內(nèi)部控制的方法探討

余江偉

摘要：在控制體系中內(nèi)部控制方法處于十分重要的地位，合理的控制方法有利于實(shí)現(xiàn)目標(biāo)的控制，同時(shí)也是確保效能發(fā)揮的關(guān)鍵的技術(shù)措施。隨著現(xiàn)代管理手段的不斷更新與進(jìn)步，內(nèi)部控制的方法與手段也越來越來多、越來越先進(jìn)。企業(yè)在進(jìn)行內(nèi)部控制的過程中一定要結(jié)合企業(yè)的實(shí)際情況選擇合理的控制方法。本文就目標(biāo)控制法、組織控制法、授權(quán)控制法進(jìn)行論述。

關(guān)鍵詞：內(nèi)部控制；方法；分析

一、目標(biāo)控制法

目標(biāo)控制法具體是指企業(yè)的內(nèi)部管理工作根據(jù)其確立的目標(biāo)，定期對生產(chǎn)、成本、銷售、財(cái)務(wù)等工作結(jié)合企業(yè)的實(shí)際情況制定一系列的合理的計(jì)劃同時(shí)對其執(zhí)行的過程進(jìn)行有效的控制的方法。目標(biāo)是指所要達(dá)到的境地和標(biāo)準(zhǔn)，社會主義企事業(yè)單位不僅有它的創(chuàng)建目標(biāo)，而且要在國家計(jì)劃的統(tǒng)一指導(dǎo)下，按照預(yù)定的目標(biāo)（即計(jì)劃指標(biāo)）進(jìn)行生產(chǎn)經(jīng)營和其他的管理活動。要想確保目標(biāo)性控制得以實(shí)行，就需要企業(yè)的活動不但能夠?qū)崿F(xiàn)近期目標(biāo)，同時(shí)還需要按照計(jì)劃一步步實(shí)現(xiàn)其創(chuàng)建目標(biāo)。目標(biāo)控制屬于事前控制。

內(nèi)部控制的一項(xiàng)重要的職能就是為所有的職能確立明確的職責(zé)并且執(zhí)行下去，目標(biāo)控制的宗旨就是嚴(yán)格制定計(jì)劃，同時(shí)根據(jù)計(jì)劃很好去執(zhí)行落實(shí)。所以確保內(nèi)部控制的高效的前提條件就是制定合理可行的目標(biāo)。雖然，對任何活動的監(jiān)督控制都意味著指導(dǎo)和要達(dá)到一定的目的，但人們無法監(jiān)督控制沒有明確目標(biāo)的任何過程或活動。實(shí)行目標(biāo)控制，首先，要確定目標(biāo)，即要具體規(guī)定和明確闡述應(yīng)予實(shí)現(xiàn)的目標(biāo)，同時(shí)，需要對其可行性進(jìn)行分析，其可行性滿足要求后，制定有效的措施達(dá)到目標(biāo)。第二，需要控制的不單是計(jì)劃的落實(shí)情況，同時(shí)還需要對組織活動過程中的環(huán)節(jié)進(jìn)行檢查與監(jiān)督，確保計(jì)劃落實(shí)的質(zhì)量。第三，要及時(shí)持續(xù)的對已有的成果進(jìn)行測查與記錄，將實(shí)際的成果與目標(biāo)值加以對比，以便能及時(shí)的發(fā)現(xiàn)實(shí)際成果與目標(biāo)值的差異，如果差異較大需要找出原因，對其進(jìn)行客觀的分析與評估，同時(shí)把真實(shí)的結(jié)論向管理人員反饋，以便及時(shí)的對其進(jìn)行補(bǔ)救。

為確保目標(biāo)控制的有效實(shí)施，企事業(yè)單位一定要合理的計(jì)劃，實(shí)行全面的經(jīng)濟(jì)核算制，管理實(shí)行分級制，嚴(yán)格考核企業(yè)內(nèi)部職能部門的目標(biāo)任務(wù)執(zhí)行情況。目標(biāo)控制的內(nèi)容很多，作為一個(gè)工業(yè)企業(yè)來說，要著重對財(cái)務(wù)及成本方面的目標(biāo)控制。

二、組織控制法

企業(yè)在實(shí)施內(nèi)部控制的過程中，只對目標(biāo)進(jìn)行控制是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠的，還必須對其落實(shí)目標(biāo)的機(jī)構(gòu)進(jìn)行控制，為了便于目標(biāo)的執(zhí)行，首先需要將目標(biāo)根據(jù)職能機(jī)構(gòu)的情況進(jìn)行分類，然后對其職責(zé)給以劃分清楚，同時(shí)對組織機(jī)構(gòu)制定合理的制約和配合的方法，這就是組織控制方法。

職能實(shí)行分離，確保專業(yè)、職能和技術(shù)的專門化，實(shí)現(xiàn)內(nèi)部管理控制所要求的職能獨(dú)立，有利于工作效率的提高。只要有可能，單位的業(yè)務(wù)，包括交易的發(fā)生在內(nèi)，工作人員的經(jīng)營，特別是資財(cái)保管與控制，以及會計(jì)分管等職責(zé)均應(yīng)分離。職責(zé)和范圍應(yīng)有明確規(guī)定，并為每個(gè)職工所知曉，以保證誰都不能包攬一項(xiàng)交易的始終或所有重要環(huán)節(jié)，以減少差錯(cuò)和浪費(fèi)，避免不法行為因而存在的危險(xiǎn)性。如授權(quán)、批準(zhǔn)和記錄交易、資財(cái)?shù)暮灠l(fā)和接受、款項(xiàng)支付、檢查或?qū)徲?jì)經(jīng)營業(yè)務(wù)等重要責(zé)任，應(yīng)有計(jì)劃地與若干部門或個(gè)人，以保證檢查和結(jié)算的有效進(jìn)行。內(nèi)部控制措施應(yīng)與業(yè)務(wù)流程融為一體，以保證在不增加費(fèi)用，或設(shè)立新的職位、新的經(jīng)營機(jī)構(gòu)的情況下，在現(xiàn)有的職工中進(jìn)行職責(zé)分配和分離，以提高可靠性，避免滋長官僚主義。在小單位中，如無法用劃分責(zé)任來實(shí)現(xiàn)完全的控制，則可采取經(jīng)常進(jìn)行內(nèi)部審計(jì)等其它措施來加以控制。在實(shí)施組織控制時(shí)，應(yīng)遵循以下原則：

1.分清職責(zé)，杜絕一個(gè)部門或者個(gè)人控制交易的全過程；

2.每個(gè)執(zhí)行部門都有權(quán)采取果斷的決策行動來切實(shí)履行職責(zé)；

3.明確規(guī)定個(gè)人職責(zé)，防止避逃責(zé)任，超越職權(quán)、文過飾非和推卸責(zé)任的事情發(fā)生；

4.負(fù)責(zé)分配職責(zé)和權(quán)力的主管人員，要進(jìn)行追蹤檢查，考核下級是否切實(shí)執(zhí)行了命令；

5.被授權(quán)者應(yīng)按規(guī)定期限經(jīng)營業(yè)務(wù)，如無特殊情況，上級一般不予檢查，因此要求職工具有識別異?，F(xiàn)象的能力；

6.每個(gè)工作人員應(yīng)向上級匯報(bào)其履行職責(zé)和所取得成果的情況；

7.應(yīng)該確認(rèn)單位有關(guān)授權(quán)法規(guī)的要求；

8.機(jī)構(gòu)應(yīng)具有彈性及可塑性，以便適應(yīng)經(jīng)營計(jì)劃，方針和目標(biāo)的變化；

9.職能、責(zé)任和職權(quán)的分配，應(yīng)避免重迭、重復(fù)和沖突；

10.應(yīng)避免職權(quán)分工過細(xì)，而導(dǎo)致行動遲緩，職務(wù)虛設(shè)和效率低下，力求精簡機(jī)構(gòu)。

三、授權(quán)控制法

內(nèi)部控制要求企業(yè)在進(jìn)行交易和經(jīng)營活動時(shí)，要有授權(quán)批準(zhǔn)制度，以確立完善的工作程序。所謂授權(quán)控制法，即是指各項(xiàng)業(yè)務(wù)的辦理，必須由被批準(zhǔn)和被授權(quán)的人去執(zhí)行，也就是說，單位的各級人員必須獲得批準(zhǔn)或授權(quán)，才能執(zhí)行正常的或特殊的業(yè)務(wù)。授權(quán)控制同樣是一種事前控制方法。

1.要求單位內(nèi)部要有授權(quán)環(huán)節(jié)和明確各環(huán)節(jié)的授權(quán)者。一個(gè)單位的根本大權(quán)在其領(lǐng)導(dǎo)和其管理班子成員，甚至在其主管部門。管理當(dāng)局應(yīng)依次將職權(quán)授予具體人員或部門。我國國營企業(yè)一般實(shí)行黨委領(lǐng)導(dǎo)的經(jīng)理負(fù)責(zé)制。企業(yè)黨委實(shí)行集體領(lǐng)導(dǎo)，主要是貫徹執(zhí)行黨的方針。政策和思想政治工作方面實(shí)行領(lǐng)導(dǎo)。黨的領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)體現(xiàn)在政策上的領(lǐng)導(dǎo)，而不是組織上的領(lǐng)導(dǎo)，企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營活動則由經(jīng)理統(tǒng)一指揮，全面負(fù)責(zé)。因此，社會主義企業(yè)的最高授權(quán)者是經(jīng)理；處、科、室的授權(quán)者是處長、科長、主任等。

2.授權(quán)級別應(yīng)與授權(quán)者地位相適應(yīng)。如低層次主管人員，只能進(jìn)行提議、批準(zhǔn)和執(zhí)行日常工作，做較小的經(jīng)營和交易方面的授權(quán)，高層次主管人員可以進(jìn)行重大的非同尋常的經(jīng)營業(yè)務(wù)和交易事項(xiàng)方面的授權(quán)。除特別重要的或巨額的交易進(jìn)行特殊授權(quán)外，單位主要負(fù)責(zé)人應(yīng)以書面形式授予下屬官員以批準(zhǔn)和經(jīng)營業(yè)務(wù)的權(quán)力。

3.要求被授權(quán)的人應(yīng)該是稱職的人員，對于不勝任的人不得授權(quán)。授權(quán)控制其實(shí)質(zhì)縣人事控制，更側(cè)重于對職工使用方面的控制，總體要求是，應(yīng)該根據(jù)管理人員及廣大職工的資歷，能力和經(jīng)驗(yàn)，分配其適當(dāng)?shù)墓ぷ鳎豢煞峙浣o力不能及的任務(wù)，不可授予力不能及的職位或權(quán)力。

4.嚴(yán)格要求各級人員按所授的權(quán)限辦事，不得隨意超越權(quán)限。在其位才能謀其政，如拒不執(zhí)行，應(yīng)提出適當(dāng)?shù)睦碛?。值得提出的是，各級上級領(lǐng)導(dǎo)或部門主要負(fù)責(zé)人不能越俎代皰，自己一定要以身作則，不得統(tǒng)攬下屬工作，自己都不能越權(quán)行事。

5.重要的事情也要進(jìn)行授權(quán)，交給部屬去完成。有的主管領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為事情很重要，不放心交給部屬去辦，總認(rèn)為自己高明，這樣不僅有害于任務(wù)的完成，也有害于人才的成長。開明的領(lǐng)導(dǎo)把重要的事情授權(quán)給部屬去做，不僅使部屬感到了領(lǐng)導(dǎo)的信任，而竭力去把事情辦好，而且還促使部屬在完成重要的，困難的任務(wù)過程中，努力學(xué)習(xí)和鉆研，以增長辦事能力。

6.無論采取什么樣的授權(quán)，批準(zhǔn)形式，均應(yīng)有文件記錄，以書面授權(quán)為主，便于以后查考。

按授權(quán)的性質(zhì)又可分為：“一般授權(quán)”和“特定授權(quán)”（“專門授權(quán)”）兩種。以一般授權(quán)是指對正常業(yè)務(wù)范圍內(nèi)的授權(quán)，也就是規(guī)定處理正常性業(yè)務(wù)的標(biāo)準(zhǔn)。這種授權(quán)早在涉及鑒別一般條件時(shí)遇到的，它是一種經(jīng)常性的具有連續(xù)性的授權(quán)。例如銷售人員被授權(quán)可以按統(tǒng)一價(jià)格出售一般商品，如果他隨意提價(jià)或降價(jià)，那就超越了他的權(quán)限，再如授權(quán)給采購人員可在一定金額范圍內(nèi)購買常用材料，如果他超限額采購或采購不常用的材料，他也就逾越了權(quán)限，必須得到程特定授權(quán)抄，否則不得辦理。不論是銷售員還是采購員，在其授權(quán)范圍之內(nèi)均可以獨(dú)立處理業(yè)務(wù)。梯特定授權(quán)抄是指對在非正常業(yè)務(wù)范圍之內(nèi)的授權(quán)，也即是指授予有關(guān)人員處理特定業(yè)務(wù)活動的權(quán)力。這種授權(quán)是給予嚴(yán)格條件與所涉及的特殊個(gè)人的授權(quán)，是在遇到特殊情況，超過了一般條件時(shí)才使用。因此，它是無連續(xù)性授權(quán)或?yàn)橐淮涡允跈?quán)，一旦業(yè)務(wù)完成，授權(quán)也就自行撤銷。例如，某一企業(yè)要削價(jià)銷售不屬于一般銷售范圍的一大批呆滯材料，這就需要企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)特別批準(zhǔn)授權(quán)才能進(jìn)行處理，如嚴(yán)格規(guī)定削價(jià)幅度，處理對象和數(shù)量等等。

“權(quán)”與“責(zé)”是相聯(lián)系的，單位（職能部門）或個(gè)人被授予權(quán)力，就負(fù)有相應(yīng)的責(zé)任，按照工作崗位所確定的責(zé)任制度即為崗位責(zé)任制。因此，實(shí)行內(nèi)部控制，應(yīng)通過制度設(shè)計(jì)，使每項(xiàng)管理工作的執(zhí)行都得到適當(dāng)?shù)氖跈?quán)，或是一般授權(quán)，或是專門授權(quán)，同時(shí)，還應(yīng)當(dāng)取得一些證據(jù)來證明當(dāng)事人核準(zhǔn)執(zhí)行業(yè)務(wù)是在職權(quán)范圍內(nèi)的行為，其應(yīng)負(fù)的責(zé)任也是在其責(zé)任范圍內(nèi)，如根據(jù)“崗位工作說明”，定期檢查權(quán)力執(zhí)行和應(yīng)負(fù)責(zé)任情況。這樣就便于做到事事有人管，人人有專責(zé)、辦事有標(biāo)準(zhǔn)、工作有檢查，從而對各項(xiàng)經(jīng)濟(jì)、業(yè)務(wù)活動進(jìn)行有效的控制。

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