基層檢察院檔案信息化建設(shè)芻議

張靜靜 張喜鴿

摘 要：當(dāng)前司法體制改革正在全面推開，深化司改離不開提供信息源的檔案，這就要求檔案工作要實(shí)現(xiàn)信息化，與司法改革工作相匹配。但基層檔案工作普遍存在管理滯后問題，筆者結(jié)合工作實(shí)際，就檔案工作面臨的問題、改進(jìn)的方向出發(fā)，從軟硬件兩方面進(jìn)入探討，以期促進(jìn)基層檢察檔案的信息化。

關(guān)鍵詞：檢察檔案；信息化；利用率

檔案信息化是以資源建設(shè)為核心、信息網(wǎng)絡(luò)建設(shè)為基礎(chǔ)、信息法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)為保障的綜合體系，是一個(gè)很復(fù)雜的系統(tǒng)工程。[1]檢察檔案是人民檢察院在依法履職過程中形成的具有查考利用價(jià)值的原始記錄，是按照有關(guān)規(guī)定立卷歸檔，并集中管理的訴訟文書、聲像材料及其他材料的總稱，是以文字、音像、實(shí)物等形式儲存下來的記載檢察機(jī)關(guān)歷史活動的第一手信息資料，也是記載著檢察機(jī)關(guān)全面發(fā)展的重要專業(yè)文獻(xiàn)。隨著大數(shù)據(jù)時(shí)代和“科技強(qiáng)檢”的不斷推進(jìn)，檢察檔案的數(shù)字化、信息化價(jià)值顯得更為迫切。筆者結(jié)合工作實(shí)際，就檢察檔案發(fā)展存在與檢察工作發(fā)展不相匹配的問題，分析檔案信息化工作的現(xiàn)狀、面臨的問題及改進(jìn)的方向，進(jìn)行粗淺探討，以其促進(jìn)檢察檔案工作的數(shù)字化進(jìn)程。

1 當(dāng)前檢察檔案工作的現(xiàn)狀、問題及其原因

1）檔案管理“庫房化”，專業(yè)化程度不明顯。在基層檢察機(jī)關(guān)，司法檔案與人事檔案是檔案工作的主要組成部門，在當(dāng)前情況下，人事檔案由檢察機(jī)關(guān)政工部門負(fù)責(zé)管理，司法檔案由案管部門負(fù)責(zé)收集、審核，對司法檔案的質(zhì)量負(fù)責(zé)，辦公室檔案室僅負(fù)責(zé)編號、定期、入庫、上架等外圍工作，因?yàn)榇嬖谑展堋皟蓮埰ぁ眴栴}，檢察檔案的專業(yè)化水平不高。此外，從管理體制上看，檢察院檔案室與本地縣級檔案管理部門、上級院檔案部門對下級檔案的指導(dǎo)、監(jiān)督不夠，檔案工作停留在粗放管理水平，僅能保證檔案整理歸檔時(shí)間等基礎(chǔ)工作。

2）電子、紙制檔案分離，信息化水平落后。隨著社會社會分工的不斷細(xì)化，檢察統(tǒng)一應(yīng)用系統(tǒng)的規(guī)范化程度越來越高，雖然紙制案卷不會缺項(xiàng)，但與檔案的信息化不相一致，紙制檔案與檢察統(tǒng)一應(yīng)用系統(tǒng)檔案部門內(nèi)容不符，形式審查紙制檔案與監(jiān)管嚴(yán)格的電子檔案往往難以對應(yīng)。此外，檔案信息化建設(shè)也面臨多樣化、個(gè)性化、深度化、精確化、規(guī)范化需求。但基層檢察院受條件所限，存在信息庫存不完善、檢索覆蓋面不夠等短板，除了用了辦案查詢、達(dá)標(biāo)升級這些途徑外，檔案工作存在使用缺陷，信息化水平有待加強(qiáng)。

3）檔案工作“零碎化”，復(fù)合型人才嚴(yán)重不足。信息化建設(shè)往往需要既懂技術(shù)、又懂業(yè)務(wù)的復(fù)合型人才，他們齊心協(xié)力才能完成。但當(dāng)前既懂檢察業(yè)務(wù)、檔案管理，又精通計(jì)算機(jī)軟件技術(shù)的人才極為匱乏。以江蘇省徐州市泉山區(qū)檢察院為例，檔案工作有兩名同志負(fù)責(zé)，檔案電子、數(shù)字化水平不高，造成原始紙質(zhì)檔案的破損，且由于申請省一級檔案室對電子目錄、全文數(shù)據(jù)庫、制度匯編等有嚴(yán)格要求，從事檔案升級等工作必須借助第三方社會力量，自身能力力不從心。同時(shí)，檔案員要兼顧檔案工作和辦公室工作，面對日益繁多的工作量和復(fù)雜的檔案存儲，疲于應(yīng)付日常工作，很難進(jìn)行檔案開發(fā)利用。

2 檢察檔案工作的新要求和新理念

強(qiáng)化檢察檔案的開發(fā)利用是新時(shí)期檢察檔案工作的重要任務(wù)，也是檢察工作需要。[2]隨著信息技術(shù)的發(fā)展，檢察檔案工作應(yīng)該進(jìn)行系統(tǒng)化構(gòu)建、規(guī)范化管理、服務(wù)化利用，推進(jìn)信息技術(shù)與檔案工作的深度融合。

1）推動檢察檔案工作由系統(tǒng)內(nèi)部向社會公眾開放。檢察檔案是檢察機(jī)關(guān)在依法履職的過程中產(chǎn)生，是化解社會矛盾的存證，它在服務(wù)檢察系統(tǒng)的同時(shí)，也應(yīng)注重協(xié)調(diào)社會矛盾、服務(wù)人民群眾。在司法體制改革的背景下，律師、法官、檢察官、法律教育工作者已經(jīng)成為一個(gè)“法律職業(yè)共同體”，以實(shí)現(xiàn)司法公正為共同目標(biāo)。在司法實(shí)踐中，經(jīng)常有律師、公安乃至案件當(dāng)事人到檢察機(jī)關(guān)申請調(diào)取檔案，在符合有關(guān)規(guī)定的情況下，應(yīng)當(dāng)為申請人提供服務(wù)，如此檢察檔案的社會化程度在不斷加強(qiáng)，檢察機(jī)關(guān)應(yīng)積極適應(yīng)這一變化，以此為契機(jī)，并且不違反監(jiān)督工作的要求和保護(hù)當(dāng)事人合法權(quán)益的前提下，掌握好檔案的公開范圍，以信息化建設(shè)為契機(jī)，采取多種形式向社會提供利用，滿足社會不斷增長對檢察院各類檔案的信息需求。

2）推動檢察檔案工作的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范化。如果檢察檔案的數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一，將對數(shù)據(jù)的采集、加工、保存以及信息化共享帶來問

題。[3]作為基層檢察院，要從實(shí)際需要出發(fā)，提前規(guī)劃，從網(wǎng)絡(luò)平臺建設(shè)、軟件投入、硬件投入、技術(shù)服務(wù)等方面出發(fā)，著眼于未來檢察檔案工作的發(fā)展和數(shù)字化的推進(jìn)，完備設(shè)施，形成體系，再加安全設(shè)備的日常性維護(hù)，在檔案部門、檢察業(yè)務(wù)部門及技術(shù)人員的的共同參與下，破解瓶頸性問題，最大程度地整合現(xiàn)在檢察檔案資源，實(shí)現(xiàn)檢察機(jī)關(guān)基礎(chǔ)信息化和檔案信息化的共同推進(jìn)。

3）推動檔案工作從輔助化到數(shù)字化轉(zhuǎn)變。要在檢察機(jī)關(guān)內(nèi)部，整合專、兼職檔案員的力量，積極做好宣傳工作，提升領(lǐng)導(dǎo)對檔案工作的認(rèn)知和了解，讓他們有機(jī)會認(rèn)識、認(rèn)可檔案工作，提升檔案工作參與度。工作重心要由收集、保管向綜合利用轉(zhuǎn)換。當(dāng)之前工作重點(diǎn)放在了檔案的收集、保管齊全、完整上，對鑒定銷毀等工作開展采取了消極等待的態(tài)度，這已經(jīng)不能適應(yīng)新形勢的需要。要抓檔案利用工作這個(gè)核心，以信息化建設(shè)為切入點(diǎn)，主動預(yù)測、捕捉檔案工作中出現(xiàn)的新情況、新問題，并公布或提供服務(wù)的范用、內(nèi)容，體現(xiàn)檢察檔案的價(jià)值。

3 推進(jìn)檔案與司法改革工作同頻共振的對策和建議

在當(dāng)前的檢察機(jī)關(guān)中，訴訟案卷在歸檔時(shí)，各部門內(nèi)勤對案卷材料應(yīng)逐一檢查，不符合質(zhì)量要求的應(yīng)重新整理，發(fā)現(xiàn)遺漏及時(shí)補(bǔ)齊，并與收案登記對照，檢查是否收齊，最后統(tǒng)一保管，每年及時(shí)向檔案室移交檔案和清冊，以保證檔案室收集的各類檔案準(zhǔn)確、有序、按時(shí)完成錄入、入庫等工作，確保歸檔檔案文件質(zhì)量。

1）突出重點(diǎn)，嚴(yán)格規(guī)范立卷歸檔基礎(chǔ)工作。訴訟檔案是檢察機(jī)關(guān)最為專業(yè)、最為重要、利用率最高的檔案類型。檔案部門在工作中應(yīng)突出訴訟檔案這個(gè)重點(diǎn)，加強(qiáng)與業(yè)務(wù)部門的溝通對接，爭取每本卷宗都做到材料齊全完整、目錄詳細(xì)規(guī)范、頁碼編制準(zhǔn)確、全年檔案及時(shí)歸檔，為后期的掃描、檔案信息化打好基礎(chǔ)。同時(shí)，檔案部門應(yīng)加強(qiáng)與技術(shù)部門、上級部門和涉密信息系統(tǒng)運(yùn)維公司的溝通協(xié)調(diào)，取得支持，改善涉密信息系統(tǒng)和檔案軟件運(yùn)行狀況，消除檔案軟件無法使用的障礙，提高檔案工作的效率。

2）提升效率，確保信息共享與安全兼顧。一要加快檢察檔案信息資源的開發(fā)利用工作，實(shí)現(xiàn)信息共享。檢察檔案工作的開展，除了在檔案收集、整理、鑒定、保管等方面下功夫外，應(yīng)大力加強(qiáng)檢察檔案信息資源的開發(fā)利用工作。因此，檔案員、技術(shù)人員應(yīng)增強(qiáng)做好檔案信息資源開發(fā)利用工作的責(zé)任感和緊迫感，著重做好檔案的編目、檢索、編研工作，編制科學(xué)、適用的檢索工具，建立健全檢索體系，及時(shí)、系統(tǒng)、完整地提供所需檔案信息，最大限度地實(shí)現(xiàn)信息共享。二要積極推進(jìn)檔案信息化建設(shè)，把檢察檔案的信息化建設(shè)納入檢察機(jī)關(guān)工作規(guī)劃，促進(jìn)檢察檔案信息化建設(shè)與檢察總體工作同步發(fā)展，在確保檔案信息資源保密安全的前提下，嚴(yán)格檔案管理流程，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享，為檢察工作提供優(yōu)質(zhì)的檔案信息服務(wù)。

3）提升檔案人員綜合素質(zhì)，適應(yīng)信息化建設(shè)要求。檔案信息化建設(shè)對檔案人員、案件承辦人提出了更高要求，因此提升專、兼職檔案員的綜合素質(zhì)迫在眉睫。對此，一是要加強(qiáng)對檔案人員的培訓(xùn)教育。注重在實(shí)用性上下工夫，加強(qiáng)全體干警的檔案意識，強(qiáng)化崗位學(xué)習(xí)和訓(xùn)練，不斷提高業(yè)務(wù)素質(zhì)和工作效率，更好地適應(yīng)檔案工作信息化管理的要求。二是要加強(qiáng)對檢察人員的培訓(xùn)教育。要以培養(yǎng)復(fù)合型專業(yè)人才為目標(biāo)，對檔案員進(jìn)行專業(yè)化的培訓(xùn)，使之掌握專業(yè)的檔案知識與技能、法律業(yè)務(wù)知識和計(jì)算機(jī)操作能力，適應(yīng)檔案信息化工作的模式和方法，更好地發(fā)揮檢察機(jī)關(guān)檔案信息資源的社會效益。

參考文獻(xiàn)

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[3]張曉然.《基層檢察院檔案信息化建設(shè)的探討》，載《辦公室業(yè)務(wù)》2014年第4期.