論醫(yī)院檔案計(jì)算機(jī)管理

□文/朱煥芝陸尚偉

（1.河北聯(lián)合大學(xué)；2.唐山廣播電視大學(xué) 河北·唐山）

隨著醫(yī)院管理向科學(xué)化、現(xiàn)代化和標(biāo)準(zhǔn)化發(fā)展，醫(yī)院檔案管理作為醫(yī)院管理工作的重要組成部分，必須適應(yīng)新的挑戰(zhàn)和機(jī)遇，加快醫(yī)院檔案的計(jì)算機(jī)管理，實(shí)現(xiàn)醫(yī)院檔案管理現(xiàn)代化，更好地服務(wù)于臨床醫(yī)療、科研等工作，滿足醫(yī)務(wù)人員、患者和社會(huì)公眾的醫(yī)療信息需求，充分發(fā)揮檔案信息資源在深化醫(yī)院改革、建設(shè)文明行業(yè)、提高醫(yī)療質(zhì)量中的重要作用。

一、我國(guó)醫(yī)院檔案管理現(xiàn)狀

長(zhǎng)期以來(lái)，由于歷史的原因和醫(yī)院行業(yè)管理的要求，我國(guó)醫(yī)院的檔案管理基本上是屬于傳統(tǒng)的、封閉的、松散的管理模式，通常設(shè)在醫(yī)院行政辦公室的綜合檔案室，一般只管理文書(shū)檔案、科技檔案、財(cái)會(huì)檔案和部分實(shí)物檔案、音像檔案等，而醫(yī)療文書(shū)檔案、X線膠片檔案、病理切片檔案、各種檢查影像圖文檔案等分屬各個(gè)業(yè)務(wù)部門管理，且基本停留在手工收集、檢索，信息量小，不利于檔案的收集、利用和開(kāi)發(fā)。近年來(lái)，雖然已有不少醫(yī)院引進(jìn)計(jì)算機(jī)進(jìn)行檔案管理，但是這種應(yīng)用尚停留于單一的、淺層的、初級(jí)的狀態(tài)和水平，沒(méi)有利用計(jì)算機(jī)技術(shù)來(lái)實(shí)現(xiàn)文檔一體化管理，更談不上對(duì)檔案的數(shù)字化加工和檔案信息利用的網(wǎng)絡(luò)化管理。

二、醫(yī)院實(shí)行檔案管理計(jì)算機(jī)化的有利條件

沒(méi)有良好的檔案業(yè)務(wù)基礎(chǔ)，就不能很好地為醫(yī)院管理及各項(xiàng)工作服務(wù)。隨著科學(xué)技術(shù)和經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，辦公自動(dòng)化程度的不斷提高，醫(yī)院各方面管理對(duì)檔案信息的需求有增無(wú)減，迫切要求快速、及時(shí)、準(zhǔn)確、系統(tǒng)地提供翔實(shí)、豐富的檔案信息，這為實(shí)現(xiàn)醫(yī)院檔案管理計(jì)算機(jī)化創(chuàng)建了良好的外部環(huán)境和機(jī)遇。隨著社會(huì)“信息時(shí)代”的到來(lái)，計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的廣泛應(yīng)用，醫(yī)院管理日趨規(guī)范化，產(chǎn)生了越來(lái)越多的電子文件，絕大多數(shù)文件資料都通過(guò)微機(jī)打印或者用軟盤(pán)、硬盤(pán)等貯存，且多數(shù)醫(yī)院檔案保存年限較短，現(xiàn)有館藏檔案數(shù)量不多，可用較短時(shí)間分類標(biāo)引、著錄、輸入微機(jī)系統(tǒng)，這為實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)管理檔案創(chuàng)造了有利條件。近幾年，各級(jí)醫(yī)院為創(chuàng)評(píng)等級(jí)醫(yī)院，全面推行全員質(zhì)量管理，不斷更新現(xiàn)代化醫(yī)療設(shè)備，促進(jìn)了計(jì)算機(jī)技術(shù)在醫(yī)院各科室的廣泛應(yīng)用，為實(shí)現(xiàn)醫(yī)院管理網(wǎng)絡(luò)化和醫(yī)院檔案管理計(jì)算機(jī)化奠定了堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。同時(shí)，由于計(jì)算機(jī)在醫(yī)院各科室的廣泛應(yīng)用，也促使絕大多數(shù)醫(yī)務(wù)人員和管理人員逐漸掌握了計(jì)算機(jī)應(yīng)用的基本技能，這為實(shí)現(xiàn)醫(yī)院檔案管理計(jì)算機(jī)化提供了可能。

三、醫(yī)院實(shí)行檔案管理計(jì)算機(jī)化存在的問(wèn)題

盡管實(shí)行檔案管理計(jì)算機(jī)化有如上所述的許多優(yōu)勢(shì)和有利條件，但是實(shí)現(xiàn)檔案管理計(jì)算機(jī)化存在著不少困難和問(wèn)題。一是絕大多數(shù)醫(yī)院檔案管理機(jī)構(gòu)不健全，管理格局混亂，多部門分頭管理導(dǎo)致醫(yī)院檔案散亂無(wú)緒，不利于推行檔案計(jì)算機(jī)系統(tǒng)管理和綜合開(kāi)發(fā)利用；二是由于檔案管理與醫(yī)療業(yè)務(wù)建設(shè)未能同步規(guī)劃、同步發(fā)展，致使檔案管理設(shè)備投入考慮較少或完全未納入規(guī)劃中，造成檔案管理水平和設(shè)備條件不能與醫(yī)療業(yè)務(wù)同步發(fā)展；三是雖然國(guó)家頒發(fā)了公文主題詞表，絕大多數(shù)黨政群機(jī)關(guān)和企事業(yè)單位在公文起草、撰制過(guò)程中也貫徹了主題詞著錄規(guī)則，但是仍然存在專業(yè)主題詞表錄項(xiàng)欠缺或不規(guī)范現(xiàn)象。不少單位雖然有了檔案管理系統(tǒng)程序，著錄工作也在進(jìn)行，但輸入計(jì)算機(jī)的條目數(shù)量不大，仍然處在一種演示或初級(jí)應(yīng)用階段；四是計(jì)算機(jī)管理檔案的廣泛推行還存在許多技術(shù)難題。計(jì)算機(jī)管理檔案的客體實(shí)際上就是人們?cè)谌粘？蒲?、生產(chǎn)和業(yè)務(wù)活動(dòng)中產(chǎn)生、形成的大量電子文件資料，包括數(shù)據(jù)庫(kù)文件、字處理文件、表格文件、圖像文件、聲像文件，等等。從檔案載體來(lái)說(shuō)，包括磁帶、軟磁盤(pán)、光盤(pán)以及各種影像像片等，相對(duì)于傳統(tǒng)的文件載體——紙質(zhì)檔案而言，其存放環(huán)境的要求比較高，且磁性介質(zhì)本身壽命較短，性能不穩(wěn)定，耐久性差，這給文件的技術(shù)保護(hù)提出了更高的要求；五是檔案管理人員素質(zhì)不能滿足發(fā)展需要。檔案實(shí)行計(jì)算機(jī)管理，需要檔案管理人員具備相應(yīng)的計(jì)算機(jī)知識(shí)。然而，目前衛(wèi)生系統(tǒng)檔案隊(duì)伍中大部分為非專業(yè)人員和兼職人員，能熟練使用微機(jī)的為數(shù)不多，能承擔(dān)程序設(shè)計(jì)和數(shù)據(jù)維護(hù)的更少。

四、推行醫(yī)院檔案管理計(jì)算機(jī)化對(duì)策建議

首先，檔案管理人員是推行醫(yī)院檔案計(jì)算機(jī)管理的具體實(shí)施者，是計(jì)算機(jī)管理檔案的靈魂。這就要求醫(yī)院檔案管理人員不但要具備扎實(shí)的檔案管理業(yè)務(wù)知識(shí)，還必須熟練地掌握計(jì)算機(jī)的基本操作、維護(hù)技能，具備基本的計(jì)算機(jī)軟硬件知識(shí)。隨著科學(xué)技術(shù)的不斷進(jìn)步，現(xiàn)代醫(yī)學(xué)研究和治療技術(shù)與聲學(xué)、光學(xué)、磁學(xué)、電子學(xué)以及信息論、控制論、核物理學(xué)及生物工程等多學(xué)科不斷結(jié)合并應(yīng)用于臨床實(shí)踐，推動(dòng)醫(yī)療工作不斷向前發(fā)展，必然不斷地產(chǎn)生新的類型的檔案，這就要求檔案人員還應(yīng)不斷地了解相應(yīng)的背景知識(shí)，了解醫(yī)院醫(yī)療活動(dòng)規(guī)律、工作流程、醫(yī)事管理等知識(shí)，成為復(fù)合型人才。

其次，建立健全檔案工作網(wǎng)絡(luò)。醫(yī)院檔案管理網(wǎng)絡(luò)組織建設(shè)是開(kāi)展檔案管理工作的基礎(chǔ)。推行醫(yī)院檔案計(jì)算機(jī)管理，就是對(duì)醫(yī)院在全部醫(yī)療活動(dòng)和醫(yī)院兩個(gè)文明建設(shè)中形成的檔案進(jìn)行系統(tǒng)規(guī)范的現(xiàn)代化管理，以便更好地服務(wù)于醫(yī)療工作。因此，必須建立健全檔案管理網(wǎng)絡(luò)，明確文書(shū)檔案以機(jī)關(guān)職能部門為主，其中包括黨群工作、行政管理、醫(yī)療、護(hù)理、預(yù)防保健、基本建設(shè)、設(shè)備儀器和會(huì)計(jì)管理。業(yè)務(wù)管理檔案則以臨床科室為主體，包括內(nèi)科、外科、婦產(chǎn)科、兒科等?？萍紮n案以科研教學(xué)為主。各部門或科室都應(yīng)明確1名負(fù)責(zé)人兼管檔案工作，形成較完整的醫(yī)院檔案工作網(wǎng)絡(luò)，負(fù)責(zé)收集、接收和初步整理所在部門管理范圍內(nèi)具有保存價(jià)值的檔案資料，以保證檔案的系統(tǒng)完整。

再次，加強(qiáng)檔案業(yè)務(wù)規(guī)范建設(shè)。檔案部門應(yīng)加強(qiáng)基礎(chǔ)標(biāo)準(zhǔn)工作和標(biāo)準(zhǔn)的配套工作，使標(biāo)準(zhǔn)系列化，為實(shí)施、推廣計(jì)算機(jī)管理創(chuàng)造條件。檔案的基礎(chǔ)工作標(biāo)準(zhǔn)，包括案卷質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、歸檔要求標(biāo)準(zhǔn)、全宗劃分標(biāo)準(zhǔn)、歸類要求標(biāo)準(zhǔn)等，只有使檔案從立卷到歸檔等一系列工作有序可循，才能保證標(biāo)準(zhǔn)化工作的順利進(jìn)行。因此，醫(yī)院檔案應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格按照國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)，根據(jù)本單位具體情況制定標(biāo)準(zhǔn)實(shí)施細(xì)則。同時(shí)，應(yīng)積極組織實(shí)施標(biāo)準(zhǔn)和開(kāi)展對(duì)標(biāo)準(zhǔn)的監(jiān)督，確保檔案基礎(chǔ)工作標(biāo)準(zhǔn)化落到實(shí)處。

最后，要加大檔案設(shè)備的投入。必要的現(xiàn)代化檔案設(shè)備的投入，是實(shí)行醫(yī)院檔案計(jì)算機(jī)管理的基礎(chǔ)和保障。硬件的建設(shè)合理與否，直接關(guān)系到醫(yī)院檔案管理工作的成效，同時(shí)也在一定程度上反映了醫(yī)院的管理水平。為了有效地管理好醫(yī)院檔案，除修建符合防盜、防火、防潮、高溫、防塵、防光、防有害氣體、防蟲(chóng)要求的檔案專用庫(kù)房，配備必要的空調(diào)機(jī)、除濕機(jī)、溫濕度儀、消防滅火器和報(bào)警防護(hù)設(shè)備以外，還必須配備足夠數(shù)量的電腦、復(fù)印機(jī)、速印機(jī)、掃描儀等現(xiàn)代化檔案管理設(shè)備，并實(shí)現(xiàn)醫(yī)院各部門、科室檔案管理和查閱利用的網(wǎng)絡(luò)化管理。

[1] 周桁.醫(yī)院檔案計(jì)算機(jī)管理之我見(jiàn)[J].中國(guó)實(shí)用醫(yī)藥，2007.2.