論科學(xué)技術(shù)檔案管理信息化

陳海云

摘 要 科學(xué)技術(shù)檔案管理要走信息化之路。作為科技檔案管理者，務(wù)必要樹(shù)立起強(qiáng)烈的職業(yè)創(chuàng)新意識(shí)，以信息化推動(dòng)科技檔案管理工作，把建立科技檔案信息網(wǎng)絡(luò)，實(shí)現(xiàn)館藏科技檔案數(shù)字化、資源共享、服務(wù)對(duì)象與需求擴(kuò)大化，當(dāng)成義不容辭的職責(zé)。從科技檔案在科技信息化建設(shè)中發(fā)揮的作用、用科學(xué)技術(shù)為社會(huì)發(fā)展服務(wù)。

關(guān)鍵詞 檔案管理 科學(xué)技術(shù) 信息化

進(jìn)入21世紀(jì)以來(lái)，由于現(xiàn)代信息化技術(shù)得到突飛猛進(jìn)的發(fā)展，對(duì)于科技檔案管理而言，不再只停留在保存原有資料的功能上，更重要的是依靠現(xiàn)代信息、網(wǎng)絡(luò)等高新技術(shù)和資源，利用信息化網(wǎng)絡(luò)和計(jì)算機(jī)技術(shù)構(gòu)成嶄新平臺(tái)，從而提高技術(shù)資源的綜合運(yùn)作能力，增強(qiáng)核心競(jìng)爭(zhēng)能力。由此可見(jiàn)，信息化是科技檔案管理的必由之路。作為科技檔案管理者，務(wù)必要樹(shù)立起強(qiáng)烈的職業(yè)創(chuàng)新意識(shí)，以信息化建設(shè)推動(dòng)科技檔案管理工作，把建立企業(yè)檔案信息網(wǎng)絡(luò)化，實(shí)現(xiàn)館藏科技檔案數(shù)字化、資源共享、服務(wù)對(duì)象與需求擴(kuò)大化，當(dāng)成義不容辭的職責(zé)。

一、科學(xué)技術(shù)檔案在信息化建設(shè)中發(fā)揮的作用

科學(xué)技術(shù)檔案是指在自然科學(xué)研究、生產(chǎn)技術(shù)、基本建設(shè)等活動(dòng)中，形成的應(yīng)該歸檔保存的圖紙、圖表、文字材料、計(jì)算材料、照片、影片、錄像帶等科技文件材料。科技檔案管理是檔案管理的重要組成部分，它在企事業(yè)單位中是一項(xiàng)技術(shù)基礎(chǔ)工作。盡管檔案管理歷史悠久，而科技檔案管理卻誕生在近代工業(yè)革命之后，是社會(huì)化大生產(chǎn)和專(zhuān)業(yè)分工的產(chǎn)物?？萍紮n案對(duì)于企業(yè)建設(shè)與發(fā)展具有重大的作用，特別是在進(jìn)入現(xiàn)代化企業(yè)建設(shè)中，科技檔案在科研、生產(chǎn)、企業(yè)科學(xué)管理中顯示出越來(lái)越明顯的無(wú)可替代的作用，具有相當(dāng)高的經(jīng)濟(jì)價(jià)值。

當(dāng)今社會(huì)正步入一個(gè)新的技術(shù)革命新時(shí)代，這些高新技術(shù)廣泛應(yīng)用于生產(chǎn)，應(yīng)用于社會(huì)之中，勢(shì)必帶來(lái)社會(huì)生產(chǎn)力的飛躍，同樣也會(huì)引起社會(huì)生活的深刻變化，尤其是計(jì)算機(jī)和通信技術(shù)的迅速發(fā)展和廣泛應(yīng)用，信息已成為人類(lèi)生存和發(fā)展的重要資源，是現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的支柱之一。信息資源的利用就是人類(lèi)知識(shí)和智慧的利用，科學(xué)信息的交流、利用必將推動(dòng)科技生產(chǎn)力的不斷發(fā)展，科技檔案信息化管理勢(shì)在必行。

所謂科技檔案信息化，就是根據(jù)單位的實(shí)際情況，在科技檔案管理中，全面運(yùn)用現(xiàn)代信息技術(shù)，對(duì)科技檔案信息資源進(jìn)行處置、管理并提供利用服務(wù)。單位科技檔案信息化一般而言，可以從實(shí)現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化，實(shí)現(xiàn)檔案的信息接收、傳遞、存儲(chǔ)和提供利用的一體化，實(shí)現(xiàn)檔案信息的高度共享，引發(fā)檔案管理模式的變革。具體來(lái)說(shuō)，由于原始檔案經(jīng)過(guò)反復(fù)查閱，不可避免地受到一定程度的損害，給文檔的保管與利用帶來(lái)管理上的困擾。而信息化技術(shù)就彰顯出獨(dú)特的魅力，可以說(shuō)，現(xiàn)代信息技術(shù)成為實(shí)現(xiàn)科學(xué)開(kāi)發(fā)檔案信息資源的關(guān)鍵條件。

二、科學(xué)技術(shù)檔案管理是單位系統(tǒng)信息化建設(shè)和發(fā)展的重要環(huán)節(jié)

單位系統(tǒng)信息化以現(xiàn)代化的信息處理技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)設(shè)備，對(duì)單位系統(tǒng)進(jìn)行全方位、多角度、高效能的改造，通過(guò)信息資源的開(kāi)發(fā)和信息技術(shù)的有效利用，來(lái)提高企業(yè)的生產(chǎn)能力和經(jīng)營(yíng)管理水平，增強(qiáng)企業(yè)在國(guó)內(nèi)外市場(chǎng)中的競(jìng)爭(zhēng)力。

單位系統(tǒng)在改革發(fā)展的歷史進(jìn)程中，特別是經(jīng)歷了IP市場(chǎng)風(fēng)雨變換的考驗(yàn)，以“抓住機(jī)遇，迎接挑戰(zhàn)”為口號(hào)，已實(shí)現(xiàn)了信息化建設(shè)的新局面。奠定了堅(jiān)實(shí)的信息化建設(shè)的基礎(chǔ)。

同樣，在單位系統(tǒng)科技檔案信息化管理也是如此。更多更快地收集、整理、傳遞有價(jià)值的信息，為單位系統(tǒng)的生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)、研發(fā)和領(lǐng)導(dǎo)決策服務(wù)，已成為單位系統(tǒng)信息化建設(shè)的核心環(huán)節(jié)?？萍紮n案信息化建設(shè)，將檔案管理的電子化、網(wǎng)絡(luò)化納入整體企業(yè)信息化的重要內(nèi)容。通過(guò)長(zhǎng)期的全方位地跟蹤國(guó)內(nèi)外本行業(yè)的科技動(dòng)態(tài)、成果和進(jìn)展水平，建設(shè)成具有行業(yè)特色的專(zhuān)題數(shù)據(jù)庫(kù)，這樣才能為本社會(huì)單位系統(tǒng)提供高質(zhì)量的信息服務(wù)。

三、科技信息化管理是一項(xiàng)系統(tǒng)工程

設(shè)置科技信息管理部門(mén)，這個(gè)部門(mén)的主要職責(zé)是：根據(jù)本單位系統(tǒng)生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)和發(fā)展需要，開(kāi)展科技工作，解決實(shí)際問(wèn)題，推動(dòng)技術(shù)進(jìn)步與信息化；運(yùn)用科技管理、計(jì)算機(jī)應(yīng)用、信息化和技術(shù)監(jiān)督等手段，提高本企業(yè)科學(xué)管理水平。管理的內(nèi)容：一是負(fù)責(zé)制定科技發(fā)展規(guī)劃，負(fù)責(zé)科技計(jì)劃（資金）管理，包括科技項(xiàng)目計(jì)劃，青年科技促進(jìn)費(fèi)項(xiàng)目計(jì)劃等；二是負(fù)責(zé)科技管理成果，包括鑒定、申報(bào)、評(píng)審、獎(jiǎng)勵(lì)、科技成果產(chǎn)業(yè)化及推廣應(yīng)用、技術(shù)市場(chǎng)等；三是負(fù)責(zé)專(zhuān)利管理，包括申報(bào)、統(tǒng)計(jì)、實(shí)施等；四是負(fù)責(zé)計(jì)量管理，包括計(jì)量升級(jí)、貫徹執(zhí)行計(jì)量法、計(jì)量認(rèn)證與認(rèn)可、計(jì)量標(biāo)準(zhǔn)的建立與檢定、計(jì)量站管理等；五是負(fù)責(zé)全質(zhì)管理，包括全質(zhì)管理成果的申報(bào)、評(píng)審、發(fā)表、獎(jiǎng)勵(lì)等；六是負(fù)責(zé)標(biāo)準(zhǔn)化管理，包括標(biāo)準(zhǔn)的制訂、修訂、標(biāo)準(zhǔn)化審查等；七是負(fù)責(zé)科技統(tǒng)計(jì)工作；八是負(fù)責(zé)信息化工作，包括信息規(guī)劃、信息網(wǎng)的建設(shè)與維護(hù)、組織開(kāi)發(fā)應(yīng)用軟件等。當(dāng)然，科技管理部門(mén)管理的內(nèi)容并非僅僅以上八個(gè)方面，筆者之所以羅列出來(lái)，是說(shuō)明科技信息絕非是檔案管理部門(mén)一家的事情，它是單位系統(tǒng)科技管理的重要組成部分，建立科技管理系統(tǒng)與科技數(shù)據(jù)庫(kù)，同樣是一項(xiàng)系統(tǒng)工程。

推進(jìn)科技檔案信息化的關(guān)鍵是人才。舉例來(lái)說(shuō)，如由于科技檔案的信息化，其中包括檔案信息內(nèi)容的數(shù)字化，文檔處理的一體化，電子檔案保存的技術(shù)化，開(kāi)發(fā)利用形式的多樣化，使得電子檔案的管理與紙質(zhì)檔案的管理有著截然不同的方法，這就對(duì)檔案管理人員提出了更高的要求。只有把人才問(wèn)題解決好了，才能使檔案信息化建設(shè)符合正確的方向，才能最大限度地能滿(mǎn)足企業(yè)對(duì)科技檔案的需求。

科技檔案信息化建設(shè)是一項(xiàng)長(zhǎng)期、全面而又具體的工作，信息化建設(shè)的實(shí)現(xiàn)不可能是檔案部門(mén)力所能及的，也不是僅僅單憑幾個(gè)計(jì)算機(jī)技術(shù)人員，它固然需要所有科技檔案人員的積極參與，更需要企業(yè)統(tǒng)籌兼顧全面安排，特別是依靠企業(yè)科技信息管理部門(mén)所發(fā)揮的主導(dǎo)作用。

（作者單位： 十堰市青少年科技中心）