酒店采購(gòu)的管理與研究

摘要：本文根據(jù)酒店的采購(gòu)管理要求，對(duì)采購(gòu)計(jì)劃、采購(gòu)實(shí)施、貨物驗(yàn)收、質(zhì)量把控等方面，進(jìn)行了全方位的論述。

關(guān)鍵詞：酒店;采購(gòu);驗(yàn)收

在這個(gè)出行極為便捷、旅游業(yè)極大發(fā)展的年代，為人們提供餐飲、住宿、會(huì)議的酒店在大街上隨處可見(jiàn)，不管是高檔的、中檔的、還是低檔的，都有自己的一套管理模式，無(wú)論哪種管理模式，酒店的采購(gòu)工作都是控制酒店的采購(gòu)成本，是保證酒店正常運(yùn)行的基礎(chǔ)，本文就從酒店的采購(gòu)管理出發(fā)，對(duì)酒店的全過(guò)程采購(gòu)管理進(jìn)行論述。

一、采購(gòu)計(jì)劃管理

采購(gòu)計(jì)劃管理是把好采購(gòu)入口的第一關(guān)，是把控采購(gòu)成本至關(guān)重要的環(huán)節(jié)。酒店的餐廳、客房、接待等部門(mén)，每天、每周、每月都要列采購(gòu)計(jì)劃，并制定嚴(yán)禁的采購(gòu)審批流程，領(lǐng)班、經(jīng)理、總經(jīng)理層層審批后，才能購(gòu)買(mǎi)。本文舉例如下：

1.食材采購(gòu)計(jì)劃

食材包括果蔬、冷鮮肉、凍貨、水產(chǎn)品、禽類、其他（半成品）等。審批流程為餐廳提出采購(gòu)計(jì)劃、廚師長(zhǎng)一級(jí)審批、餐廳經(jīng)理二級(jí)審批、總經(jīng)理三級(jí)審批。

2.庫(kù)房采購(gòu)計(jì)劃

庫(kù)房庫(kù)存物品主要包括調(diào)料、米面油、易耗品等。審批流程為庫(kù)管員根據(jù)庫(kù)存量和日常需求提出采購(gòu)計(jì)劃、庫(kù)房主管一級(jí)審批、分管經(jīng)理二級(jí)審批、總經(jīng)理三級(jí)審批。

3.其它物品采購(gòu)計(jì)劃

其它物品包括客房用品、餐廳用品、接待用品、培訓(xùn)用品、安保用品、工程維修用品等。審批流程為各需求部門(mén)采購(gòu)計(jì)劃、各部門(mén)經(jīng)理一級(jí)審批、采購(gòu)經(jīng)理二級(jí)審批、酒店經(jīng)理三級(jí)審批。

4.臨時(shí)采購(gòu)計(jì)劃

各部門(mén)接到臨時(shí)采購(gòu)任務(wù)，根據(jù)任務(wù)提出臨時(shí)采購(gòu)計(jì)劃，各部門(mén)經(jīng)理一級(jí)審批、采購(gòu)經(jīng)理二級(jí)審批、總經(jīng)理審批。

二、采購(gòu)實(shí)施

1.組織報(bào)價(jià)

酒店每天的采購(gòu)量大，尤其是食材每天的需求量都非常大，所有通過(guò)提前報(bào)價(jià)可以有效控制成本。采購(gòu)人員要根據(jù)使用部門(mén)提交的采購(gòu)計(jì)劃，組織供應(yīng)商報(bào)價(jià)。一般實(shí)行每類商品2-3家報(bào)價(jià)，可采用單獨(dú)或者打包報(bào)價(jià)。

果蔬類價(jià)格變動(dòng)比較頻繁，可以采用周報(bào)價(jià)的形式，由需求部門(mén)提前預(yù)估一周的食材種類及用量，匯總交給采購(gòu)人員，采購(gòu)人員組織供應(yīng)商進(jìn)行報(bào)價(jià)。

糧油、凍貨、易耗品等價(jià)格變動(dòng)不太頻繁，可以采用月報(bào)價(jià)的形式，由需求部門(mén)提前預(yù)估一個(gè)月的用量，匯總交給采購(gòu)人員，采購(gòu)人員組織供應(yīng)商進(jìn)行報(bào)價(jià)。

2.根據(jù)報(bào)價(jià)進(jìn)行比價(jià)

由采購(gòu)人員或者財(cái)審人員針對(duì)2家以上的報(bào)價(jià)，進(jìn)行比價(jià)。如果是打包報(bào)價(jià)，則總價(jià)低者供貨，如果是單一種類報(bào)價(jià)，則對(duì)單一品種分別比價(jià)報(bào)價(jià)，每種商品選擇報(bào)價(jià)低的供應(yīng)商送貨。如果有條件的單位，可以開(kāi)發(fā)一個(gè)成本管控系統(tǒng)，在系統(tǒng)內(nèi)錄入每個(gè)報(bào)價(jià)周期各個(gè)供應(yīng)商的報(bào)價(jià)，系統(tǒng)自動(dòng)比價(jià)、選擇供應(yīng)商，能夠有效降低工作量、提高工作效率。

如有臨時(shí)采購(gòu)或者應(yīng)急采購(gòu)，將需要采購(gòu)的物品列入報(bào)價(jià)清單，由采購(gòu)人員當(dāng)天向兩個(gè)以上的供應(yīng)商進(jìn)行詢價(jià)，為了提高工作效率，可以電話詢價(jià)。

3.驗(yàn)貨與質(zhì)量把控

驗(yàn)貨是把控質(zhì)量的必要手段，制定驗(yàn)貨流程，認(rèn)真、仔細(xì)驗(yàn)貨，保證貨品分量足、質(zhì)量好，為酒店優(yōu)質(zhì)服務(wù)提供物質(zhì)保障。

成立驗(yàn)貨小組。可以組織使用部門(mén)、采購(gòu)人員、庫(kù)管員等，組成驗(yàn)貨小組，每天安排固定的時(shí)間、人員共同驗(yàn)貨。驗(yàn)貨要有驗(yàn)貨記錄單，要形成現(xiàn)場(chǎng)驗(yàn)貨資料，驗(yàn)貨人員簽字，以便于查閱。

制定驗(yàn)貨標(biāo)準(zhǔn)。果蔬、冷凍、糧油、調(diào)料、易耗品等各種商品的驗(yàn)貨標(biāo)準(zhǔn)千差萬(wàn)別，需要針對(duì)不同的商品，制定不同的驗(yàn)貨標(biāo)準(zhǔn)，讓驗(yàn)貨“有法可依”，才能更好的把控貨物質(zhì)量。

驗(yàn)貨過(guò)程中，不僅要依據(jù)驗(yàn)貨標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行驗(yàn)收，果蔬類的要現(xiàn)場(chǎng)稱重、成品要檢查生產(chǎn)日期、各類商標(biāo)是否齊全等。對(duì)質(zhì)量、數(shù)量等不符合要求的，要與供應(yīng)商溝通，及時(shí)退換，并將相關(guān)問(wèn)題記錄在冊(cè)。

三、供應(yīng)商評(píng)價(jià)

1.制定供應(yīng)商評(píng)價(jià)辦法

制定并發(fā)布供應(yīng)商評(píng)價(jià)管理相關(guān)制度，明確參與評(píng)價(jià)的人員，例如采購(gòu)人員、使用部門(mén)、驗(yàn)貨人員等;確定評(píng)價(jià)周期，例如開(kāi)展月度、季度、年度供應(yīng)商評(píng)價(jià);指定評(píng)價(jià)內(nèi)容，例如供貨質(zhì)量、供貨及時(shí)性、報(bào)價(jià)執(zhí)行情況、缺貨是否提前溝通等;確定評(píng)價(jià)排序方法，規(guī)定對(duì)評(píng)分比較低的供應(yīng)商，要采取的處理方法，例如約談、罰金等，為供應(yīng)商評(píng)價(jià)提供制度保障。

2.定期開(kāi)展評(píng)價(jià)

嚴(yán)格按照上述供應(yīng)商評(píng)價(jià)辦法，開(kāi)展供應(yīng)商評(píng)價(jià)，并嚴(yán)格執(zhí)行評(píng)價(jià)結(jié)果，及時(shí)向供應(yīng)商反饋，起到激勵(lì)、警示的作用，保證酒店采購(gòu)工作的正常運(yùn)行。

作者簡(jiǎn)介：李志琴（1982年2月出生），女，漢族，河北省保定市人，本科學(xué)歷，助理政工師，研究方向?yàn)榫频曩Y產(chǎn)、采購(gòu)、運(yùn)行管理。