高校辦公室工作的初探

楊洪英

摘要：高校辦公室工作是真正做好參謀、協(xié)調(diào)、服務(wù)工作的關(guān)鍵。

關(guān)鍵詞： 高校辦公室工作 參謀 協(xié)調(diào) 服務(wù)

高校辦公室作為高等學(xué)校的綜合管理機構(gòu)， 是承上啟下、聯(lián)系左右、協(xié)調(diào)內(nèi)外的橋梁和樞紐。承擔著參謀助手、溝通協(xié)調(diào)、督辦檢查、服務(wù)等基本職能。隨著高等學(xué)校的發(fā)展，對辦公室工作提出了許多更高的要求，因此對辦公室工作也會產(chǎn)生一種危機感和責任感，也是辦公室工作人員的重要課題。

一、高校辦公室的工作職能

高校辦公室是校領(lǐng)導(dǎo)決策落實的重要部門，必須擔當好助手的作用。

（一）參謀作用

領(lǐng)導(dǎo)決策是一項難度很大的工作。首先， 要抓好信息調(diào)研，強化參謀助手職能。具體體現(xiàn)在一下五個方面：第一，為領(lǐng)導(dǎo)及時、準確、全面地提供信息；第二，圍繞學(xué)校中心工作組織調(diào)查研究；第三，就重大事件的處理提出對策性建議；第四，根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)意圖做好重要文稿的起草工作；第五，協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)實施管理、處理日常事務(wù)，做好反饋工作。參謀作用是辦公室的首要職責，但要做到出謀而不決策，參與而不干預(yù)。

（二）協(xié)調(diào)作用

辦公室處于高校的關(guān)鍵位置，一定要樹立全局意識，強化溝通協(xié)調(diào)作用。學(xué)校與外界之間、學(xué)校各部門之間、學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)與下級單位之間，都需要進行信息的溝通，通過信息溝通來了解情況，辦公室則是這種溝通的橋梁，一是承擔著信息的收集、處理和發(fā)布傳送的任務(wù)， 并負有保證信息暢通的職責。二是工作的溝通與協(xié)調(diào)。對內(nèi)，辦公室要協(xié)調(diào)部門之間、部門與個人之間、師生之間等等別人不好管、不愿管的復(fù)雜矛盾。辦公室要通過建立和完善內(nèi)部的各種溝通渠道和協(xié)調(diào)機制，做到貫通上下、協(xié)調(diào)左右，促進內(nèi)部的交流與合作，避免或減少內(nèi)部的摩擦與沖突，增強學(xué)校的凝聚力；對外，辦公室承擔著繁重的接待任務(wù)，要熱情地迎來送往，積極地對外聯(lián)絡(luò)，要發(fā)揮好橋梁和中介作用，要為學(xué)校開拓關(guān)系，廣結(jié)人緣，創(chuàng)造和諧的社會環(huán)境。因此，綜合協(xié)調(diào)作用是辦公室的基本職責。通過辦公室這個運轉(zhuǎn)樞紐，能夠切實做好校領(lǐng)導(dǎo)統(tǒng)攬全局的協(xié)調(diào)作用，促使全校上下圍繞中心，共同協(xié)力推進學(xué)校建設(shè)。

二、高校辦公室人員工作中存在的問題

（一）定位不當

部分辦公室人員過多依賴傳統(tǒng)的經(jīng)驗式管理，缺乏主動參政意識，平時忙于應(yīng)付事務(wù)，沒有充分發(fā)揮傳遞信息、協(xié)調(diào)左右、輔助領(lǐng)導(dǎo)決策的參謀作用。也有部分辦公室人員參政熱情過高，參謀過頭，造成越位現(xiàn)象，影響校領(lǐng)導(dǎo)的正常工作。

（二）政治、思想素質(zhì)需提高

辦公室人員平時忙于處理各類繁雜事務(wù)，難以進行系統(tǒng)的政治理論學(xué)習(xí)，影響政治素質(zhì)的提高。在職稱評定、學(xué)歷進修、科研項目申報等各方面相對缺乏機會，使得辦公室人員思想有情緒，工作缺乏熱情，工作中存在不求有功，但求無過， 領(lǐng)導(dǎo)沒有批評就是表揚的消極思想。

（三）專業(yè)素質(zhì)不高

辦公室人員多從各部門選調(diào)過來，多屬于半路出家，缺乏系統(tǒng)的專業(yè)培訓(xùn)。因為辦公室工作任務(wù)重、隨機性大，所以很難組織安排時間進行系統(tǒng)的專業(yè)培訓(xùn)，更不用說接受現(xiàn)代管理學(xué)、教育學(xué)、心理學(xué)等方面的培訓(xùn)。

（四）服務(wù)不全面

許多辦公室人員認為辦公室就是為校領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)，只要把領(lǐng)導(dǎo)交辦的各項任務(wù)按質(zhì)、保量及時地完成就可以了，對基層和師生員工所反映的問題，采取能推就推， 能拖就拖的工作作風(fēng)，造成對學(xué)校工作大局的不利影響。

三、改進辦公室工作的幾點建議

（一）校領(lǐng)導(dǎo)對辦公室工作的重視

校領(lǐng)導(dǎo)對辦公室工作的重視和關(guān)注是充分發(fā)揮辦公室積極作用的前提。領(lǐng)導(dǎo)能充分認識辦公室工作對學(xué)校發(fā)展的重要性， 能充分理解和體諒辦公室工作。首先領(lǐng)導(dǎo)重視辦公室人員的素質(zhì)培養(yǎng)，盡可能安排時間讓辦公室人員分批接受專業(yè)培訓(xùn)，并能創(chuàng)造條件， 讓他們走出校門到其他兄弟院校參觀、學(xué)習(xí)取經(jīng)。其次加強辦公室崗位責任制建設(shè)，使辦公室人員的職稱評定、學(xué)歷進修等待遇與工作績效真正掛鉤?？傊?， 校領(lǐng)導(dǎo)對辦公室人員既要使用，又要關(guān)心， 更要培養(yǎng)，以充分激發(fā)和調(diào)動工作熱情，最大限度發(fā)揮每個人員的主觀能動性來提高工作效率。

（二）強化高校辦公室工作的制度管理

第一，要提高人員素質(zhì)， 實現(xiàn)管理隊伍創(chuàng)新。首先，辦公室人員要樹立堅定正確的政治方向，具備較高的政策水平，系統(tǒng)掌握馬列主義、毛澤東思想、鄧小平理論和三個代表以及科學(xué)發(fā)展觀的重要思想，學(xué)習(xí)和領(lǐng)會黨的各項方針、政策，加強黨性修養(yǎng)。了解和掌握學(xué)校的各種政策，深刻理解校領(lǐng)導(dǎo)的決策意圖和學(xué)校的重要工作部署，其次，強化服務(wù)意識，敢于突破陳規(guī)陋習(xí)，創(chuàng)造性地開展工作。工作中汲取過去好的經(jīng)驗，不斷總結(jié)、完善、提高， 能做到超前思考，增強工作的計劃性和預(yù)見性，把被動工作改為主動工作。做到主動服務(wù)、優(yōu)質(zhì)服務(wù)，把工作做到實處。再次，系統(tǒng)學(xué)習(xí)管理學(xué)、教育學(xué)、心理學(xué)等方面的知識。

第二，要健全和完善各項規(guī)章制度，實現(xiàn)制度創(chuàng)新。如果不遵循一定的規(guī)律、不建立科學(xué)的規(guī)章制度，要實現(xiàn)辦公室工作的規(guī)范化運行就是一句空話。為此，高校辦公室要不斷健全和完善各項規(guī)章制度。要實現(xiàn)管理制度的創(chuàng)新，必須采取以下措施。首先，要抓好建章立制工作。要按照從嚴、從細、從實的原則，建立健全辦公室各項規(guī)章制度，規(guī)范辦文、辦事、辦會程序；規(guī)范檔案、印章管理；規(guī)范安全、保密、信息、接待工作。努力使各項工作有章可循、依章辦事。其次，要建立崗位目標管理體系。高校辦公室應(yīng)從工作實際出發(fā)確定工作目標，細化分解任務(wù)，并逐項落實到各個科室和每個人的崗位上同，完善以崗位責任制為核心的目標管理體系。做到事事有人管、人人有事干，防止因職責不清而出現(xiàn)的推諉扯皮、工作脫節(jié)和撞車現(xiàn)象。再次，要抓好制度的檢查和落實。要逐步建立一套操作性強、便于監(jiān)督和檢查的考評機制，把辦公室人員的年終考核與聘期考核相結(jié)合、群眾監(jiān)督與組織考察相結(jié)合、考核結(jié)果與晉升聘任相結(jié)合，對于能夠出色完成崗位目標的給予晉級或提拔；對不認真履行崗位職責，不完成任期目標的，要提出警告，以觀后效；對不履行崗位職責且不思進取、不安心工作的要予以解聘。形成積極向上、有利于優(yōu)秀人才脫穎而出的運行機制，激發(fā)隊伍的生機和活力，使辦公室朝著健康、高效規(guī)范、有序的方向發(fā)展。

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