管理心理學(xué)在檔案管理中的運(yùn)用

白厚偉

摘要：管理心理學(xué)是把心理學(xué)的知識(shí)應(yīng)用于分析、說明、指導(dǎo)管理活動(dòng)中的個(gè)體和群體行為的工業(yè)心理學(xué)分支，是研究管理過程中人們的心理現(xiàn)象、心理過程及其發(fā)展規(guī)律的科學(xué)。在我國(guó)企事業(yè)單位檔案管理工作中，由于檔案管理工作的枯操性、復(fù)雜性、繁瑣性，往往容易導(dǎo)致管理人員情緒低落、成就感不高，從而產(chǎn)生職業(yè)倦怠。將管理心理學(xué)運(yùn)用到檔案管理中可以最大限度地調(diào)動(dòng)檔案工作人員的主動(dòng)性、積極性和創(chuàng)造性，提高工作績(jī)效，完善和優(yōu)化我國(guó)檔案管理機(jī)制。

關(guān)鍵詞：管理心理學(xué) 檔案管理 激勵(lì)

檔案是人類社會(huì)各項(xiàng)實(shí)踐活動(dòng)的真實(shí)記錄，是社會(huì)的寶貴財(cái)富，是人類重要的歷史文化遺產(chǎn)。檔案工作是黨和國(guó)家各項(xiàng)事業(yè)的重要組成部分，也是統(tǒng)計(jì)工作的重要組成部分。檔案工作從狹義上講，就是檔案業(yè)務(wù)工作，它是檔案室和檔案館圍繞檔案所進(jìn)行的一系列業(yè)務(wù)工作，是利用科學(xué)的原則和方法管理檔案，為社會(huì)各項(xiàng)事業(yè)服務(wù)的工作。機(jī)關(guān)檔案工作是機(jī)關(guān)工作的組成部分，是提高機(jī)關(guān)工作效率和工作質(zhì)量的必要條件，是維護(hù)機(jī)關(guān)歷史真實(shí)面貌的一項(xiàng)重要工作。

檔案工作相對(duì)于其他職業(yè)來說，各工作環(huán)節(jié)、操作程序化明顯受條例、規(guī)則限制，長(zhǎng)期跟文件、資料、檔案、電腦打交道，工作瑣碎、單調(diào)、枯燥，重復(fù)性較強(qiáng)，缺乏新鮮感，缺少機(jī)遇和挑戰(zhàn)性，個(gè)人能力得不到發(fā)揮，沒有成就感，缺乏認(rèn)同感。使得檔案管理工作在未來發(fā)展中，遇到了瓶頸。

一、檔案管理人員職業(yè)倦怠產(chǎn)生的原因

1.缺乏成就認(rèn)可和發(fā)展的機(jī)會(huì)。調(diào)查發(fā)現(xiàn)，一些單位重業(yè)務(wù)重發(fā)展，卻忽視了對(duì)檔案管理人員的重視。有的單位由于經(jīng)費(fèi)的緊張和管理體制問題，檔案人員缺少培訓(xùn)、進(jìn)修的機(jī)會(huì)，知識(shí)落后。檔案工作缺乏先進(jìn)科學(xué)的管理模式，個(gè)人發(fā)展受阻，而同代人卻因不乏機(jī)會(huì)而遙遙領(lǐng)先，在職稱評(píng)定、工資待遇上也體現(xiàn)出不平衡，時(shí)間長(zhǎng)了，難免有失落感。

2.工作負(fù)擔(dān)過重，缺乏工作自主性。檔案管理人員干好檔案管理工作不僅需要熱情、細(xì)心、耐心，還必須有高度的保密意識(shí)，還要掌握檔案管理的專業(yè)知識(shí)和相關(guān)法律法規(guī)知識(shí)。由于任務(wù)繁雜，往往缺乏工作自主性。

3.工作內(nèi)容或職場(chǎng)環(huán)境的失衡。面對(duì)大量的檔案材料的收集、整理、鑒定、編目、保管、檢索、統(tǒng)計(jì)、編研、利用等缺乏自主性的日常工作，經(jīng)常被動(dòng)應(yīng)付，容易引起心理疲勞。

4.理想與現(xiàn)實(shí)之間存在較大的差距。檔案記錄著一個(gè)單位的發(fā)展軌跡。檔案管理人員使檔案具備成為現(xiàn)代信息機(jī)構(gòu)的基礎(chǔ)和可能，未來的發(fā)展應(yīng)該是前程燦爛的。但是，現(xiàn)狀與未來之間存在著巨大的差距，尤其是這種差距長(zhǎng)期未能得到很本性的改變，使一部分人對(duì)未來的前景產(chǎn)生了懷疑，對(duì)檔案事業(yè)的發(fā)展喪失了信心，甚至懷疑自已的未來前途，以致對(duì)檔案職業(yè)失去了興趣。

二、管理心理學(xué)在檔案管理中的作用

引進(jìn)管理心理學(xué)對(duì)進(jìn)一步完善檔案館管理，使檔案館管理更加科學(xué)化、現(xiàn)代化有著重要作用。具體表現(xiàn)在以下幾方面：

1.推進(jìn)檔案館管理現(xiàn)代化。檔案館管理現(xiàn)代化的重要內(nèi)容，只有通過有效的科學(xué)管理，才能更好地實(shí)現(xiàn)檔案館的社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益。管理心理學(xué)是現(xiàn)代管理理論的重要組成部分，它對(duì)于檔案館提高現(xiàn)代化管理水平，調(diào)動(dòng)檔案人員的積極性，實(shí)現(xiàn)檔案館管理效能化、科學(xué)化、現(xiàn)代化將起到積極作用。

2.進(jìn)一步調(diào)動(dòng)館員積極性。加強(qiáng)檔案館管理必須著眼于搞好對(duì)館員的管理。檔案館管理的主要對(duì)象是館員，是通過對(duì)館員的管理達(dá)到預(yù)期的目標(biāo)。充分調(diào)動(dòng)廣大館員的積極性，是搞好檔案管理的關(guān)鍵。

3.有利于科學(xué)安排和使用人力資源。長(zhǎng)期以來，在強(qiáng)調(diào)館員服從檔案館需要的前提下，往往忽視了工作性質(zhì)和人的心理差異，在館員的選拔、考核和培訓(xùn)方面缺乏有力的科學(xué)依據(jù)，這也是造成一些檔案館館員素質(zhì)不高的主要原因。管理心理學(xué)在群體心理管理機(jī)制中，對(duì)個(gè)人的氣質(zhì)、性格、能力、需要、動(dòng)機(jī)、態(tài)度和價(jià)值觀等存在的共性及差異性做了深刻的研究和闡述。檔案館領(lǐng)導(dǎo)者應(yīng)該承認(rèn)并詳細(xì)了解、分析這些共性和差異性，更加合理地安排和使用人力資源，做到人盡其才，才盡其用。

4.有利于改進(jìn)政治思想教育。政治思想工作是檔案館管理工作的重要內(nèi)容。當(dāng)前，面對(duì)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)大潮的沖擊，檔案工作人員的思想、道德、價(jià)值觀等發(fā)生了較大的變化，因此，檔案館領(lǐng)導(dǎo)者應(yīng)學(xué)習(xí)管理心理學(xué)的一些有關(guān)理論和方法，把握人們思想、行為轉(zhuǎn)變的規(guī)律，研究檔案工作人員的接受心理，使思想教育更易于使人欣然認(rèn)同。

在研究方法方面，管理心理學(xué)并沒有一種適用于解決一切問題的通用方法。它主要以心理學(xué)及社會(huì)學(xué)的研究方法，如觀察法、訪談法、問卷法、量表法、個(gè)案分析、準(zhǔn)實(shí)驗(yàn)研究、社會(huì)調(diào)查、公眾意見調(diào)查等方法為基礎(chǔ)，結(jié)合管理實(shí)際，根據(jù)不同的情況、不同的問題，采用適宜的方法，使問題的解決有客觀的科學(xué)的根據(jù)。雖然管理心理學(xué)不能代替具體的檔案管理工作，但在這些理論的指導(dǎo)下，只要我們結(jié)合檔案館自身的特點(diǎn)，結(jié)合過去許多成功的管理經(jīng)驗(yàn)，不斷學(xué)習(xí)、引進(jìn)和運(yùn)用管理心理學(xué)的理論和方法，及時(shí)總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，必將逐漸形成一個(gè)符合檔案館發(fā)展規(guī)律、適應(yīng)社會(huì)發(fā)展要求、具有檔案館特色、在檔案館管理中發(fā)揮重要作用的管理心理學(xué)體系。

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