如何做好高校檔案管理工作

武瑜

摘 要：很多人對檔案管理工作的認識上存在一個誤區(qū)，檔案管理工作可有可無，對檔案管理工作的重要性缺乏足夠的認識，對管理人員沒有什么高的要求，至使檔案管理工作人員沒有歷史責(zé)任感和使命感，隨著計算機技術(shù)的快速發(fā)展和網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的普遍應(yīng)用，以及我國高等教育改革的日益深化，高校檔案管理工作發(fā)生了巨大變化。

關(guān)鍵詞：檔案管理；制度；信息化

中圖分類號：H161 文獻標(biāo)識碼：A 文章編號：1674-3520（2013）-12-0061-01

為了適應(yīng)新形勢，跟上時代發(fā)展的步伐，更好地發(fā)揮檔案的作用，高校檔案管理工作必須拋棄原來舊的管理模式，更新觀念、思想，在提高管理人員素質(zhì)，完善各項規(guī)章制度和提高信息化管理水平等方面狠下功夫。

一、提高檔案管理人員的素質(zhì)。

不少高校的檔案管理人員缺乏專門的檔案管理人才，管理人員也缺乏高度的工作責(zé)任感，良好的職業(yè)道德，辦事細心的工作態(tài)度，樂于奉獻的工作精神，又沒有積累扎實的檔案管理的理論知識、科技知識，因而不能充分認識到檔案事業(yè)在高校發(fā)展中的戰(zhàn)略作用和它的實際意義。有的還是兼職人員，只把檔案工作當(dāng)作一件附屬的工作，缺乏積極性和主動性，缺乏檔案管理的專業(yè)知識，對檔案工作重要性認識不夠等問題，而且計算機應(yīng)用水平不高和實際操作能力低，管理凌亂無序，不能適應(yīng)現(xiàn)代化檔案管理工作的要求。

高校檔案工作的發(fā)展和現(xiàn)代化的需要對檔案管理工作者提出了新的要求，一般的業(yè)務(wù)技能已經(jīng)不能適應(yīng)工作的需要。新時期的檔案管理人員不但要具備較全面的檔案業(yè)務(wù)知識和實際工作能力，還需要樹立檔案管理信息化意識，熟練掌握計算機操作技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)，系統(tǒng)地學(xué)習(xí)檔案管理的基本知識，靈活運用檔案管理系統(tǒng)軟件，提高業(yè)務(wù)能力和綜合素質(zhì)是至關(guān)重要的，所以建立一支高素質(zhì)、高水平的專業(yè)人才隊伍是目前最緊迫的任務(wù)。隨著社會的發(fā)展，鼓勵大家樹立不斷學(xué)習(xí)的意識，逐步提高對檔案管理工作重要性的認識，堅持與時俱進，不斷提高自己的業(yè)務(wù)水平，使檔案管理人員有很強的責(zé)任感與事業(yè)心，做到愛崗敬業(yè)，堅持原則。

二、建立建全的檔案管理規(guī)定和制度。

近幾年，雖然高校采取措施，花了不少力氣、功夫，制定了一些檔案管理制度，但是從高校檔案管理工作的現(xiàn)狀來看，仍然存在著檔案管理制度不健全、不完善的現(xiàn)象。一是檔案收集材料制度不健全，使得檔案缺乏完整的記錄和原始材料，喪失了部分利用價值；二是因保管制度不完善、基礎(chǔ)設(shè)施差等原因造成紙質(zhì)檔案損毀和檔案遺失現(xiàn)象屢屢發(fā)生。

（1）完善各項規(guī)章制度。充分認識檔案管理的重要性，健全檔案管理制度，進一步提高規(guī)范化管理水平。根據(jù)我國《中華人民共和國檔案法》等法律法規(guī)和有關(guān)檔案管理規(guī)定，以法制檔，結(jié)合實際，從檔案的收集、歸檔、保管、保密、利用、鑒定、人員要求等方面入手，制定一套完整的檔案管理制度，并根據(jù)各個部門特色和需要制定相關(guān)的補充規(guī)定。只有這樣，檔案管理工作才能做到因地制宜、靈活有效。

（2）引進先進的檔案管理軟件，制定電子檔案的管理、分類標(biāo)準、制定嚴密電子文件安全管理制度。檔案管理工作的發(fā)展趨勢是逐步向自動化轉(zhuǎn)變，實現(xiàn)電子檔案和紙質(zhì)檔案一體化管理。要實行電子文件與電子檔案一體化管理，為了保證安全，就必須制定嚴密電子文件安全管理制度，完善電子文件流轉(zhuǎn)跟蹤登錄管理。在電子文件管理系統(tǒng)中建立有效的操作權(quán)限管理體系，按照信息安全、人員職責(zé)、設(shè)備管理等因素，對電子文件管理系統(tǒng)的操作權(quán)限進行合理劃分，在工作模式和軟件功能上周密設(shè)計。同時借助先進的檔案管理技術(shù)，逐步建立和完善檔案管理機制，促進檔案事業(yè)的發(fā)展。

三、提高信息化管理水平。

隨著計算機和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用，檔案的載體發(fā)生了很大的變化，由原來單一的紙質(zhì)載體發(fā)展為紙質(zhì)、電子、硬盤等多種載體共存的局面。然而通過調(diào)查發(fā)現(xiàn)，不少高校信息化設(shè)備依然很低，沒有引進先進的檔案管理軟件，檔案的檢索依然主要依靠手工來完成。此外，電子檔案的利用率極其低下，嚴重制約了檔案工作的發(fā)展和利用價值，造成了資源浪費。

以多媒體技術(shù)應(yīng)用為主體的現(xiàn)代化管理技術(shù)已經(jīng)在社會各層次管理系統(tǒng)中得到廣泛應(yīng)用。檔案的整理工作繁瑣、零亂，重復(fù)勞動多，勞動強度大，而利用計算機等現(xiàn)代化手段整理檔案，則可以收到事半功倍的效果。在高科技情況下的檔案管理可按文件形成的先后順序查找、排列打印，既降低了人為因素在文件歸檔工作中的影響，又發(fā)揮計算機的管理優(yōu)勢，減少了手工操作，降低了出錯率，提高了工作效率。在檔案管理中要注重檔案信息的組織化、系統(tǒng)化，在輸入檢索詞、關(guān)鍵詞時再點查找范圍，檢索得出的文件就是與事件密切相關(guān)的，既準確又不浪費時間，只有這樣，豐富的庫藏資源才能得到充分利用，才能發(fā)揮檔案管理的作用。在現(xiàn)代化過程中，高校檔案的載體發(fā)生了巨大的變化，由原來以紙質(zhì)檔案為主發(fā)展為紙質(zhì)與磁盤、光盤、縮微等新型載體共存的局面，特別是縮微技術(shù)、掃描技術(shù)、光盤技術(shù)的廣泛利用，極大增加了檔案的信息存儲量，而且開發(fā)利用速度快，具有直觀性、選擇性、易操作性。高校檔案載體的多元化、信息存儲和處理的數(shù)字化以及檔案收集與傳遞的網(wǎng)絡(luò)化成為必然的發(fā)展趨勢，這就對檔案管理工作提出了新的要求。更重要的是，檔案管理信息化還可以為檔案利用者提供多種查詢手段，為校內(nèi)外提供高效、優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。

總之隨著信息時代的到來，以多媒體技術(shù)應(yīng)用為主體的現(xiàn)代化管理技術(shù)已經(jīng)在社會各層次管理系統(tǒng)中得到廣泛應(yīng)用。在現(xiàn)代化過程中，特別是隨著我國高等教育改革的日益深化，高校檔案管理發(fā)生了巨大的變化：管理內(nèi)容更加復(fù)雜、管理手段更加多樣、管理水平亟待提高。針對高校檔案管理工作遇到的各種挑戰(zhàn)，本文從提高管理人員素質(zhì)、完善各項規(guī)章制度和提高信息化管理水平等方面來闡述如何在新形勢下更新理念，促進高校檔案管理工作的進一步發(fā)展。

加強高校檔案的管理，要從提高檔案工作人員的綜合素質(zhì)，不斷完善各項規(guī)章制度，提高信息化管理水平及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等方面著手。檔案工作者只有不斷更新理念，解放思想，與時俱進，檔案管理工作才能跟上時代發(fā)展的步伐，在推動教學(xué)改革、擴大宣傳、提高教學(xué)質(zhì)量等方面發(fā)揮更大的作用和利用價值，服務(wù)于學(xué)校，服務(wù)于社會。