企業(yè)實施ERP，深化應用是關鍵

鄧羽

[摘要]目前，很多企業(yè)都實施了ERP，希望通過ERP系統(tǒng)提高企業(yè)管理水平，但系統(tǒng)實施上線運行后，大多企業(yè)抱怨ERP相對中國企業(yè)經(jīng)營管理模式還有很多不足，而忽視了企業(yè)自身在ERP應用中存在的問題和認識誤區(qū)。本文以中石油管道局為例針對企業(yè)在ERP應用中逐漸暴露出的主體意識不強、操作滯后、數(shù)據(jù)錄入不規(guī)范等問題，提出了加強橫向溝通、拓展應用范圍、強化系統(tǒng)培訓、完善管理制度等一系列ERP深化應用措施，力求不斷強化系統(tǒng)應用，促進企業(yè)管理水平持續(xù)提升，實現(xiàn)企業(yè)跨越式發(fā)展。結(jié)果表明，企業(yè)實施ERP，系統(tǒng)上線運行不是終點，而是新的開始，不斷持續(xù)改進，深化應用才是重中之重。

[關鍵詞]ERP；企業(yè)管理；問題；深化應用；措施

doi：10.3969/j.issn.1673-0194.2013.08.025

[中圖分類號]F272.7[文獻標識碼]A[文章編號]1673-0194（2013）08-0048-03

0 引 言

ERP是企業(yè)、資源、計劃的英文縮寫。ERP系統(tǒng)是建立在信息技術(shù)基礎上，以系統(tǒng)化的管理思想，有效地組織和配置企業(yè)資源，達到物流、信息流與資金流“三流”合一，為企業(yè)提供決策、管理手段的信息管理系統(tǒng)。ERP系統(tǒng)以ERP軟件為載體，集成現(xiàn)代企業(yè)管理理念、方法與最佳業(yè)務實踐，為企業(yè)采購、生產(chǎn)、庫存、銷售、財務等業(yè)務活動提供一個統(tǒng)一的經(jīng)營管理平臺。作為信息技術(shù)應用的重要組成部分，ERP系統(tǒng)的主要特點是集成性，即集企業(yè)內(nèi)部物流、資金流、信息流為一體。

中國石油天然氣管道局成立于1973年，是中國石油天然氣集團公司的管道工程專業(yè)化公司。作為中國石油工程建設ERP系統(tǒng)的推廣單位，于2009年6月17日正式啟動ERP推廣實施工作，實施范圍包括局屬22家核心業(yè)務單位，涵蓋了管道工程設計、采辦、施工、投產(chǎn)試運、通信電力、機械制造、檢測、搶險等整個產(chǎn)業(yè)鏈。實施模塊有：財務管理（FICO）、銷售管理（SD）、項目管理（PS）、采購及庫存管理（MM）、設備管理（PM）。歷經(jīng)藍圖設計、系統(tǒng)實現(xiàn)、上線準備、系統(tǒng)切換等幾個階段，于2010年8月8日實現(xiàn)ERP系統(tǒng)上線運行，2010年11月1日實現(xiàn)ERP系統(tǒng)及FMIS融合系統(tǒng)單軌運行，管道局成為中國石油集團公司工程建設板塊首家實現(xiàn)ERP單軌運行的單位。

然而，ERP實施上線運行并不是一個系統(tǒng)的終點，而是新的開始，不斷持續(xù)改進，深化應用才是重中之重。

1 ERP應用中存在的問題

管道局ERP系統(tǒng)自開始試點和推廣應用以來，各實施單位整體上運行穩(wěn)定，大部分業(yè)務能夠按照上線時設計的流程在系統(tǒng)中運行。但隨著應用和實踐的深入，各單位在ERP應用中存在的問題和認識誤區(qū)也不斷顯現(xiàn)出來。

1.1 企業(yè)自身應用ERP的主體意識不強

實施單位是應用ERP的主體，建設和應用ERP不僅是中國石油整體信息化建設的要求，更是各下屬企業(yè)提升自身管理水平的機遇?，F(xiàn)實中，各實施單位仍存在著ERP系統(tǒng)是上面“要我用”的認識，往往拿“界面不友好、操作復雜、功能不完善”等理由不重視ERP應用工作，實施ERP的重要意義仍未被企業(yè)全面、深入地認識。

1.2 領導帶頭應用ERP的主觀愿望不強

正是由于對ERP認識上的原因，各級領導，尤其是各實施單位內(nèi)部的部門領導帶頭應用ERP的主觀愿望不強，沒有認真學習和掌握ERP應用知識，同時企業(yè)對部門領導人員應用ERP也缺乏明確要求和考核指標。企業(yè)部門領導不能真正關注和應用ERP，使ERP應用工作難以落到實處。

1.3 實際操作上的滯后性與ERP的即時性存在矛盾

由于在思想上不是很重視，很多人至今還認為ERP可有可無，只是應付性參與。上線后不是主動而是出于被迫才在ERP上開展工作，把登錄ERP進行操作當成是件苦事，各項操作在線下走完后，不得已才在線上進行補充，并沒有把ERP操作技能作為自己應該掌握的職業(yè)技能來重視，使得ERP不能實時反映企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營狀況。

1.4 應用不規(guī)范，數(shù)據(jù)錄入不準確

在企業(yè)內(nèi)部模塊集成應用方面，部門之間配合不順暢，少數(shù)模塊應用不規(guī)范，數(shù)據(jù)錄入不準確，造成企業(yè)ERP應用產(chǎn)生短板效應。如采購模塊中，為避免麻煩，用虛擬物料代替精細物料現(xiàn)象；業(yè)務模塊數(shù)據(jù)錄入錯誤造成財務成本核算誤差等問題影響了企業(yè)模塊間集成應用的效果，造成數(shù)據(jù)統(tǒng)計結(jié)果失真，無法為領導決策提供依據(jù)。

1.5 控制功能應用不到位，模塊應用水平低

大部分單位對統(tǒng)一推廣的ERP標準模板的部分功能應用不到位，不重視其中控制功能的應用。例如，不按照要求啟用PS（項目管理）模塊的成本預算控制功能，認為這種系統(tǒng)線上控制太嚴格，不方便企業(yè)業(yè)務變化和調(diào)整，投用后還會增加許多工作量，模塊應用還停留在日常業(yè)務處理的較低水平上。殊不知，正是ERP系統(tǒng)控制功能才體現(xiàn)出ERP管理思想的精華，企業(yè)只有通過自我約束和嚴格要求，才會不斷提高科學管理水平。

以上種種問題嚴重影響了ERP系統(tǒng)發(fā)揮輔助企業(yè)經(jīng)營管理和分析決策的重要作用，無助于企業(yè)管理水平的提升，深化、擴展ERP應用勢在必行。因此，管道局已明確將ERP工作重點由建設實施向深化應用轉(zhuǎn)移，并提出了深化應用ERP的戰(zhàn)略目標，就是要“充分發(fā)揮ERP系統(tǒng)在規(guī)范經(jīng)營行為、優(yōu)化資源利用、降低運營成本、促進精細管理、提升管控能力、實現(xiàn)業(yè)務協(xié)同、提高管理效率和經(jīng)濟效益等方面的作用”。

2 ERP深化應用幾點措施

深化應用ERP是企業(yè)ERP應用和信息化進程中的轉(zhuǎn)折點， 是促進企業(yè)管理現(xiàn)代化、科學化和適應競爭激烈的市場經(jīng)濟發(fā)展的一項重要舉措。只有認真梳理、探討、解決好ERP應用中存在的問題，從加強橫向溝通、拓展應用范圍、強化系統(tǒng)培訓、完善管理制度著手，才能推動ERP應用不斷深化（如圖1所示）。

2.1 加強與業(yè)務部門橫向溝通，堅持“業(yè)務主導、部門協(xié)調(diào)”的工作機制

ERP系統(tǒng)的應用使原有崗位職責和業(yè)務模式都發(fā)生了很大的變化，使部門之間的銜接更加緊密，業(yè)務之間的相互交叉更為頻繁。為進一步落實中國石油集團公司“業(yè)務主導，統(tǒng)籌推進”的信息化工作機制，管道局在全面梳理和分析ERP系統(tǒng)數(shù)據(jù)的基礎上，加強了信息部門與各業(yè)務部門之間的橫向溝通，一方面向業(yè)務部門展示ERP系統(tǒng)現(xiàn)有數(shù)據(jù)資源，看是否能為其數(shù)據(jù)統(tǒng)計提供支持和論證，另一方面了解業(yè)務部門在日常工作中的管理需求，并介紹ERP系統(tǒng)相關控制功能，探討能否利用ERP系統(tǒng)提高其業(yè)務管理水平。通過交流發(fā)現(xiàn)，企業(yè)很多業(yè)務部門均存在管理制度執(zhí)行不力的苦惱，單純依靠下發(fā)文件或者開會的形式并不能徹底解決實質(zhì)問題，而ERP系統(tǒng)可將業(yè)務管理制度和要求固化在系統(tǒng)流程中，為業(yè)務部門提供有效的管理手段，提高制度的執(zhí)行力。因此，管道局下發(fā)正式文件，明確了在ERP深化應用過程中要遵循“業(yè)務主導、部門協(xié)調(diào)”的工作原則，并對業(yè)務部門職責進行明確分工，確定了各業(yè)務部門在ERP系統(tǒng)內(nèi)的分管模塊。通過各業(yè)務部門與信息部門的緊密合作，優(yōu)勢互補，形成了有效的工作機制，共同推進了ERP系統(tǒng)的深入應用。

2.2 選取深化應用試點單位，提高ERP系統(tǒng)在基層單位應用的深度和質(zhì)量

基層單位是企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營的基本單元，也是ERP系統(tǒng)數(shù)據(jù)的主要來源。企業(yè)管理層能否在ERP系統(tǒng)中看到反映真實生產(chǎn)經(jīng)營活動的數(shù)據(jù)，能否發(fā)揮ERP系統(tǒng)輔助管理決策的作用，完全取決于ERP系統(tǒng)在基層單位應用的深度和質(zhì)量。為此，為摸索ERP深化應用工作經(jīng)驗，形成符合企業(yè)實際的ERP深化應用推廣模式，根據(jù)單位自愿申請并報主管領導批準，管道局選取了兩家實施單位作為ERP深化應用試點單位，試點時間7個月，試點期間采取雙周例會的工作方式，由信息管理部門牽頭組織有關部門到試點單位現(xiàn)場進行業(yè)務交流，了解試點單位業(yè)務運行及管理需求，分析試點單位ERP系統(tǒng)數(shù)據(jù)情況，共同探討推進ERP系統(tǒng)在試點單位深化應用的方案并指導試點單位應用。通過試點，明確了企業(yè)ERP深化應用工作的思路、目標，制訂了具體可行的工作計劃。

2.3 擴大系統(tǒng)實施范圍，確保ERP系統(tǒng)中業(yè)務數(shù)據(jù)完整全面

按照中國石油集團公司信息化建設總體要求，為不斷擴大ERP系統(tǒng)實施范圍，全面推進ERP深入有效應用，管道局將國內(nèi)、國際項目管理及礦區(qū)業(yè)務管理也納入到了ERP系統(tǒng)，成立了ERP系統(tǒng)擴大實施項目部，組建了由內(nèi)外部顧問、ERP三級運維和從國內(nèi)、國際、礦區(qū)事業(yè)部選派的關鍵用戶組成的項目組，采取集中辦公的形式進行項目實施。ERP系統(tǒng)的擴大實施，確保了系統(tǒng)中業(yè)務數(shù)據(jù)的完整性，全面反映了局主要業(yè)務運行情況，為發(fā)揮ERP系統(tǒng)輔助經(jīng)營管理和分析決策起到了重要作用。

2.4 加強系統(tǒng)運行考核，保證數(shù)據(jù)及時準確

ERP系統(tǒng)作為一個企業(yè)資源管理系統(tǒng)，記錄企業(yè)各項業(yè)務信息的數(shù)據(jù)是其運行和應用的基礎，而數(shù)據(jù)的及時性和準確性則是有效應用的重要保障。如果數(shù)據(jù)錄入不及時、不準確，則不能實時反映企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營狀況，無法為領導決策提供依據(jù)。為此，管道局制訂并下發(fā)了《ERP系統(tǒng)月結(jié)考核管理辦法》，對各單位ERP系統(tǒng)運行情況進行月度考核，重點考核業(yè)務信息、財務信息錄入的及時性和準確性，定期召開ERP系統(tǒng)月結(jié)分析會議，并在ERP門戶網(wǎng)站上公布月結(jié)考核排名。各單位也參照有關規(guī)定，制訂了相應的崗位獎懲措施，將責任明確到崗位和人，真正調(diào)動了業(yè)務人員使用ERP的主動性和責任感。根據(jù)實際運行效果來看，達到了預期目標，各單位數(shù)據(jù)錄入及時、準確，財務月度結(jié)賬均能按期完成，確保了ERP系統(tǒng)數(shù)據(jù)質(zhì)量，推進了系統(tǒng)的規(guī)范操作和有效運行。

2.5 強化系統(tǒng)培訓，提高應用水平

ERP系統(tǒng)上線以后，管道局信息管理部門、人事部門和培訓機構(gòu)通力合作，持續(xù)了開展一系列系統(tǒng)使用培訓。在培訓方式上對員工培訓，采取了集中培訓、專項培訓、遠程培訓等多種形式，對領導進行了一對一的專門培訓；在培訓內(nèi)容上，將業(yè)務要求和操作知識相結(jié)合，在培訓中提高認識和使用水平。通過全面系統(tǒng)的培訓，一方面使廣大員工掌握ERP系統(tǒng)的基礎知識，接受ERP系統(tǒng)先進的管理理念；另一方面通過有針對性的、注重實效的操作培訓，提高最終用戶的系統(tǒng)操作技能，從思想上引起全體員工對ERP系統(tǒng)的重視， 從主觀上轉(zhuǎn)變“要我用”為“我要用”，增強了ERP深化應用的自覺性，提高了系統(tǒng)的應用水平。

2.6 推進ERP系統(tǒng)與內(nèi)控制度的融合，形成ERP系統(tǒng)與內(nèi)控體系之間的良性互動

主要做法是全面梳理系統(tǒng)中的流程控制點，基于ERP權(quán)限管理工具實施“權(quán)責分離，角色互斥”等內(nèi)控原則，避免業(yè)務執(zhí)行過程中的內(nèi)控漏洞，實現(xiàn)事前控制；同時利用ERP系統(tǒng)數(shù)據(jù)的可追溯性，實現(xiàn)內(nèi)控機制中的事后追查和事后控制功能。并針對目前內(nèi)控制度要求少數(shù)控制點與實際業(yè)務操作不相符的問題， 研究如何將需要控制的權(quán)限合理授予不相容崗位人員， 達到既實現(xiàn)有效控制， 又方便企業(yè)實際業(yè)務在ERP系統(tǒng)中操作的目的。

3 結(jié) 論

總之，企業(yè)實施ERP，上線運行是起點，深化應用是關鍵。我們只有不斷地總結(jié)完善，耐心地開拓發(fā)展，通過“變革理念、業(yè)務梳理、流程優(yōu)化和信息固化”的良性循環(huán)，適時調(diào)整完善ERP系統(tǒng)，規(guī)范深入系統(tǒng)應用，才能為企業(yè)生產(chǎn)發(fā)展、高效運行提供技術(shù)保障，促進企業(yè)管理水平的持續(xù)提升。

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