案管理人員，嚴(yán)格執(zhí)行各項(xiàng)檔案管理制度。按照有關(guān)規(guī)定，傳統(tǒng)檔案按照保密程度不同，分為絕密、機(jī)密、秘密等幾個(gè)密級(jí)。在我國傳統(tǒng)檔案管理體制中，不同密級(jí)的檔案需要進(jìn)行分類集中管理，并對(duì)不同密級(jí)檔案的管理和查閱等工作進(jìn)行了詳細(xì)規(guī)定。與此同時(shí)，對(duì)各個(gè)密級(jí)檔案的解密標(biāo)準(zhǔn)、解密時(shí)限、解密方式等進(jìn)行了嚴(yán)格限制，這就最大限度地保護(hù)了涉密檔案的秘密性。

2.利用電子信息技術(shù)檔案保密特點(diǎn)：電子信息檔案保存管理相對(duì)方便。電子信息檔案由于采取數(shù)碼技術(shù)進(jìn)行壓縮，存儲(chǔ)介質(zhì)占用空間極小，對(duì)存放場(chǎng)地要求相對(duì)較低。與傳統(tǒng)型涉密類檔案保密工作相比，電子信息檔案便于調(diào)閱和使用。由于電子信息檔案?jìng)鬏斔俣容^快，資料上傳、下載、傳輸管理過程便捷，方便用戶使用，可以極大提高檔案管理工作服務(wù)社會(huì)的能力。

三、做好檔案保密管理中檔案密級(jí)調(diào)整工作

1.檔案資料的秘密性是有等級(jí)的，其等級(jí)是根據(jù)《保密法》有關(guān)規(guī)定進(jìn)行劃分。確定檔案的密級(jí)，就是為了讓檔案工作人員根據(jù)不同的密級(jí)采取不同的管理措施，最大限度地提供使用檔案。但其秘密性不是一成不變的。一旦保密期限屆滿，檔案資料便失去了它的保密價(jià)值，為此我們就不能按原有的保密等級(jí)使用管理檔案資料，而應(yīng)該按照解密后的要求進(jìn)行管理。

2.檔案在保管過程中，其密級(jí)不是一成不變的，是隨著時(shí)間的推移和文件貫徹的情況而變化的?；咀兓巧?、降密、解密。要貫徹落實(shí)《保密法》，在廣泛宣傳、提高認(rèn)識(shí)、大力協(xié)調(diào)的基礎(chǔ)上，嚴(yán)格劃清密與非密的界限，確定哪些檔案能開放利用，哪些限制在一定范圍內(nèi)利用，哪些還不能提供利用，為今后進(jìn)一步搞好規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化和涉密檔案建設(shè)奠定基礎(chǔ)。

四、檔案保密管理與利用中的主要措施

1.重“制度”，建立法制的新秩序。建立劃定密期制度，以便屆滿自行解密；建調(diào)密通知單制度，對(duì)保密期間提前解密或發(fā)生升降變化的密級(jí)文件，要下發(fā)通知單告知檔案室，以便銜接工作，及時(shí)掌握，適時(shí)變動(dòng)；建涉密檔案接收標(biāo)準(zhǔn)制度，加強(qiáng)涉密檔案的規(guī)范化建設(shè)。檔案利用規(guī)章制度一般有閱覽制度、外借制度、復(fù)制制度等。根據(jù)實(shí)際情況，對(duì)不同層次的利用人員確定不同的利用范圍，規(guī)定不同的審批手續(xù)，使提供利用工作有章可循，在大力開展檔案利用工作的同時(shí)，確保不失密、不泄密及文件的完好無損。

2.加強(qiáng)“管理”，科學(xué)謀劃涉密檔案。在調(diào)密工作中我們發(fā)現(xiàn)，過去經(jīng)常把密和非密文件混合組卷、混合保管、混合提供，造成了擴(kuò)散機(jī)密的漏洞。對(duì)此，可以采取分段治理的辦法。對(duì)以前大量混訂在卷內(nèi)的密級(jí)文件可以原封不動(dòng)，但在今后一般查檔中只提供所查內(nèi)容，不提供含涉密文件的原卷；外供卷時(shí)，可采取對(duì)與所查檔案無關(guān)的涉密文件進(jìn)行密封等措施。今后對(duì)密級(jí)文件特別是絕密文件應(yīng)當(dāng)單份盒裝保存，徹底解決密與非密的文件材料混卷問題，堵塞過去那種因混卷在提供利用中造成機(jī)密擴(kuò)散的漏洞，以及涉密檔案文件分散不集中，日后調(diào)密不便的問題。同時(shí)，要按立檔單位檔案中的文件密級(jí)編制目錄或卡片，建立涉密文件統(tǒng)計(jì)臺(tái)賬和存放地點(diǎn)索引，為科學(xué)的管理，準(zhǔn)確地掌握，有效的保密，及時(shí)地提供創(chuàng)造條件。

3.抓“監(jiān)督”，確保檔案利用保密性。在監(jiān)督檔案利用過程中，首要是建立保密隊(duì)伍。在檔案保密利用中，要根據(jù)不同的利用對(duì)象的不同目的，掌握其心理和思想動(dòng)機(jī)，加強(qiáng)重點(diǎn)監(jiān)護(hù)。有條件的檔案館室還可以安裝攝像監(jiān)視器。對(duì)某些為獲取憑證而來館查閱檔案的利用者，要防止偷撕或涂改檔案；對(duì)一些平時(shí)養(yǎng)成看書畫線或翻書沾口水之類習(xí)慣的利用者，要及時(shí)提醒。對(duì)于損毀檔案較為嚴(yán)重的違法行為，應(yīng)及時(shí)報(bào)告有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)，以便及時(shí)查處，挽回?fù)p失。

五、進(jìn)一步做好檔案開放中的保密工作

1.科學(xué)審查。審查工作是檔案開放前的一項(xiàng)重要工作，也是開放檔案工作的一個(gè)重要環(huán)節(jié)，其主要任務(wù)是科學(xué)而準(zhǔn)確地區(qū)分、判定檔案的開放與控制使用范圍。對(duì)這項(xiàng)工作可以分三步進(jìn)行：一是初審，檔案館工作人員根據(jù)標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)開放期限內(nèi)的檔案逐件進(jìn)行審查，初步判定開放與控制使用范圍。二是中審，由具有較高政策水平和業(yè)務(wù)能力的同志，重點(diǎn)審查初審中沒能判定開放與控制使用的部分檔案，以確定其取舍。三是終審，由有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)，根據(jù)初審和中審的情況，權(quán)衡利弊，進(jìn)行綜合分析、審查，最終決定與批準(zhǔn)檔案的開放與否。

2.依法解密。保密檔案是有等級(jí)的，其劃分等級(jí)是根據(jù)《保密法》規(guī)定，劃分為“絕密”、“機(jī)密”、“秘密”三級(jí)。確定檔案的密級(jí)，就是為了讓檔案工作人員根據(jù)不同的密級(jí)采取不同的管理措施，最大限度地提供利用檔案。但是秘密不是一成不變的，一旦秘密保管期限屆滿，便失去了它的保密價(jià)值，為此我們就不能按原有的保密文件管理，而應(yīng)該按照公開文件進(jìn)行管理。這就是檔案保密的時(shí)效性。值得一提的是，解密是由原確定密級(jí)的機(jī)關(guān)、單位或其上級(jí)機(jī)關(guān)進(jìn)行。

六、結(jié)束語

總之， 保密帶動(dòng)管理，管理帶動(dòng)服務(wù)。新形勢(shì)下，如何做好檔案保密管理和利用，不僅僅是檔案管理者的職責(zé)和義務(wù)，面對(duì)當(dāng)前新型媒體覆蓋面日趨增大的形式，我們更應(yīng)做好保密服務(wù)工作，加大檔案保密的宣傳，提升檔案保密工作的認(rèn)知度，促使檔案保密工作科學(xué)有序地發(fā)展，真正意義上實(shí)現(xiàn)檔案保密價(jià)值。

參考文獻(xiàn)

[1]陳兆吳主編.中國大百科全書.

[2]汀藍(lán).試論檔案工作中的保密.