檔案管理精細(xì)化 為企業(yè)改革發(fā)展服好務(wù)

郭佳

摘 要：檔案是企業(yè)不斷發(fā)展的真實(shí)歷史記錄，通過對(duì)檔案的精細(xì)化管理將這些歷史記錄有機(jī)集合，才能充分反映企業(yè)不斷創(chuàng)新和發(fā)展的軌跡，使檔案管理工作與企業(yè)管理達(dá)到同步，更好為企業(yè)改革發(fā)展提供服務(wù)。

關(guān)鍵詞：精細(xì)化管理；企業(yè)；借鑒；服務(wù)

中圖分類號(hào)：[G275.9] 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1674-3520（2013）-12-0248-01

檔案是企業(yè)不斷發(fā)展的真實(shí)歷史記錄，煤炭企業(yè)在生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中將產(chǎn)生大量的生產(chǎn)技術(shù)、工程設(shè)計(jì)、設(shè)備管理、施工管理、質(zhì)量檢驗(yàn)等科學(xué)技術(shù)檔案，會(huì)計(jì)檔案，人事檔案。管理作為一種藝術(shù)，從古至今被世人研磨。檔案資料的積累和利用，直接關(guān)系著企業(yè)的經(jīng)營(yíng)管理水平和經(jīng)濟(jì)效益。

一、提高認(rèn)識(shí)，強(qiáng)化檔案精細(xì)化管理的重要性。

（一）實(shí)行檔案精細(xì)化管理的根本在制度。企業(yè)要強(qiáng)化檔案管理意識(shí)，將檔案管理納入企業(yè)議事日程，使其與安全生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)管理中心工作同計(jì)劃、同部署、同檢查；納入部門年度目標(biāo)管理，同考核、同評(píng)價(jià)、同獎(jiǎng)懲。實(shí)行精細(xì)化管理是一項(xiàng)長(zhǎng)期、艱苦、細(xì)致的工作，要由淺入深、循序漸進(jìn)，不能一蹴而就。只有將基礎(chǔ)管理進(jìn)行長(zhǎng)期地細(xì)化，使其根植于管理創(chuàng)新之中，滲透到日常管理之中，融匯于生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)之中，才能營(yíng)造出一種無(wú)形的約束力。制度不是一牢永逸的，它是一個(gè)動(dòng)態(tài)的過程。管理必須在實(shí)踐中針對(duì)新情況、新要求不斷完善、補(bǔ)充各項(xiàng)制度和標(biāo)準(zhǔn)，真正建立起一套科學(xué)、規(guī)范、操作性強(qiáng)的制度體系，才能形成一種具有強(qiáng)大動(dòng)力的管理方式和運(yùn)行機(jī)制。使廣大職工在一種動(dòng)態(tài)管理中不斷完善自我，使企業(yè)在動(dòng)態(tài)管理中不斷得以創(chuàng)新，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)管理中的人本內(nèi)涵，發(fā)揮精細(xì)化管理的作用。

實(shí)行檔案精細(xì)化管理的目的在利用。檔案管理在基本建設(shè)中起重要的基礎(chǔ)保證作用。金川煤礦結(jié)合檔案管理精細(xì)化、規(guī)范化的發(fā)展要求，積極探索和完善礦井檔案管理模式及標(biāo)準(zhǔn)。對(duì)資料的收集、整理、移交、歸檔、保管、借閱、銷毀等過程，制定出科學(xué)規(guī)范、安全集中、系統(tǒng)完整、簡(jiǎn)便實(shí)用的管理流程。結(jié)合公司檔案管理工作，對(duì)資料的收集、審核、整理、歸檔按以下流程操作：收集資料→分析資料→確定歸檔范圍→分類→裝訂→排列→編號(hào)→裝盒→編目→上柜?？茖W(xué)按照永久、長(zhǎng)期、短期三類檔案保管期限進(jìn)行分類整理、歸檔保管。

（三）實(shí)行檔案精細(xì)化管理的關(guān)鍵在領(lǐng)導(dǎo)。精細(xì)化管理的發(fā)力點(diǎn)在于抓落實(shí)。領(lǐng)導(dǎo)是企業(yè)運(yùn)營(yíng)的核心組織者和指揮者，具有決策、組織、指揮、創(chuàng)新和人事管理等方面的職能。企業(yè)檔案實(shí)行精細(xì)化管理，需要領(lǐng)導(dǎo)者發(fā)揮組織職能，充分了解檔案管理工作在企業(yè)發(fā)展過程中的重要性，使企業(yè)檔案為企業(yè)的發(fā)展服務(wù)，為在激烈的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中更大的跨越與發(fā)展，以及取得更大的勝利保駕護(hù)航。同時(shí)，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)要把企業(yè)檔案管理納入企業(yè)管理體制，實(shí)行檔案集中統(tǒng)一管理，保證檔案管理工作在企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)心中的特殊地位。這樣有利于企業(yè)檔案工作的統(tǒng)籌規(guī)劃和發(fā)展，有利于理順企業(yè)科室及上下級(jí)之間的關(guān)系，使檔案工作更好地為企業(yè)服務(wù)。配備專職的高素質(zhì)的管理人員管理檔案，從而保證檔案管理水平的提高，更好地為企業(yè)服好務(wù)。因此，實(shí)行檔案精細(xì)化管理的關(guān)鍵在領(lǐng)導(dǎo)，在于領(lǐng)導(dǎo)發(fā)揮核心的組織和指揮職能。

金川煤礦在具體的檔案管理過程中起點(diǎn)高、基礎(chǔ)牢，強(qiáng)化精細(xì)化管理。成立了專門的檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組，配備專人從事檔案管理工作，對(duì)于檔案庫(kù)房的設(shè)備和設(shè)施和管理，檔案的裝具，文書檔案、科技檔案的組卷等根據(jù)國(guó)家、自治區(qū)、神華集團(tuán)有關(guān)規(guī)定和標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行具體的工作落實(shí)。

二、以精細(xì)化管理為目標(biāo)，加快檔案的現(xiàn)代化管理進(jìn)程。

檔案管理電子化是檔案管理工作實(shí)現(xiàn)信息資源共享，為經(jīng)濟(jì)建設(shè)提供有效服務(wù)的主攻方向，是現(xiàn)代企業(yè)精細(xì)化管理的發(fā)展方向之一，也是檔案事業(yè)發(fā)展的必然趨勢(shì)和戰(zhàn)略選擇。企業(yè)現(xiàn)行文件和檔案管理應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)的歷程，不僅記錄著企業(yè)現(xiàn)行文件和檔案規(guī)范化、系統(tǒng)化管理的軌跡，而且反映著企業(yè)精細(xì)化管理和信息化的進(jìn)程。

與紙質(zhì)文件相比電子文件歸檔是一項(xiàng)更為艱苦細(xì)致且難度較大的工作，因傳統(tǒng)觀念，往往忽視了電子文件的歸檔。由于電子文件對(duì)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的依賴性，使其必須借助計(jì)算機(jī)編目歸檔。我認(rèn)為，推動(dòng)電子文件歸檔工作應(yīng)從本單位辦公自動(dòng)化與信息管理工作的大局出發(fā)，順應(yīng)其規(guī)律，促使電子文件歸檔納入辦公自動(dòng)化和信息管理的工作程序，建立歸檔制度。

實(shí)現(xiàn)檔案管理電子化，可以解決目前紙質(zhì)檔案管理中的標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一、內(nèi)容不齊全，整理質(zhì)量不高、規(guī)格不統(tǒng)一等問題；解決了紙質(zhì)資料平時(shí)無(wú)法歸檔，必須等到年底才能整理歸檔的問題，保證了檔案的歸檔率和完整率；解決了多年來(lái)一直處于封閉式的傳統(tǒng)檔案管理局面，提高了檔案的利用價(jià)值。可以最大限度地實(shí)現(xiàn)檔案信息的共享，提高檔案的綜合利用效率。

三、緊緊圍繞實(shí)際，為企業(yè)改革和發(fā)展提供優(yōu)良服務(wù)。

檔案在企業(yè)精細(xì)化管理中的作用主要表現(xiàn)。一是可為企業(yè)提供先進(jìn)的科技信息和管理動(dòng)態(tài)。現(xiàn)代社會(huì)是信息社會(huì)，科技發(fā)展步伐快，知識(shí)更新的周期短，檔案管理通過開發(fā)檔案信息資源，以圖書、雜志、情報(bào)資料、電子郵件等形式，為企業(yè)及時(shí)提供最新科技動(dòng)態(tài)和先進(jìn)的經(jīng)營(yíng)管理理念。二是圍繞企業(yè)資產(chǎn)和資金管理、質(zhì)量管理、成本管理、技術(shù)創(chuàng)新、市場(chǎng)營(yíng)銷、民主管理等方面，為企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理提供積極服務(wù)。檔案作為企業(yè)的一面鏡子，代表著企業(yè)不同時(shí)期的經(jīng)營(yíng)管理水平，幫助企業(yè)不斷去粗取精，去偽存真。借助檔案，通過對(duì)企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理各個(gè)方面和環(huán)節(jié)工作的不斷總結(jié)、反思，探索出符合企業(yè)實(shí)際的先進(jìn)經(jīng)營(yíng)管理模式。

煤炭企業(yè)的檔案管理是一個(gè)集諸多事項(xiàng)為一體的管理過程，其最初形成的最原始的、最真實(shí)的記錄，是煤炭企業(yè)檔案管理工作中重要的組成部分，是維護(hù)煤炭企業(yè)的經(jīng)濟(jì)利益、合法權(quán)益和維護(hù)歷史真實(shí)面貌的重要性、基礎(chǔ)性工作，用精細(xì)化的管理手段保存好這些檔案是所有企業(yè)檔案管理中的重中之重。檔案是企業(yè)的信息資源，是企業(yè)的寶貴財(cái)富，是企業(yè)改革和發(fā)展的軌跡，檔案管理在企業(yè)管理中具有不可替代的作用。“天下大事，必做于細(xì)。”因此，檔案管理工作的質(zhì)量對(duì)企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展產(chǎn)生著越來(lái)越重要的影響，加強(qiáng)精細(xì)化管理刻不容緩！