如何提高工作效率

劉君鵬

很多人曾經(jīng)都遇到這樣的情況，想做成一件事情，比如寫一篇工作總結(jié)，事情本身沒有多么困難，但往往是推三阻四，在浪費(fèi)了很長時(shí)間之后，眼看最后時(shí)限就要到了，才不得不開始奮筆疾書，匆忙之中草草了事。事過之后，總是對自己大聲疾呼要提高工作效率，可是沒幾天就把自己的話全部忘到九霄云外。

很多人說我的生活緊鑼密鼓，是不是很疲憊？我的感覺卻恰恰相反，我感覺很輕松，因?yàn)槲业拿β刀荚谡瓶刂杏行蜻M(jìn)行。而且在高效率的工作進(jìn)程中，每完成一件事都給我一種成就感，給我的下一步提供源源不斷的動力。

提高工作效率是一件難辦的事情嗎？不盡然。但是這絕對可以稱得上是一件系統(tǒng)工程。因?yàn)樘岣吖ぷ餍势鋵?shí)也是改變自己的工作習(xí)慣。想要改變自身的任何一個(gè)習(xí)慣都不是三五天就能做到的。一定要持之以恒，循序漸進(jìn)。

確定工作目標(biāo)

大到公司，小到個(gè)人，如果想提高工作效率，第一步就是明確目標(biāo)，如果連自己想要做什么都不知道，就會像沒頭蒼蠅一樣到處亂轉(zhuǎn)，結(jié)果什么也完成不了。目標(biāo)有遠(yuǎn)有近，有大有小。我們要根據(jù)自己的實(shí)際情況給自己設(shè)定合理可行的目標(biāo)。

我本身是在一家國外的航空公司作銷售，每個(gè)月我都會有一定的銷售任務(wù)。這個(gè)銷售任務(wù)就是總部給我們設(shè)定的目標(biāo)。然而，決定這一目標(biāo)是否能最終實(shí)現(xiàn)的因素很多，而且有些因素是不可控的。比如受天氣影響，政治因素甚至網(wǎng)絡(luò)問題都可能導(dǎo)致這一目標(biāo)無法完成。所以，面對一個(gè)自己不可控的目標(biāo)，我們應(yīng)該做的是把它轉(zhuǎn)化成可控的。

比如，我們可以規(guī)定自己在這一個(gè)月中要拜訪多少家客戶，做幾次推廣活動，或者給多少個(gè)公司會員打電話。這樣一來，我們就有了很多非常明確的目標(biāo)，而且這些目標(biāo)都有著很強(qiáng)的可操作性。當(dāng)一個(gè)月的工作結(jié)束后，也許我們沒有完成總部的銷售任務(wù)，但是我們已經(jīng)實(shí)實(shí)在在地做了很多工作。我們可以把這個(gè)月已經(jīng)做的工作寫到月工作報(bào)告中向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)。這樣領(lǐng)導(dǎo)會根據(jù)你的工作情況作出具體指導(dǎo)。

只有在有了明確的目標(biāo)后，我們才會全力以赴。有時(shí)候，我們也會遇到目標(biāo)太大的情況，這時(shí)不妨將一個(gè)大的目標(biāo)進(jìn)行分解，將它轉(zhuǎn)化成一個(gè)個(gè)較小的目標(biāo)然后再分階段實(shí)現(xiàn)。這就像長跑，如果我們總是想全程有多遠(yuǎn)，那么我們很可能身體還沒有達(dá)到極限時(shí)心理上就已經(jīng)崩潰。不如想想下一步該怎樣前進(jìn)，下一個(gè)彎道怎樣切入這種眼前的及時(shí)的目標(biāo)。最后勝利往往如期而至。當(dāng)我們朝著明確的目標(biāo)制作工作計(jì)劃前進(jìn)時(shí)，我們的步伐自然而然就會加快，工作效率自然會提高。

制作工作計(jì)劃

當(dāng)有了明確的目標(biāo)之后。我們要根據(jù)這一目標(biāo)制定相應(yīng)的工作計(jì)劃。這里我有一些小建議，大家不妨嘗試一下。

每周工作計(jì)劃表

在外企工作，做事有計(jì)劃是非常重要的原則之一。一般我們會在每周的最后一天為下一周制定一個(gè)完整的工作計(jì)劃。這個(gè)計(jì)劃可以精確到小時(shí)。我們會很認(rèn)真的按照計(jì)劃上的安排去工作，因?yàn)槔习逵袝r(shí)會抽查我們的工作完成情況。如果被老板問到為什么有些事情沒按計(jì)劃去做，而你又沒有合理的解釋時(shí)，可想而知，你會給老板留下多么不好的印象。

當(dāng)你認(rèn)真的按照計(jì)劃表上的規(guī)劃去完成每一項(xiàng)工作時(shí)，不知不覺中你的成就感和自信心就會逐漸形成。而且你漸漸的就可以掌控自己的工作，當(dāng)你處于這樣一個(gè)良性循環(huán)中，工作效率一定會顯著提高。蘋果公司前CEO喬布斯也曾經(jīng)說過，想要成功，一定要能夠掌控自己每天的工作。

每日工作計(jì)劃清單

有人說我每天的工作都是千頭萬緒，沒完沒了的電話、會議、報(bào)告，要不就是好不容易有了自己的時(shí)間然后又被別人打斷。的確，辦公室就是一個(gè)常常被打擾的環(huán)境。當(dāng)我們處于這樣一個(gè)環(huán)境中，我們要是想專心于自己的計(jì)劃就一定要知道我們這一天必須要完成的工作有哪些。

我們可以在每天工作開始之前花上幾分鐘將自己這一天的工作全部寫在一張紙上。然后按照輕重緩急的順序?qū)⑺麄兣帕泻??？梢赃x出幾件必做的事情將它們列在清單的前面，然后在后面列出些不是很重要的工作?？偟氖录灰^10件。然后我們就把這個(gè)清單放在辦公桌比較顯眼的地方提醒自己。做完一件劃掉一件，當(dāng)剩的事情越來越少時(shí)，我們的動力也會越來越強(qiáng)，這樣就不愁效率不高了。

適當(dāng)?shù)暮蛣e人分享自己的計(jì)劃

這一點(diǎn)其實(shí)是為了督促自己按計(jì)劃完成工作。也許別人并不關(guān)心你的計(jì)劃是什么，但是當(dāng)你將自己的計(jì)劃告訴了別人，你的心里就會覺得有人在關(guān)注你，如果你不能按時(shí)完成計(jì)劃面子上也是不好看的。所以你一定會按照計(jì)劃盡力去完成工作。當(dāng)然，如果你的計(jì)劃是跳槽，那還是不說為妙了。

定期總結(jié)工作，不斷改進(jìn)工作方法

當(dāng)我們堅(jiān)持按照前兩條方法去做時(shí)也會出現(xiàn)在某一階段工作效率不高甚至是事倍功半的情況。這時(shí)我們一定要抽出時(shí)間對自己的工作進(jìn)行總結(jié)。

定期工作總結(jié)是非常有必要的事情。因?yàn)樗梢詭椭覀兞私馕覀兪欠褚恢痹谡_的軌道上運(yùn)行，如果發(fā)現(xiàn)和自己的長期目標(biāo)產(chǎn)生偏離，我們可以及時(shí)調(diào)整方向。畢竟，如果方向錯(cuò)了，我們越是高速運(yùn)行就和目標(biāo)越遠(yuǎn)。

經(jīng)?？偨Y(jié)還有助于我們改進(jìn)自己的工作方法。我們可以總結(jié)出一些適合自己的方法，找到工作中的一些規(guī)律，然后將這些經(jīng)驗(yàn)進(jìn)行提煉運(yùn)用到今后的工作中。在不斷的總結(jié)和改進(jìn)中，我們的工作效率就會一直提高。如果自己總結(jié)不出太好的方法，也可以將自己的工作計(jì)劃拿給有經(jīng)驗(yàn)的人看一看，這些人可以是你的上司、同事，甚至是朋友、家人。雖然有些人并沒有和你做完全一樣的工作，但是他們可以從自己的角度思考，想出一些你可能很難想到的點(diǎn)子。正所謂眾人拾柴火焰高，換個(gè)角度世界從此大不同。

以上說到的都是一些系統(tǒng)的提高工作效率的方法。當(dāng)然，這里也有一些小竅門。雖說是小竅門，有時(shí)候起到的作用可不小。

早起十分鐘

早上的時(shí)間很寶貴，很多人都喜歡利用早上的時(shí)間多睡一會。然而，當(dāng)你每天早起十分鐘，你會發(fā)現(xiàn)自己其實(shí)可以做很多事情進(jìn)而獲得了很多的優(yōu)勢。你可以利用多出的時(shí)間洗漱、吃早點(diǎn)、趕車等等。當(dāng)別人還在慌慌張張的趕時(shí)間時(shí)，你已經(jīng)一切就緒。相信這一定會給你一個(gè)從容的開始，你會比別人提早進(jìn)入工作狀態(tài)而且更高效。喬布斯曾經(jīng)每天5點(diǎn)到公司，半天時(shí)間就能將一天的工作完成，有大量時(shí)間去開發(fā)新領(lǐng)域，這為蘋果日后的成功奠定了堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

利用每天最佳狀態(tài)

每個(gè)人都有自己的特點(diǎn)，這也體現(xiàn)在一天之中最佳工作狀態(tài)的不同。有的人早晨的工作狀態(tài)最好，效率最高；而有的人的最佳狀態(tài)出現(xiàn)在下午或稍晚。我們要了解自身情況，盡量在效率最高的時(shí)候處理一些比較復(fù)雜的工作，而在其他時(shí)間處理相對機(jī)械化的工作。

有人說，我的最佳狀態(tài)出現(xiàn)在下班之后，那么我只好提醒這樣的朋友盡量改變作息，引導(dǎo)自己的最佳狀態(tài)出現(xiàn)在老板為你付費(fèi)的時(shí)間段。

接近高效的人，遠(yuǎn)離消極的人

人是很容易受周圍的人的影響的。我們的周圍一定存在著辦事效率極高，自律性很強(qiáng)的人。當(dāng)你發(fā)現(xiàn)這樣的人時(shí)，你應(yīng)該主動向他走近，多受一些他的影響，把自己也變成一個(gè)像他一樣的人。然而，當(dāng)你看到一個(gè)整天抱怨、時(shí)時(shí)散發(fā)負(fù)能量的人時(shí)，你要趕快逃離他的氣場，阻攔他釋放出消極情緒，避免被他同化。如果你周圍全都是情緒消極的人時(shí)，那就不是該怎樣提高工作效率的問題了，也許是時(shí)候你該考慮換一個(gè)工作環(huán)境了。

合理飲食，注意睡眠，經(jīng)常運(yùn)動

這一點(diǎn)也許不用我作太多解釋，保持良好的身體狀態(tài)是做好任何事情的前提。在一個(gè)競爭激烈的年代，我們更有理由對自己好一點(diǎn)，只有做到身心健康，協(xié)調(diào)發(fā)展，我們的工作才能更高效，生活才能更充實(shí)。

以上是我對提高工作效率方法的一些淺顯的認(rèn)知，希望對大家的工作學(xué)習(xí)能夠有所幫助。當(dāng)然，再好的方法也只是改變事物的外因，真正的改變一定是由內(nèi)而外的。所以每個(gè)人都可以總結(jié)出最適合自己的方法，改變自己的固有習(xí)慣，實(shí)現(xiàn)工作效率真正意義上的提高。