更新理念實現(xiàn)檔案管理科學化的相關對策

陳玥彤

【摘 要】事業(yè)單位管理的高效化離不開檔案管理的科學化，必須以檔案管理的科學化促進事業(yè)單位管理的高效化。所以，應重視人事檔案管理，更新人事檔案管理理念，實現(xiàn)檔案管理科學化。

【關鍵詞】人事檔案；問題；對策

檔案是全部活動的真實記錄，它體現(xiàn)各機關事業(yè)單位成長與發(fā)展歷程，是寶貴的經(jīng)驗財富和重要的信息資源。檔案管理是機關事業(yè)單位管理的基礎環(huán)節(jié)，機關單位做好檔案管理工作，可以有效避免因技術、知識產(chǎn)權的流失而影響機關單位的生存與發(fā)展 ；檔案是機關單位信用管理的重要保證檔案是公認的構成信用信息的核心資源，檔案納入社會信用系統(tǒng)是必不可少的因素；檔案是機關文化建設的活力源泉機關文化是從機關的歷史積淀中提煉出來，反映在完整系統(tǒng)的機關檔案之中。檔案是文化事業(yè)的象征，是文化發(fā)展的真實記錄，是文化存儲的主要形式。

1.人事檔案管理現(xiàn)狀及存在的問題

1.1人事檔案交接手續(xù)不嚴密，重視不夠

檔案人員大多不是專職，故離崗或調(diào)動工作時，移交檔案、手續(xù)不按程序辦理，該檢查的不檢查，該清理的不清理，該簽字的不簽字，導致檔案數(shù)量、材料等問題責任不明、界限不清。

1.2檔案管理人員對人事檔案補充、收集、更新緩慢

歸檔材料未能及時、準確地得到補充，使存檔的材料不能真實地反映本人現(xiàn)實情況，導致人事檔案的不完整。

1.3檔案管理人員對檔案重要性宣傳不到位

一是檔案管理人員對人事檔案的重要性未進行廣泛宣傳，職工本人和檔案管理人員對檔案中缺少的材料不能及時補充、完善、更新；其次是人事檔案管理基本上是兼管，屬于非專業(yè)人員管理。由于受專業(yè)和時間限制，檔案管理人員也不能及時地掌握檔案管理工作的新知識、新技術。

1.4員工本人對人事檔案重要性認識不足

認為只要有一份好工作就行了，檔案可有可無。對個人檔案采取忽視的態(tài)度，有些人連自己的人事檔案在哪里都不清楚；還有的認為自己的檔案不應在本人所屬的單位，而由本人保管；有些應該歸檔的材料不能及時交檔案管理人員存檔。這些思想、觀念必然導致人事檔案材料不全或缺失。

1.5人事檔案管理手段落后。

2.人事檔案管理對策及思考

2.1嚴格按程序交接

人事檔案交接是一項認真細致、手續(xù)嚴密、責任重大的工作，應按程序辦理。檔案交接手續(xù)：一是對所保管的檔案進行一次全面清理，做到賬務相符；二是對借出的檔案要及時催還，整理好借據(jù)，并在借據(jù)上注明原因及催還情況；三是對未整理的零散文件材料要分類存放、清理排序后及時歸檔；四是按檔案移交要求進行移交，并在交接手續(xù)上注明交接時間、地點和監(jiān)交人、移交人、接收人的姓名職務及移交清冊、頁數(shù)等，還應在移交文件上簽字蓋章，要做到對交接工作負責。

2.2強化檔案管理意識，嚴格檔案管理程序

強化領導干部的檔案管理意識，完善檔案管理硬件設備，增加檔案庫房，購買空調(diào)、除濕機、檔案密集架和電腦。引進計算機管理軟件，建立人事檔案的信息存儲和檢索系統(tǒng)。檔案管理是人事管理工作的重要環(huán)節(jié)，與工資福利、職稱評聘等個人利益息息相關，因此應提高檔案管理人員綜合素質(zhì)，提高工作主動性，從根本上確保人事檔案材料準確完備、及時歸檔。此外，還應建立健全檔案管理制度，努力做到檔案收集齊全完整、內(nèi)容真實可靠。

2.3人事檔案管理工作要制度化、標準化、現(xiàn)代化

檔案管理是一項專業(yè)性、政治性、機密性很強的工作。作為人力資源管理部門或組織部門，應該把當代管理學中的科學理論和方法與人事檔案管理工作實際相結合，制定一系列管理制度，如：人事檔案管理管理條例、檔案管理機構及其職責、人事檔案保管制度的基本內(nèi)容、歸檔制度、檔案保管制度、檔案借閱制度、人事檔案管理的查閱、借用和轉(zhuǎn)遞應遵守有關規(guī)定；人事檔案管理材料的收集、鑒別、整理、歸檔工作的規(guī)定等，使人事檔案管理的管理制度更加完善、嚴謹和行之有效。

2.4人事檔案的專職人員要專業(yè)知識、知識化

由于設備的現(xiàn)代化和管理的科學化，需要建設一支具有現(xiàn)代化科技知識和業(yè)務知識的人事檔案管理專業(yè)隊伍。他們不僅要具有較高的政治素養(yǎng)、敬業(yè)精神和積極進取的精神，還應懂得電子計算機的基本理論和基本技能，能夠進行技術操作和管理，在人事檔案管理專業(yè)有較深的造詣和較高的文化和歷史知識，這樣才能適應人事檔案管理工作現(xiàn)代化的需要。檔案管理人員的用人要通過競爭機制，擇優(yōu)錄用，競聘上崗，把真正優(yōu)秀的人才選拔到人事檔案管理崗位上來。要經(jīng)常對檔案管理人員進行業(yè)務培訓，提高人事檔案管理管理人員的專業(yè)技術水平，培養(yǎng)具有“創(chuàng)造型、復合型、協(xié)作型”多素質(zhì)人才。

2.5加強檔案信息化建設

2.5.1檔案工作人員要樹立檔案信息意識

檔案工作人員是檔案信息化建設的基本力量，他們的能動性事關信息化建設的成敗，只有讓檔案工作人員在思想上樹立檔案信息的意識，認識到檔案信息化建設的重要性，檔案工作人員才會具有強烈的使命感和責任心，才會主動關心檔案信息化建設事業(yè)，認真做好信息化過程中的各項工作，主動思考社會文獻信息系統(tǒng)中各種文獻信息的滲透和融合，促使檔案信息化建設與其他社會信息事業(yè)相互結合，共同發(fā)展。

2.5.2提高檔案信息化水平技術

配備計算機、服務器、交換器、路由器、掃描儀等硬件設備。系統(tǒng)軟件的開發(fā)應用或完善，可通過計算機系統(tǒng)軟件的操作進行培訓及推廣，逐步建立同一平臺為分中心做好前期準備工作；檔案中心目錄及全文的數(shù)字化。檔案信息數(shù)據(jù)輸入是目錄中心的基礎性工作，對各職能部門每年移交的大量成果檔案資料，邊整理邊輸入，從信息源頭抓起，建立統(tǒng)一的數(shù)據(jù)格式標準，實施紙質(zhì)檔案和數(shù)字檔案“雙套制”工作模式，避免重復勞動，不但能節(jié)約人力和財力，而且也會大大加快了檔案信息數(shù)字化的進程；對上網(wǎng)信息進行密級界定。首先制訂密級標準，對室藏檔案按公開、內(nèi)部、秘密、機密進行界定；其次對檔案信息使用者進行網(wǎng)上身份驗證，對不同身份的使用者提供不同的信息查詢權限，以保障軟件系統(tǒng)的安全。

2.5.3提高檔案信息管理水平

信息技術的廣泛采用和電子政務的加快推進，使檔案基礎建設的重心向檔案信息化建設轉(zhuǎn)變?，F(xiàn)今，在計算機管理滲透的形式下，計算機管理軟件的應用為實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化做出了巨大貢獻。檔案部門建立自己的局域網(wǎng)，添置計算機、光盤刻錄機、掃描儀等，在系統(tǒng)開發(fā)和檔案利用過程中發(fā)揮著重要作用。因此，選取適合電子文件形成單位自身特點的檔案管理軟件，有計劃、有針對性地進行錄入、開發(fā)利用等工作是開展檔案信息化建設不可回避的一項重要工作。通過選取合適的檔案管理軟件，不但可以達到科學、高效管理電子文件的目的，而且電子文件作為信息資源，經(jīng)過軟件的整合和開發(fā)，既是電子文件形成單位的有益積累，又是經(jīng)濟社會發(fā)展過程中的一筆巨大的文化財富。

2.6提高人民群眾對檔案材料重要性的認識

一是加大宣傳力度，提高對人事檔案重要性的認識，做好咨詢服務工作，利用多種渠道向群眾宣傳有關人事檔案的管理知識，使其認識到，人事檔案并不是可有可無的，它對本人今后工作有著重要的影響。二是加強對人事檔案的規(guī)范化管理，做到檔案的收集、整理、鑒定和保管等各個環(huán)節(jié)科學規(guī)范。三是加強收集工作，完善檔案內(nèi)容，及時補充檔案缺失材料，提高檔案的利用價值。

總之，要使檔案工作有新的進展和突破，就要抓住當前有利時機，加強學習、不斷改革創(chuàng)新，沖破原有的思路、模式，形成一整套新的檔案思想、檔案觀念，才能適應檔案事業(yè)的發(fā)展，并為實現(xiàn)檔案管理的科學化、規(guī)范化、現(xiàn)代化作出應有的貢獻。

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