醫(yī)院基建工程檔案的收集及管理工作探析

孫宏志

【摘 要】 醫(yī)院的基本建設(shè)檔案對醫(yī)院的建設(shè)和發(fā)展起著重要的的作用。加強基建檔案資料的科學(xué)管理，確?；n案的準確、完整、歸檔與建設(shè)的同步，是每個基建檔案管理者義不容辭的責任。同時在醫(yī)院基建檔案管理工作中也存在著不少問題，也是需要每位基建檔案管理者不斷的學(xué)習(xí)和改進的。

【關(guān)鍵詞】 醫(yī)院；基建檔案；管理；問題；對策

引言

隨著我國醫(yī)療體制改革的逐步深入，醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)的不斷發(fā)展，為了更好的改善病人的就醫(yī)環(huán)境，基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)和硬件設(shè)施的更新已經(jīng)成為了醫(yī)院發(fā)展的重要因素，在這過程中，基建檔案也越來越體現(xiàn)出它的重要作用。加強基建檔案資料的科學(xué)管理，確?；n案的準確、完整、歸檔與建設(shè)的同步，是每個基建檔案管理者義不容辭的責任。同時在醫(yī)院基建檔案管理工作也存在著不少問題，也是需要每位基建檔案管理者不斷的學(xué)習(xí)和改進的。

1 加強管理意識

落實檔案管理制度搞好基建檔案管理離不開領(lǐng)導(dǎo)的重視， 醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)首先應(yīng)具備較強的檔案意識， 將檔案工作列入到醫(yī)院的管理日程， 納入到有關(guān)人員的職責范圍， 納入到年終考核目標， 建立專門檔案機構(gòu)， 配置專門檔案人員，制訂嚴格的檔案管理制度， 規(guī)范收集、整理、保管、登記、使用等行為。

2 嚴謹收集管理

確保檔案真實完整基建檔案資料種類多而且復(fù)雜， 包括土建、水暖、電氣、電訊、安全等設(shè)備， 有表面的、隱蔽的， 有臨時的、永久的， 有文字的和圖紙的， 對待每類材料， 首先都必須認真核實、登記， 造冊立卷， 保證做到案卷質(zhì)量的完整、準確。一項基建工程都是嚴格按照規(guī)定的程序進行施工的， 形成的材料都有其規(guī)律性， 一般可劃分為四個部分， 即/ 依據(jù)性文件材料0、/ 基礎(chǔ)性文件材料0、/ 施工文件材料與竣工圖0 和/ 竣工驗收文件材料0。歸檔的重點是項目建設(shè)各個階段形成不同載體形式的文件材料， 特別是全套的圖紙， 只有把握其檔案的規(guī)律性， 才能保證檔案的真實、準確。

收集階段是檔案管理的最基礎(chǔ)的工作， 由于基建檔案的數(shù)量大、種類多、形式復(fù)雜， 需要細心和耐心收集。每個工程項目都包含由事先論證、報批、批復(fù)、計劃安排、勘測、設(shè)計、施工、竣工和驗收使用等九個階段， 每個階段形成的檔案材料都是有規(guī)律性的， 表現(xiàn)在時間的延續(xù)性和內(nèi)容的關(guān)聯(lián)性， 抓住時間和內(nèi)容這兩個特性是保證基建檔案完整齊全的重點。

（1） 必須及時收集基建檔案材料。近幾年， 各級醫(yī)院的改建、擴建工程逐漸增多， 邊報批、邊設(shè)計、邊建設(shè)的事情經(jīng)常發(fā)生， 這就給檔案的收集帶來很多困難， 如果檔案工作人員不了解情況， 不及時進行收集、整理， 文件材料就可能導(dǎo)致分散、零亂， 甚至遺失。

（2） 必須保證檔案材料的真實性。醫(yī)院的檔案部門應(yīng)與基建部門密切配合、齊心協(xié)力、共同監(jiān)督， 嚴把基建項目材料的質(zhì)量關(guān)， 要求施工部門先出圖再施工， 以保證項目材料的完整性， 使其不漏頁、不缺項，做到有物必有圖文， 圖物相符。充分做好基建前期的收集、核實工作， 力求后期的整檔工作完整、齊全、真實。

（3） 必須把握基建檔案材料的階段性。在事前、事中、事后全程指導(dǎo)收集工作， 工程初始階段， 檔案部門要求施工方先出圖再施工， 以保證圖紙資料的完整性， 做到有物必有圖， 圖物并且相符。工程施工階段，要對工程技術(shù)資料實行/ 動態(tài)管理0， 檔案人員應(yīng)該走出檔案室， 深入到工地， 了解施工的進度， 統(tǒng)計施工、設(shè)備安裝和實驗活動的原始記錄， 驗收隱蔽工程記錄、變更和設(shè)計通知單等系列文件材料。竣工前階段， 把基建項目資料存在的主要問題解決在竣工前，做好竣工圖紙和資料的初步驗收和整理工作， 逐一登記， 發(fā)現(xiàn)漏洞及時補缺， 以便于歸檔資料的完整和準確。

工程驗收階段， 必須要求具備完整的技術(shù)檔案和施工資料。一項工程在交付使用之前， 認真做好工程竣工檔案驗收是至關(guān)重要的， 它不僅是嚴格執(zhí)行建設(shè)程序的需要， 也是為建設(shè)工程交付使用后的管理、維修、改建、擴建提供依據(jù)。因此建設(shè)單位在收到施工

單位遞交的建設(shè)工程竣工驗收報告后， 在設(shè)計、施工、工程監(jiān)理等有關(guān)單位進行竣工驗收前， 必須會同檔案人員事先審查工程技術(shù)檔案和施工資料是否完整， 如果不完整就按照國務(wù)院5建設(shè)工程質(zhì)量管理條例6的要求， 不予驗收， 并要求其限期整改。

竣工審核階段， 基建檔案經(jīng)過醫(yī)院基建部門嚴格審核后簽字， 再報上級有關(guān)監(jiān)督部門審核， 在確認無誤后交城建檔案館一套， 醫(yī)院檔案部門留置一套。

3 實行集中統(tǒng)一管理、規(guī)范服務(wù)

醫(yī)院基建檔案是醫(yī)院信息資源之一， 使用才能體現(xiàn)出它的獨有的價值。因此， 檔案工作人員應(yīng)牢固樹立科學(xué)發(fā)展觀， 主動參加醫(yī)院的工程建設(shè)管理， 加強依法治檔的力度， 規(guī)范檔案的統(tǒng)一管理， 使基建檔案管理工作科學(xué)化、標準化、規(guī)范化， 為醫(yī)院的現(xiàn)代化建設(shè)提供強有力的保障和服務(wù)， 為領(lǐng)導(dǎo)決策提供可靠的依據(jù)。

4 基建檔案在醫(yī)院管理中的作用

（1）對推動醫(yī)院 經(jīng)濟 可持續(xù) 發(fā)展 具有十分重要的意義

醫(yī)院基建檔案是醫(yī)院建設(shè)活動中形成的第一手材料，檔案管理的最基本目的是記載基建在建設(shè)、改建、維修、使用過程和結(jié)果的技術(shù)狀態(tài)記錄?；n案管理的關(guān)鍵是及時收集基建項目開工前到竣工交付使用后的各種報批文件、合同協(xié)議、洽商變更等各種類的資料，由于醫(yī)論文聯(lián)盟WWW.LWLM.COM整理院基建項目具有投資大、周期長、環(huán)節(jié)多、內(nèi)外協(xié)作關(guān)系復(fù)雜的特點，因而形成的檔案有多種載體、檔案數(shù)量多、保存價值高。這些檔案既是醫(yī)院工程建設(shè)的真實記錄，也是整個醫(yī)院檔案的重要組成部分，它既為醫(yī)院的建設(shè)、維修、管理、改擴建服務(wù)，又為醫(yī)院的經(jīng)濟建設(shè)和醫(yī)療事業(yè)的不斷發(fā)展服務(wù)。所以，做好工程項目的檔案管理工作對推動醫(yī)院經(jīng)濟可持續(xù)發(fā)展具有十分重要的意義。

（2）為醫(yī)院規(guī)劃、建設(shè)、管理工作提供現(xiàn)狀和歷史依據(jù)

基建檔案涉及工程的規(guī)劃、設(shè)計、施工、監(jiān)理、建設(shè)單位以及建設(shè)單位的主管機關(guān)和其他有關(guān)部門，任何基本建設(shè)缺少基建檔案，就缺少了使用和改造的依據(jù)。它不僅反映了該建筑物的變化和發(fā)展，為醫(yī)院規(guī)劃、建設(shè)、管理工作提供現(xiàn)狀和歷史依據(jù)，也對醫(yī)院發(fā)展和經(jīng)濟建設(shè)發(fā)揮著重要作用，為地上地下交叉工程涉及提供周圍相互關(guān)系相互要求的條件；為歷史查找、產(chǎn)權(quán)查證、經(jīng)濟糾紛以及科學(xué) 研究 等提供素材，它不僅服務(wù)于今天，也有利于未來，所以越來越受到各級建設(shè)單位和醫(yī)院管理者的重視。

5 結(jié)束語

基建檔案是一種特殊的、不可再生的寶貴的信息資源，是醫(yī)院的財富 隨著醫(yī)院總體規(guī)劃的逐步進行，近年來我院的基本建設(shè)可以說是接連不斷，而且又都是在交叉進行，這就需要辦理和查閱許多相關(guān)資料。檔案是一種特殊的、不可再生的寶貴的信息資源，是醫(yī)院和 社會 的財富。收集、管理和保護好這種資源是每個職工的義務(wù)和責無旁貸的職責。

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