淺談城建重點項目檔案管理

趙春君

隨著城建規(guī)模的日益擴(kuò)大，城建重點項目也越來越多，而與之形成的城建檔案也是愈來愈多。因此，城建檔案建設(shè)和管理的工作也就越來越重要。但是當(dāng)前很多城市在城建檔案管理過程中還缺乏科學(xué)性、合理性，不能很好地適應(yīng)發(fā)展需求。怎樣才能管理好城建重點項目檔案，是我們急需解決的問題。

一、目前城建重點項目檔案建設(shè)中存在的主要問題

1.城建重點項目檔案建設(shè)機(jī)構(gòu)不健全

在城建重點項目檔案建設(shè)機(jī)構(gòu)方面，國家、省、市都制定了嚴(yán)格的制度，要求各縣、市建立健全城建重點項目檔案專門機(jī)構(gòu)?？墒窃趯嶋H的工作中，這一制度并沒有得到貫徹執(zhí)行，這是由于受到體制、機(jī)制的制約，導(dǎo)致有一部分縣、市無法成立專門機(jī)構(gòu)來建設(shè)管理城建檔案。

2.城建重點項目檔案建設(shè)制度不完善

城建重點項目檔案工作的順利開展離不開健全的規(guī)章制度，然而，由于某些縣、市城建檔案管理部門的管理意識薄弱，工作能力較弱，工作積極性也不高，導(dǎo)致城建重點項目檔案管理部門不能從當(dāng)?shù)亟ㄔO(shè)實際出發(fā)，對于城市建設(shè)造成了很大的影響。由于城建檔案建設(shè)制度不夠完善，對于檔案收集、歸檔、利用等相關(guān)規(guī)章制度都沒有明確規(guī)定，造成了部分城建檔案的缺失，部分檔案收集管理出現(xiàn)空白。

3.城建重點項目檔案建設(shè)管理不規(guī)范

當(dāng)前，有一部分縣、市并不重視城建重點項目檔案的建設(shè)管理，忽視了城建檔案的巨大作用，這就使得這部分城市的檔案室大多成為了清閑單位，工作人員并不能做到各司其職，各負(fù)其責(zé)。有很多工作人員并不具備專業(yè)知識，業(yè)務(wù)水平低下，專業(yè)技術(shù)不高，崗位職責(zé)不清，有些工作人員只是來“混時間”，根本不做事。這就造成了城建重點項目檔案工作難以順利開展，嚴(yán)重影響了城市的建設(shè)。

二、加快城建重點項目檔案建設(shè)的幾點建議

1.健全城建重點項目檔案管理機(jī)制

城建重點項目檔案工作能否進(jìn)展順利，關(guān)鍵還是在于領(lǐng)導(dǎo)重視，機(jī)制體制理順?？v觀歷史發(fā)展，我們可以看出凡是領(lǐng)導(dǎo)重視城建檔案建設(shè)的城市一般都發(fā)展較好，這就說明，領(lǐng)導(dǎo)的重視對城市的發(fā)展至關(guān)重要。那么我們應(yīng)該怎樣做到健全城建重點檔案管理機(jī)制呢？

第一，健全機(jī)構(gòu)。一個城市要想發(fā)展，就必須要健全其檔案機(jī)制。而很多領(lǐng)導(dǎo)的不重視也使得這一機(jī)制難以健全，因此，要多多宣傳城建重點項目檔案工作的地位和作用，提高領(lǐng)導(dǎo)對這項工作的認(rèn)識，了解城建檔案管理的重要性。提高領(lǐng)導(dǎo)對城建檔案工作的關(guān)注，就能更多的獲取領(lǐng)導(dǎo)對城建檔案工作的支持和幫助，使城建檔案管理工作能夠更好的開展。

第二，強(qiáng)化協(xié)調(diào)。城建重點項目檔案資料是由多個部門共同搜集和提供的，這就要求各部門要加強(qiáng)溝通協(xié)調(diào)，保證城建重點項目檔案的準(zhǔn)確性和完整性。

第三，集中管理。城建重點項目檔案對城市建設(shè)管理有重要作用，當(dāng)然，這種作用只有在實現(xiàn)城建檔案集中統(tǒng)一管理這個條件下才能得以充分發(fā)揮?；诖?，各市政府要重視城建重點項目檔案工作，并將其列入本市建設(shè)事業(yè)發(fā)展規(guī)劃，盡快出臺本地城建檔案管理辦法，確保各部門各司其職，使城建檔案得以統(tǒng)一集中管理，最終促進(jìn)城市發(fā)展。

2.完善制度建設(shè)

完善制度建設(shè)主要做到以下兩點：一是完善規(guī)章制度。不僅要貫徹執(zhí)行國家政府所制定的法律法規(guī)，還要結(jié)合本城市的實際發(fā)展需要，制定出適合本城市發(fā)展的規(guī)章制度，做到因地制宜、因材施教。二是規(guī)范內(nèi)部建設(shè)。各城市要及時制定城建重點項目檔案整理相關(guān)規(guī)范，對城建重點項目檔案及資料的管理要做到規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化，確保城建重點項目檔案發(fā)揮重要作用。

3.加大執(zhí)法力度

實現(xiàn)城建重點項目檔案及時、完整進(jìn)館，強(qiáng)化城建檔案執(zhí)法是手段。一要充分履職。各職員要有強(qiáng)烈的責(zé)任感和使命感，要認(rèn)識到檔案工作所具有的嚴(yán)肅性和權(quán)威性，使檔案工作切實做到有法可依、執(zhí)法必嚴(yán)、違法必究。二要嚴(yán)格標(biāo)準(zhǔn)。要按照城建檔案管理辦法要求，嚴(yán)格標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行執(zhí)法。對不按標(biāo)準(zhǔn)的檔案管理，要嚴(yán)肅處理。三要創(chuàng)新舉措。一切從實際出發(fā)，根據(jù)當(dāng)前城市發(fā)展，創(chuàng)新執(zhí)法手段，要做到與時俱進(jìn)。

4.加大宣傳力度

要加強(qiáng)宣傳力度，使城建檔案管理落到實處，真正發(fā)揮其強(qiáng)大作用。充分利用廣播、電視、網(wǎng)絡(luò)、報刊等媒體平臺，充分展示城建檔案的知識，積極開展多層次、多角度、全方位的城建檔案宣傳活動。這樣就能引起社會各界對城建檔案工作的重視，提高全社會的城建檔案意識，促進(jìn)城建檔案的工作發(fā)展。

三、如何加強(qiáng)城市建設(shè)重點項目工程檔案管理工作

1.嚴(yán)把工作報建關(guān)

根據(jù)有關(guān)規(guī)定，對列入市城建重點項目檔案館接收范圍的建設(shè)工程，必須在開工前到城建檔案館辦理登記手續(xù)，同時還要簽訂《建設(shè)工程檔案移交責(zé)任書》。在實際的操作過程中，一定要嚴(yán)格按照這一規(guī)定。充分利用市行政審批中心一站式服務(wù)的有利條件，把建設(shè)工程檔案登記作為發(fā)放《施工許可證》的一個必備條件，在所有的城建工程項目建設(shè)中實行檔案登記制度。

2.全程跟蹤服務(wù)

在重點項目工程建設(shè)過程中，要對建設(shè)、施工、監(jiān)理單位的檔案工作進(jìn)行不定期的抽查，并對其工作進(jìn)行指導(dǎo)和檢查，主要檢查以下幾方面：是否有分管檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)？是否有專兼職檔案人員？是否有建設(shè)工程資料收集、積累和保管工作的有關(guān)規(guī)定？對于重點建設(shè)工程項目，應(yīng)當(dāng)安排業(yè)務(wù)指導(dǎo)人員長期駐守施工現(xiàn)場，這樣對于工地上出現(xiàn)的問題可以隨時的進(jìn)行幫助，也就實現(xiàn)了全程跟蹤服務(wù)。

此外，在施工的淡季，還可以定期開辦城建檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)班，加強(qiáng)對建設(shè)單位、施工單位和監(jiān)理單位的檔案人員的培訓(xùn)，使他們能夠了解城建檔案編制、報送各方面的硬性規(guī)定，這樣就可以有效的避免在檔案編制和報送時發(fā)生的錯誤，便于工作人員有的放矢地做好建設(shè)工程文件資料的收集和積累，完成工程檔案的整理、立卷，避免出現(xiàn)工程文件書寫不符合規(guī)定、簽字不完整、竣工圖修改不符合標(biāo)準(zhǔn)、竣工圖不加蓋竣工圖章等常見的問題。從源頭上抓好建設(shè)工程檔案的質(zhì)量，為建設(shè)單位在工程竣工驗收后按時向城建檔案館報送工程檔案打下了基礎(chǔ)。

3.提高員工整體素質(zhì)

提高員工的素質(zhì)，不僅僅要對領(lǐng)導(dǎo)和高層進(jìn)行素質(zhì)教育，且要對管理人員和服務(wù)人員進(jìn)行繼續(xù)教育和培訓(xùn)。只有把全員的培訓(xùn)和教育做到位，才能夠提高整個團(tuán)隊的整體素質(zhì)和能力水平。因此，必須要加強(qiáng)對全員的技能教育培訓(xùn)，同時，還要加強(qiáng)崗位資格和更新知識培訓(xùn)，擴(kuò)大員工的知識面，培養(yǎng)復(fù)合型人才。此外，在安排教育培訓(xùn)時，一定要掌握人才流動和人才需求數(shù)量，要時時關(guān)注這一數(shù)字的變動，高度重視后備人才梯隊的建設(shè)，這樣才能建立合理的人才梯隊，從而保證城建重點項目檔案事業(yè)可持續(xù)發(fā)展。