高校個人借款賬務處理和完善手續(xù)探討

陳小芳　徐靜

摘 要：在日常工作中，經(jīng)常遇到一些財務知識欠缺的經(jīng)辦人員對于借款的處理結果不放心或老是擔心事情發(fā)生，作者作為長期從事財務工作的會計人員具有豐富的實際工作經(jīng)驗，結合工作實際情況，對此問題進行深入的分析，提出了切實可行的解決辦法。

關鍵詞：個人借款；賬務處理；結果回復

中圖分類號：G475 文獻標識碼：A doi：10.3969/j.issn.1672-3309（x）.2013.08.84 文章編號：1672-3309（2013）08-185-02

在日常工作中，不論是在機關，還是在企事業(yè)單位，常常存在經(jīng)辦人因公務需要而從財務部門預先支取費用后報銷的經(jīng)濟業(yè)務往來現(xiàn)象。由于很多經(jīng)辦人員并不具備系統(tǒng)的財務知識，對一些賬務處理心存疑慮和不放心。作為財務部門，該如何正確處理類似的經(jīng)濟業(yè)務往來賬務，從而做到既遵守財務的相關規(guī)定，又讓經(jīng)辦人員心理踏實呢？

根據(jù)會計制度的相關規(guī)定，經(jīng)辦人的個人借款一般通過“其他應收款”科目進行核算。其他應收款的核算內容主要包括以下幾項：（1）未專門設置備用金科目的企業(yè)暫付給員工使用的臨時借款，如差旅費等；（2）應收取的各種賠款，如因職工失職造成一定損失而向該職工收取的賠款或因遭受意外而應向有關保險公司收取的賠款等；（3）應收的種種罰款，如某些企業(yè)對員工的遲到、早退進行罰款，應收的罰款計入其他應收款；（4）存出的保證金、押金。如某些企業(yè)對項目投標，存出的投標保證金通過其他應收款科目核算；（5）應向職工收取的各種墊付的款項，如為職工墊付的水電費、應由職工負擔的醫(yī)療費、房租費等。

根據(jù)國家財經(jīng)制度的相關規(guī)定，經(jīng)辦人員因公借款的賬務處理程序為：根據(jù)（符合單位內部制定的審批程序和審批權限）簽字手續(xù)齊全的借款單支付款項，后根據(jù)審批后的發(fā)票（符合單位內部制定的審批程序和審批權限）等單據(jù)進行賬務沖銷。

在實際工作中，很多單位存在個人因公先用借款單把錢借出，后用實際發(fā)生的相關費用的原始單據(jù)來進行沖銷。比如：某學校張三3月5日因需要退還學生教材款10000元（教材款屬于代收代付），根據(jù)單位負責人簽批的借款單前往財務部門辦理借款手續(xù)，20號記賬憑證顯示的賬務處理為：

借：其他應收款——張三 10000

貸： 現(xiàn)金 10000

4月6日張三憑退還給學生的教材款總額為10000元的明細清單（經(jīng)單位負責人和學生本人簽字認可），前往財務部門辦理沖銷借款手續(xù)，在記賬憑證100號顯示的賬務處理為：

借：代管款項——教材 10000

貸：其他應收款——張三 10000

事隔一年后，張三心理不踏實，于是前往財務部門，要求把當時辦理借款的借款單抽出退還給他本人撕掉才放心。他提出的理由是：借教材款退給學生，財務部門應該憑借退還給學生教材款的明細清單進行賬務處理，借款單就必須退給他，若不退給他，他就認為財務部門存在重復記賬和做假賬的懷疑。根據(jù)規(guī)定財務部門已經(jīng)進行賬務處理的原始單據(jù)是不可能再次抽出做其他處理的。根據(jù)張三的要求，若財務部門把借款單退給他，則存在財務部門3月5日處理的記賬憑證就沒有原始依據(jù)，顯然是不可能把當時的借款單抽出退還給張三。但張三就是不服，雙方為此鬧得很不愉快。

根據(jù)現(xiàn)行的財務制度及相關規(guī)定，財務部門的賬務處理程序和處理方法是正確的、無可置疑的。針對以上類似情況，財務部門如何處理，才能既不違背財經(jīng)紀律和財務規(guī)定，又能消除經(jīng)辦人不必要的擔心和質疑。

筆者作為一名會計人員，把在實際工作中遇到的問題和心中的想法提出來，以達到拋磚引玉的目的，若存在不妥之處，望大家批評指正。

除財務部門加強相關制度的宣傳工作和解釋工作以外，現(xiàn)提出以下三種建議方案，供大家討論。

方案一：財務部門收到發(fā)票等簽字手續(xù)齊全的原始憑證進行賬務沖銷的同時，填寫自制的《賬務處理結果通知單》，模板如下：

若一筆經(jīng)濟業(yè)務分次借款或分次沖銷，則分別進行處理和出具賬務處理通知單。

方案二：財務部門收到發(fā)票等簽字手續(xù)齊全的原始憑證進行賬務沖銷的同時，出具三聯(lián)收據(jù)，出具該收據(jù)的目的是讓經(jīng)辦人清楚，他的個人借款處理結果。特別提醒：收據(jù)上的收款方式必須注明“沖銷借款”。

比如：李四于5月4日借款1000元用于外出開會，賬務處理為：

借：其他應收款——李四 1000元

貸：現(xiàn)金 1000元

6月4日李四把會務費發(fā)票和會務通知一并報送給財務部門，實際發(fā)生1050元費用。賬務處理為：

借：管理費用——差旅費 1050元

貸：其他應收款——李四 1000元

現(xiàn)金 50元

為了解除李四擔心財務部門是否把借款沖銷，財務部門在開具的收據(jù)上注明：李四5月4日借款1000元并于6月4日已經(jīng)沖銷完畢，另支付現(xiàn)金50元（注明會計記賬憑證號）。

方案三：財務部門可以選擇按月末、季末、年末定期出具個人借款往來賬的詢證函，讓經(jīng)辦人簽字確認，讓其清楚地了解所借款項的賬務處理程序和賬務處理結果；同時該詢證函可以作為財務分析往來賬務清理的佐證。及時清理借款，既可以減少單位的呆賬或壞賬，又讓經(jīng)辦人做到心中有數(shù)。

1、詢證函格式。本公司與經(jīng)辦人的往來賬項列示如下：

該表由會計人員根據(jù)業(yè)務發(fā)生的先后順序分別填寫，交經(jīng)辦人核對。

2、其他事項。本函僅為復核賬目之用，并非催款結算。若款項在上述日期之后已經(jīng)付清，仍請及時（注明某月某日前）函復為盼。

（公司簽章） （日期）

結論：1、數(shù)據(jù)證明無誤

（簽章） （日期）

2、數(shù)據(jù)不符，請列明不符金額

（簽章） （日期）

筆者想通過以上處理方式，應該能夠達到解除經(jīng)辦人對借款處理結果心存疑慮和不放心的目的。只是在一定程度上會增加財務人員的工作量，但這樣可能就會得到更多人對財務工作的進一步理解和認同，財務人員的辛苦付出也是值得的。

參考文獻：

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