項(xiàng)目管理軟件在工作計(jì)劃管理中的應(yīng)用

常方文

（山東中煙工業(yè)有限責(zé)任公司，山東 濟(jì)南 250100）

項(xiàng)目管理軟件在工作計(jì)劃管理中的應(yīng)用

常方文

（山東中煙工業(yè)有限責(zé)任公司，山東 濟(jì)南 250100）

將項(xiàng)目管理的思想、方法和工具引入工作計(jì)劃管理，能為企業(yè)在動(dòng)態(tài)和復(fù)雜的環(huán)境下進(jìn)行工作計(jì)劃管理提供有力的支撐。實(shí)踐證明，項(xiàng)目管理軟件能為企業(yè)提供一種工作計(jì)劃管理的有效工具，可以幫助企業(yè)提升管理效力，提高競爭力。

項(xiàng)目管理軟件；工作計(jì)劃管理；應(yīng)用

隨著經(jīng)濟(jì)社會(huì)的快速發(fā)展，各類組織特別是市場經(jīng)營最重要的主體——企業(yè)，對(duì)工作計(jì)劃管理的要求逐步提高，而項(xiàng)目管理軟件能有效提高工作計(jì)劃管理的水平，實(shí)現(xiàn)對(duì)工作計(jì)劃的精細(xì)化、規(guī)范化、科學(xué)化管理。

一、在工作計(jì)劃管理中引入項(xiàng)目管理軟件的必要性

“凡事預(yù)則立，不預(yù)則廢”；“不謀全局者，不足謀一隅”。隨著企業(yè)間的競爭日趨激烈，工作計(jì)劃的重要性日益凸顯，對(duì)工作計(jì)劃提出了越來越高的要求，主要體現(xiàn)在以下四個(gè)方面：

一是工作計(jì)劃要有全局性。一個(gè)好的工作計(jì)劃，不是粗制濫造就可以完成的，需要反復(fù)論證、反復(fù)研究，體現(xiàn)一定層面的頂層設(shè)計(jì)，體現(xiàn)工作的梯次推進(jìn)。二是工作計(jì)劃要有前瞻性。對(duì)計(jì)劃要提早謀劃，做到早計(jì)劃、早啟動(dòng)、早研判、早布置，只有這樣才能搶先一步。三是要做好工作計(jì)劃的分解。一項(xiàng)計(jì)劃確定后要有相應(yīng)的子計(jì)劃支撐，做好計(jì)劃的分解、尤其是結(jié)構(gòu)化分解，以便于節(jié)點(diǎn)控制。四是要做好工作計(jì)劃的精準(zhǔn)控制。計(jì)劃的效果執(zhí)行是關(guān)鍵，要做好計(jì)劃的有效執(zhí)行，就要對(duì)工作計(jì)劃涉及的各種資源進(jìn)行合理配置和精準(zhǔn)控制。

工作計(jì)劃的以上四點(diǎn)要求，對(duì)工作計(jì)劃的管理提出了新的要求，簡單的文本表格已無法滿足工作計(jì)劃管理的需要。項(xiàng)目管理軟件是微軟辦公軟件的組件之一，是一個(gè)功能強(qiáng)、管理細(xì)膩、操作方便的優(yōu)秀項(xiàng)目管理計(jì)劃軟件，這個(gè)軟件的理論基礎(chǔ)是關(guān)鍵路徑法和計(jì)劃評(píng)審技術(shù)，它在信息技術(shù)集成、新產(chǎn)品研發(fā)、房地產(chǎn)項(xiàng)目、工程建設(shè)項(xiàng)目、企業(yè)多項(xiàng)目管理

二、項(xiàng)目管理軟件在工作計(jì)劃管理中的應(yīng)用—以Microsoft Office Project 2010項(xiàng)目管理軟件為例

（一）創(chuàng)建工作計(jì)劃文件

創(chuàng)建工作計(jì)劃文件主要有四種方式：從空白模板創(chuàng)建、由已有模板創(chuàng)建、根據(jù)現(xiàn)有計(jì)劃文件新建、根據(jù)電子表格（Excel）工作薄新建。如果經(jīng)常利用項(xiàng)目管理軟件進(jìn)行工作計(jì)劃的管理、控制，可以根據(jù)現(xiàn)有工作計(jì)劃文件建立新的工作計(jì)劃文件，其好處是可以利用已有文件格式、信息，省去重新設(shè)計(jì)的步驟?，F(xiàn)以新建工作計(jì)劃文件為例，說明項(xiàng)目管理軟件項(xiàng)目（計(jì)劃）的創(chuàng)建過程。啟動(dòng)項(xiàng)目管理軟件，創(chuàng)建新的工作計(jì)劃文件,在其任務(wù)工作表的空白區(qū)域雙擊鼠標(biāo)，即可打開“任務(wù)信息”對(duì)話框。在其中設(shè)置工作計(jì)劃的名稱（主要內(nèi)容）、工期、計(jì)劃模式和備注等后，單擊“確定”按鈕即可創(chuàng)建工作計(jì)劃（任務(wù)）。要修改工作計(jì)劃（任務(wù)）的信息，可直接在計(jì)劃（任務(wù)）上雙擊鼠標(biāo)，打開“任務(wù)信息”對(duì)話框，在相應(yīng)選項(xiàng)卡中修改任務(wù)信息后，單擊“確定”按鈕即可。

創(chuàng)建工作計(jì)劃文件，要注意將需要實(shí)施的工作計(jì)劃全部列上，工作計(jì)劃“列全”是工作計(jì)劃管理的基本要求。如果一次列不全，還可以通過“插入任務(wù)”的方式進(jìn)行增加，也可將多列的、不需要的任務(wù)進(jìn)行刪除。

創(chuàng)建工作計(jì)劃文件，還需要注意項(xiàng)目管理軟件中發(fā)揮著巨大的作用。它將先進(jìn)的項(xiàng)目管理思想與信息技術(shù)完美結(jié)合，幫助企業(yè)規(guī)范項(xiàng)目管理的流程和增強(qiáng)執(zhí)行效果。使用項(xiàng)目管理軟件可以幫助企業(yè)實(shí)施項(xiàng)目計(jì)劃的優(yōu)化、控制項(xiàng)目進(jìn)度及成本、合理分配項(xiàng)目資源，從而達(dá)成計(jì)劃的順利實(shí)施。日歷的設(shè)置。項(xiàng)目管理軟件默認(rèn)周六、周日為休息日，沒有考慮法定節(jié)假日的調(diào)休等情況?？梢詥螕簟绊?xiàng)目”，點(diǎn)擊“更改工作時(shí)間”進(jìn)行日歷的設(shè)置，將法定節(jié)假日調(diào)休、企業(yè)自己的工作安排等情況一并考慮，設(shè)定計(jì)劃的工作日歷。

（二）對(duì)工作計(jì)劃進(jìn)行分解

如果是專項(xiàng)的工作計(jì)劃，項(xiàng)目管理軟件在工作計(jì)劃中的運(yùn)用會(huì)非常省時(shí)省力，工作計(jì)劃的分解也相對(duì)簡單。如果是綜合的工作計(jì)劃，大多數(shù)情況下，會(huì)涉及多個(gè)方面的工作內(nèi)容，工作計(jì)劃的總體設(shè)計(jì)就非常重要，既要考慮到單個(gè)計(jì)劃內(nèi)部的邏輯關(guān)系，又要顧及到各計(jì)劃之間的總體關(guān)系與總體平衡。工作計(jì)劃設(shè)計(jì)的這些要求，在添加工作計(jì)劃、進(jìn)行工作計(jì)劃（任務(wù)）信息設(shè)置的時(shí)候，要進(jìn)行充分的考慮。

計(jì)劃的基本信息設(shè)置好后，即可對(duì)計(jì)劃進(jìn)行分解，這個(gè)過程應(yīng)該是逐步細(xì)化、逐步完善的過程，需要列出計(jì)劃的所有子計(jì)劃。在項(xiàng)目管理軟件中，以摘要任務(wù)和子任務(wù)的形式表示任務(wù)（計(jì)劃）的層次結(jié)構(gòu)，可以通過“升級(jí)任務(wù)”、“降級(jí)任務(wù)”按鈕來實(shí)現(xiàn)。例如一家企業(yè)打算提高自己產(chǎn)品的市場競爭力，生產(chǎn)出更加貼近消費(fèi)者的產(chǎn)品，要進(jìn)行消費(fèi)者需求調(diào)研，要進(jìn)行“消費(fèi)者關(guān)注點(diǎn)篩查”這樣一項(xiàng)工作計(jì)劃，可以將其分解為“編制與完善篩查方案”、“實(shí)施篩查”、“形成篩查報(bào)告”、“召開消費(fèi)者關(guān)注點(diǎn)篩查會(huì)議確定篩查結(jié)果”這樣幾個(gè)子計(jì)劃?！跋M(fèi)者關(guān)注點(diǎn)篩查”是摘要任務(wù)，“編制與完善篩查方案”、“實(shí)施篩查”、“形成篩查報(bào)告”、“召開消費(fèi)者關(guān)注點(diǎn)篩查會(huì)議確定篩查結(jié)果”是子任務(wù)。

計(jì)劃的分解程度要以工作計(jì)劃的可管理、可控制為依據(jù)，以分解到“末端計(jì)劃”、可執(zhí)行為原則，但是也不可過于細(xì)分，以分解到3層以內(nèi)為宜，一般不要超過5層。計(jì)劃的分解要注意不同計(jì)劃之間的“輩分”，同一層次的計(jì)劃要有相同的“輩分”，以便進(jìn)行工作計(jì)劃的管理和控制。同時(shí)，工作計(jì)劃的分解一般按時(shí)間順序排列，同時(shí)要考慮不同計(jì)劃之間的邏輯關(guān)系，從而做好不同工作計(jì)劃的組合排列、結(jié)構(gòu)化分解和解析。

（三）設(shè)定工作計(jì)劃的鏈接關(guān)系

工作計(jì)劃的鏈接關(guān)系，是工作計(jì)劃本身內(nèi)在邏輯關(guān)系的要求，設(shè)計(jì)好工作計(jì)劃的鏈接關(guān)系便于工作計(jì)劃的總體控制。項(xiàng)目管理軟件中有“前置任務(wù)”一列，可以在這一列設(shè)置需要前置的任務(wù)（計(jì)劃），并可以設(shè)置任務(wù)（計(jì)劃）的鏈接關(guān)系（相關(guān)性）。雙擊任務(wù)（計(jì)劃）域，出現(xiàn)“任務(wù)信息”對(duì)話框，單擊“前置任務(wù)”，即可選擇鏈接關(guān)系的類型。

項(xiàng)目管理軟件中的任務(wù)（計(jì)劃）共有四種任務(wù)鏈接關(guān)系，分別為完成-開始、開始-開始、開始-完成、完成-完成，表示其中一個(gè)任務(wù)（計(jì)劃）的開始或結(jié)束時(shí)間將取決于另一個(gè)任務(wù)的開始或結(jié)束時(shí)間，項(xiàng)目管理軟件默認(rèn)的關(guān)系是完成-開始。例如“實(shí)施篩查”計(jì)劃與“形成篩查報(bào)告”計(jì)劃就是完成-開始關(guān)系，即表示“實(shí)施篩查”計(jì)劃完成之后，“形成篩查報(bào)告”計(jì)劃才能開始。通過對(duì)所有計(jì)劃進(jìn)行鏈接關(guān)系的設(shè)置，系統(tǒng)將形成整個(gè)工作計(jì)劃的內(nèi)在邏輯關(guān)系，從而使工作計(jì)劃形成一個(gè)嚴(yán)謹(jǐn)?shù)恼w。

（四）建立資源表并分配資源

切換到“資源工作表”視圖，逐項(xiàng)列出該項(xiàng)目（計(jì)劃）中所有需要用到的工時(shí)資源、材料資源、成本資源的情況。一般而言，工作計(jì)劃所需求的資源多為工時(shí)資源，即工作人員，可以是具體的人，也可以是團(tuán)隊(duì)（聯(lián)合工作組）。對(duì)團(tuán)隊(duì)的工時(shí)資源的定義邊界要清晰，要建立在實(shí)際的工作計(jì)劃之上，以便于工作任務(wù)的分配和工作計(jì)劃的執(zhí)行。

資源設(shè)置好后，返回甘特圖視圖，可以在“資源名稱”列對(duì)資源進(jìn)行分配。對(duì)工時(shí)資源的分配，主要是對(duì)人（團(tuán)隊(duì)）分配工作任務(wù)。完成以上四個(gè)主要步驟之后，可以說已經(jīng)編制了一個(gè)完整的初步的工作計(jì)劃。

（五）對(duì)工作計(jì)劃進(jìn)行總體的完善與優(yōu)化

工作計(jì)劃初步編制好以后，還要統(tǒng)籌考慮工作計(jì)劃的周全性和可執(zhí)行性，以及方便的管理控制?？梢酝ㄟ^插入輔助列的方式，進(jìn)行必要的備注與說明。

初步編制的工作計(jì)劃，要從整體上看時(shí)間的進(jìn)度安排是否滿意，如果不滿意，要縮短工期，可通過“甘特圖向?qū)А卑粹o進(jìn)行計(jì)劃關(guān)鍵路徑的顯示，并縮短總計(jì)劃中關(guān)鍵計(jì)劃的工期。此外，還要切換到“資源工作表”視圖，查看資源是否被過度分配，如果被過度分配，需要對(duì)資源進(jìn)行合理的再分配。

[1]九州書源.Project 2010項(xiàng)目管理從入門到精通[M].北京：清華大學(xué)出版社，2012.

[2]孫健敏等譯.管理學(xué)[M].北京:中國人民大學(xué)出版社，2004.

[3]鐘耕深，徐向藝.戰(zhàn)略管理[M].濟(jì)南：山東人民出版社，2006.

（責(zé)任編輯：胡忠任）

F270.7；F272

A

1008—6153（2013）06—0082—02

2013-11-01

常方文(1977-)，男，山東臨朐人，工商管理碩士，山東中煙工業(yè)有限責(zé)任公司經(jīng)濟(jì)師。