論圖書(shū)、情報(bào)、檔案一體化

□文/朱煥芝

（河北聯(lián)合大學(xué) 河北·唐山）

圖情檔工作一體化管理的問(wèn)題提出已久，并在國(guó)內(nèi)外的相關(guān)領(lǐng)域引起過(guò)討論和研究。我國(guó)一體化管理的實(shí)踐在一些地區(qū)和單位也有所展開(kāi)。

一、圖書(shū)、情報(bào)、檔案的淵源

1、根源相同。圖書(shū)、檔案在古代原為一體。當(dāng)時(shí)人們?yōu)榱松詈蜕鐣?huì)交往，創(chuàng)造了結(jié)繩和刻挈的記憶方法，以此交流思想，反映社會(huì)實(shí)踐。這是情報(bào)信息記錄的最初階段，是古代的原始檔案。古代文字的出現(xiàn)標(biāo)志著圖書(shū)、檔案在時(shí)空上出現(xiàn)了質(zhì)的飛躍。當(dāng)時(shí)的文獻(xiàn)信息內(nèi)容多為朝廷政事、國(guó)家軍事及天文、氣候、農(nóng)事、宗教與迷信活動(dòng)之類(lèi)，就其內(nèi)容、性質(zhì)和作用而言，都是難以區(qū)分的，因此統(tǒng)稱(chēng)為典籍。

2、本質(zhì)相同。從三者的基本屬性來(lái)看，都是記錄人類(lèi)知識(shí)的載體，都是信息的一種形式；從信息發(fā)展的來(lái)源看，三者同屬于知識(shí)信息源，都具有信息的存儲(chǔ)、檢索、提取、傳輸、顯示等職能；三者都講究科學(xué)技術(shù)和社會(huì)服務(wù)性，可為人類(lèi)的現(xiàn)實(shí)生活提供種種直接的借鑒和有益的啟示；三者在組織方法、檢索技術(shù)、加工處理、管理保護(hù)、新技術(shù)應(yīng)用等方面有共同之處。

3、載體相同。圖書(shū)情報(bào)檔案都屬于人類(lèi)體外的知識(shí)信息庫(kù)。知識(shí)信息需依賴(lài)物質(zhì)載體才能存在。人類(lèi)的知識(shí)信息一方面存儲(chǔ)于人腦的記憶中；另一方面存儲(chǔ)于紙、膠片、磁帶等物質(zhì)載體上，而這些載體正是圖書(shū)情報(bào)檔案的共同物質(zhì)載體。

4、工作標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范相同。它們都是對(duì)文獻(xiàn)進(jìn)行收集、加工、處理、存儲(chǔ)，為用戶(hù)提供文化知識(shí)和知識(shí)成果、交流信息。這些相同的工作內(nèi)容使它們具有相同的工作標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范。

5、管理方法和手段基本相同。三者以承載和傳遞知識(shí)信息為基本的職能，必須進(jìn)行輸入、存儲(chǔ)、輸出的循環(huán)?，F(xiàn)代化技術(shù)的廣泛應(yīng)用，為圖書(shū)、情報(bào)、檔案一體化管理提供了物質(zhì)和生存的環(huán)境，現(xiàn)代化過(guò)程中所采用的技術(shù)、手段基本相同:一是采用現(xiàn)代電子計(jì)算機(jī)技術(shù)；二是采用聲像技術(shù)；三是采用光學(xué)技術(shù)；四是采用現(xiàn)代通訊技術(shù)。

二、實(shí)現(xiàn)圖書(shū)、情報(bào)、檔案信息一體化管理是現(xiàn)代高校信息服務(wù)的必然趨勢(shì)

一是網(wǎng)絡(luò)技術(shù)發(fā)展的需要?，F(xiàn)代技術(shù)的廣泛應(yīng)用，為圖書(shū)、情報(bào)一體化管理提供了物質(zhì)條件。隨著以電子信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)為代表的現(xiàn)代信息處理和傳輸技術(shù)的飛速發(fā)展，高校應(yīng)構(gòu)建圖書(shū)、情報(bào)、檔案一體化網(wǎng)絡(luò)，并完成同國(guó)內(nèi)信息基礎(chǔ)設(shè)施與國(guó)際互聯(lián)網(wǎng)的對(duì)接，只有這樣才能共享全球信息資源，推動(dòng)學(xué)校的信息現(xiàn)代化。

二是用戶(hù)利用信息資源整體化的需要?，F(xiàn)代生產(chǎn)與經(jīng)濟(jì)的發(fā)展、高科技研究與成果的創(chuàng)新對(duì)圖書(shū)、情報(bào)、檔案的需求都是整體化的，需要原始的檔案資料、系統(tǒng)的理論依據(jù)和參考資料，還需要最新的科學(xué)情報(bào)信息。這種需要除要求快、精、準(zhǔn)、全外，還要求手續(xù)簡(jiǎn)便、利用方便、圖文并茂、手段先進(jìn)。用戶(hù)在得到整體化滿(mǎn)足的前提下，通過(guò)綜合分析、研究歷史、現(xiàn)狀及未來(lái)的相關(guān)信息，在理論和實(shí)踐中獲得新的啟迪、新的創(chuàng)見(jiàn)和成果。因此，圖書(shū)檔案情報(bào)的一體化信息網(wǎng)絡(luò)是受廣大用戶(hù)歡迎的，只有實(shí)現(xiàn)一體化才能滿(mǎn)足用戶(hù)的需要。

三是信息管理一元化的需要。通過(guò)信息化來(lái)加快我國(guó)實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化是國(guó)家的既定方針。隨著全球網(wǎng)絡(luò)化的迅速發(fā)展，特別是國(guó)際互聯(lián)網(wǎng)的出現(xiàn)，信息管理一元化的需求與趨勢(shì)變得越來(lái)越明顯。國(guó)際互聯(lián)網(wǎng)構(gòu)成了人類(lèi)有史以來(lái)最大的信息資源網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，為全球范圍內(nèi)的信息服務(wù)提供了有效的手段和途徑。圖書(shū)、情報(bào)、檔案都是整個(gè)信息資源網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的組成部分，應(yīng)當(dāng)改變孤立、封閉的體系，加強(qiáng)橫向聯(lián)系，開(kāi)展協(xié)調(diào)合作，組織全國(guó)和地區(qū)性的統(tǒng)一網(wǎng)絡(luò)，并與互聯(lián)網(wǎng)連接，以便于實(shí)現(xiàn)文獻(xiàn)交流和信息共享、優(yōu)勢(shì)互補(bǔ)，同時(shí)也利于節(jié)約網(wǎng)絡(luò)資源，統(tǒng)一信息管理。

四是教育改革的需要。隨著社會(huì)的不斷進(jìn)步，圖書(shū)、情報(bào)、檔案各自為政，封閉守舊的局限性越來(lái)越大，給知識(shí)信息的傳遞、交流、綜合利用帶來(lái)了困難。因此，目前大部分高校的信息管理學(xué)科教學(xué)都朝著一體化的方向發(fā)展，圖書(shū)館學(xué)、情報(bào)學(xué)、檔案學(xué)雖各有自己特定的學(xué)術(shù)研究領(lǐng)域、研究?jī)?nèi)容、方法和對(duì)象，但已有綜合教育的趨勢(shì)。例如，在大學(xué)里它們常常納入一個(gè)系，在一個(gè)專(zhuān)業(yè)下開(kāi)設(shè)有另外兩個(gè)專(zhuān)業(yè)的課程等。

五是科研的需要。隨著學(xué)科向綜合和整體化方向發(fā)展，學(xué)科間互相滲透交叉越來(lái)越多，科學(xué)研究方法也在向整體化發(fā)展，各自為政、縱向伸展的圖書(shū)、情報(bào)、檔案體系已經(jīng)不適應(yīng)發(fā)展的需要?？蒲袑?duì)圖書(shū)、情報(bào)、檔案的的需要是整體性的，既要原始的檔案資料，又要比較系統(tǒng)的理論依據(jù)、數(shù)據(jù)、參考資料，還要求提供最新的科學(xué)信息；既要全面系統(tǒng)，又要精、準(zhǔn)、快、手續(xù)方便。

三、圖書(shū)、情報(bào)、檔案一體化主要措施

1、建立全校信息領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)。要加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，對(duì)圖書(shū)、情報(bào)、檔案三部門(mén)進(jìn)行科學(xué)的管理，打破各自為政的狀態(tài)，加強(qiáng)三者的橫向聯(lián)系。要從整體出發(fā)，兼顧各自的特殊性，使三者在相對(duì)獨(dú)立的基礎(chǔ)上，呈現(xiàn)出適應(yīng)信息社會(huì)需要的統(tǒng)一性和協(xié)調(diào)性。

2、培養(yǎng)一支知識(shí)結(jié)構(gòu)合理的新型專(zhuān)業(yè)隊(duì)伍。一體化管理要求工作人員有較高的外語(yǔ)水平，精通圖書(shū)、情報(bào)、檔案業(yè)務(wù)知識(shí)，熟練掌握檢索技術(shù)和計(jì)算機(jī)技能。作為信息管理的專(zhuān)門(mén)人才，他們還需要具備專(zhuān)門(mén)為廣大用戶(hù)提供網(wǎng)絡(luò)信息服務(wù)的技能?，F(xiàn)實(shí)中適應(yīng)一體化需求的復(fù)合性人才極其匱乏，因此應(yīng)重點(diǎn)引進(jìn)在觀(guān)念、知識(shí)結(jié)構(gòu)、技能水平上與之相適應(yīng)的人才，把培養(yǎng)和造就復(fù)合型人才放在首位。

3、加強(qiáng)圖書(shū)、情報(bào)、檔案標(biāo)準(zhǔn)化工作。圖書(shū)、情報(bào)、檔案的標(biāo)準(zhǔn)化工作是信息一體化管理的基礎(chǔ)，沒(méi)有統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，綜合加工、信息檢索、信息一體化管理、網(wǎng)絡(luò)的建立就無(wú)從談起，用計(jì)算機(jī)現(xiàn)代化設(shè)備和手段進(jìn)行一體化信息服務(wù)更無(wú)法實(shí)現(xiàn)。例如，在信息的著錄、標(biāo)引、分類(lèi)、檢索及計(jì)算機(jī)、通訊設(shè)備的通用性等方面都應(yīng)實(shí)行標(biāo)準(zhǔn)化。圖書(shū)、情報(bào)、檔案機(jī)構(gòu)已普遍使用了《中國(guó)圖書(shū)館圖書(shū)分類(lèi)法》、《漢語(yǔ)主題表》、文獻(xiàn)著錄條例等標(biāo)準(zhǔn)；檔案界頒布了《檔案著錄規(guī)則》、《中國(guó)檔案分類(lèi)法》和《中國(guó)檔案主題詞表》等一系列標(biāo)準(zhǔn)；國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)局發(fā)布的《情報(bào)與文獻(xiàn)工作詞匯基本術(shù)語(yǔ)》也已應(yīng)用于圖書(shū)、情報(bào)、檔案各部門(mén)。這為進(jìn)一步實(shí)現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化奠定了基礎(chǔ)。

4、共同建立計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)服務(wù)系統(tǒng)。網(wǎng)絡(luò)化是信息化和信息資源共享的物質(zhì)基礎(chǔ)，是圖書(shū)、情報(bào)、檔案事業(yè)發(fā)展的必由之路。圖書(shū)、情報(bào)、檔案機(jī)構(gòu)應(yīng)建立現(xiàn)代化網(wǎng)絡(luò)，加強(qiáng)信息輻射，實(shí)現(xiàn)信息資源共享，擴(kuò)大圖書(shū)、情報(bào)、檔案整體的影響。

21世紀(jì)是信息爆炸的時(shí)代，面對(duì)數(shù)量龐大、良莠不齊的信息資源，圖書(shū)、情報(bào)、檔案界如何加強(qiáng)合作與溝通，建立統(tǒng)一的管理和運(yùn)作機(jī)制，實(shí)現(xiàn)一體化管理成為擺在我們面前的一個(gè)不可回避的問(wèn)題，我們要積極應(yīng)對(duì)，努力適應(yīng)時(shí)代發(fā)展的要求，將一體化工作不斷推向新的高度。

[1]翁雪梅.高校圖書(shū)情報(bào)檔案一體化之我見(jiàn).圖書(shū)情報(bào)工作，2008（增）.

[2]史瑞來(lái).高校圖書(shū)、情報(bào)、檔案應(yīng)實(shí)行一體化管理.內(nèi)蒙古圖書(shū)館工作，2007.1.

[3]段偉.圖書(shū)情報(bào)檔案一體化建設(shè)探析.情報(bào)探索，2007.8.