新形勢下做好測繪檔案管理工作的思考

文/永州市自然資源和規(guī)劃勘測事務(wù)中心 劉敏

測繪檔案是各級測繪單位和部門在開展測繪生產(chǎn)、基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)以及科學(xué)研究活動中形成的，然后按照具體的歸檔制度保管起來的各類技術(shù)文件、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、計算資料、成果、照片等資料，這些資料具有較強的保存價值，是我國經(jīng)濟建設(shè)、科學(xué)研究、國防建設(shè)的重要基礎(chǔ)。

一、測繪檔案管理工作面臨的主要問題

（一）測繪檔案類別增多。測繪工作的開展涉及的專業(yè)知識有很多，比如遙感、規(guī)劃、大地測量、攝影測量等，隨著科技的不斷發(fā)展，國家已經(jīng)開始大力推行數(shù)字化城市建設(shè)，這樣一來，城市建設(shè)過程中，除了應(yīng)用傳統(tǒng)的測繪方法外，先進(jìn)的無人機、三維激光掃描等技術(shù)也被應(yīng)用進(jìn)來，形成的檔案類別和內(nèi)容大大增加，傳統(tǒng)的紙質(zhì)文本資料開始被數(shù)字化測繪信息產(chǎn)品所替代。

（二）檔案管理理念落后，信息收集難度大。如今已經(jīng)進(jìn)入信息時代，實現(xiàn)檔案管理信息化已經(jīng)是大勢所趨，然而很多單位在進(jìn)行測繪檔案管理工作時依然采用傳統(tǒng)方式，而有些人員認(rèn)為實現(xiàn)檔案管理信息化是浪費人力、財力的不必要措施，無法為相關(guān)單位帶來可觀的經(jīng)濟收益，因此測繪檔案管理信息化方面的發(fā)展往往缺乏主動性。城市建設(shè)項目通常周期較長，另外，項目還具有布點多、面積廣、線路長等特點，這就決定著檔案收集工作的難度較大，稍不注意，就可能發(fā)生遺失或者遺漏的問題。

（三）缺乏完善的管理制度。雖然很多測繪單位中都制定了獨自的管理制度，但在檔案管理方面的制度卻并不完善，鑒于以往測繪單位未將檔案工作重視起來，導(dǎo)致此方面的管理制度形同虛設(shè)，且其中很多測繪制度長期未得到更新，難以適應(yīng)如今的測繪工程建設(shè)。如今測繪生產(chǎn)體系發(fā)生了很大的變化，檔案內(nèi)容也在由格式、載體形態(tài)向信息化模式轉(zhuǎn)變，工作模式不同，管理制度應(yīng)圍繞新的管理模式進(jìn)行優(yōu)化，但很明顯，部分測繪單位缺乏此方面認(rèn)知。

（四）測繪檔案調(diào)用頻繁。測繪工作具有一定的經(jīng)常性，很多項目之間或多或少都具有一定的關(guān)聯(lián)，任何一個項目的開展隨時可能會調(diào)用以往的測繪資料。如果應(yīng)用紙質(zhì)材料保存測繪信息，調(diào)用相關(guān)信息的時候往往需要查詢實物，不僅會降低信息獲取效率，還容易給原件的存儲造成一定的影響。另外，頻繁的進(jìn)出紙質(zhì)資料保存庫房，很容易破壞整個庫房的環(huán)境，大大降低元件的儲存壽命。

（五）檔案管理工作較為復(fù)雜。隨著城市化進(jìn)程的不斷加劇，地理信息產(chǎn)品的應(yīng)用日益廣泛，將地理信息產(chǎn)品和其他信息產(chǎn)品組合起來就會形成綜合產(chǎn)品，使得地理信息產(chǎn)品的利用價值逐漸被顯現(xiàn)出來。部分測繪檔案管理人員為了追求私利，泄漏測繪檔案信息，還有些甚至將科研成果占為己有，極大程度地增加了測繪檔案工作的復(fù)雜程度。針對這些問題，相關(guān)部門和工作人員必須結(jié)合實際情況，采取有效的措施加以解決，旨在為城市建設(shè)提供準(zhǔn)確、全面的檔案信息服務(wù)。

二、加強測繪檔案管理工作的有效途徑

（一）建立健全測繪檔案管理制度。作為測繪檔案管理部門，在實際工作中，必須嚴(yán)格落實《檔案法》《保密法》等相關(guān)法律法規(guī)內(nèi)容，嚴(yán)格執(zhí)行相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，正確認(rèn)識法律法規(guī)內(nèi)容在測繪管理工作中的重要性，制定符合實際情況的細(xì)則內(nèi)容。如測繪檔案歸檔工作的開展，可以正確區(qū)分國家級基礎(chǔ)測繪和省級基礎(chǔ)測繪，按照不同的要求和流程進(jìn)行信息的接收、匯交和驗收；再如測繪檔案的保管與防護工作，可以很好地區(qū)分?jǐn)?shù)字檔案和非數(shù)字檔案，根據(jù)具體的防護要求，開展檔案防護工作，避免檔案在存儲和應(yīng)用的過程中發(fā)生污染、流失或者泄密，延長檔案資料的使用年限；測繪檔案的查閱，所有查閱人員必須持單位正式介紹信以及本人相關(guān)證件，辦理申請審閱手續(xù)，得到管理部門的批準(zhǔn)后方可查閱檔案；檔案的鑒定與銷毀，針對已經(jīng)滿期限的檔案進(jìn)行鑒定，針對需要升級的檔案對其保管期限重新進(jìn)行調(diào)整，針對毫無價值的檔案進(jìn)行銷毀處理。

（二）加強測繪檔案的保管與保護。一是防治結(jié)合。首先避免水、光、空氣燈光對測繪檔案造成侵害和影響，主動發(fā)現(xiàn)問題和解決問題，及時糾正檔案的保存條件，改進(jìn)檔案的保存方法，進(jìn)一步提高檔案的保管質(zhì)量。二是借鑒其他單位良好的測繪檔案的保存經(jīng)驗，實現(xiàn)測繪檔案保護的升級和優(yōu)化。三是加強檔案保護，以更加積極和端正的態(tài)度，促進(jìn)檔案體系更加和諧和有序運轉(zhuǎn)。檔案管理人員要不斷強化自身的責(zé)任意識感，建立良好的職業(yè)精神。迅速地接納新興信息，拓寬知識面，將知識經(jīng)驗融入檔案管理的工作中。

（三）加快測繪檔案存儲與服務(wù)基礎(chǔ)設(shè)施、信息化建設(shè)。大多測繪檔案屬于保密性資料，具有較高的保存價值，保存期限普遍較長，隨著測繪工作的繼續(xù)開展，測繪檔案資料也會不斷增加，為了更好地儲存，必須建設(shè)功能更加完善、空間更加充足的現(xiàn)代化檔案存儲設(shè)施。主要建設(shè)內(nèi)容主要有：庫房、基礎(chǔ)服務(wù)設(shè)施、專業(yè)技術(shù)設(shè)備、安全防護設(shè)備等。為了實現(xiàn)基礎(chǔ)測繪成果的異地備份保存制度，必須按照具體的要求在特定的空間距離外，完成異地測繪檔案信息備份和保存，這樣，即使基礎(chǔ)測繪成果遭到損壞，也可以在最短的時間恢復(fù)其利用價值。

測繪檔案信息化，實質(zhì)就是轉(zhuǎn)變測繪檔案的儲存方式，因為紙質(zhì)儲存方式不易儲存和讀取，將其轉(zhuǎn)換為電子信息數(shù)據(jù)，儲存過程和讀取過程都更加便利。測繪檔案信息化不僅是時代發(fā)展賦予測繪檔案管理工作的新任務(wù)，更是加強測繪成果資料科學(xué)化、規(guī)范化保存的重要手段，同時還是提高檔案信息服務(wù)水平、促進(jìn)測繪事業(yè)和諧可持續(xù)發(fā)展的迫切需求。紙質(zhì)檔案的存儲和讀取往往都不能脫離檔案原件，長期的翻閱和調(diào)取會給原件造成巨大的傷害，測繪檔案信息化處理可以將日常的檔案信息以數(shù)字化、電子化的方式保存起來，極大程度上提高了人們調(diào)用檔案信息的效率，同時也降低了調(diào)用過程給原件所造成的損壞，有效提高了原始測繪檔案的壽命。就目前國內(nèi)來說，測繪檔案信息化的方式主要有：紙張掃描、圖像優(yōu)化、根據(jù)文檔信息重新錄入電子信息、將數(shù)字化技術(shù)加工成電子化信息數(shù)據(jù)，然后將這些內(nèi)容整合起來，建立相應(yīng)的檔案數(shù)據(jù)庫。檔案信息化可以將檔案信息轉(zhuǎn)存到磁帶或者光盤上，這樣一來，即使載體或者原件消失，信息也會繼續(xù)長期保留。另外，完成信息化處理后，通常會出現(xiàn)多個副本，可以實現(xiàn)異地保存，避免這些測繪檔案信息資料不會遭受到毀滅性的破壞，保證了保存過程的長期性和有效性。

（四）加快測繪檔案管理軟件的研發(fā)，豐富測繪檔案資源。加強資源積累，根據(jù)測繪工作的實際需求，采取有效的措施，逐漸提高測繪檔案數(shù)量，豐富測繪檔案館藏品種，切實提高測繪檔案的館藏價值。利用征集和交換等方式將必要和必需的測繪檔案資料收集起來，比如常見的具有一定研究價值的舊地圖、各國出版的各類地圖產(chǎn)品、測繪相關(guān)歷史資料等。擴展檔案資料的收集渠道，擴大檔案資源種類，根據(jù)測繪部門實際情況，收集電子檔案、照片音像等檔案資料。另外，針對損壞情況較為嚴(yán)重的舊檔案資料，及時開展修復(fù)和搶救工作，保護好國家寶貴的基礎(chǔ)測繪財富。

和其他行業(yè)的檔案管理工作不同，測繪部門在日常管理工作中，管理工作主要針對的對象就是測繪科技檔案，這類資料和普通的文書檔案之間具有非常顯著的區(qū)別。首先，測繪科技檔案更具專業(yè)性，檔案分層更多，檔案結(jié)構(gòu)情況更為復(fù)雜。其次，不同的檔案，其實體結(jié)構(gòu)差別較大，想要統(tǒng)一管理標(biāo)準(zhǔn)難度較大。再次，測繪科技檔案不僅有成果圖件、科技文檔，還包含一定量的數(shù)據(jù)成果內(nèi)容。最后，在實際管理過程中，不僅需要應(yīng)用到檔案目錄，還需要應(yīng)用到圖形目錄。正是因為測繪檔案具有較強的復(fù)雜性，所以給其日常管理和應(yīng)用帶來了較大的困難，為了更好地管理這些檔案，必須開發(fā)出一個進(jìn)口業(yè)務(wù)流程、功能足夠強大的測繪檔案管理軟件，以滿足檔案科學(xué)館藏的需求。這類軟件不僅要具有成果資料檔案刻錄、用戶信息登記、成果資料檔案的分析功能，還應(yīng)該具備數(shù)據(jù)檔案歸檔、出具資料存儲的功能，總的來說，應(yīng)用這類軟件的主要目的就是提高檔案存儲和應(yīng)用效率，提高檔案管理水平，確?？梢愿玫貫橛脩籼峁┮徽臼降姆?wù)。

三、結(jié)語

作為測繪工作中最為重要的環(huán)節(jié)，測繪檔案資料的管理還是國家、社會基礎(chǔ)建設(shè)的重要依據(jù)。為了提高新時代背景下，測繪檔案管理水平，相關(guān)部門必須積極分析檔案管理工作中所存在的問題，然后采取有效的措施加以解決，旨在為國家建設(shè)提供更加有效的服務(wù)。