校友檔案管理互動(dòng)網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)的探析

文/青海師范大學(xué) 楊迎春

校友檔案作為校友通信的重要保證，在召開(kāi)校友會(huì)時(shí)具有重要意義，因此在校園檔案管理中，校友檔案管理工作的重要程度逐漸提升，只有高質(zhì)量開(kāi)展校友檔案管理工作，才能夠?yàn)閹熒⑿Ｓ烟峁┍匾姆?wù)。而網(wǎng)絡(luò)信息時(shí)代發(fā)展背景下，建立校友檔案管理互動(dòng)網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)已經(jīng)成為提升校友檔案管理工作效率和質(zhì)量的必然途徑，是推動(dòng)校友檔案管理現(xiàn)代化發(fā)展的必然途徑。

一、校友檔案管理互動(dòng)網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)建設(shè)的價(jià)值

由于校友檔案自身的特殊性，以及在信息收集時(shí)，需要考慮校友信息流通性的特性，在進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)建設(shè)時(shí)，設(shè)計(jì)人員應(yīng)該盡可能使用目前使用較多的互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，以此開(kāi)發(fā)具備互動(dòng)形式的交友檔案信息系統(tǒng)，最終實(shí)現(xiàn)用戶(hù)操作便捷，后臺(tái)管理輕松的“傻瓜式”系統(tǒng)。利用互聯(lián)網(wǎng)建立互動(dòng)模式下的網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)系統(tǒng)，可以在用戶(hù)和管理人員使用互聯(lián)網(wǎng)平臺(tái)進(jìn)行編輯校友檔案的過(guò)程中，實(shí)現(xiàn)不限時(shí)間、不限地點(diǎn)、不限人員的操作效果，使校友檔案管理系統(tǒng)從傳統(tǒng)封閉模式，轉(zhuǎn)型為開(kāi)放型的服務(wù)模式，極大地提高校友參與的積極性和熱情。

二、校友檔案管理互動(dòng)網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)建設(shè)的技術(shù)

（一）物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)。物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)是現(xiàn)代化社會(huì)發(fā)展的產(chǎn)物，是現(xiàn)代化新一代信息技術(shù)的重要組成部分，其與互聯(lián)網(wǎng)的主要區(qū)別，是用戶(hù)的使用終端和使用范圍拓展到了物體與物體之間實(shí)現(xiàn)信息的交流和互通，而對(duì)于校友檔案管理互動(dòng)網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)的建設(shè)來(lái)說(shuō)，除了可以依靠互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)進(jìn)行平臺(tái)建立外，還可以利用物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，實(shí)現(xiàn)人與人之間、物體與物體之間的深入交流。

第一，在校友檔案管理結(jié)構(gòu)建立過(guò)程中，根據(jù)保密級(jí)別和資料重視程度加以劃分，可以利用類(lèi)似于超市條碼的掃描系統(tǒng)，為校友平臺(tái)的每一個(gè)人建立相應(yīng)的條碼或者標(biāo)識(shí)，以此有利于用戶(hù)之間的區(qū)分，以及日常數(shù)據(jù)查詢(xún)的權(quán)限。第二，為了充分的發(fā)揮校友檔案的實(shí)際作用，可以利用4G通信技術(shù)，尤其是手機(jī)、平板等移動(dòng)終端設(shè)備，將無(wú)限通信的技術(shù)與校友檔案管理互動(dòng)平臺(tái)進(jìn)行有機(jī)結(jié)合，以此強(qiáng)化溝通、交互的及時(shí)性。第三，為了更加便捷和快速地建立校友檔案平臺(tái)，技術(shù)人員可以使用一些用戶(hù)的信息軟件，比如：用戶(hù)PIP軟件或者網(wǎng)頁(yè)數(shù)據(jù)快照等相關(guān)平臺(tái)。第四，為了有效地利用校友檔案平臺(tái)，技術(shù)人員可以在網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)上定時(shí)發(fā)布一些宣傳信息和相關(guān)資訊，以此實(shí)現(xiàn)校友檔案信息的共享性，其中所涉及的文件和資源，用戶(hù)可以利用BT或者其他資源下載軟件。

（二）完善互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)。互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)在目前社會(huì)的主要體現(xiàn)是信息化時(shí)代的初級(jí)階段，即電子社會(huì)時(shí)代進(jìn)行全面轉(zhuǎn)型為高級(jí)階段，即信息社會(huì)時(shí)代，而建立校友檔案管理平臺(tái)，更多使用的是人們比較熟悉的互聯(lián)網(wǎng)系統(tǒng)。比如：第一，在日常校友檔案時(shí)，可以建立以此為主題的微信群和博客群，建立校友之間相互交流的平臺(tái)和空間，促使檔案平臺(tái)得到有效的宣傳和推廣，從而可以利用新浪微博與手機(jī)建立一系列的互聯(lián)網(wǎng)結(jié)構(gòu)。第二，在校友檔案日常運(yùn)轉(zhuǎn)時(shí)，后臺(tái)維護(hù)人員可以通過(guò)博客或者微博平臺(tái)，撰寫(xiě)校園類(lèi)型的文章或者主題，促使校友積極參與討論，以此創(chuàng)新校友檔案的運(yùn)行模式和信息交流方式。第三，在當(dāng)下自媒體平臺(tái)逐漸興起的大環(huán)境下，校友當(dāng)臺(tái)可以通過(guò)參與各個(gè)自媒體平臺(tái)，增加檔案系統(tǒng)的人性化。第四，為了更好地引起校友用戶(hù)的使用體驗(yàn)感，校友檔案互聯(lián)網(wǎng)平臺(tái)還可以建立書(shū)簽標(biāo)志服務(wù)，在日常生活工作中，用戶(hù)可在校友檔案中把經(jīng)常查找和觀看網(wǎng)頁(yè)并收藏，并且校友檔案平臺(tái)可以根據(jù)用戶(hù)閱讀和查找的習(xí)慣，進(jìn)行檔案文件的推送，促使用戶(hù)在校園檔案平臺(tái)上，使用他人推薦的文件資源。第五，對(duì)于校園檔案的人性化建設(shè)，技術(shù)人員還可以在整體結(jié)構(gòu)平臺(tái)內(nèi)，增加IM系統(tǒng)即實(shí)時(shí)通信系統(tǒng)，可以使用戶(hù)輕松的與管理人員或者校園管理者進(jìn)行溝通和交流，同時(shí)也可以讓大眾快速接觸檔案內(nèi)部的相關(guān)資料，一旦遇到特殊問(wèn)題也可以及時(shí)與后臺(tái)管理人員取得溝通，盡可能提高平臺(tái)的使用體驗(yàn)。第六，為了保障校友檔案平臺(tái)的使用安全，系統(tǒng)平臺(tái)建立了實(shí)名制使用模式，以此輔助散落于全國(guó)各地的校友、檔案建立部門(mén)、檔案工作者以及對(duì)教育行業(yè)關(guān)心的校友，并且以此作為基礎(chǔ)在互聯(lián)網(wǎng)上建立相關(guān)的人際圈，極大地保障了用戶(hù)個(gè)人的資料安全和系統(tǒng)平臺(tái)的服務(wù)質(zhì)量。

三、校友檔案管理互動(dòng)網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)的具體應(yīng)用

（一）數(shù)據(jù)化技術(shù)應(yīng)用。技術(shù)人員建立校友檔案互聯(lián)網(wǎng)平臺(tái)時(shí)，不僅可以使用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)和物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)設(shè)置各種具備互動(dòng)性質(zhì)的功能區(qū)域，比如：根據(jù)平臺(tái)的使用范圍和目的，依靠RSS、網(wǎng)絡(luò)書(shū)簽以及blog網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，以此設(shè)立檔案平臺(tái)的動(dòng)態(tài)模式資源庫(kù)，以便于實(shí)時(shí)更新校友檔案的資源庫(kù)，并且及時(shí)更新用戶(hù)網(wǎng)站的數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)。在平臺(tái)建立時(shí)技術(shù)人員需要采用IM技術(shù)在檔案平臺(tái)上建立技術(shù)咨詢(xún)以及互動(dòng)功能，并且在平臺(tái)結(jié)構(gòu)中建立相應(yīng)的用戶(hù)會(huì)員制度，以此保證校友檔案的安全性。除此之外，系統(tǒng)還需要建立網(wǎng)絡(luò)書(shū)簽?zāi)K，以用戶(hù)實(shí)名制作為信息數(shù)據(jù)建立的基礎(chǔ)，并且在用戶(hù)欄中添加訂閱功能，以此實(shí)現(xiàn)平臺(tái)內(nèi)部簡(jiǎn)單的信息檢索和保存使用效果。比如：劍橋大學(xué)的校友在進(jìn)行校友檔案注冊(cè)時(shí)，一旦使用真實(shí)姓名和身份信息后，系統(tǒng)會(huì)根據(jù)用戶(hù)的身份進(jìn)行學(xué)科和校系進(jìn)行分類(lèi)，并且用戶(hù)還可以擁有平臺(tái)相應(yīng)的權(quán)益和校園福利，充分地體現(xiàn)了檔案平臺(tái)內(nèi)部的互動(dòng)性和服務(wù)性。

（二）檔案平臺(tái)主要系統(tǒng)建立。包括以下三個(gè)系統(tǒng)：

1.檔案信息集成系統(tǒng)?，F(xiàn)階段，校園檔案互聯(lián)網(wǎng)平臺(tái)對(duì)于校友的檔案處理和利用的重點(diǎn)，仍然維持在怎樣滿(mǎn)足學(xué)校對(duì)于用戶(hù)的需求，因此一定程度上忽略了社會(huì)的服務(wù)性以及信息的共享性，所以，傳統(tǒng)模式下的網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)主要依靠線下的硬件設(shè)備與線上的軟件平臺(tái)，并且沒(méi)有考慮到互聯(lián)網(wǎng)對(duì)于信息機(jī)制的實(shí)際要求。同時(shí)不同檔案平臺(tái)和機(jī)構(gòu)對(duì)于不同類(lèi)型的信息，所使用的相關(guān)技術(shù)也各不相同，這樣很大程度上阻礙了信息資源的共享，不利于檔案系統(tǒng)對(duì)于不同行業(yè)和單位的跨業(yè)操作。所以，校友檔案互聯(lián)網(wǎng)平臺(tái)建立時(shí)需要考慮相應(yīng)的信息化集成系統(tǒng)、管理模式集成系統(tǒng)以及功能服務(wù)系統(tǒng)等。

2.用戶(hù)反饋系統(tǒng)。在檔案平臺(tái)建立過(guò)程中，技術(shù)人員需要針對(duì)檔案信息的收集和傳播方面進(jìn)行相互協(xié)調(diào)和管理，加上檔案平臺(tái)中，用戶(hù)的體驗(yàn)意見(jiàn)、使用需求以及功能效果等信息的反饋十分重要，所以建立檔案互聯(lián)網(wǎng)信息資源系統(tǒng)需要以反饋信息作為基礎(chǔ)依據(jù)，并且根據(jù)實(shí)際的平臺(tái)使用情況，與輸出的信息數(shù)據(jù)進(jìn)行相互比較，從中找出相應(yīng)的信息差距，同時(shí)協(xié)調(diào)校友檔案資源共享平臺(tái)中各個(gè)區(qū)域工作之間的關(guān)系、服務(wù)方向以及服務(wù)質(zhì)量，從而針對(duì)輸出的信息進(jìn)行再次調(diào)節(jié)，以此作為進(jìn)一步建立校友檔案信息的信息支持。

3.安全控制系統(tǒng)。對(duì)于校友檔案信息平臺(tái)來(lái)說(shuō)，校友用戶(hù)的個(gè)人信息安全十分重要，關(guān)系著用戶(hù)的資料和隱私，其校友檔案互聯(lián)網(wǎng)信息平臺(tái)的安全控制系統(tǒng)，主要指的是在校友檔案平臺(tái)信息共享時(shí)，平臺(tái)安全控制 系統(tǒng)需要保證用戶(hù)的個(gè)人信息、商業(yè)機(jī)密、知識(shí)產(chǎn)權(quán)以及企業(yè)發(fā)展機(jī)密的安全性。

第一，針對(duì)校友檔案信息平臺(tái)的安全控制建立，首先需要根據(jù)相關(guān)的國(guó)家法律法規(guī)，強(qiáng)化發(fā)布文章和內(nèi)容的審核力度。第二，在校友檔案運(yùn)行范圍內(nèi)，規(guī)定校友檔案信息所運(yùn)用的范圍以及平臺(tái)利用程度，進(jìn)而劃分校友檔案信息的級(jí)別和管理程度。第三，根據(jù)校友檔案管理制度建立完善的網(wǎng)絡(luò)管理制度和規(guī)章體系。第四，在檔案信息平臺(tái)內(nèi)部建立用戶(hù)權(quán)限功能、密碼鑰匙、用戶(hù)個(gè)人信息檢測(cè)、網(wǎng)絡(luò)訪問(wèn)控制系統(tǒng)、網(wǎng)絡(luò)病毒防控系統(tǒng)、危險(xiǎn)信號(hào)跟蹤檢測(cè)系統(tǒng)、網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)加密系統(tǒng)、網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)備份等功能，以此強(qiáng)化網(wǎng)絡(luò)結(jié)構(gòu)運(yùn)行過(guò)程中的發(fā)展和管理，確實(shí)的保障網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下校友檔案信息的安全性和穩(wěn)定性。

四、結(jié)語(yǔ)

開(kāi)發(fā)和建立校友檔案互聯(lián)網(wǎng)信息平臺(tái)，可以有效地使校友檔案進(jìn)行信息化與網(wǎng)絡(luò)化，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)校友檔案的互聯(lián)網(wǎng)信息歸檔、線上組卷、網(wǎng)上信息傳遞等遠(yuǎn)程服務(wù)，充分發(fā)揮校友檔案網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)的網(wǎng)上檢索、網(wǎng)上閱讀以及互動(dòng)式服務(wù)等功能，相比傳統(tǒng)的校友信息檔案平臺(tái)來(lái)說(shuō)，運(yùn)用物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的全新檔案平臺(tái)，可以充分發(fā)揮校友檔案內(nèi)部結(jié)構(gòu)中，信息和咨詢(xún)的重要作用，有利于當(dāng)前教育行業(yè)的發(fā)展和普及。