淺談供水檔案的信息管理

陳 萍（東臺市自來水有限公司，江蘇東臺，224200）

信息管理是人類為了有效地開發(fā)和利用信息資源，以現(xiàn)代信息技術(shù)為手段，對信息資源進行計劃、組織、領(lǐng)導(dǎo)和控制的社會活動。信息管理的過程包括信息收集、信息傳輸、信息加工和信息儲存。本文試就信息管理在供水企業(yè)檔案管理中的應(yīng)用進行初步探討。

一、強化供水檔案信息收集是實行供水檔案信息管理的關(guān)鍵

目前，供水企業(yè)特別是縣（市）級供水企業(yè)，因其認(rèn)識不足或改制等原因，導(dǎo)致檔案信息管理投入少，利用效率低。但隨著供水行業(yè)的發(fā)展不斷加快，現(xiàn)代化生產(chǎn)水平和人民群眾生活質(zhì)量需求的不斷提高，傳統(tǒng)的檔案管理模式已不能適應(yīng)數(shù)字化檔案管理的需要，供水檔案必須從“故紙堆”中轉(zhuǎn)移到信息管理上來，這種發(fā)展趨勢給檔案管理工作提出了新的挑戰(zhàn)。我們檔案工作者如何將文件、圖紙、照片、錄音和錄像等原始的記錄轉(zhuǎn)化為更為快捷可用的信息，并準(zhǔn)確、高效地提供給生產(chǎn)經(jīng)營需求者，使檔案能最大化地滿足生產(chǎn)經(jīng)營的需要呢？筆者認(rèn)為：一要成立專（兼）職檔案員隊伍，形成有效的檔案收集網(wǎng)絡(luò)；二要制訂相關(guān)檔案收集制度，提高檔案收集效率；三要明確檔案收集內(nèi)容，保證檔案收集的全面性、原始性、及時性、真實性；四要統(tǒng)一規(guī)范要求，紙質(zhì)檔案、聲像檔案和電子檔案必須同步收集，格式統(tǒng)一規(guī)范。

二、建立通暢的信息傳輸渠道是實行供水檔案信息管理的條件

實行供水檔案信息管理是供水企業(yè)現(xiàn)代化管理中的一個重要組成部分，檔案信息傳輸渠道的建設(shè)應(yīng)置于企業(yè)信息管理之中。通過實踐，供水企業(yè)檔案信息傳輸渠道一般有以下幾種形式：一是建立企業(yè)范圍內(nèi)的OA網(wǎng)絡(luò)，各部門的每一臺電腦互相間都能做到即時通訊和信息無縫傳輸；二是企業(yè)每臺電腦都與互聯(lián)網(wǎng)聯(lián)通，利用電子郵箱、QQ進行傳輸，有利于檔案信息的及時傳輸；三是在一些特殊環(huán)境和條件下，利用U盤、移動硬盤、光盤等進行信息間接傳輸。

三、著力改變現(xiàn)狀是實行供水檔案信息管理的前提

目前，供水檔案信息管理現(xiàn)狀令人擔(dān)憂。供水企業(yè)信息化水平較低，信息管理投入不足，供水檔案管理基礎(chǔ)薄弱、管理手段和方式落后等問題嚴(yán)重制約供水企業(yè)經(jīng)濟效益和市場競爭能力。在供水企業(yè)的檔案管理中，普遍存在著這樣一些困難和不足：

一是對檔案信息管理的認(rèn)識亟待提高。隨著城市的發(fā)展，供水管網(wǎng)檔案越來越多，給供水企業(yè)的檔案管理工作帶來了很多困難，傳統(tǒng)的檔案管理以紙質(zhì)、照片、錄音、錄像等載體作為檔案管理的實體，以手工操作為主完成檔案的收集、整理、編目、鑒定、保管、編研、統(tǒng)計和提供利用等過程，其工作量巨大，步驟也繁瑣，這些都不能適應(yīng)現(xiàn)代化管理的需要。

二是檔案存儲量大。不能對已經(jīng)歸檔的檔案材料進行信息的提煉和加工處理，檔案信息資源在很大程度上被閑置甚至浪費。

三是人員配備不合理。就目前的檔案工作人員來說，既掌握信息技術(shù)，又懂檔案專業(yè)的人才很少，現(xiàn)有檔案人員專業(yè)知識單一，普通操作型人才居多，已不能適應(yīng)現(xiàn)代管理要求。

四是檔案信息化管理落后。隨著城市經(jīng)濟水平的迅速發(fā)展，供水企業(yè)的檔案作為企業(yè)發(fā)展的重要組織部分，卻不能用現(xiàn)代信息管理的方法來管理，造成了很多資料不能得到充分利用。

四、設(shè)立企業(yè)信息管理中心是實行信息管理的重點

建立企業(yè)檔案信息中心是適應(yīng)市場經(jīng)濟高速發(fā)展和新科學(xué)、新技術(shù)不斷涌現(xiàn)的需要。檔案資源通過信息中心實行信息資源共享，其效能是顯而易見的。其做法是：一是在企業(yè)檔案室設(shè)立企業(yè)信息存儲和管理中心，由專人進行管理。這是企業(yè)實行信息管理的重點，它需要獨立庫房，各種信息處理的軟、硬件配置，以及專業(yè)性比較強的檔案工作人員。二是檔案管理工作者要將從信息資源傳輸渠道獲得的大量信息資源納入信息中心，并及時對信息進行分類、編目。三是將分類的信息編目后進行鑒別，去偽存真、去雜存精、去重復(fù)存代表性的信息。當(dāng)信息有殘缺，或真?zhèn)坞y以區(qū)分及有疑問時，檔案工作者還要深入實際進行調(diào)查了解，力求準(zhǔn)確。四是建立信息共享平臺，企業(yè)人員可以通過信息平臺實行資源共享。

五、明確信息上傳內(nèi)容是實行信息管理的核心

各部門、各兼職檔案人員上傳的各類檔案信息是實行信息管理的源頭，是根本、核心，否則信息管理將變成無源之水，無本之木。結(jié)合供水企業(yè)檔案管理實踐，應(yīng)從以下幾個方面明確信息上傳內(nèi)容：

一是供水管網(wǎng)建設(shè)檔案。管道檔案包括招投標(biāo)資料、管材驗收合格資料、圖紙和有關(guān)說明資料、施工資料、監(jiān)理資料、竣工圖、驗收合格資料等，局部地域管道改造也要提供簡易施工圖紙，以及鋪設(shè)時間、直徑、地點、起止、走向、長度等資料。閘閥檔案包括施工圖、產(chǎn)品說明書、合格證，以及反映閘閥安裝坐標(biāo)、直徑、控制區(qū)域等資料。

二是水質(zhì)檔案。水質(zhì)檔案可分為源水檔案和出廠水檔案。源水檔案包括源水水質(zhì)、水位、濁度的日、月報表，上游水源水質(zhì)定期調(diào)查報告，水源保護“三區(qū)”的自動監(jiān)測資料等。出廠水檔案包括兩個方面，其一是制水生產(chǎn)記錄、“三耗”記錄、日供水報表、特殊情況（洪災(zāi)、污染）時生產(chǎn)處理記錄、事故記錄等；其二是水質(zhì)檢測化驗各種記錄，包括檢測實驗室的日、月化驗檢測報表，供水管網(wǎng)水質(zhì)監(jiān)測點月報表，供水管網(wǎng)水壓監(jiān)測點月報表，上級部門水質(zhì)抽查分析報表等。

三是營業(yè)檔案。主要是考核表檔案和用戶檔案。用戶檔案有大用戶和小用戶檔案，包括水表安裝的地點、直徑、安裝時間、校驗時間、遷址時間、過戶時間等資料。

四是機械設(shè)備檔案。設(shè)備檔案可分為制水設(shè)備類、供水機泵類、電氣電子類、汽車吊車類、工用具類等。各類設(shè)備檔案包括購進說明書、合格證、安裝地點、啟運日期等資料。

五是綜合檔案類。綜合檔案包括文書檔案和工程檔案。文書檔案包括文書、人事、黨務(wù)、工會、勞資、財務(wù)等資料。工程檔案包括地面水廠建設(shè)工程、大型綜合辦公樓工程、增壓站工程、大型倉庫廠房工程等。檔案內(nèi)容包括可行性調(diào)查報告、設(shè)計論證書、環(huán)評報告、土地征用手續(xù)資料、圖紙、工藝設(shè)施、工程施工管理、質(zhì)監(jiān)驗收、竣工資料等。

以上必須上傳的各類檔案信息，可以階段性上傳，也可以月、年或工程結(jié)束后上傳。企業(yè)信息中心接收到各部門上傳的各種信息后，應(yīng)及時進行整理、分類、編目等加工，并盡量實行多媒體存儲，確保信息的可用性和安全性。

六、打造一支高素質(zhì)的檔案工作隊伍是實行信息管理的基礎(chǔ)

要做好檔案信息管理就必須建立一支高素質(zhì)的檔案工作隊伍。一是領(lǐng)導(dǎo)要切實重視，把檔案信息管理現(xiàn)代化人才隊伍的建設(shè)列入供水企業(yè)發(fā)展規(guī)劃目標(biāo)。二是穩(wěn)定檔案管理人員隊伍，提高管理素質(zhì)。采取引進專業(yè)技術(shù)人才、招聘大學(xué)生、專業(yè)培訓(xùn)班、以老帶新、以強帶弱等辦法，建立復(fù)合型人才群體和梯隊型人才結(jié)構(gòu)。三是強化宣傳，通過各種宣傳形式，提高供水企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)和員工對檔案工作重要性的認(rèn)識，做到人人都會利用企業(yè)信息管理系統(tǒng)進行檔案查閱利用。多年的企業(yè)檔案管理實踐證明，高素質(zhì)的檔案工作隊伍，是企業(yè)推進信息管理、開發(fā)、利用的基礎(chǔ)。

總之，供水企業(yè)檔案信息管理系統(tǒng)的建設(shè)是一個長期的系統(tǒng)工程，它需要人的意識的提高，取決于企業(yè)經(jīng)濟能力的可能。但同時信息管理是時代發(fā)展對供水企業(yè)的需求，也是經(jīng)濟發(fā)展對信息化管理的需求，供水企業(yè)應(yīng)逐步建立起檔案信息管理體系，充分發(fā)揮檔案信息管理的綜合功能，使檔案管理工作真正成為促進經(jīng)濟發(fā)展和社會全面進步的重要保證。