基于網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下加強我國檔案數(shù)字化管理問題的思考

沈銀嬌

隨著數(shù)字化信息時代的到來，數(shù)字技術(shù)的發(fā)展已經(jīng)涉及到經(jīng)濟社會各個領(lǐng)域，特別是我國檔案管理的運用更直接地推進(jìn)檔案管理的數(shù)字化進(jìn)程，而以網(wǎng)絡(luò)技術(shù)信息為出發(fā)點，在全國范圍內(nèi)的檔案管理基本上都實現(xiàn)了數(shù)字化管理。通過數(shù)字化管理和運用，有利于促進(jìn)檔案管理的科學(xué)化，有利于促進(jìn)檔案管理效率的提高，促進(jìn)檔案管理事業(yè)的發(fā)展。而當(dāng)前在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，我國檔案數(shù)字化管理存在很多新的問題和挑戰(zhàn)，如何加強管理和運用，引起人們關(guān)注與思考。

一、當(dāng)前我國檔案數(shù)字化管理存在的問題

1.電子檔案失真現(xiàn)象嚴(yán)重

電子檔案數(shù)字化主要是將文件由紙質(zhì)文字形式轉(zhuǎn)化為電子文字的形式。眾所周知，電子文件的一個較大的特點就是其可分離性和易變性，這在檔案數(shù)字化的過程中是一個相對劣勢的影響因素。因為在文檔的輸入、儲存過程中容易發(fā)生信息干擾、病毒侵?jǐn)_和人為破壞等行為，這些情況必然會導(dǎo)致檔案失真，檔案本身也就失去了數(shù)字化的真實意義。

2.作者權(quán)益往往受到侵犯

檔案數(shù)字化主要是通過現(xiàn)代信息技術(shù)手段，將紙質(zhì)和聲像等文件轉(zhuǎn)換為電子檔案，并通過網(wǎng)絡(luò)傳輸，從而達(dá)到檔案信息資源共享。檔案數(shù)字化本身應(yīng)該獲得作者的同意，這樣才能保障作者的著作權(quán)不被侵犯。而在這一過程中作者本身的權(quán)益往往容易被忽視。

3.個人信息保密程度較低

網(wǎng)上侵權(quán)問題的主要原因是網(wǎng)絡(luò)中的檔案數(shù)字化信息分享的自由度越來越高，最基本的就是通過復(fù)制、上傳和下載等方式進(jìn)行信息共享。然而，隨著數(shù)字化技術(shù)的不斷發(fā)展，對檔案數(shù)字化信息的保護(hù)更加困難。隨著檔案數(shù)字化信息在網(wǎng)絡(luò)當(dāng)中的透明化和個人的數(shù)字化資料的公開化愈加增強，個人檔案數(shù)字化信息的保密性則隨之減弱。

4.信息技術(shù)保障程度較低

由于計算機技術(shù)尚處于不斷發(fā)展和完善的過程中，網(wǎng)絡(luò)安全技術(shù)尚未成熟，加之網(wǎng)絡(luò)軟件本身就存在漏洞，這些漏洞極為容易被黑客攻擊，從而非法侵入網(wǎng)絡(luò)，進(jìn)行不法行為。同時，由于數(shù)字化信息資源的共享性，使得很多信息沒受到應(yīng)有的保護(hù)，被隨意盜用和篡改。

5.篡改數(shù)據(jù)行為時有發(fā)生

導(dǎo)致檔案信息失真的途徑主要是信息被增刪或者更改。而造成檔案數(shù)字化信息失真的人為因素主要有蓄意破壞和個人疏忽這兩個方面。蓄意破壞主要是人為地抱有某種目的進(jìn)行修改檔案數(shù)字化信息，導(dǎo)致信息失真。由于現(xiàn)代計算機病毒的種類繁多、潛在性和破壞性非常強大。所以，很多檔案數(shù)字化建設(shè)的工作環(huán)節(jié)或?qū)哟紊隙伎赡軙蝗藶楣簟?/p>

二、提高檔案數(shù)字化管理的對策

1.制定檔案法律保障體系

針對檔案數(shù)字化建設(shè)過程中的管理風(fēng)險以及法律風(fēng)險，制定相關(guān)的法律法規(guī)，以強制性手段來保障用戶的權(quán)益，是最直接的解決辦法，這樣才能確保檔案數(shù)字化建設(shè)的法律效率，做好檔案所有權(quán)和檔案著作權(quán)的確認(rèn)工作。在檔案數(shù)字化建設(shè)過程中，既要考慮檔案的所有權(quán)，還要認(rèn)清檔案的著作權(quán)。所有權(quán)與著作權(quán)是兩個容易被混淆的的概念，其實，擁有著作權(quán)的個人不一定具有所有權(quán)，所以說，檔案數(shù)字化建設(shè)還需要做好檔案所有權(quán)和檔案著作權(quán)的確認(rèn)工作。另外，檔案所有權(quán)的轉(zhuǎn)讓也可以通過捐贈、寄存的形式來把所有權(quán)轉(zhuǎn)讓給檔案館，否則，也造成侵權(quán)行為。

2.提供科學(xué)技術(shù)保障措施

在技術(shù)上進(jìn)行不斷改進(jìn)和創(chuàng)新，技術(shù)創(chuàng)新要多樣化，譬如信息加密技術(shù)，數(shù)字簽名技術(shù)，防火墻技術(shù)，操作系統(tǒng)安全內(nèi)核技術(shù)，入侵檢測技術(shù)和長期可存取技術(shù)等。只有技術(shù)的不斷進(jìn)步與不斷更新才能促進(jìn)檔案數(shù)字化建設(shè)的安全性，提供科學(xué)有效的技術(shù)保障，促進(jìn)檔案數(shù)字化管理的順利進(jìn)行。

3.實現(xiàn)數(shù)字檔案統(tǒng)一管理

針對檔案數(shù)字化建設(shè)中的問題，要保障電子檔案的真實性與完整性，需要從管理的角度出發(fā)。主要包括對管理體系的加強、提升體系標(biāo)準(zhǔn)化、增強研究體系的支撐體系等。在管理制度上，也要從不同方面來完善。譬如，要改善人員安全管理制度，加強文檔管理，健全系統(tǒng)運行環(huán)境安全管理制度等。在建立檔案數(shù)字化建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)體系時，必須依據(jù)國家確定的國家信息化相關(guān)規(guī)定來制定，同時還要與行業(yè)和地方的相關(guān)政策、辦法相結(jié)合，使之形成嚴(yán)密的體系，從而使整個數(shù)字化建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一，步調(diào)一致，有利于部門之間、單位之間、系統(tǒng)之間，乃至整個城市、國家和國際之間的互通互聯(lián)。

4.完善紙質(zhì)檔案規(guī)范處理

隨著社會的進(jìn)步，大部分檔案館也逐步展開檔案數(shù)字化建設(shè)。由于之前的檔案館存儲的文件等信息主要是紙質(zhì)文件、圖紙、照片和錄像帶等。所以，現(xiàn)在大部分檔案工作者首要的任務(wù)就是將這些檔案資源從各種不同的載體全部都轉(zhuǎn)化為數(shù)字檔案資源，從而實現(xiàn)網(wǎng)上數(shù)字信息的傳遞。首先，對提供利用率高的檔案信息，優(yōu)先進(jìn)行數(shù)字化，將檔案信息的案卷級目錄、文件級目錄、摘要、提綱、重要數(shù)據(jù)等數(shù)字化。然后，利用相應(yīng)的設(shè)備，分階段依據(jù)不同的載體，采取不同的方式，著手實施必要的數(shù)字化處理。只有通過數(shù)字化的轉(zhuǎn)換，才可使大量的館藏的固定化的信息被激活，使信息管理技術(shù)得到發(fā)展，從而適應(yīng)新世紀(jì)中高速高效的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境。

5.加強數(shù)據(jù)系統(tǒng)設(shè)施建設(shè)

數(shù)據(jù)庫建設(shè)已成為信息資源開發(fā)的重要手段之一，其建設(shè)在數(shù)字化信息資源管理中有著舉足輕重的地位?；A(chǔ)設(shè)施的優(yōu)化，需要配備適應(yīng)數(shù)字檔案信息發(fā)展所需的軟硬件。檔案部門應(yīng)根據(jù)實際情況、配備適應(yīng)檔案數(shù)字化工作需要的辦公設(shè)備，保證能夠滿足檔案資料從輸入、存儲、管理到利用的數(shù)字化管理全過程的需要，努力實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)、應(yīng)用、技術(shù)和產(chǎn)業(yè)的良性互動，促進(jìn)網(wǎng)絡(luò)融合，實現(xiàn)資源優(yōu)化配置和信息資源共享，充分利用數(shù)據(jù)庫技術(shù)對檔案信息資源進(jìn)行合理的組織與加工。同時，還要配置先進(jìn)、適用和可靠的數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)軟件，從而提高檔案信息的有序性、完整性、可讀性以及安全性，此外，數(shù)據(jù)庫技術(shù)與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的完美融合極大地方便了檔案信息資源的開發(fā)利用，提高了開發(fā)效率。

6.建立檔案安全保障體系

隨著科技的發(fā)展，社會上網(wǎng)絡(luò)犯罪的手段也愈加高端，如今網(wǎng)絡(luò)違法犯罪等問題日漸突出，譬如，計算機病毒、網(wǎng)絡(luò)攻擊、垃圾郵件、系統(tǒng)漏洞、網(wǎng)絡(luò)竊密和虛假有害信息等問題層出不窮。要利用殺毒工具、訪問級別控制、防火墻、加密技術(shù)和病毒防護(hù)技術(shù)等全面堵截，防止網(wǎng)絡(luò)文件被非法破壞。在加強軟硬件以及網(wǎng)絡(luò)安全維護(hù)的同時，也不能忽略自然因素對管理工作造成的影響。要采取有效措施，積極預(yù)防應(yīng)對地震、火災(zāi)、冰雪和洪澇等突發(fā)自然災(zāi)害對重要檔案造成的破壞，避免造成難以估量的損失。數(shù)字檔案的存放如果能存放在不同的地方，這樣會大大降低損失率。數(shù)字檔案在保管條件上要求高，在選擇存放地點時要多角度、全方位地考察，將檔案的安全風(fēng)險系數(shù)降到最低，確保數(shù)字檔案的安全管理。

（作者單位：廣東省中山市國土房管檔案館）