關(guān)于高校公文處理規(guī)范化管理的思考

崔川

【摘 要】高校公文處理是高校辦公室主要的工作內(nèi)容和辦公方式，也是高校辦公室一項(xiàng)大量的、經(jīng)常性的工作，既重要，又繁瑣。如果找到公文處理的規(guī)律，對(duì)做好公文處理工作非常重要。

【關(guān)鍵詞】高校公文管理；思考；建議

根據(jù)《國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》的解釋?zhuān)姓C(jī)關(guān)的公文，是行政機(jī)關(guān)在行政管理過(guò)程中形成的具有法定效力和規(guī)范體式的文書(shū)，是依法行政和進(jìn)行公務(wù)活動(dòng)的重要工具。它具有特定的行文規(guī)則和處理辦法。高校作為國(guó)家公共事業(yè)的重要部門(mén)，離不開(kāi)公文的輔助作用。高校公文指的是高校機(jī)關(guān)在行政管理過(guò)程中形成的，具有法定效力和規(guī)范格式的文書(shū)。

高校辦公室作為學(xué)校綜合協(xié)調(diào)管理部門(mén)，如何圍繞學(xué)校辦學(xué)目標(biāo)提高管理水平，是需要思考的重大問(wèn)題。管理也是一種生產(chǎn)力，良好的管理體制和管理方法能有效地推動(dòng)高校的發(fā)展。當(dāng)今社會(huì)，建立現(xiàn)代大學(xué)制度是高校的內(nèi)在需要和必然追求?，F(xiàn)代大學(xué)制度是維系現(xiàn)代大學(xué)良好發(fā)展的一種管理制度，建立現(xiàn)代大學(xué)制度既是我國(guó)高校內(nèi)部管理體制改革的重要目標(biāo)，也是我國(guó)大學(xué)快速發(fā)展的重要前提。從管理的角度講，有效的制度對(duì)于調(diào)整學(xué)校內(nèi)部不同利益主體間的關(guān)系，穩(wěn)定學(xué)校正常秩序，激發(fā)師生員工學(xué)習(xí)、工作的積極性和創(chuàng)造性，最終實(shí)現(xiàn)學(xué)校的和諧發(fā)展具有關(guān)鍵性的作用。高校公文作為高校內(nèi)部管理的重要載體，其運(yùn)轉(zhuǎn)如何，直接影響著高校內(nèi)部管理的成效，所以，建立現(xiàn)代大學(xué)制度背景下研究高校公文處理問(wèn)題，是很有必要的。

積極爭(zhēng)取領(lǐng)導(dǎo)對(duì)公文處理工作的重視。要確保公文處理工作規(guī)范有序，領(lǐng)導(dǎo)重視是關(guān)鍵。領(lǐng)導(dǎo)作為院系或部門(mén)的主要負(fù)責(zé)人，也是公文審閱、簽批的主要實(shí)踐者，他們重視公文處理工作，才能保證該項(xiàng)工作的規(guī)范、高效開(kāi)展。公文處理人員要注意把握領(lǐng)導(dǎo)關(guān)心的重點(diǎn)和難點(diǎn)，要在公文流轉(zhuǎn)、審核等環(huán)節(jié)認(rèn)真把關(guān)，積極為領(lǐng)導(dǎo)出謀劃策。公文的擬制切中重點(diǎn)，容易得到領(lǐng)導(dǎo)的認(rèn)可，文件才能快速流轉(zhuǎn)。

充分了解高校公文的特點(diǎn)，增進(jìn)公文規(guī)范化認(rèn)識(shí)。公文不同于一般的文章，它具有自身特有的辦理程序和寫(xiě)作格式，甚至在用語(yǔ)等方面，也有約定俗成的范式。公文自身功能的定位決定了它必須簡(jiǎn)潔明了地反映發(fā)文者的意圖，才能有效地處理事務(wù)。因此，公文處理人員要增進(jìn)公文規(guī)范化認(rèn)識(shí)，自覺(jué)養(yǎng)成公文規(guī)范化的良好職業(yè)習(xí)慣。

高校公文處理是高校辦公室主要的工作內(nèi)容和辦公方式，也是高校辦公室一項(xiàng)大量的、經(jīng)常性的工作，既重要，又繁瑣。如果找到公文處理的規(guī)律，對(duì)做好公文處理工作非常重要。高校公文處理有一定的工作程序，其公文處理程序是否規(guī)范，會(huì)直接影響公文的質(zhì)量和執(zhí)行效果，甚至影響到校領(lǐng)導(dǎo)的決策。人們通常以公文處理的質(zhì)量和處理的速度作為標(biāo)準(zhǔn)來(lái)衡量公文處理的工作效率。要提高公文處理的工作效率，必須實(shí)現(xiàn)公文處理程序的規(guī)范化，這樣可以加快公文處理的運(yùn)轉(zhuǎn)速度，保證公文處理的質(zhì)量，同時(shí)，為校領(lǐng)導(dǎo)決策提供多方面的依據(jù)。因此，研究公文處理程序規(guī)范化的一般規(guī)律，克服障礙，清除弊端，增強(qiáng)公文處理工作的科學(xué)性，是一個(gè)值得研究、探討的重要課題。

一、高校公文處理規(guī)范化有利于提高高校公文處理的效率

主要表現(xiàn)在：

1.加速公文處理速度。嚴(yán)格按照公文處理程序的科學(xué)組織和要求進(jìn)行。在一定時(shí)間內(nèi)減少公文處理所耗費(fèi)的時(shí)間。例如：發(fā)文處理程序，從擬稿到整理保管，總共有十多個(gè)程序，每個(gè)程序當(dāng)中又有不同的工作環(huán)節(jié)。只要能?chē)?yán)格按照公文運(yùn)轉(zhuǎn)的程序進(jìn)行，即可減少不必要的工作環(huán)節(jié)，從而縮短公文處理所耗費(fèi)的時(shí)間。

2.保證公文處理的質(zhì)量。辦文的質(zhì)量，雖然主要取決于秘書(shū)人員的政治、理論修養(yǎng)和業(yè)務(wù)素質(zhì)，但公文運(yùn)轉(zhuǎn)程序同樣重要，不可忽視。就拿收文處理程序來(lái)說(shuō)，收文登記是收文處理的重要程序，登記的原則是方便公文的運(yùn)轉(zhuǎn)、查找、統(tǒng)計(jì)。這就要求秘書(shū)人員根據(jù)文件的性質(zhì)、種類(lèi)和作用決定是否登記。假如秘書(shū)人員對(duì)來(lái)文必編必登，勢(shì)必加大了登記、編號(hào)的工作量，而且增加了查找公文的困難，但對(duì)于該登記的公文不進(jìn)行登記，就會(huì)造成公文散失，影響辦文的質(zhì)量。對(duì)發(fā)文處理程序同樣要保證質(zhì)量，例如：有些職能部門(mén)以學(xué)校名義擬制的公文，不經(jīng)校辦公室審核，直接送校領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)，馬上打印，直接向全校各單位散發(fā)或向上級(jí)有關(guān)部門(mén)報(bào)送，鬧出不少笑話(huà)。

二、目前，高校公文處理程序不夠規(guī)范，憑個(gè)人主觀(guān)愿望辦事的現(xiàn)象普遍存在

主要表現(xiàn)有：

一是任意削減公文處理的基本工作環(huán)節(jié)。從總體結(jié)構(gòu)來(lái)說(shuō)，整個(gè)公文處理規(guī)范化程序中的各個(gè)環(huán)節(jié)是環(huán)環(huán)相扣，互相銜接的。任意削減某個(gè)程序，將會(huì)嚴(yán)重影響公文的正常運(yùn)轉(zhuǎn)和工作秩序。如：缺少催辦這一程序，易使公文停滯和積壓，影響公文正常運(yùn)轉(zhuǎn)，甚至有時(shí)會(huì)造成很大損失。還有校對(duì)這個(gè)程序，是公文文字和體式把關(guān)的關(guān)卡，假如缺少該環(huán)節(jié)，就會(huì)造成錯(cuò)漏百出，嚴(yán)重影響辦文的質(zhì)量和效果，甚至?xí)霈F(xiàn)不良后果。

二是任意顛倒公文處理規(guī)范化程序的先后次序。這樣就會(huì)打亂公文的正常運(yùn)轉(zhuǎn)程序，造成工作上的混亂。再如：核稿和簽發(fā)這兩個(gè)程序，先簽發(fā)后核稿，便會(huì)喪失簽發(fā)的嚴(yán)肅性等等，正常的程序應(yīng)該是先核稿后送領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。

要使公文處理程序規(guī)范化，必須抓好治本工作，提高秘書(shū)人員的素質(zhì)，這是實(shí)現(xiàn)公文處理程序規(guī)范化的根本性工作。公文處理程序規(guī)范化能否實(shí)現(xiàn)，秘書(shū)人員素質(zhì)是決定因素。如何提高現(xiàn)職秘書(shū)人員的素質(zhì)呢？

一是組織學(xué)習(xí)《國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》等有關(guān)公文法規(guī)，系統(tǒng)了解各級(jí)機(jī)關(guān)各類(lèi)公文處理的具體規(guī)范，提高秘書(shū)人員依照有關(guān)規(guī)定處理公文的自覺(jué)性。

二是通過(guò)制定《公文辦理制度》等，讓秘書(shū)人員制發(fā)、辦理文件時(shí)有章可循。

三是抓好秘書(shū)人員的培訓(xùn)工作。開(kāi)展多種形式的秘書(shū)人員業(yè)務(wù)培訓(xùn)活動(dòng)，舉辦秘書(shū)人員培訓(xùn)班，提高秘書(shū)人員的政治思想、業(yè)務(wù)理論水平。

四是組織多種形式的討論會(huì)，對(duì)公文處理中的一些問(wèn)題進(jìn)行研討，互相學(xué)習(xí)，不斷提高管理水平。

引進(jìn)先進(jìn)的辦公手段，以利公文處理程序規(guī)范化。

要實(shí)現(xiàn)高校公文處理程序規(guī)范化，還要依靠先進(jìn)的辦公設(shè)備。我國(guó)高等學(xué)校的辦公室辦公設(shè)備近年來(lái)雖然有了較大改觀(guān)，但還遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠。在一定程度上影響工作效率和工作質(zhì)量，也影響了實(shí)現(xiàn)公文處理程序規(guī)范化的進(jìn)程。在高校辦公室引進(jìn)先進(jìn)的辦公設(shè)備，如電腦、掃描儀、傳真機(jī)、數(shù)碼復(fù)合打印機(jī)、多功能電話(huà)、錄像機(jī)、自動(dòng)裝訂機(jī)等，從而減輕秘書(shū)人員的工作負(fù)擔(dān)，提高秘書(shū)人員的工作效率，使公文處理程序逐步走上規(guī)范化的軌道。

總的來(lái)說(shuō)，積極應(yīng)對(duì)高校公文處理存在的問(wèn)題，促進(jìn)高校公文處理工作的規(guī)范化、有序化和科學(xué)化，將有利于領(lǐng)導(dǎo)掌握情況、正確決斷，有利于高校管理工作從被動(dòng)型向主動(dòng)型轉(zhuǎn)變，最終將提高高校內(nèi)部管理水平，實(shí)現(xiàn)高校的科學(xué)發(fā)展。

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