風(fēng)力發(fā)電項目檔案管理的現(xiàn)狀與改善措施

季淑萍

風(fēng)能是一種可再生的清潔能源，隨著我國風(fēng)電項目建設(shè)的如火如荼，風(fēng)電項目檔案管理也需要進(jìn)一步完善和規(guī)范?，F(xiàn)通過對幾個風(fēng)電項目檔案達(dá)標(biāo)投產(chǎn)驗收中發(fā)現(xiàn)的共性問題進(jìn)行分析與探討，以求商榷。

一、風(fēng)力發(fā)電檔案管理現(xiàn)狀與問題

在風(fēng)力發(fā)電項目建設(shè)過程中普遍存在的問題是：注重項目建設(shè)進(jìn)度，忽視項目建設(shè)檔案的收集和管理，給整個項目的竣工驗收和今后生產(chǎn)維護(hù)造成了不可估量的損失。

1.工程項目建設(shè)檔案管理未與工程建設(shè)同步管理

檔案管理工作滯后，應(yīng)歸檔的文件材料沒有根據(jù)工程進(jìn)度及時收集、整理，導(dǎo)致不齊全、不完整，不能按要求達(dá)到形成、積累、移交與工程建設(shè)同步。

2.工程項目建設(shè)檔案管理人員配備不足

風(fēng)電項目工程建設(shè)時期普遍不配備專職檔案管理人員，一般為臨時兼職，導(dǎo)致兼而不顧。多數(shù)沒有接受專門的檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，檔案知識匱乏，對風(fēng)電建設(shè)過程及風(fēng)電行業(yè)檔案管理規(guī)范不了解，缺乏檔案管理意識；不了解風(fēng)電工程項目的劃分，不知道各參建單位應(yīng)該形成哪些檔案材料，收什么、找誰收都很模糊；無法指導(dǎo)、檢查和監(jiān)督各參建單位檔案材料形成管理和質(zhì)量控制。

3.缺少檔案的保護(hù)設(shè)施、設(shè)備

風(fēng)電項目建設(shè)中側(cè)重項目建設(shè)，忽略檔案管理，多數(shù)單位沒有配備規(guī)范的檔案庫房和專用設(shè)備：如庫房、辦公和閱覽三分開、調(diào)控溫濕設(shè)備等。

4.風(fēng)電項目工程檔案材料普遍存在不規(guī)范和缺失現(xiàn)象

風(fēng)電工程的檔案材料不齊全。如：規(guī)劃許可證；原始地形地貌、關(guān)鍵部位、隱蔽工程及節(jié)點的照片；地質(zhì)礦樣、項目報審材料、征地材料、紅線圖；招投標(biāo)文件缺少部分評議標(biāo)過程文件；執(zhí)行強(qiáng)制性條文的實施計劃；管理臺帳、部分建筑安裝材料試驗和檢測報告、質(zhì)量驗收簽證；設(shè)備材料的檢驗、保管、發(fā)放記錄等；

工程項目檔案材料原件不齊全、不規(guī)范。如項目建議書、租征地文件、圖紙會審、設(shè)計交底等都有復(fù)件；施工中使用的表格式文件不規(guī)范；施工原始記錄、隱蔽工程、質(zhì)量驗評材料、檢驗報告、驗收簽證中填寫內(nèi)容不完整；書寫材料不規(guī)范；簽字、蓋章不齊全、并有隨意涂改和事后編造現(xiàn)象、無簽署日期；竣工圖的編制不規(guī)范，竣工章加蓋部位有覆蓋原圖字跡現(xiàn)象、有代簽字現(xiàn)象。

5.檔案整理不規(guī)范

案卷題名擬寫不能簡明、準(zhǔn)確揭示卷內(nèi)文件的內(nèi)容，案卷脊背粘貼及文件裝訂不牢固、不美觀，卷內(nèi)頁碼編寫潦草，檔號編制不規(guī)范，如：把甲、乙兩個不同項目名稱的第一期工程檔案，當(dāng)成同一期項目的兩臺機(jī)組來編制目錄代號，這必將導(dǎo)致甲或乙第二期工程的檔案目錄代號混亂，也給以后提供利用造成不便。

二、造成風(fēng)電工程檔案管理不善的原因

1.地域問題

由于風(fēng)力發(fā)電項目的選址一般在偏遠(yuǎn)地區(qū)，交通不便，與內(nèi)地溝通不暢，特別是檔案管理規(guī)范和要求的宣傳學(xué)習(xí)渠道不暢通，不能及時了解和溝通，是導(dǎo)致檔案管理滯后原因之一。

2.管理體系及管理制度不健全

工程建設(shè)單位組織管理體系不健全，沒有設(shè)置專門的檔案管理機(jī)構(gòu)和檔案管理人員，沒有將檔案管理工作納入到項目建設(shè)的工作程序和議事日程中，沒有納入到各級領(lǐng)導(dǎo)及專業(yè)人員的崗位責(zé)任制。檔案管理規(guī)章制度不健全，執(zhí)行不到位，缺乏完善的約束機(jī)制，也是造成風(fēng)電項目工程檔案材料不齊全、內(nèi)容不準(zhǔn)確、整理不規(guī)范的原因之一。

3.各參建單位檔案責(zé)任意識差

參建隊伍龐雜，人員流動性大，且素質(zhì)參差不齊。檔案管理意識淡薄，業(yè)務(wù)素質(zhì)低和責(zé)任心不強(qiáng)，對工程檔案的重要性認(rèn)識不夠，只重視建筑工程實體，對檔案工作敷衍塞責(zé)。

4.建設(shè)單位控制措施不到位

建設(shè)單位未將檔案管理要求納入合同管理，未制定檔案的歸檔范圍和要求，未對施工和監(jiān)理單位的職責(zé)進(jìn)行明確劃分，未對參建單位進(jìn)行檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)，沒做到有效的事前策劃、事中控制、事后核查。

三、解決辦法與控制措施

1.健全管理體系

建立健全風(fēng)電項目建設(shè)管理體系，并覆蓋建設(shè)的全過程、全方位。檔案管理工作實行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、統(tǒng)一制度、統(tǒng)一管理的原則，把檔案管理工作納入各級領(lǐng)導(dǎo)及專業(yè)人員的崗位職責(zé)和工作程序，納入招投標(biāo)、合同管理、工程監(jiān)理、項目管理程序和工程質(zhì)量管理體系，并建立考核機(jī)制，獎優(yōu)罰劣。設(shè)置檔案管理機(jī)構(gòu)和管理人員。建立檔案管理網(wǎng)絡(luò)并覆蓋各參建單位，明確職責(zé)，跟蹤收集各階段形成的文件材料，并負(fù)責(zé)對各參建單位文件材料形成、管理指導(dǎo)、監(jiān)督。實現(xiàn)檔案工作與風(fēng)電項目工程建設(shè)同步計劃、同步檢查、同步驗收。

2.建立完善的檔案管理制度

根據(jù)《國家重大建設(shè)項目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范》DA/T28-2002、《風(fēng)力發(fā)電企業(yè)科技文件歸檔與整理規(guī)范》NB/T31021及《風(fēng)電工程達(dá)標(biāo)投產(chǎn)驗收規(guī)程》，結(jié)合實際編制《風(fēng)電項目工程檔案管理實施細(xì)則》。明確劃分建設(shè)單位、勘測設(shè)計單位、監(jiān)理單位、各施工單位、設(shè)備供應(yīng)單位、調(diào)試單位、及總包和分包單位的檔案文件材料的施、竣工文件的編制、收集、積累、整理、鑒定和移交中各自的責(zé)任和范圍；明確監(jiān)理單位職責(zé)按《電力建設(shè)工程監(jiān)理規(guī)范》將各參建單位形成的文件和案卷質(zhì)量納入工程質(zhì)量監(jiān)控范圍，并負(fù)責(zé)對各參建單位整理和移交的檔案審查簽字確認(rèn)。并向建設(shè)單位提交有關(guān)專項報告、驗證材料及監(jiān)理文件；明確收集范圍、收集時間；明確項目文件、竣工文件和竣工圖的編制質(zhì)量和要求；明確竣工圖章的使用及竣工圖的審核；明確項目文件的整理、組卷、編目、編號、裝訂等要求；明確檔案的移交套數(shù)和移交時間。確保檔案齊全、完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)。

3.配備與工程項目建設(shè)相適應(yīng)的檔案管理人員與設(shè)施設(shè)備

配備具有一定的檔案專業(yè)知識和技能、大專以上學(xué)歷及中級以上專業(yè)技術(shù)職稱的檔案管理人員；熟悉風(fēng)電項目建設(shè)的過程，掌握參建單位的職責(zé)范圍；有較強(qiáng)的責(zé)任感及嚴(yán)肅認(rèn)真的工作態(tài)度；配備規(guī)范的庫房和設(shè)備。

4.事前策劃、過程控制、事后核查

建設(shè)單位首先在立項時就要明確歸檔范圍，在編制招標(biāo)文件、合同簽訂時明確文件形成、歸檔和質(zhì)量管理要求，明確各參建單位檔案管理人員的素質(zhì)要求，并約定獎罰條款。加強(qiáng)對參建單位工程現(xiàn)場管理人員檔案業(yè)務(wù)的培訓(xùn)和檔案法宣傳，使每個責(zé)任單位和責(zé)任人了解其職責(zé)、歸檔范圍和質(zhì)量要求。使檔案文件材料形成過程和鑒定驗收中有統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和依據(jù)。

建設(shè)單位在檢查工程質(zhì)量、進(jìn)度時，同步檢查檔案文件材料的形成、管理情況，在進(jìn)行單項工程驗收時，同時驗收應(yīng)歸檔文件材料的完整與質(zhì)量，發(fā)現(xiàn)問題及時糾正。

監(jiān)理單位要按照《電力建設(shè)工程監(jiān)理規(guī)范》嚴(yán)格監(jiān)督檢查施工過程文件、竣工文件編制和檔案整理質(zhì)量。監(jiān)理人員在對關(guān)鍵工序進(jìn)行監(jiān)理時，同時檢查有關(guān)原始記錄的形成情況和內(nèi)容、數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性。監(jiān)理單位在進(jìn)行工程質(zhì)量評定時，同時評定文件材料的形成質(zhì)量和完整性。

在設(shè)備安裝階段，建設(shè)單位的檔案管理人員對設(shè)備檔案及時控制。要參加設(shè)備開箱，隨時收集設(shè)備檔案。

在施工階段，各單位的檔案管理人員在收集紙質(zhì)文件的同時要注重收集各種載體的檔案。如聲像、照片、電子文檔等。

在工程竣工時，要及時編制竣工圖。建設(shè)單位、施工單位和監(jiān)理單位的專業(yè)人員要按照現(xiàn)場實際情況及變更情況對竣工圖進(jìn)行核定。

在工程竣工驗收時，檔案管理人員要對歸檔文件材料嚴(yán)格審核。如：⑴文件材料的格式要使用統(tǒng)一的國家標(biāo)準(zhǔn)；⑵文件材料的載體及書寫材料和裝訂材料要規(guī)范，載體和書寫材料必須耐久，裝訂要規(guī)范；⑶文件材料應(yīng)是原件，如因故無原件時提供單位應(yīng)加蓋可追溯原件存放地的公章；⑷文件材料的內(nèi)容填寫完整，不能空項，如有不存在項應(yīng)劃斜線；⑸文件材料的簽名、蓋章手續(xù)要完備、合法、有效。不可代簽名、不可使用手章，并簽署日期；⑹竣工圖要與成品相符，簽字、蓋章要清晰、真實有效；⑺聲像檔案，如照片、錄音、錄像、磁盤、光盤等要真實有效質(zhì)量可靠；⑻歸檔的各種載體的文件材料要根據(jù)《風(fēng)電建設(shè)項目文件收集及檔案整理規(guī)范》科學(xué)分類、合理組卷、準(zhǔn)確編制檔號和案卷題名，以確保歸檔的文件材料的案卷質(zhì)量。

（作者單位：大唐河北發(fā)電有限公司馬頭熱電分公司）