對(duì)地勘單位檔案管理工作意義的幾點(diǎn)認(rèn)識(shí)

蘇紅梅

吉林省地礦勘察設(shè)計(jì)研究院，吉林 長(zhǎng)春 130061

檔案管理是地勘單位管理工作的重要組成部分，尤其在改革開放、市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)條件下，檔案管理更凸顯出它的重要價(jià)值。筆者就此談幾點(diǎn)初淺認(rèn)識(shí)。

地勘單位檔案是地勘單位在地質(zhì)找礦、經(jīng)營(yíng)管理活動(dòng)中形成的對(duì)國(guó)家、社會(huì)和本單位具有保存價(jià)值的各種文字、圖表、影像聲等不同形式的歷史記錄。

檔案的形成決定了檔案的基本價(jià)值：（1）對(duì)歷史具有“憑證”作用，它真實(shí)、客觀地反映了本單位的發(fā)展史，它的“憑證”作用是不可逆的；（2）對(duì)現(xiàn)實(shí)和未來(lái)具有“參考”價(jià)值，檔案作為過(guò)去各項(xiàng)活動(dòng)的真實(shí)記錄，為現(xiàn)實(shí)和今后各項(xiàng)活動(dòng)的開展提供了值得參考借鑒的豐富資料。人們常說(shuō)的“有案可查”、“以史為鑒、以史為據(jù)”，說(shuō)的就是檔案管理工作中具有的備考作用。檔案的這種屬性決定了它在地勘單位從事地質(zhì)找礦、經(jīng)營(yíng)管理中的作用與意義，同時(shí)也決定了檔案管理工作對(duì)地勘單位發(fā)展的重要作用。對(duì)此，我們必須有深刻的認(rèn)識(shí)。

1 檔案是地勘單位管理者實(shí)施正確決策的重要依據(jù)

地勘單位檔案記錄和保存了從創(chuàng)立到發(fā)展完整的文件、文書、記錄、財(cái)務(wù)、人事、裝備、科技成果以及影像音等資料和信息資源，它是地勘單位幾代人艱苦奮斗的結(jié)晶，是寶貴的物質(zhì)財(cái)富和精神財(cái)富，同時(shí)又是領(lǐng)導(dǎo)者實(shí)施決策的重要依據(jù)。

市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)條件下，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)者實(shí)施決策，除了個(gè)人的智商外，都離不開三大信息資源的支持，一是市場(chǎng)信息，也就是市場(chǎng)需求；二是政策、法律信息，就是說(shuō)決策是否得到國(guó)家政策、法律的支持；三是來(lái)自本單位的信息，它包括圍繞決策所需要的各種資料、數(shù)據(jù)、資源等。而這種信息的提供者就是檔案。對(duì)決策而言，信息與人才、資金、裝備等同等重要，有時(shí)甚至更重要，沒有科學(xué)、準(zhǔn)確、系統(tǒng)的資料、數(shù)據(jù)、信息做支撐，就無(wú)法在瞬息萬(wàn)變的市場(chǎng)中捕捉機(jī)遇、果斷決策、占領(lǐng)市場(chǎng)、謀求發(fā)展。如：謀劃、制定本單位的年度地質(zhì)找礦和經(jīng)營(yíng)目標(biāo)及中長(zhǎng)期發(fā)展規(guī)劃，都離不開以形成的檔案資料為依據(jù)；通過(guò)對(duì)以往地質(zhì)找礦資料的分析、研究，確定新的找礦目標(biāo)和找礦方向；通過(guò)對(duì)已經(jīng)發(fā)生和形成的人、財(cái)、物等資源資料的分析，對(duì)重大工程施工項(xiàng)目實(shí)施決策；通過(guò)對(duì)過(guò)去經(jīng)營(yíng)模式和管理方法、制度的總結(jié)，去不斷補(bǔ)充、完善、創(chuàng)新更適合本單位的經(jīng)營(yíng)模式和經(jīng)營(yíng)管理辦法，使生產(chǎn)關(guān)系更適合生產(chǎn)力的發(fā)展。檔案是地勘單位領(lǐng)導(dǎo)者實(shí)施決策的依據(jù)。所以筆者認(rèn)為，對(duì)地勘單位檔案實(shí)施科學(xué)、規(guī)范的管理，為領(lǐng)導(dǎo)者實(shí)施決策服務(wù)，為地勘經(jīng)濟(jì)發(fā)展服務(wù)，是促進(jìn)地勘單位健康發(fā)展的需要。

2 檔案管理工作的成果將為地勘單位從事地質(zhì)找礦、生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)提供重要參考依據(jù)

檔案記錄了地勘單位從事地質(zhì)找礦、各種生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)情況、成果、經(jīng)驗(yàn)和教訓(xùn)，它包括自然資源、生產(chǎn)方式、生產(chǎn)手段、生產(chǎn)過(guò)程、技術(shù)成果及管理方法等信息，所有這些信息可以為現(xiàn)實(shí)正在進(jìn)行的各種地質(zhì)找礦、工程施工和經(jīng)營(yíng)管理活動(dòng)提供科學(xué)依據(jù)和參考資料。例如：地勘單位的年度生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)計(jì)劃，就是根據(jù)前一年度的經(jīng)營(yíng)成果及基本經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)結(jié)合本年度實(shí)際提出來(lái)的；日常生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)過(guò)程中，遇到的每一生產(chǎn)問(wèn)題、技術(shù)問(wèn)題、經(jīng)營(yíng)管理問(wèn)題等的處理和解決，也都離不開以往形成的技術(shù)成果、數(shù)據(jù)以及經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)為依據(jù)或做參考。可以說(shuō)，地勘單位日常進(jìn)行的每一項(xiàng)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)都離不開檔案資料，地勘單位的各級(jí)管理者自覺、不自覺地都在以檔案資料為依據(jù)、做參考進(jìn)行管理工作。檔案資料的應(yīng)用融于地勘單位各項(xiàng)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)管理之中，每時(shí)每刻都在為之服務(wù)。而檔案信息的提供是通過(guò)檔案管理工作的成果來(lái)實(shí)現(xiàn)的。

3 檔案管理為地勘單位從事科學(xué)研究、技術(shù)創(chuàng)新創(chuàng)造了必要條件

檔案作為地勘單位從事地質(zhì)找礦、技術(shù)、科研研發(fā)和經(jīng)營(yíng)活動(dòng)過(guò)程的真實(shí)記錄和一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作，它即是作為一種信息資源保存下來(lái)，為后來(lái)的技術(shù)開發(fā)、科學(xué)研究提供科學(xué)、可靠的依據(jù)，同時(shí)它又為地勘單位創(chuàng)造了無(wú)形資產(chǎn)。例如：地勘單位對(duì)本地區(qū)地質(zhì)找礦規(guī)律的認(rèn)識(shí)，就是從多年積累的大量、系統(tǒng)的地質(zhì)資料中提煉、研究和總結(jié)出來(lái)的，同時(shí)它又為現(xiàn)實(shí)和將來(lái)更深刻地認(rèn)識(shí)找礦規(guī)律、尋找新的礦產(chǎn)資源提供了科學(xué)依據(jù)，這就是“實(shí)踐――認(rèn)識(shí)――再實(shí)踐――再認(rèn)識(shí)”，如此循環(huán)，都離不開檔案；再如：隨著改革開放的深入和市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，地勘單位在為地方經(jīng)濟(jì)服務(wù)過(guò)程中，以自身的技術(shù)優(yōu)勢(shì)積累了諸多新的技術(shù)成果，其中有的已申請(qǐng)為國(guó)家專利，形成地勘單位的無(wú)形資產(chǎn)，贏得了市場(chǎng)份額，有利地促進(jìn)了地勘經(jīng)濟(jì)的發(fā)展。檔案是科技工作者從事科學(xué)研究不可缺少的“糧食”。檔案管理工作為地勘單位的科技進(jìn)步、技術(shù)創(chuàng)新提供了信息資源支持，并為之創(chuàng)造了必要條件。

4 檔案管理為地勘單位文化建設(shè)提供生動(dòng)、豐富的教材，它傳承了地勘隊(duì)伍精神

檔案管理工作客觀、真實(shí)地記錄了幾代地質(zhì)隊(duì)員以艱苦奮斗為榮、以找礦立功為榮、以獻(xiàn)身地質(zhì)事業(yè)為榮的奮斗歷程，是我們進(jìn)行愛國(guó)主義教育、地質(zhì)隊(duì)伍光榮傳統(tǒng)教育的生動(dòng)素材，是培育企業(yè)文化的基奠。如某隊(duì)在紀(jì)念建隊(duì)50 周年，弘揚(yáng)地質(zhì)隊(duì)艱苦奮斗光榮傳統(tǒng)時(shí)，就是利用大量的檔案資料，如文件、圖片、業(yè)績(jī)、影像等，以“踏遍青山人未老”為題，展示了幾代地質(zhì)人踏遍群山，風(fēng)餐露宿，不畏嚴(yán)寒，不懼酷暑，艱苦奮斗，為祖國(guó)經(jīng)濟(jì)建設(shè)找好礦、找大礦、找富礦的艱苦歷程和光輝業(yè)績(jī)；展示了在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)大潮中，堅(jiān)持改革開放，繼續(xù)發(fā)揚(yáng)艱苦奮斗精神，利用自身優(yōu)勢(shì)，拓寬服務(wù)領(lǐng)域，開拓地質(zhì)市場(chǎng)的豐碩成果。所有這些正在激勵(lì)著當(dāng)代地質(zhì)人為實(shí)現(xiàn)單位的富裕、國(guó)家的強(qiáng)盛、民族的振興之夢(mèng)而奮斗。

5 檔案管理是維護(hù)地勘單位合法權(quán)益的保證

檔案所記錄的地勘單位各種具體社會(huì)活動(dòng)，真實(shí)地反映了地勘單位應(yīng)有的合法權(quán)益，其中包括本單位具有立法性質(zhì)的文件、證明性文件和相互交往的各種文件材料，如規(guī)章制度、協(xié)議、合同、名冊(cè)、記錄、賬簿、影像音等，這些都是地勘單位維護(hù)合法權(quán)益的法律憑證。

市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)條件下，地勘單位在參與地方經(jīng)濟(jì)建設(shè)過(guò)程中，與地方政府、經(jīng)濟(jì)實(shí)體等之間，必然要進(jìn)行諸多的技術(shù)合作開發(fā)，工程施工承攬以及轉(zhuǎn)讓、租賃等經(jīng)濟(jì)活動(dòng)，與此同時(shí)形成了與標(biāo)的相應(yīng)的各種法律文書以及法律憑證。完整的收集、整理、保存這些法律文書和法律憑證并提供服務(wù)是檔案管理工作的重要職責(zé)，是維護(hù)地勘單位合法權(quán)益的重要保證。

6 科學(xué)規(guī)范的檔案管理，是衡量地勘單位業(yè)績(jī)與管理水平的重要尺度

一個(gè)商鋪的管理從賬房先生記的第一本賬簿做起，一個(gè)企業(yè)的管理從下達(dá)的第一個(gè)指令開始。大到一個(gè)國(guó)家、一個(gè)民族，小到一個(gè)商鋪、一個(gè)人，檔案記錄了她的誕生、發(fā)展、壯大乃至終止的歷史。如果我們把管理看做一個(gè)過(guò)程，那么檔案管理就貫穿于管理的全過(guò)程。

地勘單位在實(shí)施經(jīng)營(yíng)管理過(guò)程中，所形成一系列文件、指令、記錄、圖表、賬簿、業(yè)績(jī)、影像音等檔案資料，它記載了地勘單位發(fā)展的歷史過(guò)程，客觀地反映著各個(gè)不同歷史時(shí)期問(wèn)題處理、領(lǐng)導(dǎo)決策、地質(zhì)找礦、基本建設(shè)、科學(xué)研究等方面的過(guò)程和成果。它是地勘單位管理者集體智慧的結(jié)晶；創(chuàng)造出的豐碩物質(zhì)成果和精神成果，是地勘單位全體員工辛勤勞動(dòng)的結(jié)果。一個(gè)時(shí)期的檔案資料，記錄了該時(shí)期地勘單位的管理模式、管理方法、管理經(jīng)驗(yàn)及其管理成果和業(yè)績(jī)，同時(shí)也代表了該時(shí)期地勘單位管理者的管理能力與水平。所以，筆者認(rèn)為，科學(xué)規(guī)范的檔案資料，它又是衡量地勘單位業(yè)績(jī)與管理水平的重要尺度。

記錄的是歷史，傳承的是文明，這就是檔案管理工作的內(nèi)涵，檔案管理工作的價(jià)值，檔案管理工作的意義。在新的歷史時(shí)期，我們不但要繼承、發(fā)揚(yáng)老一輩檔案工作者兢兢業(yè)業(yè)、一絲不茍的精神，扎扎實(shí)實(shí)地做好檔案管理工作，更要隨著科技的發(fā)展，不斷創(chuàng)新檔案管理工作，開發(fā)、利用檔案，適應(yīng)日趨發(fā)展的新形勢(shì)，更好地為地勘經(jīng)濟(jì)發(fā)展服務(wù)。