檔案數(shù)字化管理的重要性和必要性

文/五礦二十三冶建設(shè)集團(tuán)有限公司 楊湘潭

隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的飛速發(fā)展，我國(guó)信息技術(shù)的發(fā)展已經(jīng)滲透了很多的領(lǐng)域。信息技術(shù)已經(jīng)成為經(jīng)濟(jì)發(fā)展的重要推動(dòng)力，所以信息技術(shù)已經(jīng)成為我國(guó)各個(gè)領(lǐng)域發(fā)展的重要武器。我國(guó)的檔案管理也正面臨著從傳統(tǒng)管理向科學(xué)化、信息化的管理模式轉(zhuǎn)變。檔案管理在新時(shí)代的新機(jī)遇下，要正視數(shù)字化管理對(duì)于我國(guó)檔案管理的必要性和重要性。加快檔案管理向科學(xué)化、智能化發(fā)展，利用高科技的網(wǎng)絡(luò)資源對(duì)檔案進(jìn)行管理是我國(guó)檔案工作者要研究的主要課題。與此同時(shí)，對(duì)檔案資源的利用是為了實(shí)現(xiàn)資源的共享，促進(jìn)我國(guó)信息產(chǎn)業(yè)的發(fā)展。

一、我國(guó)檔案管理的概況和信息化時(shí)代對(duì)其的影響

隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，我國(guó)計(jì)算機(jī)水平也有了很大的提升，并且被廣泛的用于各個(gè)領(lǐng)域和行業(yè)。檔案管理的數(shù)字化對(duì)我國(guó)檔案管理事業(yè)做出了積極地貢獻(xiàn)，它改變舊的管理模式，實(shí)現(xiàn)了從傳統(tǒng)的保管工作到數(shù)字化保管的轉(zhuǎn)變，在我國(guó)信息化社會(huì)的建設(shè)中，起到了非常重要的作用。

伴隨著我國(guó)社會(huì)的不斷進(jìn)步，近幾年信息技術(shù)在檔案管理中已經(jīng)得到了廣泛的應(yīng)用。由于電子文件的可包含的內(nèi)容巨大對(duì)推進(jìn)檔案的數(shù)字化進(jìn)程了產(chǎn)生了很大推動(dòng)力，這就使得檔案管理效率提高了數(shù)倍，檔案所包含的內(nèi)容也更加廣泛，同時(shí)管理方式也產(chǎn)生了一定程度的變化。檔案的管理體系和檔案信息的管理逐漸分離，可以提高工作人員的管理效率，實(shí)現(xiàn)職權(quán)的劃分。減輕了工作的壓力。檔案是一種能被傳輸、傳達(dá)的信息，它是以文件、圖像等載體體現(xiàn)出來(lái)的信息。在現(xiàn)代社會(huì)，我國(guó)的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)水平也在不斷提高，檔案管理的數(shù)字化要依靠科學(xué)技術(shù)的發(fā)展來(lái)實(shí)現(xiàn)，這已經(jīng)成為我國(guó)檔案管理現(xiàn)階段的必然趨勢(shì)。在這種趨勢(shì)下，很多檔案信息都可以從檔案的實(shí)體中分離出來(lái)，實(shí)現(xiàn)資料的及時(shí)共享，為人們獲取信息帶了方便。這樣一來(lái)，檔案管理工作將可以通過(guò)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)進(jìn)行有效的管理，為檔案管理未來(lái)的智能化奠定了基礎(chǔ)。

二、數(shù)字化檔案管理的內(nèi)涵和優(yōu)點(diǎn)

在我國(guó)第十三屆國(guó)際檔案大會(huì)上，美國(guó)提出了物理檔案和實(shí)體檔案庫(kù)的相對(duì)應(yīng)的虛擬檔案。所以，發(fā)達(dá)國(guó)家已經(jīng)開(kāi)始對(duì)檔案數(shù)字圖書(shū)館的建設(shè)，并且出現(xiàn)了數(shù)字化管理的概念。數(shù)字化檔案管理就是指把傳統(tǒng)的紙張、錄音帶等為傳播介質(zhì)的原始材料，采用掃描、壓縮、轉(zhuǎn)化的方式制成圖片、聲音等文件，并且圖片的文件可以通過(guò)文字識(shí)別技術(shù)來(lái)表現(xiàn)，在應(yīng)用存儲(chǔ)的技術(shù)等圖片的時(shí)候可以通過(guò)大容量的媒介來(lái)表現(xiàn)，也可以通過(guò)各種比較方便的查詢工具達(dá)到查詢檢索的目的。信息使用者可以把這些信息發(fā)布到網(wǎng)絡(luò)上，企業(yè)內(nèi)部網(wǎng)、國(guó)際互聯(lián)網(wǎng)，以此來(lái)實(shí)現(xiàn)文件的共享，達(dá)到數(shù)字化檔案管理的新型網(wǎng)絡(luò)檔案管理技術(shù)。它的使用技術(shù)建立在計(jì)算機(jī)技術(shù)的基礎(chǔ)上，使用者通過(guò)數(shù)字化的手段，保證管理的準(zhǔn)確性和高速性，憑借高速寬帶通信技術(shù)為主要的管理系統(tǒng)。

數(shù)字化檔案管理包括很多的方賣弄。這里只對(duì)四個(gè)方面進(jìn)行闡述。

1.現(xiàn)代化的通信、計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)、多媒體技術(shù)為管理的設(shè)施，在管理的內(nèi)部建立一個(gè)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，在外部建立一個(gè)高速的寬帶分享型網(wǎng)絡(luò)，

2.數(shù)字化管理在各個(gè)時(shí)間段、各個(gè)學(xué)科的檔案信息庫(kù)的信息為主要的資源，這些資料包含傳統(tǒng)檔案，以及對(duì)其轉(zhuǎn)化后的辦公自動(dòng)化的電子文檔和各個(gè)職能部門(mén)的信息庫(kù)。

3.數(shù)字化管理以智能化的處理技術(shù)為主要的技術(shù)，把以往的數(shù)據(jù)庫(kù)變成基本的知識(shí)信息，使用常用的語(yǔ)言進(jìn)行全網(wǎng)絡(luò)的搜索。

4.建立起全方位、整體化的檔案管理體系，及時(shí)的搜集各種各樣的信息資源，并且可以為檔案信息提供更為嚴(yán)密的保密措施和環(huán)境。

數(shù)字化檔案管理相較于傳統(tǒng)的檔案管理?yè)碛幸韵碌膬?yōu)勢(shì)：

1.信息管理數(shù)字化。檔案管理人員在管理時(shí)可以采用現(xiàn)在高科技的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，完成數(shù)字化的管理。來(lái)提高檔案管理的安全性、時(shí)效性等優(yōu)點(diǎn)，互聯(lián)網(wǎng)的可視性、專業(yè)性可以為管理人員提供及時(shí)的查詢和瀏覽功能。

2.資源管理虛擬化。通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)和檔案館相互對(duì)檔案進(jìn)行及時(shí)的管理，可以達(dá)到檔案管理的穩(wěn)定性和時(shí)效性，避免在檔案借閱中的不及時(shí)和漏記等現(xiàn)象，從而達(dá)到對(duì)檔案信息資源的便捷性管理。

3.管理信息檔案數(shù)字化管理具有智能性。檔案管理人員可以利用先進(jìn)的軟件和系統(tǒng)對(duì)信息的智能化搜索。搜索的速度要比普通的查閱快好幾倍，這樣不僅可以提高搜索的效率，還可以擴(kuò)展搜索的范圍，查閱到有有用的信息和資料，還可以對(duì)資料進(jìn)行加密安全的管理，保證檔案的安全性。

比如某市1964年、1980年、1996年總體規(guī)劃圖，2003年“1918”道路工程建設(shè)兩年大會(huì)戰(zhàn)情況等進(jìn)行了數(shù)字化。這種數(shù)字化不僅提高了檔案的保存年限，更對(duì)比較珍貴的資料進(jìn)行了智能化的管理，方便使用者查閱。（請(qǐng)見(jiàn)下圖1）

4.用戶使用方便化。

用戶可以在不同的時(shí)間、不同的地點(diǎn)使用互聯(lián)網(wǎng)進(jìn)行信息的查閱，不受地域和時(shí)間的限制，這樣可以幫助用戶取得更及時(shí)、準(zhǔn)確的信息，節(jié)省了用戶的時(shí)間和精力，提高工作效率。檢索速度快只需要幾秒鐘，而且還提高了信息的保存年限，至少100年。信息的真實(shí)性也有了一定的保證，在一定的時(shí)間內(nèi)不會(huì)受到人為或者自然的損害，導(dǎo)致信息的失真。所以實(shí)現(xiàn)檔案管理的數(shù)字化可以令使用者在世界的有網(wǎng)絡(luò)信號(hào)的位置可以查詢到想知道的信息。

三、數(shù)字化檔案管理的重要性

（一）是時(shí)代發(fā)展的必然需求

從我國(guó)信息數(shù)字化的發(fā)展來(lái)看，其在歷史的發(fā)展中受到很多因素的制約，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展并沒(méi)有引起檔案管理者重視度。信息需求者者在需要信息時(shí)，不能得到及時(shí)、準(zhǔn)確的服務(wù)，致使我國(guó)的檔案管理的效率和服務(wù)，大大落后與世界的先進(jìn)國(guó)家。隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)和科技的飛速發(fā)展，特別是我國(guó)加入了WTO以后，檔案管理的數(shù)字化在這幾年迅速發(fā)展，適應(yīng)了社會(huì)發(fā)展的需要。所以如果現(xiàn)在不加強(qiáng)對(duì)檔案數(shù)字化管理的建設(shè)，不能利用現(xiàn)在國(guó)際上的先進(jìn)的數(shù)字化的技術(shù)，我國(guó)檔案管理就不能實(shí)現(xiàn)穩(wěn)定發(fā)展，必將落后于時(shí)代的發(fā)展。

（二）檔案管理數(shù)字化是提高我國(guó)的國(guó)際競(jìng)爭(zhēng)力的有力手段

數(shù)字化檔案管理是在舊的檔案管理模式上的創(chuàng)新，是參與攻擊競(jìng)爭(zhēng)的有力武器，是我國(guó)科學(xué)技術(shù)發(fā)展的具體體現(xiàn)。它不但可以提高管理的效率，更包含多種語(yǔ)言、文字和文化，這些都為我國(guó)在國(guó)際環(huán)境下的發(fā)展，提供了必要基礎(chǔ)條件。

（三）檔案管理數(shù)字化還可以加強(qiáng)科學(xué)研究、普及知識(shí)的力度，為社會(huì)更好的服務(wù)

數(shù)字化檔案管理可以提供更為準(zhǔn)確和快速的信息，方便信息利用者的搜說(shuō)。而且所提供的信息一定是具有權(quán)威性和可利用價(jià)值的信息，既能夠滿足科學(xué)領(lǐng)域的需求，也能夠滿足教育領(lǐng)域的需求，對(duì)我國(guó)的科教興國(guó)戰(zhàn)略有著巨大的促進(jìn)作用。

（四）可以完善檔案管理工作，提升檔案管理工作的社會(huì)影響力

數(shù)字化的檔案管理對(duì)計(jì)算機(jī)技術(shù)、通訊技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的廣泛應(yīng)用，實(shí)現(xiàn)了科技在信息領(lǐng)域的具體應(yīng)用，實(shí)現(xiàn)了檔案管理體系、機(jī)構(gòu)的整頓和改革，從檔案信息管理角度實(shí)現(xiàn)了信息傳遞的準(zhǔn)確性和真實(shí)性以及廣泛性，真正的達(dá)到對(duì)檔案信息的共享，實(shí)現(xiàn)了檔案事業(yè)發(fā)展的飛躍，提高了其在社會(huì)活動(dòng)中的地位。

四、結(jié)論

總得來(lái)說(shuō)，大概介紹，分析了加強(qiáng)檔案管理的數(shù)字化對(duì)我國(guó)社會(huì)發(fā)展的具體意義。加強(qiáng)檔案的數(shù)字化管理是時(shí)代發(fā)展的必然需求，運(yùn)用現(xiàn)在先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)手段完善對(duì)檔案的管理，才能促進(jìn)我國(guó)信息化的發(fā)展，為人們提供更好的信息服務(wù)。

圖1

[1]李苗.淺談在檔案工作中運(yùn)用管理心理學(xué)的必要性[J].經(jīng)營(yíng)管理者,2011(17).

[2]徐健冬.淺論房地產(chǎn)權(quán)屬檔案的數(shù)字化管理[J].現(xiàn)代交際,2010(09).

[3]薛成.城建檔案管理模式改革初探[J].工程與建設(shè),2006(05).