對檔案利用的探討

楊陽

摘 要：檔案的利用是通過檔案管理系統(tǒng)查找、利用檔案信息的過程，也是檔案資源潛在的社會價值得以體現(xiàn)的過程。檔案的價值就是檔案的利用價值，是檔案能夠滿足社會需求的表現(xiàn)。檔案利用是檔案工作賴以存在和發(fā)展的基礎(chǔ)，對于檔案事業(yè)的發(fā)展至關(guān)重要。

關(guān)鍵詞：檔案 利用 改進

檔案是單位、部門或個人在各種社會活動中形成的，作為歷史記錄保留下來的，以備查詢的文件資料的總稱。檔案資料是人類社會活動的客觀真實記錄，是社會資源的重要組成部分，隨著社會主義市場經(jīng)濟體制的進一步深化，社會各領(lǐng)域均發(fā)生巨大的變化，如何利用檔案資源為社會發(fā)展服務(wù)已成為檔案管理部門工作的重要任務(wù)。

檔案利用過程包含檔案管理者即檔案工作人員、檔案利用者和館藏檔案資料三個要素[1]。這三者之間相互制約、相互促進，主要表現(xiàn)為：檔案利用者的需求決定檔案管理者的工作目的和任務(wù)；檔案管理者自身的業(yè)務(wù)水平?jīng)Q定館藏檔案的優(yōu)劣；結(jié)構(gòu)合理、資源豐富的館藏檔案才能滿足檔案利用者的要求。在檔案利用工作中，檔案利用者和管理者是主體，館藏檔案是物質(zhì)基礎(chǔ)。檔案資源只有通過開發(fā)利用，才能使其潛在的社會價值變?yōu)楝F(xiàn)實，發(fā)揮社會效益。

檔案是推進人類歷史不斷發(fā)展的寶貴財富，對于社會的進步與發(fā)展具有重要的參考價值。如何充分利用檔案所承載的歷史資源，成為檔案工作的重中之重。對于改進檔案的利用，分別從以下幾個方面進行探討：

一、明確服務(wù)態(tài)度，注重專業(yè)素質(zhì)的培養(yǎng)

檔案工作是服務(wù)性的工作，它的服務(wù)性集中表現(xiàn)在開展利用工作上。要想把利用工作做好，取決于服務(wù)方向的正確。因此，各級檔案工作人員以加強收集、整理、保管等工作為前提下，把主要的工作精力都轉(zhuǎn)移到檔案利用上來，只有堅持為社會主義事業(yè)服務(wù)，才能保證檔案的服務(wù)工作有正確的政治方向。

檔案的利用代表著整個檔案管理工作的最終成果。良好的服務(wù)態(tài)度，必須加強崗位責(zé)任制，明確分工，建立健全檔案管理定期的考核和獎懲制度，讓檔案意識貫徹到日常工作中來。檔案意識是指人們對檔案的性質(zhì)、價值和檔案工作的作用、地位的看法。[1]檔案意識的增強，就有利于檔案資源的利用，加強部門間的相互聯(lián)系，以發(fā)揮檔案系統(tǒng)的整體效應(yīng)。

此外，檔案工作人員自身的業(yè)務(wù)素質(zhì)也是不可忽視的。我國檔案部門對檔案工作人員多注重政治培養(yǎng)而忽略了綜合素質(zhì)，特別是業(yè)務(wù)素質(zhì)。[1]檔案工作人員自身知識結(jié)構(gòu)和業(yè)務(wù)素質(zhì)直接影響了檔案的利用。結(jié)合鑒定、收集、分類、整理、保管、統(tǒng)計和開發(fā)利用等工作，熟悉檔案的內(nèi)容及其存放地點。檔案工作人員只有在對館藏資料熟悉的基礎(chǔ)上才能及時、準確地為檔案利用者查找檔案材料，提高工作效率。

二、建立并完善檔案利用相關(guān)政策法規(guī)，優(yōu)化檔案管理體制

當前，檔案利用的相關(guān)政策、法規(guī)體系還不完善，各行業(yè)之間沒有形成相互聯(lián)系、彼此配套的法律法規(guī)體系。[2]而且檔案不僅是提供各項工作利用的重要材料，部分檔案資料還包含著黨和國家的機密，因此，在利用過程中更要有據(jù)可循、有法可依。只有處理好保密與利用的關(guān)系，才能更好地利用檔案資源，滿足現(xiàn)代化建設(shè)中的各項需要。

三、豐富館藏資源，運用現(xiàn)代化手段提供檔案利用

檔案管理工作可分為檔案鑒定、收集、分類、整理、保管、統(tǒng)計和開發(fā)利用。其中，檔案鑒定、收集、分類、整理、保管、統(tǒng)計等幾個環(huán)節(jié)是檔案管理的基礎(chǔ)工作。檔案開發(fā)利用與各項基礎(chǔ)工作，構(gòu)成了檔案管理工作的全部內(nèi)容。在檔案管理工作這個整體中，基礎(chǔ)工作是為檔案開發(fā)利用提供前提條件，檔案利用是檔案管理工作的最終目的。在整個檔案管理工作中，檔案資源是否能滿足檔案利用者的要求，是評判檔案管理工作好壞的一項重要指標。反之，檔案開發(fā)利用是以檔案鑒定、收集、分類、整理、保管、統(tǒng)計等工作為基礎(chǔ)的，它不能離開這些基礎(chǔ)工作而憑空存在的。如果沒有良好的基礎(chǔ)性的檔案管理工作，檔案不夠詳盡，擺放雜亂無章，沒有合適的檢索工具，查找檔案資源十分困難，猶如大海撈針，這樣就不能順利開展檔案利用工作。只有檔案工作人員擁有扎實的檔案管理業(yè)務(wù)水平，才能使館藏檔案資源豐富、內(nèi)容詳盡、結(jié)構(gòu)合理，為檔案資源的開發(fā)利用提供物質(zhì)基礎(chǔ)。

長期以來各級檔案部門把基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)和豐富館藏資源作為檔案發(fā)展的重點，片面的認為檔案的歸檔、保管為主要的工作職能。這就使得傳統(tǒng)的檔案管理方法缺乏現(xiàn)代化的技術(shù)手段，只重視對檔案本身的管理，忽略了檔案資源承載的社會價值，而且單一的檢索工具，同樣制約檔案價值的充分發(fā)揮和利用。[1]

現(xiàn)今，信息技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的普及，各行業(yè)的現(xiàn)代化管理水平都得到不斷提高，大量電子文件的涌現(xiàn)，計算機技術(shù)的發(fā)展使檔案的開發(fā)利用也發(fā)生了重大的變化，為檔案資源的深層次開發(fā)利用創(chuàng)造了條件。各種新載體為介質(zhì)的數(shù)字檔案層出不窮，檔案信息將通過網(wǎng)絡(luò)、電視、報刊雜志、廣告等形式被人們所利用。[1]檔案管理部門更要把握機遇，增加檔案信息開發(fā)利用的科技含量，更詳盡有效地提供適用于社會經(jīng)濟發(fā)展的信息，使檔案管理工作的社會地位得到提升。

檔案利用工作是一個系統(tǒng)過程，檔案管理部門要根據(jù)檔案利用要求的變化，依據(jù)檔案利用目的，在不同時期采取不同的措施，努力提高檔案利用工作的整體水平。[3]要堅持圍繞大局開展檔案利用工作，統(tǒng)籌兼顧，自覺為社會各界服務(wù)，充分體現(xiàn)檔案價值。

參考文獻：

[1]朱羅江，現(xiàn)代化條件下檔案信息開發(fā)利用的思考，《上海檔案》2011-06-15；

[2]馮曉紅，檔案開放利用中的法制建設(shè)，《經(jīng)濟與社會發(fā)展》2005-06-30；

[3] 賈文麗，對高校檔案利用情況的調(diào)查與思考-以山東科技大學(xué)檔案館為例，《檔案管理》2012-10-15。