教學(xué)檔案管理的工作探討

陳娟

摘 要：教學(xué)檔案的是教學(xué)實(shí)踐活動(dòng)中形成的第一手材料，是教學(xué)工作發(fā)展的支撐和基礎(chǔ)。目前，教學(xué)管理中存在著諸多問題，因此，建立完善檔案管理制度體系，提高檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)是十分必要的。同時(shí)，做好教學(xué)檔案管理工作，對教學(xué)工作發(fā)展、教學(xué)管理水平提高、教學(xué)改革等都具有重要的現(xiàn)實(shí)意義。

關(guān)鍵詞：系部 教學(xué)檔案 管理

中圖分類號：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號：1673-9795（2013）03（a）-0215-01

教學(xué)檔案承載著教學(xué)管理、教學(xué)運(yùn)行、教學(xué)活動(dòng)等大量資料。它通過保存有價(jià)值的文字、圖表、影像等第一手材料，全面地反映了教學(xué)管理、教學(xué)運(yùn)行情況、教科研研究、教學(xué)活動(dòng)的過程，對系部提高教學(xué)質(zhì)量、推動(dòng)教學(xué)改革、開展教學(xué)研究等方面都有著重要的作用，同時(shí)也是衡量教學(xué)工作和教學(xué)管理的重要依據(jù)。教學(xué)檔案的規(guī)范化管理是提高教學(xué)質(zhì)量和教學(xué)管理工作水平的重要保障。

1 教學(xué)檔案的重要性及原則

1.1 教學(xué)檔案的重要性

教學(xué)檔案的收集、整理、保存和利用是教學(xué)管理工作的重要組成部分。它從諸多方面反映了系部專業(yè)發(fā)展、課程建設(shè)、教學(xué)管理、教學(xué)質(zhì)量、師資隊(duì)伍建設(shè)等方面的具體的、最真實(shí)的情況，是最寶貴的第一線資料，對日后教學(xué)工作發(fā)展、專業(yè)建設(shè)、教學(xué)管理及提高教學(xué)質(zhì)量起著至關(guān)重要的作用。

首先，它可以呈現(xiàn)教學(xué)工作的全貌。教學(xué)檔案有著十分豐富的內(nèi)涵與外延。它是教學(xué)實(shí)踐活動(dòng)的真實(shí)記錄，是教學(xué)管理實(shí)踐過程中的產(chǎn)物，具有真實(shí)性、動(dòng)態(tài)性、集中性等特點(diǎn)，能夠全面而真實(shí)地反映教學(xué)工作的全過程。

其次，它可以為管理工作的開展提供依據(jù)。教學(xué)檔案記錄了教學(xué)活動(dòng)的開展情況和取得的成績，同時(shí)也記載了教師在長期教學(xué)和管理過程中存在的不足和問題，可以幫助學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)和管理部門順利而完善地處理好其中存在的問題，從而提高決策水平。

再次，它還是加強(qiáng)教師隊(duì)伍建設(shè)的最有效途徑。加強(qiáng)教學(xué)檔案的規(guī)范化管理有助于教師評價(jià)體系的公平性和客觀性，更有助于在教師中形成良好地競爭和獎(jiǎng)勵(lì)機(jī)制，提高教學(xué)質(zhì)量和科研能力。

因此，教學(xué)檔案的建立和管理是具有很重要的使用價(jià)值和現(xiàn)實(shí)意義。

1.2 教學(xué)檔案特點(diǎn)

教學(xué)檔案有著與其它檔案不同之處，其特點(diǎn)是材料來源為多層次性、原始性、多樣性、分散性。是教學(xué)工作和教學(xué)活動(dòng)最詳細(xì)、真實(shí)、具體的記載，多為記實(shí)性文件，是教學(xué)管理工作的第一手材料。它包括了系部在組織教學(xué)管理工作、教學(xué)實(shí)踐活動(dòng)過程中形成的各種文字性材料、圖片、聲像、光盤等真實(shí)原始的記錄。展示了教學(xué)過程，教學(xué)管理水平等信息資源，是教學(xué)工作發(fā)展的佐證。

1.3 歸檔分類原則

教學(xué)檔案的管理原則：（1）能記載反映系部組織的教學(xué)實(shí)踐活動(dòng)和教學(xué)管理活動(dòng)全過程的各種文字性材料、圖片、聲像光盤等。按年代、時(shí)間、事件統(tǒng)一歸檔；（2）教學(xué)活動(dòng)和教學(xué)管理中真實(shí)的原始的記錄。這是在教學(xué)管理中的一項(xiàng)最為珍貴的資料，也是最能反映教學(xué)過程，教學(xué)管理水平提高及系部發(fā)展的信息資源和鑒證。

教學(xué)檔案可分為以下幾類：（1）上級政策檔案；（2）系部行政檔案；（3）教務(wù)管理檔案；（4）考務(wù)管理檔案；（5）教、科研管理檔案；（6）實(shí)驗(yàn)教學(xué)管理檔案；（7）學(xué)生檔案。

2 教學(xué)檔案員及管理現(xiàn)狀

現(xiàn)行教學(xué)檔案多數(shù)無專職檔案管理員，通常是教學(xué)干事兼任，由于教學(xué)干事在實(shí)際教學(xué)管理工作中事物比較繁瑣，檔案管理專業(yè)知識(shí)不足，對檔案收集、整理、存檔等工作不夠規(guī)范，有些檔案沒有及時(shí)歸檔，使教學(xué)檔案管理工作處于松散的管理狀態(tài)；同時(shí)系部檔案管理制度相對的不夠健全，參與教學(xué)工作的人員檔案管理意識(shí)薄弱，教學(xué)文件材料不歸檔、借用資料不登記、不及時(shí)歸等等，造成了現(xiàn)在的教學(xué)檔案歸檔缺失、信息不全、資料不完整、不系統(tǒng)管理松散現(xiàn)象。

3 提高教學(xué)檔案管理水平的措施

3.1 完善檔案的制度管理

系部在現(xiàn)行的檔案管理工作上：一是需要完善相關(guān)的教學(xué)檔案的管理制度，施行責(zé)任落實(shí)制，使檔案工作從制度上做到有章可循；二是系部應(yīng)選派一名專職的檔案員來管理教學(xué)檔案，使教學(xué)檔案從歸檔、保存、管理上能真正做到正規(guī)化、制度化、系統(tǒng)化；三是向教師及從事教學(xué)管理人員宣傳檔案存檔、歸檔的重要性，將教職員工個(gè)人相關(guān)信息的進(jìn)行歸檔，建立教師信息檔案，與其年終考核、晉升職稱、職稱評聘等掛鉤，促進(jìn)教職工對檔案歸檔的認(rèn)識(shí)及責(zé)任感和歸檔的積極性。

3.2 提高教學(xué)檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平

隨著高校的發(fā)展，要求教學(xué)檔案的管理水平不斷提高，因此，教學(xué)檔案管理員的綜合素質(zhì)直接關(guān)系到檔案工作的質(zhì)量?，F(xiàn)行的教學(xué)管理檔案管理人員大多為兼職，日常管理事物繁雜，而又缺少檔案專業(yè)知識(shí)的培訓(xùn)，經(jīng)常出現(xiàn)檔案歸檔不及時(shí)，或應(yīng)付了事的現(xiàn)象，針對這些現(xiàn)象系部應(yīng)對檔案管理員進(jìn)行專業(yè)知識(shí)的學(xué)習(xí)，提高專業(yè)水平和歸檔能力；或系部是專職檔案管理員，為校教學(xué)軟件建設(shè)及教學(xué)評估建設(shè)打下基礎(chǔ)。

3.3 增加檔案管理的宣傳、溝通意識(shí)

提高檔案管理工作要加強(qiáng)宣傳溝通工作，一方面檔案管理人員要加強(qiáng)檔案存檔重要性、應(yīng)用性、的宣傳工作，讓教師及從事教學(xué)管理人員明確檔案存檔、歸檔的重要性；并將教職員工個(gè)人相關(guān)信息的進(jìn)行歸檔，建立教師信息檔案，并將其年終考核、晉升職稱、職稱評聘等相關(guān)條件要求清晰的告知，加深促進(jìn)教職工對檔案歸檔的認(rèn)識(shí)，已及對檔案歸檔的責(zé)任感和積極性；另一方面要從思想上改變檔案管理人員的工作態(tài)度，從行動(dòng)上改變“等案上門”的工作作風(fēng)，積極主動(dòng)的深入各部門了解對教學(xué)檔案的不同需求，對檔案進(jìn)行跟蹤。為教學(xué)檔案歸檔、存檔管理提供一流的優(yōu)質(zhì)服務(wù)。

總之，檔案是寶貴的教學(xué)資源，因此加強(qiáng)檔案的科學(xué)管理工作，是教學(xué)檔案面臨的新任務(wù)。相關(guān)管理部門應(yīng)從未來專業(yè)、課程、師資建設(shè)等方面發(fā)展需要來重視檔案管理工作，以檔案管理的科學(xué)化，促進(jìn)教學(xué)工作的高效性和便捷性。

參考文獻(xiàn)

[1] 伊明.論高校教學(xué)檔案管理的現(xiàn)狀與創(chuàng)新途徑[J].考試，2010（4）：201-202.