高等學(xué)校成人教育學(xué)生檔案管理存在的問(wèn)題及對(duì)策

吳 嵐

（瀘州醫(yī)學(xué)院 成人繼續(xù)教育學(xué)院，四川 瀘州 646000）

隨著教育的不斷改革以及知識(shí)化時(shí)代步伐的不斷加快，高等院校的成人教育越來(lái)越受到人們的關(guān)注，逐漸進(jìn)入社會(huì)以及國(guó)家教育部門的視野，并受到他們的重視，教育的終身化理念也逐漸被人們所認(rèn)同.在實(shí)際的工作中，學(xué)生的綜合素質(zhì)以及基本的情況都可以在學(xué)生檔案中得到很好的體現(xiàn)，它幾乎記錄了學(xué)生在校學(xué)習(xí)階段的所有情況，包括其德智體美勞等各方面，也在很大程度上體現(xiàn)了學(xué)校的教學(xué)水平以及管理水平，對(duì)學(xué)生的成長(zhǎng)起著重要的作用.因此，理解學(xué)生檔案的特點(diǎn)，分析其檔案管理中出現(xiàn)的問(wèn)題，做好檔案管理工作的改進(jìn)措施，對(duì)于進(jìn)一步改善高等學(xué)校成人教育的學(xué)生檔案管理具有極其重要的作用.

1 學(xué)校成人教育學(xué)生檔案管理的特點(diǎn)

1.1 人員多，涉面廣，材料繁雜，管理難度相對(duì)較大

除適齡的學(xué)生在教育行業(yè)占據(jù)絕大多數(shù)外，接受成人教育的學(xué)生的數(shù)量也在逐年上升，特別是在終生教育的觀念被人們普遍接受以后，接受成人教育的學(xué)生數(shù)量呈迅猛發(fā)展的狀態(tài).相對(duì)適齡兒童接受義務(wù)教育而言，成人教育對(duì)學(xué)生沒(méi)有過(guò)多的升學(xué)限制，因此，其具有較為廣泛的生源.與此同時(shí)，成人教育的辦學(xué)點(diǎn)相對(duì)較多，其教育形式也各式各樣.這樣的結(jié)果使得高等學(xué)校成人教育的學(xué)生檔案材料變得較為繁雜，其涉及面相對(duì)廣泛，數(shù)量也比較龐大，造成在檔案管理上的難度增大.

1.2 檔案高頻查閱率，檔案管理呈現(xiàn)動(dòng)態(tài)化趨勢(shì)

接受成人教育的學(xué)生其自身的數(shù)量比較龐大，加之其學(xué)習(xí)的地點(diǎn)具有不確定性，使其檔案的查閱呈現(xiàn)高頻狀態(tài)，而在學(xué)生檔案的管理上本身就有一定的動(dòng)態(tài)性.接受成人教育的學(xué)生，其學(xué)籍的變動(dòng)相對(duì)頻繁，其檔案的變動(dòng)也較為明顯，當(dāng)接受成人教育的學(xué)生進(jìn)行專升本考試、出國(guó)留學(xué)深造以及研究生考試時(shí)，都需要對(duì)其檔案進(jìn)行相應(yīng)的調(diào)整，即使是在單位上班，有時(shí)也需要調(diào)取其相應(yīng)檔案，這就使得學(xué)生的檔案管理變得更為動(dòng)態(tài)化.隨著打假范圍的擴(kuò)大，學(xué)歷上的造假行為有下降的趨勢(shì)，但并沒(méi)有消失，這從某種程度上給用人單位帶來(lái)了一定的損失.因此，用人單位開(kāi)始利用學(xué)生檔案對(duì)其所招人員的真實(shí)學(xué)歷進(jìn)行核實(shí)，這也在一定程度上增加了學(xué)生檔案查閱的頻數(shù)，與此同時(shí)使得接受成人教育的學(xué)生檔案有了更為高效的利用.

1.3 檔案管理較為分散，其歸檔時(shí)間具有一定的特殊性

高等學(xué)校接受成人教育的學(xué)生的檔案絕大多數(shù)是由其所在學(xué)校的成人教育學(xué)生檔案管理部門、成人教育管理處抑或各學(xué)校的辦學(xué)點(diǎn)進(jìn)行保管的，這就使得成教學(xué)生的檔案相對(duì)分散，管理上也較為零散.一般而言，每個(gè)學(xué)生檔案的歸類都是按照一定的年度進(jìn)行的，其形成不同于文書(shū)檔案的年度歸檔.而在實(shí)際情況中，學(xué)生檔案的歸檔并不能如己所愿，并不能能按年度進(jìn)行相應(yīng)的歸檔，只能依照學(xué)制進(jìn)行相應(yīng)的歸檔劃分，如常見(jiàn)的成績(jī)登記表，它記錄了學(xué)生從入學(xué)到畢業(yè)的全部學(xué)習(xí)狀況.就此而言，學(xué)生檔案的歸檔時(shí)間具有一定的特殊性.

2 高等學(xué)校成人教育學(xué)生檔案管理中出現(xiàn)的問(wèn)題

2.1 不完善的檔案管理體制，淡薄的檔案管理意識(shí)

國(guó)家檔案管理局以及教育部于2009年9月攜手制定并實(shí)施了《高等學(xué)校檔案管理辦法》.這一法律的實(shí)施，從一定程度上規(guī)范了高等學(xué)校的檔案管理.但是，在這一法律中并沒(méi)有對(duì)有關(guān)成教學(xué)生檔案管理的具體細(xì)節(jié)進(jìn)行相應(yīng)的描述，從而使得在高等學(xué)校接受成人教育的學(xué)生的檔案并沒(méi)有相對(duì)規(guī)范的管理方式，其工作本身存在著一定的缺陷，相關(guān)部門對(duì)待學(xué)生檔案管理的態(tài)度上也比較淡薄，不夠重視.主要表現(xiàn)在：第一，從領(lǐng)導(dǎo)層次講，在對(duì)學(xué)生檔案以及學(xué)生檔案管理的重要性上，部分領(lǐng)導(dǎo)存在認(rèn)識(shí)不足的現(xiàn)象，其在日常的工作行程中，并沒(méi)有將學(xué)生檔案納入議事日程；第二，從管理人員角度上講，部分管理人員存在錯(cuò)誤的觀念，認(rèn)為學(xué)生一畢業(yè)，其檔案就會(huì)隨學(xué)生本人走，那么這部分學(xué)生的檔案就沒(méi)有必要進(jìn)行整理了，這是一種責(zé)任意識(shí)淡薄的表現(xiàn)，同時(shí)體現(xiàn)了工作人員對(duì)學(xué)生檔案管理認(rèn)識(shí)上的不足；第三，從學(xué)生自身角度上講，有些學(xué)生缺乏檔案管理意識(shí)，在對(duì)待自身檔案的態(tài)度上不夠認(rèn)真，不知道珍惜自己的檔案，在進(jìn)行檔案歸檔填寫時(shí)，不按要求填寫抑或填寫的不夠認(rèn)真，從而使檔案中的材料質(zhì)量比較低，更甚者，有些學(xué)生畢業(yè)之后，從未考慮過(guò)檔案的處置情況，更不知檔案的流向，致使某一天用到檔案時(shí)，無(wú)處查詢.

2.2 相對(duì)陳舊的檔案管理設(shè)施，偏于落后的檔案管理手段

第一，學(xué)生檔案的存放條件相對(duì)較差.在高校中，雖有相關(guān)科室對(duì)檔案進(jìn)行相應(yīng)的管理，但并沒(méi)有固定的管理庫(kù)，很多地方將學(xué)生檔案同一些雜亂的材料堆放在一起.如果遇上潮濕的環(huán)境，其檔案的完整性就會(huì)受到一定的損害；第二，在學(xué)生檔案的管理手段上，盡管計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)已經(jīng)得到了很好的普及，但多數(shù)的高等院校還是采用紙筆的形式.這樣的管理手段所形成的檔案具有不規(guī)范性，其在內(nèi)容上也不夠齊全，有些甚至并沒(méi)有依照管理規(guī)定中要求的那樣去做，如沒(méi)有按要求加蓋公章等；第三，由于接受成人教育的學(xué)生的檔案具有很大的變動(dòng)性，其轉(zhuǎn)換場(chǎng)地相對(duì)較多，因此，在搬運(yùn)過(guò)程中，很容易因?yàn)闆](méi)有對(duì)其進(jìn)行很好的管理致使檔案受損.以上種種現(xiàn)象的存在，都為檔案的管理帶來(lái)了或多或少的麻煩，為檔案的進(jìn)一步管理瞞下隱患.

2.3 模式化的檔案管理形式

六、七十年代左右的大學(xué)畢業(yè)生，畢業(yè)之后，其檔案一般是被一次性的送往用人單位，并不需要自己對(duì)檔案進(jìn)行相應(yīng)的管理.但是，隨著經(jīng)濟(jì)體制的不斷改革以及用人單位對(duì)人才的不同需求，雙向選擇就業(yè)的趨勢(shì)使得不少高校同意學(xué)生畢業(yè)后由學(xué)生自己將檔案帶走.但由于檔案中的材料相對(duì)較多，隨身攜帶比較繁瑣，因此一種迎合學(xué)生以及用人單位的“畢業(yè)生就業(yè)推薦表”成為大家熱捧的資源.然而這一資源中所包含的內(nèi)容必定有限，處于激烈的競(jìng)爭(zhēng)中的求職者們，并不能借此獲得好的工作單位，于是大家開(kāi)始用各種各樣的方式包裝自己.種種形式的轉(zhuǎn)變，使得學(xué)生原有檔案的價(jià)值似乎正在逐漸的消失.但由于近幾年來(lái)，學(xué)歷造假現(xiàn)象比較嚴(yán)重，因此，許多用人單位開(kāi)始重新核對(duì)求職者的學(xué)歷信息.但此時(shí)，那些自己隨身攜帶檔案的學(xué)子們由于沒(méi)有檔案管理的意識(shí)，沒(méi)有看到檔案的潛在重要性，在用到檔案時(shí)變得束手無(wú)措.

2.4 相對(duì)薄弱的檔案管理隊(duì)伍

就現(xiàn)在的情況看，在高等學(xué)校接受成人教育的學(xué)生的檔案并沒(méi)有專業(yè)的人員對(duì)其進(jìn)行管理.對(duì)學(xué)生檔案的管理本身就是一件工作量大，耗時(shí)間，需耐心的工作.但基于種種原因，真正有編制的工作人員數(shù)量有限，加之檔案的管理需要很多的步驟，因此，管理隊(duì)伍的薄弱成為管理工作中的一大障礙.

3 相應(yīng)的解決策略

3.1 強(qiáng)化檔案管理意識(shí)，提高工作人員的管理水平

法律對(duì)于規(guī)范人們的行為具有一定的強(qiáng)制作用，除此之外，法律還可以為人們的行為提供一個(gè)可以遵循的模式.因此，在對(duì)待學(xué)生檔案的管理上，相關(guān)工作人員應(yīng)該依照法律的要求對(duì)其進(jìn)行相應(yīng)的處理.第一，在工作人員中大力宣傳檔案管理的重要性，對(duì)相關(guān)工作人員進(jìn)行定期的培訓(xùn)，使其隨時(shí)掌握檔案管理的最新動(dòng)態(tài)，強(qiáng)化人們對(duì)學(xué)生檔案管理的認(rèn)識(shí)，使其從意識(shí)上認(rèn)識(shí)到檔案管理與自身發(fā)展的關(guān)系；第二，檔案管理部門應(yīng)該加強(qiáng)檔案管理的監(jiān)督制度，并健全檔案材料的收集制度；第三，對(duì)于學(xué)生檔案的管理各學(xué)校盡量做到一個(gè)學(xué)期結(jié)束后就對(duì)其進(jìn)行相應(yīng)的整理，保證檔案材料的完整性以及時(shí)效性；第四，從對(duì)學(xué)生的要求層面講，應(yīng)該嚴(yán)格要求學(xué)生按照相應(yīng)的程序?qū)n案進(jìn)行登記、交接以及存檔.

3.2 健全檔案管理體制，實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一管理

檔案的有效管理在很大程度上取決于學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)的重視程度，因此，加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)的重視力度是管理好檔案的極為重要的條件.在檔案的管理中，應(yīng)依照學(xué)生的整體數(shù)量，安排專業(yè)的工作人員，對(duì)學(xué)生檔案進(jìn)行統(tǒng)一的編制管理，即使對(duì)待教學(xué)站點(diǎn)分散的學(xué)生的檔案，也應(yīng)該配備相應(yīng)的工作人員對(duì)其檔案進(jìn)行嚴(yán)格的管理，確保整個(gè)過(guò)程的流通性.

3.3 強(qiáng)化檔案監(jiān)督力度，確保檔案資料的真實(shí)性以及完整性

針對(duì)高校學(xué)生檔案管理較為分散的現(xiàn)象，相關(guān)部門需做好較為嚴(yán)格的檢查力度，在檢查過(guò)程中對(duì)收集的材料進(jìn)行核實(shí)歸類，對(duì)不完整抑或有問(wèn)題的檔案資料及時(shí)的進(jìn)行更新處理，確保檔案資料的有效性以及完整性.除此之外，學(xué)校還應(yīng)該對(duì)有助于學(xué)生日后擇業(yè)的資料進(jìn)行全面的調(diào)查，確保其全面性，從而為學(xué)生今后的就業(yè)貢獻(xiàn)一份力量.

3.4 促進(jìn)檔案管理信息化方式的實(shí)施，確保檔案管理的動(dòng)態(tài)性以及時(shí)效性

隨著計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的興起以及普及，學(xué)生檔案信息的電子化已經(jīng)成為可能.在我國(guó)，多數(shù)高等學(xué)校已經(jīng)實(shí)現(xiàn)了辦公方式的自動(dòng)化，在處理學(xué)生檔案管理上也正逐漸跟上時(shí)代的步伐.就目前而言，新生剛?cè)雽W(xué)時(shí)，學(xué)校都會(huì)對(duì)其進(jìn)行電子錄入，并在學(xué)生求學(xué)的整個(gè)階段對(duì)其學(xué)習(xí)以及各方面的表現(xiàn)進(jìn)行時(shí)時(shí)更新，從而有效確保了學(xué)生檔案管理的時(shí)效性.

4 結(jié)語(yǔ)

依照學(xué)生檔案管理的特點(diǎn)以及在檔案管理中出現(xiàn)的問(wèn)題，對(duì)學(xué)生的檔案進(jìn)行相應(yīng)的管理，不僅是學(xué)校相關(guān)工作人員需要做的工作，也是學(xué)生以及社會(huì)各方面都需參與的工作.加強(qiáng)檔案管理的監(jiān)督力度，完善檔案管理體制，提高管理人員的專業(yè)管理水平等，都會(huì)為檔案管理的順利進(jìn)行貢獻(xiàn)一份力量.

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