事業(yè)單位人事檔案管理探析

林偉紅

（中共懷化市委黨校，湖南 懷化 418008）

事業(yè)單位人事檔案管理探析

林偉紅

（中共懷化市委黨校，湖南 懷化 418008）

隨著事業(yè)單位改革力度的不斷深入，人事檔案管理工作就更顯得尤為重要。針對(duì)當(dāng)前人事檔案管理工作存在的認(rèn)識(shí)不夠、手段陳舊等問(wèn)題，人事檔案工作應(yīng)提高認(rèn)識(shí)，規(guī)范管理，創(chuàng)新工作思路，建立健全我國(guó)的人事檔案管理長(zhǎng)效機(jī)制，加強(qiáng)信息化建設(shè)，進(jìn)一步提高工作質(zhì)量和服務(wù)水平，使人事檔案管理工作更好地為社會(huì)主義現(xiàn)代化建設(shè)服務(wù)。

事業(yè)單位；人事檔案管理；檔案信息化

一、事業(yè)單位人事檔案管理工作存在的問(wèn)題

（一）對(duì)人事檔案管理工作重要性認(rèn)識(shí)不夠，管理機(jī)制滯后

人事檔案是記載個(gè)人經(jīng)歷、政治思想、品德作風(fēng)、業(yè)務(wù)能力、工作表現(xiàn)、工作實(shí)績(jī)等內(nèi)容的文件材料，是歷史全面地考察了解和正確選拔使用干部的重要依據(jù)，關(guān)系到廣大干部的切身利益。但是，長(zhǎng)期以來(lái)一些工作人員對(duì)人事檔案工作的重要性認(rèn)識(shí)不夠，雖出臺(tái)了《干部檔案工作條例》（以下簡(jiǎn)稱(chēng)《條例》），但實(shí)際情況是常常落不到實(shí)處，認(rèn)為只要材料不丟失、不泄密，能應(yīng)付人員流轉(zhuǎn)、任用提拔、職稱(chēng)申報(bào)就行；只要“能有就好、能用就好”，敷衍了事。因此，檔案工作長(zhǎng)期處于被動(dòng)應(yīng)付狀態(tài)，難以有效發(fā)揮人事檔案作用。一些單位領(lǐng)導(dǎo)往往容易忽視人事檔案管理工作,未把人事檔案管理工作納入到議事日程，設(shè)施建設(shè)、經(jīng)費(fèi)投入、專(zhuān)業(yè)培訓(xùn)等等往往靠后站，檔案工作自然做不好。調(diào)查中，部分單位在管理過(guò)程中職工檔案的管理基本處于隨意狀態(tài)，存在諸多問(wèn)題，如管理分散、缺少監(jiān)督機(jī)制、基礎(chǔ)設(shè)施普遍較差、檔案內(nèi)容缺失、轉(zhuǎn)遞手續(xù)不健全等。

（二）人事檔案管理手段陳舊，信息化水平不高

目前大部分部門(mén)和單位還處于紙質(zhì)檔案管理階段，沒(méi)有單獨(dú)的人事檔案管理軟件，管理手段還一直采取手工編輯、檢索方式。信息查閱與統(tǒng)計(jì)也還是使用最原始手工方式進(jìn)行，造成人力大量浪費(fèi)，效率低下。大部分單位沒(méi)有單獨(dú)的人事檔案管理軟件，無(wú)法進(jìn)行信息查詢(xún)和檢索，更談不上檔案信息化。

（三）人事檔案材料收集、整理制作不規(guī)范

中組部下發(fā)《關(guān)于印發(fā)〈干部人事檔案材料收集歸檔規(guī)定〉的通知》（中組發(fā)[2009]12號(hào)）（以下簡(jiǎn)稱(chēng)《規(guī)定》）的文件要求，抓緊完善工作制度，規(guī)范材料收集、歸檔范圍，確保干部人事檔案的真實(shí)可靠。但在人事檔案中經(jīng)常出現(xiàn)很多不規(guī)范的情況：如有的材料書(shū)寫(xiě)墨水不規(guī)范，姓名有別字，三齡有出入；有的工作人員不能及時(shí)將材料收集歸檔，造成部分材料缺失，致使個(gè)人檔案材料不全面；有的在提拔時(shí)，才發(fā)現(xiàn)檔案缺失重要材料，給組織和個(gè)人帶來(lái)很大的麻煩；有的干部履歷表、年度考核表、考察材料無(wú)審批意見(jiàn)、無(wú)公章、無(wú)日期、無(wú)簽名，難以鑒別其真?zhèn)?；有的檔案材料千篇一律，不能反映真實(shí)情況等。

（四）管檔人員隊(duì)伍素質(zhì)有待進(jìn)一步提高

人事檔案管理是一項(xiàng)專(zhuān)業(yè)性、政治性、機(jī)密性很強(qiáng)的工作，單位應(yīng)當(dāng)配備專(zhuān)職人員管理。這就要求檔案管理人員不僅政治性、保密性強(qiáng)，而且要求業(yè)務(wù)精通。但實(shí)際情況卻是人員配備不到位。一些單位以機(jī)構(gòu)改革人員變動(dòng)頻繁為由，檔案管理工作由人兼職管理或非專(zhuān)業(yè)人員管理，因沒(méi)有經(jīng)過(guò)檔案專(zhuān)業(yè)知識(shí)系統(tǒng)的培訓(xùn)，對(duì)檔案管理工作不是很了解，工作上就難免會(huì)出現(xiàn)誤差。因工作人員工作繁忙而不能及時(shí)歸檔整理，存在著人事檔案材料不完整的情況。有的檔案工作人員認(rèn)為這項(xiàng)工作不引人注目，默默無(wú)聞，枯燥乏味，又不容易做出成績(jī)，工作怕麻煩，不嚴(yán)格執(zhí)行規(guī)章制度。由于人事檔案管理人員配備不到位，業(yè)務(wù)不精通，責(zé)任感不強(qiáng)，直接影響人事檔案的管理質(zhì)量。

二、加強(qiáng)事業(yè)單位人事檔案管理工作的措施

（一）加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，提高認(rèn)識(shí)水平

《條例》對(duì)干部檔案工作的重要性、必要性進(jìn)行了深刻的闡述：“干部檔案工作，是黨的干部工作的一部分。它是為貫徹執(zhí)行黨的干部路線(xiàn)和政策，選賢舉能，知人善任，進(jìn)行社會(huì)主義現(xiàn)代化建設(shè)服務(wù)的?！币虼?，各級(jí)黨委、部門(mén)要加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，把人事檔案工作放到議事日程，逐步提高人們對(duì)檔案重要性認(rèn)識(shí)，增加經(jīng)費(fèi)投入，并納入部門(mén)年度預(yù)算，加大硬件設(shè)施投入，購(gòu)置和使用先進(jìn)管理軟件，使檔案能更好地為黨委、政府選拔人才，為社會(huì)主義現(xiàn)代化建設(shè)服務(wù)。

（二）建立健全檔案管理機(jī)制，提高制度化建設(shè)水平

要建立健全管理制度，加強(qiáng)檔案的制度化建設(shè)，規(guī)范檔案管理，提升管理服務(wù)水平。一是建立人事檔案收集制度，做到分類(lèi)清楚、檔案時(shí)間順序準(zhǔn)確。二是建立檔案轉(zhuǎn)遞制度。明確人事檔案要通過(guò)機(jī)要交通轉(zhuǎn)遞或派專(zhuān)人送取，不準(zhǔn)郵寄或由本人自帶。三是建立人事檔案管理人員職責(zé)制度。進(jìn)一步規(guī)范工作人員的職責(zé)，防止利用職權(quán)轉(zhuǎn)借檔案，造成檔案的丟失。還要對(duì)檔案收集歸檔、鑒別整理、保管保密等內(nèi)容和程序進(jìn)行比較具體詳細(xì)的規(guī)定。

（三）規(guī)范人事檔案管理方法，提高基礎(chǔ)工作水平

《條例》對(duì)檔案的收集、鑒別和歸檔、分類(lèi)整理、保管等基礎(chǔ)工作進(jìn)行了具體的規(guī)定，要抓住幾個(gè)基本環(huán)節(jié)，使檔案達(dá)到“完整、真實(shí)、精練、實(shí)用”的要求。一是及時(shí)收集、認(rèn)真鑒別干部檔案材料，確保檔案材料完整、真實(shí)。為確保檔案材料的完整、真實(shí)，應(yīng)本著實(shí)事求是的原則，認(rèn)真鑒別、嚴(yán)格審查，未經(jīng)組織審查蓋章或本人簽字的一律不歸檔；應(yīng)經(jīng)常與檔案形成部門(mén)保持密切聯(lián)系，把反映干部德、能、勤、績(jī)的材料歸入干部檔案，還應(yīng)重點(diǎn)收集反映業(yè)務(wù)水平、科研成果、論著以及學(xué)歷培訓(xùn)等材料。二是規(guī)范材料用紙標(biāo)準(zhǔn)，做好檔案材料的分類(lèi)整理。《條例》第二十條指出：“干部檔案封皮、目錄和檔案袋應(yīng)做到規(guī)格統(tǒng)一、樣式一致。凡新制印的，一律按統(tǒng)一規(guī)格、樣式制作”。按照要求規(guī)范材料紙張，實(shí)行全國(guó)統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)整理裝訂。做到分類(lèi)準(zhǔn)確、排列有序、目錄清楚、裝訂整齊，確保干部檔案的完美、真實(shí)、可靠的保存價(jià)值。三是加大硬件設(shè)施的投入，進(jìn)一步夯實(shí)檔案工作基礎(chǔ)。一方面要建立專(zhuān)用檔案庫(kù)房，配置鐵質(zhì)的檔案柜，另一方面還要在庫(kù)房?jī)?nèi)設(shè)置空調(diào)、去濕、滅火等設(shè)備，庫(kù)房設(shè)施要做到“六防”、“三室分開(kāi)”，搞好通風(fēng)、采光、防蟲(chóng)、防潮等配套保護(hù)措施。

（四）加強(qiáng)管理人員隊(duì)伍建設(shè)，提高隊(duì)伍業(yè)務(wù)水平

要選擇政治上可靠、作風(fēng)正派、責(zé)任心強(qiáng)的共產(chǎn)黨員從事干部檔案工作。加強(qiáng)對(duì)管理人員的政治素質(zhì)和業(yè)務(wù)素質(zhì)的培訓(xùn),提高管理人的政策水平和專(zhuān)業(yè)技術(shù)水平,培養(yǎng)具有“創(chuàng)造型、復(fù)合型、協(xié)作型”多素質(zhì)人才。檔案管理人員要有愛(ài)崗敬業(yè)、求真務(wù)實(shí)、甘于奉獻(xiàn)的精神,加強(qiáng)業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)，強(qiáng)化繼續(xù)教育,堅(jiān)持“學(xué)用結(jié)合、按需施教、重視實(shí)效”,全面系統(tǒng)地掌握檔案管理工作的新知識(shí)、新技術(shù),了解檔案管理現(xiàn)代化的具體內(nèi)容。引入競(jìng)爭(zhēng)機(jī)制，通過(guò)競(jìng)聘上崗,把真正優(yōu)秀的檔案專(zhuān)業(yè)人員選拔到檔案管理崗位上來(lái)。將檔案人員的培養(yǎng)納入本單位本部門(mén)人才培養(yǎng)計(jì)劃,重點(diǎn)培訓(xùn)檔案管理業(yè)務(wù)知識(shí)，通過(guò)系統(tǒng)培訓(xùn)，使他們了解檔案管理工作的重要性，增強(qiáng)責(zé)任心。要關(guān)心他們的職稱(chēng)晉升和工作業(yè)績(jī)，充分發(fā)揮他們的積極性和創(chuàng)造性

（五）加強(qiáng)人事檔案信息化建設(shè)，提高科學(xué)管理水平

《條例》第十九條指出：“要不斷地研究和改進(jìn)檔案的管理方法和技術(shù)，逐步實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的科學(xué)化、現(xiàn)代化?！币凑罩醒虢M織部提出的“三網(wǎng)三庫(kù)一平臺(tái)”的要求，進(jìn)一步加速人事檔案管理工作向網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)字化方向轉(zhuǎn)變，利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)存儲(chǔ)容量大、檢索速度快、傳遞方便、查詢(xún)快捷的特點(diǎn)，實(shí)現(xiàn)人事檔案管理工作的新跨越。一是各級(jí)各部門(mén)積極配合，積極創(chuàng)造條件，科學(xué)整合信息化檔案資源，統(tǒng)一協(xié)調(diào)，建立人事檔案網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)。二是在遵循檔案保密規(guī)定的前提下，加強(qiáng)信息采集，建立統(tǒng)一的個(gè)人信息庫(kù)。三是利用網(wǎng)絡(luò)的優(yōu)勢(shì)，全面實(shí)現(xiàn)檔案信息一方收集，多方共享。

總之，人事檔案工作應(yīng)提高認(rèn)識(shí)，規(guī)范管理，創(chuàng)新工作思路，建立健全人事檔案管理長(zhǎng)效機(jī)制，加強(qiáng)信息化建設(shè)，進(jìn)一步提高工作質(zhì)量和服務(wù)水平，使人事檔案管理工作更好地為社會(huì)主義現(xiàn)代化建設(shè)服務(wù)。

[1]肖芹.事業(yè)單位干部人事檔案管理現(xiàn)狀及對(duì)策[J].辦公室業(yè)務(wù),2013,(03).

[2]袁雙盛.提升事業(yè)單位人事檔案管理水平的建議[J].中國(guó)商界（下半月）,2009,(08).

[3]王旋.淺談事業(yè)單位干部人事檔案信息化管理[J].山東檔案,2011,(04).

(責(zé)任編輯：王友才)

G275.9

A

1008—6153（2013）06—0174—02

2013-09-17

林偉紅（1977-），女，湖南懷化人，大學(xué)學(xué)歷，中共懷化市委黨校人事處館員。