鄒 婕
(華南師范大學(xué) 增城學(xué)院,廣東 廣州 511363)
在公立高校提倡“去行政化”的趨勢(shì)下,民辦高校的“留行政化”體現(xiàn)的是求同存異的思維觀。因?yàn)楣⒏咝J窍蚩蒲行透咝0l(fā)展,倘若在科研型高校中再探討學(xué)術(shù)與行政孰輕孰重,是無(wú)法彰顯大學(xué)魅力、完成大學(xué)理想的。而民辦高校在中國(guó)目前的高等教育生態(tài)中,主要還是向著基礎(chǔ)型、教學(xué)型高校發(fā)展。因此,如果在一些基本教學(xué)常規(guī)、教學(xué)秩序上行政管理不予施為,民辦高校則很難扎實(shí)地完成其高等教育目標(biāo)。
無(wú)論是科研型還是教學(xué)型高校,在行政管理當(dāng)中都具有一定的局限性,因?yàn)楦咝5男姓芾聿煌谡摹耙话阈姓被蚴恰捌胀ㄐ姓?,它只是一種“專(zhuān)業(yè)性行政”,也就是說(shuō)“只是負(fù)責(zé)組織和管理某一方面的行政事務(wù),其行政活動(dòng)帶有一定的局限性”[1]。相比而言,科研型高校在行使行政權(quán)力時(shí)更貼近學(xué)術(shù)權(quán)力,而基礎(chǔ)型、教學(xué)型的高校由于學(xué)術(shù)權(quán)力相對(duì)比較弱,行政的整體統(tǒng)籌與專(zhuān)業(yè)的個(gè)別發(fā)展雖然存在制約關(guān)系,但是其行政權(quán)力還是屬于主導(dǎo)地位。
在這樣的背景下,民辦高校行政機(jī)構(gòu)的工作就更多地體現(xiàn)在執(zhí)行力上了,執(zhí)行力的運(yùn)用體現(xiàn)在“管理”與“服務(wù)”兩方面。行政人員常常會(huì)在“管理”與“服務(wù)”兩方面錯(cuò)位,難以區(qū)分什么工作是“管理”,什么工作滲透更多的“服務(wù)”,通常是“瑣事一大堆,忙到天已黑”。該管理的沒(méi)有管理到,不該列入服務(wù)范圍的又過(guò)多地行使了服務(wù)的義務(wù),不僅影響了學(xué)校的正常運(yùn)轉(zhuǎn),久而久之還會(huì)影響上層領(lǐng)導(dǎo)的決策。要改善這種狀況,將行政工作引導(dǎo)到一個(gè)良性發(fā)展的軌道上來(lái),處理好“管理”與“服務(wù)”的關(guān)系是當(dāng)務(wù)之急。
在民辦高校,為了能充分利用資源,行政機(jī)構(gòu)通常囊括了教學(xué)、人事、黨建、后勤等一系列事務(wù),可以說(shuō)這是一個(gè)主機(jī)構(gòu)不大,但卻是擔(dān)子很重的組織。他們不承擔(dān)決策的角色,只行使執(zhí)行的權(quán)力,隨著民辦高校的日益發(fā)展,龐大的教師隊(duì)伍令行政機(jī)構(gòu)的負(fù)荷加大,而要提高工作效率,就必須處理好“管理”與“服務(wù)”之間的關(guān)系,這也是眾多行政工作者實(shí)際工作中關(guān)心的問(wèn)題。
法約中爾認(rèn)為,“管理”包括5個(gè)基本要素:計(jì)劃、組織、指揮、協(xié)調(diào)和控制。從法約爾的管理原則細(xì)則中,我們可以發(fā)現(xiàn)有些內(nèi)容在民辦高校的行政管理中是同樣適用的,比如分工、權(quán)力與責(zé)任、紀(jì)律、統(tǒng)一指揮、統(tǒng)一指導(dǎo)、秩序、人員保持穩(wěn)定。無(wú)論是5個(gè)基本要素還是基本要素所延伸的細(xì)則,都有一個(gè)目標(biāo),就是“上一級(jí)領(lǐng)導(dǎo)者的意圖或計(jì)劃在實(shí)施過(guò)程中要取得成功,還需要得到下級(jí)領(lǐng)導(dǎo)者以及下屬人員的‘默契配合’,或者說(shuō)需要下級(jí)以某種形式積極響應(yīng),否則很難取得預(yù)期成功?!保?]126這一點(diǎn),充分地說(shuō)明了“管理”就是需要產(chǎn)生執(zhí)行的效力。
而“服務(wù)”是“為他人做事,并使他人從中受益的一種有償或無(wú)償?shù)幕顒?dòng)。不以實(shí)物形式而以提供活勞動(dòng)的形式滿足他人某種特殊需要”[2]。在行政管理中這只是一種自愿行為,不是硬性的任務(wù),更不是寫(xiě)入規(guī)章制度工作手冊(cè)的內(nèi)容,因此不會(huì)因?yàn)槟闶欠裥惺够蛐惺沟亩嗌俣鴽Q定行政工作量,只是在某種場(chǎng)合某個(gè)時(shí)間會(huì)增加其他人員對(duì)行政人員工作的滿意度,尤其是在開(kāi)展指令性工作時(shí)產(chǎn)生的響應(yīng)度高一些?!胺?wù)”是無(wú)形但可給人帶來(lái)某種利益或滿足感、并可供有償轉(zhuǎn)讓的一種或一系列活動(dòng)。
兩者的最大的區(qū)別就在于“管理”必須有章可循,有相當(dāng)?shù)募s束力和一定的底線;“服務(wù)”沒(méi)有定性的標(biāo)準(zhǔn),也沒(méi)有約束,通常以自愿的方式產(chǎn)生。作為領(lǐng)導(dǎo)、中層管理人員或一般工作人員,他們既有管理的一面,又有服務(wù)的一面。他們既要遵循黨和政府的方針政策,又要按照領(lǐng)導(dǎo)和上級(jí)業(yè)務(wù)指導(dǎo)部門(mén)的工作部署,借助每個(gè)人自身的能力素質(zhì),把本部門(mén)和本崗位的工作管理得井井有條,這時(shí)他們所扮演的就是管理者的角色;同時(shí),他們又要不辭辛苦,為全體教職工或是學(xué)生解決工作外的比如生活問(wèn)題,以排除工作、學(xué)習(xí)上的隱憂,充分調(diào)動(dòng)大家的積極性,這時(shí)他們又扮演了服務(wù)者的角色。這就是兩者的聯(lián)系。
本文所探討高等教育行政管理是微觀的高等教育管理,是教學(xué)、科研、后勤、人力資源管理四大管理中的日常行政管理,比如編制校歷,編制授課及考試、考查時(shí)間;進(jìn)行教室調(diào)度、管理;教務(wù)統(tǒng)計(jì);學(xué)位及畢業(yè)證書(shū)管理;科研、后勤事務(wù)中的管理以及修改相關(guān)規(guī)章并檢查執(zhí)行情況;教職工的引進(jìn)、備案、晉升、考核、獎(jiǎng)懲等等。
服務(wù)在例行的工作中一般沒(méi)有定性,主要體現(xiàn)在后勤上,比如教師的入職安排、年度體檢、教學(xué)用具的配套、相關(guān)的一些事務(wù)的細(xì)節(jié)操作提示等等。
(一)民辦高校師資力量薄弱,行政人員素質(zhì)參差不齊。因此,保證師資隊(duì)伍的穩(wěn)定便成為了行政工作的首要工作,“管理”也就隨之趨于弱化
民辦高校由于先天條件無(wú)公辦院校優(yōu)越,在吸引優(yōu)秀人才上明顯處于一種被動(dòng)的地位。有時(shí)有很好的專(zhuān)業(yè)規(guī)劃,卻因?yàn)檎也坏狡ヅ涞膶?zhuān)業(yè)教師而使民辦高校的發(fā)展遭遇瓶頸。一方面要留住人才,另一方面又要吸引人才,“管理”功能也就不那么明顯了。例如,為了留住人才,淡化教學(xué)與人事管理之間的關(guān)系,教師沒(méi)有因?yàn)檫`反教學(xué)常規(guī)、教學(xué)秩序得到相應(yīng)的懲罰,不良的業(yè)務(wù)表現(xiàn)與晉升也不存在相關(guān)性。有時(shí)甚至因?yàn)榻處熑本幍臓顩r,為了能留住一些老師,會(huì)給以更多的“照顧”,比如排課等。
行政人員素質(zhì)參差不齊,當(dāng)執(zhí)行中遇到阻力,他們會(huì)認(rèn)為“管理”有時(shí)會(huì)間接或直接地影響行政工作效率,以致偏離行政工作目標(biāo),進(jìn)而妥協(xié)或者放棄。
在專(zhuān)業(yè)人員充足的條件下,管理制度越細(xì)化,管理的效果越明顯,管理的目標(biāo)也越容易達(dá)到。但是在民辦院校,行政人員隊(duì)伍是非常精簡(jiǎn)的,不少領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為行政工作就是對(duì)雜事的處理,上傳下達(dá),一般人都能夠勝任,于是不太重視對(duì)行政人員專(zhuān)業(yè)化挑選和培養(yǎng)。而行政人員在執(zhí)行相關(guān)管理制度之時(shí)也常常因?yàn)槭掷m(xù)繁雜、流程過(guò)于反復(fù)而傾向于放棄,只要不產(chǎn)生必要的麻煩,寧愿“睜一只眼,閉一只眼”,大事變小事,小事變無(wú)事。管理過(guò)程中還夾雜著“觸及教師利益”的阻力,有時(shí)不僅阻力得不到妥善排除,還影響其他工作的進(jìn)度,權(quán)衡之下妥協(xié)成為比較普遍的選擇。在此狀況下,行政人員“不偏不倚,公私分明地執(zhí)行政策、行使權(quán)力、分配資源及處理其他一切學(xué)校發(fā)展有關(guān)的公共事務(wù)”[3]的行政目標(biāo)就很難達(dá)到。
(二)“合身”的管理制度不健全,梯度執(zhí)行力度不夠
民辦高校的制度建設(shè)很薄弱,不是制度很多無(wú)人執(zhí)行,就是制度缺失不知道如何執(zhí)行?!傲矿w裁衣”的制度可以說(shuō)沒(méi)有,即使有也很難得到自上而下的統(tǒng)一。因?yàn)闊o(wú)章可循,教師將更多事情寄托在行政人員的身上,甚至對(duì)自己應(yīng)承擔(dān)的責(zé)任推諉。比如,評(píng)優(yōu)、遴選骨干、外派訪問(wèn)學(xué)者等,首先是要對(duì)教師進(jìn)行挑選,其業(yè)務(wù)水平的評(píng)價(jià)與審核都需要規(guī)范化的流程去完成。正常來(lái)說(shuō),申報(bào)材料是由教師本人整理:包括填表,整理歷年或當(dāng)年的教學(xué)記錄、教學(xué)評(píng)價(jià)(每學(xué)期教學(xué)評(píng)價(jià)都會(huì)反饋給教師本人)等。但很多時(shí)候,教師覺(jué)得他的任務(wù)就是完成教學(xué),而教學(xué)質(zhì)量和評(píng)價(jià)應(yīng)該由第三方去鑒定,而且有人會(huì)認(rèn)為自己是否符合條件不應(yīng)該由本人提交材料而應(yīng)由主管部門(mén)決定。也有人會(huì)認(rèn)為教務(wù)員掌握了他的教學(xué)文件、教學(xué)質(zhì)量監(jiān)測(cè)過(guò)程、教學(xué)評(píng)價(jià),既然教務(wù)員應(yīng)該為教師、教學(xué)服務(wù),他是聯(lián)結(jié)教師與教學(xué)管理的橋梁,那么這些事務(wù)應(yīng)該由教務(wù)員去完成。而教務(wù)員則覺(jué)得自己只負(fù)責(zé)管理所有與教學(xué)有關(guān)的工作,并不是去做一種替代性的秘書(shū)工作(公立高校都有教學(xué)秘書(shū),但是民辦院校由于人員精簡(jiǎn)是無(wú)法對(duì)這類(lèi)事情細(xì)化的)。由于沒(méi)有與此相關(guān)的文件或是操作指南,行政人員在處理事務(wù)時(shí)自己也弄不清楚自身做的工作該到哪一步。雖然說(shuō)每個(gè)學(xué)校都有一本詳細(xì)的《規(guī)章制度匯編》,但是能“深入人心”“量體裁衣”的范本并不多見(jiàn)。造成此情況的原因是多方面的:(1)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)建立“合身”規(guī)章制度的意識(shí)不強(qiáng),有意識(shí)的可能在任期內(nèi)考慮一下,但是任期過(guò)了,就被擱置一邊;(2)“合身”的制度需要長(zhǎng)時(shí)間的磨合和檢驗(yàn),組織成員也因?yàn)閷?duì)制度的認(rèn)知花費(fèi)時(shí)間成本過(guò)高,于是缺乏主動(dòng)性,響應(yīng)度低,因此難以真正形成治校“范本”;(3)人員流動(dòng)性較高,中層干部任免的不連續(xù)性使得制度的執(zhí)行產(chǎn)生斷裂現(xiàn)象。
(三)“過(guò)度關(guān)系化”現(xiàn)象在民辦高校中普遍存在,經(jīng)常導(dǎo)致錯(cuò)位的“服務(wù)”
每個(gè)高校多多少少都存在“過(guò)度關(guān)系化”的現(xiàn)象,“過(guò)度關(guān)系化”即“個(gè)人或團(tuán)體通過(guò)私下的‘關(guān)系行為’去獲取或行使職權(quán),爭(zhēng)取或分配資源”[3]。有研究證明學(xué)校組織的“過(guò)度關(guān)系化”呈現(xiàn)上升趨勢(shì),“開(kāi)后門(mén)”“跑關(guān)系”在民辦院校也比較普遍,有些事情因?yàn)榻M織中的私人關(guān)系可以從管理的范疇跳躍到服務(wù)的領(lǐng)域。比如,某位教師與院領(lǐng)導(dǎo)存在私人關(guān)系,本該由教師自己完成的教材訂閱、考勤表填寫(xiě)等直接交給了辦公室完成,這種特權(quán)現(xiàn)象在一定程度上打破了行政工作的“自然位置”,影響了其“生態(tài)”環(huán)境和管理秩序,使行政人員在“管理”與“服務(wù)”時(shí)產(chǎn)生混亂的感覺(jué)。
汪葉斌曾經(jīng)在《一般平衡論》里指出,系統(tǒng)與環(huán)境相平衡和諧時(shí)就是系統(tǒng)的自然位置。自然位置是系統(tǒng)在環(huán)境中有適當(dāng)?shù)奈恢?,表明系統(tǒng)與環(huán)境平衡。在民辦高校行政工作中,所謂的“平衡”,即有利于“管理”和“服務(wù)”功能的共同發(fā)展。很多時(shí)候,因?yàn)閱?wèn)題的自然位置不能清晰地界定,或因?yàn)閭€(gè)體和組織各自定位的自然位置不一致而導(dǎo)致失衡。所以,要讓問(wèn)題回歸到自然位置,讓個(gè)體和組織都清楚自然位置的平衡,行政工作“管理”和“服務(wù)”的功能才可以達(dá)到平衡的狀態(tài)。問(wèn)題的解決需要制度規(guī)范的確立,而個(gè)體和組織自然位置的確立依賴(lài)于個(gè)體對(duì)組織的認(rèn)同和組織對(duì)個(gè)體的制度化角色定向。
據(jù)了解,民辦高校的內(nèi)部管理機(jī)制極少有形成傳統(tǒng)的范本,沒(méi)有范本。行政人員在實(shí)際工作中就很難形成一致性,最明顯的就是大家可以八仙過(guò)海去地完成上級(jí)的任務(wù)而不考慮過(guò)程的規(guī)范、合理與否。管理制度的傳統(tǒng)范本實(shí)質(zhì)是民辦高校依據(jù)自身?xiàng)l件和環(huán)境“量體裁衣”的“合身”制度,它在每一項(xiàng)行政工作中既有明確的目標(biāo),統(tǒng)一的方向,有序的實(shí)施步驟,還不隨時(shí)間和人員的更換而變化,也就是說(shuō)具備客觀的穩(wěn)定性和“合理、合法”性。由于沒(méi)有先例可行,大家只有在前進(jìn)中摸索。建立這樣的行政管理制度花費(fèi)的時(shí)間雖然比較漫長(zhǎng),而且還會(huì)在不斷的磨合中修改,但是這個(gè)不影響民辦高校的發(fā)展,反而會(huì)為其發(fā)展提供“合法性”“合理性”的有力支撐。那么,如何建立“合身”制度?首先是民辦高校的“董事會(huì)”成員和行政管理崗位的領(lǐng)導(dǎo)對(duì)制度建設(shè)要有一致的重視,并且覺(jué)得有長(zhǎng)遠(yuǎn)建設(shè)的必要;其次需要組建一支將來(lái)能承擔(dān)執(zhí)行者角色的團(tuán)隊(duì)對(duì)規(guī)章制度進(jìn)行編寫(xiě)和修訂;最后,制度要經(jīng)過(guò)不同崗位的行政人員廣泛的討論和意見(jiàn)征集,目的是深入人心,形成慣性的工作作風(fēng)。只有把它作為自上而下、關(guān)系你我的一件大事去建設(shè),才有利于行政工作的良性發(fā)展。
所謂共享的規(guī)范就是建立群體規(guī)范,構(gòu)建群體規(guī)范的目的不在于讓教師們認(rèn)知與學(xué)校相關(guān)的一切管理制度,更重要的是讓其理解:制度不是約束個(gè)人的發(fā)展,而是作為學(xué)校的組織成員,要明白行為可以接受和零容忍的范圍。規(guī)范是營(yíng)造良好工作氛圍和范式的基礎(chǔ),共享的規(guī)范有利于個(gè)人和集體共同發(fā)展。當(dāng)大家都按照共同的規(guī)范、擁有共同的期望行事,并自覺(jué)形成習(xí)慣,管理職能就不是約束,而更多的是引導(dǎo)。構(gòu)建的意義在于對(duì)規(guī)范的認(rèn)知、理解、運(yùn)用提升為信仰,信仰就是群體規(guī)范能夠成為組織的精神支柱、公平評(píng)價(jià)的標(biāo)準(zhǔn)以及行為矯正的輿論約束。
管理職能要形成穩(wěn)定的制度化角色定向,即教導(dǎo)新成員按其他成員同樣的方式對(duì)情境做出反應(yīng)。鼓勵(lì)新成員遵守和服從現(xiàn)有的角色、規(guī)章和規(guī)范,制度化定向的新成員更傾向于角色承擔(dān),而不是角色制造。個(gè)人的發(fā)展融合學(xué)校的發(fā)展,學(xué)校的發(fā)展推動(dòng)個(gè)人的發(fā)展,這種彼此發(fā)展就是共同的愿景。在民辦院校,組織文化的缺失、價(jià)值觀的動(dòng)蕩來(lái)自于組織和個(gè)人發(fā)展目標(biāo)的差異,這種差異妨礙搭建共同愿景的“平臺(tái)”。實(shí)現(xiàn)組織文化和價(jià)值觀的穩(wěn)定應(yīng)先從了解組織的發(fā)展開(kāi)始,學(xué)??梢酝ㄟ^(guò)“校史發(fā)展”“名師風(fēng)采”“規(guī)矩與方圓”“學(xué)術(shù)爭(zhēng)鳴”等已成體系的組織文化對(duì)新任教師進(jìn)行職前培訓(xùn),培養(yǎng)其對(duì)校園的熱愛(ài),激發(fā)其工作的原動(dòng)力;隨后可以通過(guò)信息平臺(tái)、校園媒體等多渠道的方式宣傳學(xué)校的制度文化;在系部?jī)?nèi)通過(guò)“以老帶新”等靈活多變的教研活動(dòng)發(fā)動(dòng)教師對(duì)規(guī)范的學(xué)習(xí)和交流;利用黨團(tuán)組織的民主生活會(huì)發(fā)動(dòng)教職工為完善學(xué)院制度出謀劃策等等。
沒(méi)有共同的愿景,就不會(huì)產(chǎn)生對(duì)制度、規(guī)范的認(rèn)同感,行政管理職能也就只能說(shuō)是一個(gè)標(biāo)簽,無(wú)實(shí)際的意義。相反,如果都在共同愿景的組織文化和價(jià)值觀中成長(zhǎng),那么管理職能就不需要更多人為的控制,而只需要照章辦事就可以了。
行政管理團(tuán)隊(duì)的業(yè)務(wù)素質(zhì)是行政管理和服務(wù)水平的基礎(chǔ),專(zhuān)業(yè)的行政管理人員能夠理性地分辨出管理與服務(wù)不同的范疇,并且懂得如何通過(guò)有效的手段處理相關(guān)的事務(wù),但是專(zhuān)業(yè)化的行政人員也不能阻止“關(guān)系行為”的影響。林語(yǔ)堂曾說(shuō)過(guò):“中國(guó)人也把人情放在道理上面的?!比绻褶k學(xué)院既不重視行政管理團(tuán)隊(duì)的梯隊(duì)建設(shè),也不理會(huì)“過(guò)度關(guān)系化”的行政環(huán)境,那么行政工作就只能是死水一潭,變得十分“官僚”,最終為自身的發(fā)展增添阻力而不是動(dòng)力。重視行政管理團(tuán)隊(duì)的梯隊(duì)建設(shè)是行政工作管理的基本需要,包括對(duì)專(zhuān)業(yè)對(duì)口人員的篩選、實(shí)行定期的培訓(xùn)、提供晉升的平臺(tái)等方面。專(zhuān)業(yè)化的管理梯隊(duì)能營(yíng)造專(zhuān)業(yè)化的管理環(huán)境,這種環(huán)境不僅有利于行政人員相互學(xué)習(xí)提高業(yè)務(wù)水平,也讓行政人員有一定的發(fā)展空間,從而對(duì)團(tuán)隊(duì)產(chǎn)生歸屬感,并對(duì)管理工作產(chǎn)生持久性的興趣。另外,要減少“關(guān)系行為”,可以嘗試逐步實(shí)行校務(wù)公開(kāi)、民主決策以及通過(guò)平行監(jiān)督和強(qiáng)化上級(jí)監(jiān)督進(jìn)行約束。只有讓決策、執(zhí)行、監(jiān)督功能適當(dāng)分離,各自保持一定的獨(dú)立性,行政工作環(huán)境才能更清廉與更有說(shuō)服力,管理力度才會(huì)有所提升,服務(wù)權(quán)限才合理得當(dāng)。
無(wú)論是資源還是資金,民辦高校都無(wú)法與公立院校比擬,這是民辦高校師資隊(duì)伍相對(duì)不穩(wěn)定的重要因素。要使教師群體對(duì)學(xué)校組織產(chǎn)生歸宿感,群體規(guī)范和管理制度只是剛性管理的一個(gè)方面,服務(wù)職能才是共同愿景的情感紐帶。教職工個(gè)人前途的發(fā)展,物質(zhì)生活的相對(duì)滿足,家庭幸福的保障,這些能讓人安居樂(lè)業(yè)的因素,倘若行政工作能夠更多地考慮到,就能產(chǎn)生貼心的效應(yīng)。這效應(yīng)能既留得住人,也留得住情?;羯?shí)驗(yàn)更清晰地證明:人的思想和行動(dòng)更多是由感情而不是由邏輯引導(dǎo)的。
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