企業(yè)物資采購成本控制研究

王 英

（大慶油田有限責(zé)任公司勘探開發(fā)研究院，黑龍江 大慶 163712）

1 引言

根據(jù)2012年出版的中國統(tǒng)計(jì)年鑒，按行業(yè)分規(guī)模以上工業(yè)企業(yè)主要指標(biāo)中全國統(tǒng)計(jì)一欄中顯示2011年利潤總額是61396.33億元，主要經(jīng)濟(jì)效益指標(biāo)中工業(yè)成本費(fèi)用利潤率為7.71%；而2011年出版的中國統(tǒng)計(jì)年鑒中顯示2010年利潤總額為53049.66億元，主要經(jīng)濟(jì)效益指標(biāo)中的工業(yè)成本費(fèi)用利潤率為8.31%.從以上數(shù)據(jù)我們可以看出工業(yè)成本費(fèi)用利潤率僅降低了0.6%，就使得利潤總額增加了8346.67億元.而物資采購成本是企業(yè)成本費(fèi)用的重要組成部分，與企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益緊緊相連并對利潤具有一定的杠桿效應(yīng).在國民經(jīng)濟(jì)突飛猛進(jìn)的大背景下，企業(yè)不斷傾向于把技術(shù)創(chuàng)新和拓寬營銷渠道放在較為顯要的位置，與之相比，弱化了對起基礎(chǔ)性作用的物資采購過程的管理.降低物資采購成本對于企業(yè)降低運(yùn)營成本具有顯著作用，對物資采購成本的高效控制是企業(yè)取得長足發(fā)展的關(guān)鍵[1].

2 影響物資采購成本的因素

采購成本是指在采購的過程中發(fā)生的成本，廣義的采購成本主要由物資的獲取成本、貯備成本、質(zhì)量成本構(gòu)成，而狹義的采購成本僅僅由物資的獲取成本構(gòu)成[2].在采購的過程中，發(fā)生的成本可以由可計(jì)算成本和不可計(jì)算成本構(gòu)成，可計(jì)算成本是可見的，可以用具體的數(shù)量衡量的，例如在采購過程中發(fā)生的實(shí)際貨幣支出，而不可計(jì)算成本是一種隱含成本，也可理解為機(jī)會(huì)成本.無論是哪種成本構(gòu)成，都以一定的表現(xiàn)形式對采購成本產(chǎn)生了不同程度的影響.

在可見成本中，企業(yè)在采購過程中得到的采購報(bào)價(jià)，已經(jīng)成為一種衡量采購成本高低的重要指標(biāo).采購價(jià)格也受多重因素的影響.采購商品或服務(wù)的表現(xiàn)形態(tài)是首要的原因，分為一次性的采購與分階段持續(xù)性的采購.這應(yīng)是采購最基礎(chǔ)的識別，如果采購的形態(tài)有所轉(zhuǎn)變，選擇路徑也一定要及時(shí)調(diào)整.影響采購價(jià)格的次級因素可表現(xiàn)為采購時(shí)機(jī)和數(shù)量、交貨條件、付款條件等，宏觀影響的部分就是物價(jià)的影響.其次是物流與運(yùn)營成本，在物資價(jià)格等方面已達(dá)成書面協(xié)議之后，采購進(jìn)入流通環(huán)節(jié)，將物資運(yùn)抵企業(yè).雖然近幾年物流業(yè)的發(fā)展有了質(zhì)的飛躍，運(yùn)貨成本也有所降低，但這一部分支出也要進(jìn)行有效控制.對企業(yè)采購的存貨進(jìn)行必要的管理和協(xié)調(diào)，這時(shí)會(huì)付出一定的費(fèi)用，這些費(fèi)用直接影響到之后的貨物的使用情況，因而被計(jì)入可見采購成本中.最后是質(zhì)量成本，物資質(zhì)量要想達(dá)到采購方的質(zhì)量要求，有時(shí)需要采購方付出一定的代價(jià)，這個(gè)代價(jià)被計(jì)入質(zhì)量成本中，成為了采購可見成本的影響因素.

在隱含成本的因素中人力資源成本是首要因素.管理層對人力資源管理重視程度提升，其管理方式不斷走向?qū)I(yè)化，先進(jìn)管理理念也得到廣泛應(yīng)用.對于人力資源的“質(zhì)”和“量”產(chǎn)生了積極的作用.但是，在采購過程中，需要對采購人員的數(shù)量和質(zhì)量進(jìn)行管理，這就產(chǎn)生了一定的成本費(fèi)用.甄別信息成本，在采購過程中，全面掌握庫存狀況和產(chǎn)品的質(zhì)量等信息，是合理采購的必要前提.然而，在信息化背景下，獲取這些信息需要付出一定的代價(jià)，也就伴隨了信息利用成本的產(chǎn)生.

3 企業(yè)物資采購成本控制的路徑選擇

3.1 完善物資采購制度

要想合理控制物資采購成本，在制定采購計(jì)劃時(shí)應(yīng)該遵循以下兩個(gè)原則：基于合理依據(jù)，把握放量尺度.加強(qiáng)對采購計(jì)劃的控制，以有效控制采購質(zhì)量.要對關(guān)系到物資采購成本的重要影響因素建立審批制度，通過采購人員、財(cái)務(wù)部門、各級主管領(lǐng)導(dǎo)等多層對采購價(jià)格、采購計(jì)劃、采購供應(yīng)商、采購方案等進(jìn)行審批和檢查，實(shí)現(xiàn)有效控制的目的[3].在依托合理采購計(jì)劃的基礎(chǔ)上對于采購資金要充分考慮.采購的數(shù)量和進(jìn)貨時(shí)間與企業(yè)資金流量息息相關(guān)，庫房的管理費(fèi)用及庫存的流轉(zhuǎn)等都對資金的使用效果有一定影響.例如，施工企業(yè)普遍存在的現(xiàn)象是原材料費(fèi)用占基本建設(shè)投資的比重很大，但施工前采購齊全的項(xiàng)目所需材料，有可能使采購資金鏈條斷裂，而待到需要時(shí)進(jìn)行臨時(shí)采購，企業(yè)則會(huì)失去在質(zhì)量和價(jià)格上的優(yōu)勢.因此，企業(yè)應(yīng)打從整體利益出發(fā)，分清重要、次要方面地組織供應(yīng)，從而完善物資采購制度，確保資金鏈條不中斷.

3.2 建立持續(xù)性戰(zhàn)略供應(yīng)商機(jī)制

傳統(tǒng)采購供應(yīng)管理通常采用一種比較保守的模式，那就是一種資源有多個(gè)供應(yīng)商.現(xiàn)代采購管理趨勢表現(xiàn)為兩個(gè)方面：從數(shù)量上看，是要盡量減少企業(yè)供應(yīng)商的數(shù)量；從質(zhì)量上看，是要與這少數(shù)的供應(yīng)商建立并維系互信、互惠、互為企業(yè)增長助力的持續(xù)性戰(zhàn)略合作關(guān)系.這種模式的優(yōu)點(diǎn)是:使采購計(jì)劃得以簡化，可以形成經(jīng)濟(jì)采購批量，爭取優(yōu)惠；運(yùn)輸管理更加有效率，進(jìn)而達(dá)到控制質(zhì)量、降低產(chǎn)品的成本的目的.基于此，企業(yè)對于供應(yīng)商的選擇更加慎重，尤其是為企業(yè)提供重點(diǎn)物資的供應(yīng)商，必須綜合考慮此類供應(yīng)商在各個(gè)方面的表現(xiàn)，充分審查其提供產(chǎn)品的性價(jià)比、履行合約的比率和后續(xù)服務(wù)情況，還要結(jié)合客戶的需求深入了解供應(yīng)商的生產(chǎn)能力、技術(shù)條件和經(jīng)營方針等方面的情況.在嚴(yán)格的遴選和認(rèn)證的前提下，確定適合與本企業(yè)建立持續(xù)性戰(zhàn)略合作關(guān)系的少數(shù)供應(yīng)商.此外，企業(yè)還應(yīng)定期對戰(zhàn)略供應(yīng)商的績效表現(xiàn)進(jìn)行評價(jià)，實(shí)行動(dòng)態(tài)化管理，與之就供需方面已經(jīng)出現(xiàn)的問題進(jìn)行溝通，并根據(jù)其績效表現(xiàn)進(jìn)行相應(yīng)的激勵(lì)，以更好的適應(yīng)企業(yè)的采購需求.當(dāng)然，在已經(jīng)確立持續(xù)性戰(zhàn)略合作關(guān)系的供應(yīng)商中也有部分供應(yīng)商長期績效十分不理想，但可能一些客觀原因所導(dǎo)致的.在溝通和改進(jìn)無效的狀態(tài)下，企業(yè)應(yīng)考慮剔除該供應(yīng)商.

3.3 加強(qiáng)企業(yè)物資采購的立體化監(jiān)督

在完善物資管理信息系統(tǒng)的基礎(chǔ)上，建立針對采購業(yè)務(wù)定期開展審計(jì)的制度，對核心物資采購活動(dòng)實(shí)行特定審計(jì)，通過審計(jì)手段督察采購需求計(jì)劃、渠道選擇、貨物接收與驗(yàn)收、貨款支付等重點(diǎn)環(huán)節(jié)執(zhí)行情況，及時(shí)發(fā)現(xiàn)采購活動(dòng)中存在的問題.實(shí)現(xiàn)物資采購管理數(shù)據(jù)信息的共享和互動(dòng).對物資經(jīng)過的各個(gè)流通環(huán)節(jié)所留下的數(shù)據(jù)和痕跡及時(shí)進(jìn)行歸集處理，對需要關(guān)注的部分進(jìn)行重點(diǎn)分析，比如通過財(cái)務(wù)部門了解采購資金的管理情況.對實(shí)物資產(chǎn)開展延伸審計(jì)，促進(jìn)物資采購業(yè)務(wù)操作過程進(jìn)一步優(yōu)化，以促進(jìn)信息透明化、提高信息利用效率，實(shí)現(xiàn)深層面、立體化的監(jiān)督.對違紀(jì)違約采購事件要嚴(yán)加查處，透過問題尋找制度中可能存在的漏洞、監(jiān)管不力之處和日常管理忽視的環(huán)節(jié)，最大程度上避免企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益流失.

3.4 應(yīng)用前沿性物資采購模式

在傳統(tǒng)的采購管理中，由于信息技術(shù)和信息平臺(tái)和信息化的管理手段的缺失，企業(yè)與供應(yīng)商之間無法進(jìn)行有效的信息共享和信息集成，因而出現(xiàn)了流通環(huán)節(jié)的效率不高，采購周期延長等現(xiàn)象，大大降低供應(yīng)鏈系統(tǒng)的運(yùn)作效率.網(wǎng)絡(luò)商務(wù)采購依托于三種技術(shù)平臺(tái)，包括：聯(lián)機(jī)網(wǎng)絡(luò)、計(jì)算機(jī)通信和數(shù)字交互式媒體，是傳統(tǒng)采購技術(shù)在新時(shí)代網(wǎng)絡(luò)采購環(huán)境下的延拓和發(fā)展，它將網(wǎng)上信息處理與網(wǎng)下采購操作過程有機(jī)地結(jié)合起來，網(wǎng)絡(luò)采購在控制采購成本方面江發(fā)揮節(jié)約成本的巨大潛在力[4].

基于網(wǎng)絡(luò)的企業(yè)采購，將使物資采購所處于的采購環(huán)境達(dá)到傳統(tǒng)采購無法比擬的新的優(yōu)化程度，企業(yè)間可以進(jìn)行跨越時(shí)間、空間的交互式、分布式交流.網(wǎng)絡(luò)采購使得中間的采購環(huán)節(jié)大大減少，和采購相關(guān)的管理費(fèi)用例如差旅費(fèi)、電話費(fèi)、傳真費(fèi)和各種會(huì)議費(fèi)等也大為降低.企業(yè)進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)采購使得采購過程變得敏捷高效，企業(yè)的招標(biāo)和評標(biāo)等可以在網(wǎng)上進(jìn)行，軟件系統(tǒng)的應(yīng)用可以大大簡化大量企業(yè)內(nèi)部具有重復(fù)性質(zhì)的管理性工作，使整個(gè)采購流程透明化、數(shù)字化、信息化從而大大縮短采購實(shí)際耗費(fèi)的時(shí)間，降低了采購成本，提高采購效率，供應(yīng)商能夠及時(shí)反應(yīng)以快速響應(yīng)企業(yè)的需求.在這樣的時(shí)代背景下，采購管理由于采購信息及時(shí)得到處理，企業(yè)內(nèi)部就可以實(shí)現(xiàn)快速洽談?dòng)嗀?、及時(shí)配送貨物和生產(chǎn)各環(huán)節(jié)的有效銜接，提高了企業(yè)的效率，降低了庫存，供求雙方共同打造出優(yōu)質(zhì)供貨渠道；在傳統(tǒng)的采購過程中，由于信息的不對稱性使供需雙方交流不及時(shí)、不準(zhǔn)確，避免不了人為因素的干擾，使得采購周期被拉長.而在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，信息傳輸具有及時(shí)性和高真實(shí)性的特點(diǎn)，使協(xié)商時(shí)間縮短的同時(shí)，減少了人為因素造成的信息扭曲，使企業(yè)和供應(yīng)商雙方可以直接在線進(jìn)行交流，減少采購中的暗箱操作.此外，企業(yè)可以借助第三方的采購網(wǎng)站進(jìn)行物資采購，這對于公平競爭的問題是一個(gè)很好的助力.中介性質(zhì)的采購網(wǎng)站提供了一個(gè)能實(shí)現(xiàn)公平交易的具有一定規(guī)模的平臺(tái)，使眾多企業(yè)和供應(yīng)商都站在同一標(biāo)準(zhǔn)上，企業(yè)竟?fàn)幍闹饕饬繕?biāo)準(zhǔn)將由質(zhì)量、價(jià)格和管理三個(gè)部分組成.我們既要充分利用網(wǎng)絡(luò)采購為企業(yè)服務(wù)，也要對網(wǎng)絡(luò)采購的信用風(fēng)險(xiǎn)樹立足夠的防范意識，盡量降低企業(yè)的經(jīng)營風(fēng)險(xiǎn).

4 結(jié)束語

選擇合理的采購路徑，對促進(jìn)企業(yè)不斷壯大，提高產(chǎn)品質(zhì)量，降低總體擁有成本，發(fā)揮資金優(yōu)勢，有著極其重要的意義.對企業(yè)物資采購成本的控制，企業(yè)應(yīng)在完善物資采購制度的基礎(chǔ)上，建立持續(xù)性戰(zhàn)略供應(yīng)商機(jī)制，與其建立互為企業(yè)增長助力的持續(xù)性戰(zhàn)略合作關(guān)系；加強(qiáng)企業(yè)物資采購的立體化監(jiān)督與控制，使與采購相關(guān)的種種環(huán)節(jié)可能存在的問題無處遁形，并應(yīng)用前沿性物資采購模式，充分發(fā)揮網(wǎng)絡(luò)采購的作用，將處于市場中的企業(yè)、供應(yīng)商和客戶的信息流集成，形成高效率、高品質(zhì)和立體化采購，最終達(dá)到增強(qiáng)我國企業(yè)的綜合實(shí)力、競爭力和全面采購管理能力的目標(biāo).

〔1〕馮小琴.企業(yè)物資采購過程中降低成本的對策[J].科技情報(bào)開發(fā)與經(jīng)濟(jì)，2010(06):173-174.

〔2〕安豐林.企業(yè)物資采購成本控制的探討[J].現(xiàn)代經(jīng)濟(jì)信息，2010(06):23-24.

〔3〕劉軍紅.淺談企業(yè)物資采購成本控制[J].科技信息，2009(06):699.

〔4〕劉鋼.供應(yīng)鏈環(huán)境下的采購成本控制[D].華中科技大學(xué)，2005.25-32.