基于PDCA的高校學報質量管理流程分析

胡 虹，余 毅

（1.四川理工學院 學報編輯部，四川 自貢643000；2.四川師范大學 學報（自然科學版）編輯部，成都610066）

一、問題提出

黨的十八大報告中9 次提到“質量”概念，2012年中央經(jīng)濟工作會議文獻中8 次使用“質量”概念，2013年政府工作報告14 次使用“質量”概念，我國國家標準GB/T19000:2008 對質量的定義是：一組固有特性，滿足要求的程度[1]。因此，產(chǎn)品質量是提升競爭能力的核心，質量管理是提高產(chǎn)品質量的關鍵。

質量的固有特性將隨著科學技術和經(jīng)濟社會的不斷發(fā)展而不斷充實、完善和深化。在物理學領域，弗蘭西斯·培根在1620年出版的《新工具》一書中最早提出質量概念，并把質量定義為“物體所含物質之量”——即靜質量，牛頓在接受靜質量概念論述的基礎上，在《自然哲學之數(shù)學原理》中又引入了慣性質量——即動質量，之后在萬有引力定律中定義了引力質量，并提出了動質量和質能的關系，由此可以看到人們對質量特性的認識是一個不斷發(fā)展和深化的歷史過程，不同歷史發(fā)展階段對質量固有特性的認識是存在差異的。

質量滿足要求的程度更多體現(xiàn)在產(chǎn)品質量中，產(chǎn)品質量是指產(chǎn)品滿足規(guī)定要求（或需要的）的特征或特征的總和[2]。簡言之，產(chǎn)品質量是指產(chǎn)品能夠滿足人們物質、文化生活需要的特性，這些特性包括技術特性、功能特性、安全特性、經(jīng)濟特性和文化特性等等。為了全面提升產(chǎn)品的質量特性，20 世紀50年代末，美國的費根堡姆博士提出了全面質量管理 （Total Quality Management, TQM）的概念，并構建了PDCA（Plan，Do，Check，Action）質量管理思想[3]，經(jīng)過不斷發(fā)展，20 世紀80年代，國際標準化組織（ISO）頒布了國際質量管理和質量保障標準（ISO9000）。

高校學報既是一種物質產(chǎn)品（出版物），更是一種知識產(chǎn)品（學術成果），具有政治質量、編審質量、學術質量、出版質量和服務質量等獨特的質量屬性[4-6]，也有滿足知識傳播和學術交流的特定功能要求，作者在文獻[6-7]中已做詳細論述。因此，要全面提升高校學報的綜合質量，就應該加強高校學報的全面質量管理。PDCA 循環(huán)是全面質量管理思想能得以實現(xiàn)的重要方法，因此采用PDCA 的質量管理方法來探討高校學報的質量管理，不僅可以提高學報的綜合質量和影響力，也有利于使高校學報的質量管理符合ISO 質量標準體系，并逐步使期刊與國際接軌。

二、PDCA 管理思想

PDCA 循環(huán)（也稱為戴明環(huán)）是由美國統(tǒng)計學家戴明博士（W.Edwards Deming）提出來的，它反映了質量管理活動的規(guī)律。PDCA 循環(huán)是能使任何一項活動按照有計劃且有效進行的一種邏輯工作程序，在質量管理中得到了廣泛的應用，日本從20 世紀50年代至今一直設立有“戴明質量獎”。

（一）PDCA 循環(huán)的四個階段

根據(jù)PDCA 循環(huán)模式的思想，一個PDCA 循環(huán)應該包括如下四個階段[7]：

1.P（Plan）計劃。收集梳理各種情況并認真分析，確定管理目標，制定工作管理計劃。

2.D（Do）執(zhí)行。根據(jù)工作計劃具體開展管理計劃中各項工作內容。

3.C（Check）檢查。檢查執(zhí)行計劃的結果，總結成敗，明確效果，找出問題。

4.A（Action）行動（或處置）。對總結檢查的結果進行處理，成功的經(jīng)驗加以肯定，并予以規(guī)范化或標準化；對于失敗的原因也要認真總結，以免重復發(fā)生；對于目前還無法解決的問題，可以放到下一個PDCA 循環(huán)中去逐步解決。

（二）PDCA 循環(huán)的特點

1.PDCA 是大環(huán)套小環(huán)，小環(huán)推動大循環(huán)，逐步推進工作計劃的開展，如圖1 所示。無論整體工作（大環(huán)），還是局部工作或某一件具體的工作（小環(huán)），都要經(jīng)過PDCA 的循環(huán)過程，每一件具體工作或局部工作在PDCA 循環(huán)中不斷開展和完善，從而順利推動整體工作的PDCA 循環(huán)。

圖1 PDCA 循環(huán)示意圖

2.PDCA 循環(huán)是上升式的循環(huán)，每完成一個循環(huán)周期，質量管理水平就提高一步，如圖2 所示。無論是整體工作、局部工作還是某件具體工作，每經(jīng)過一個PDCA 周期，質量管理水平就能提升一步，不斷循環(huán)下去，最終達到完善的質量。

圖2 PDCA 循環(huán)提升原理

3.PDCA 循環(huán)是綜合性循環(huán)，四個階段是相對的，它們之間不是截然分開的。四個階段始終圍繞工作目標，分解出階段性任務，并在實施過程中，實現(xiàn)有機統(tǒng)一、協(xié)同發(fā)展。

4.推動PDCA 循環(huán)的關鍵是“處置”階段。Action是循環(huán)過程的關鍵階段，無論是成功經(jīng)驗的推廣還是失敗教訓的改進，對下一循環(huán)過程質量管理水平的提高起著重要的作用。

（三）PDCA 循環(huán)的實現(xiàn)步驟

全面質量管理的基本環(huán)節(jié)就是一個PDCA 循環(huán)，若干次的PDCA 循環(huán)后就使全面質量管理的效率和效益得到顯著提升。根據(jù)每一個PDCA 循環(huán)的四個階段，一般可以采取八個步驟來實現(xiàn)一個PDCA 循環(huán)[8]，如表1 所示。

表1 一個PDCA 循環(huán)的階段及步驟

從表1 可以看出，無論是一般產(chǎn)品的質量管理過程，還是高校學報的質量管理過程，關鍵是要做好每一個PDCA 環(huán)每個階段的內容規(guī)劃、實施方法和改進措施，這樣才能逐步提高產(chǎn)品的質量管理水平。

三、高校學報PDCA 的質量管理實施

高校學報具有政治質量、編審質量、學術質量、出版質量和服務質量等獨特的質量屬性，它既是物質產(chǎn)品，又是知識產(chǎn)品[9]，因此，在高校學報質量管理的PDCA 循環(huán)中，每個階段、每個步驟都有自己獨特的管理內容和方法，按照PDCA 循環(huán)的實施步驟，高校學報質量管理的實施步驟和具體管理內容如下。

（一）分析現(xiàn)狀、查找問題

在做期刊的年度計劃或每一期的編輯出版計劃時，首先要組織編輯人員充分醞釀討論學報的辦刊現(xiàn)狀及其存在的問題，以問題來驅動質量管理。例如：學報編輯部的規(guī)章制度是否健全，特別是關于質量控制的具體規(guī)定； 與同類期刊相比的優(yōu)勢和差距具體是什么； 人員隊伍及人員的素質結構是否能達到辦刊的質量目標要求； 造成學報各項評價指標不好的根本原因分別是什么； 期刊的發(fā)行或交流的深度廣度是否與質量管理的目標不協(xié)調；期刊欄目設置是否合理；稿源是否充足或稿源渠道是否偏少； 知名專家或基金論文是否有足夠比例； 審稿專家隊伍是否覆蓋登載論文學術方向；審稿是否盡可能安排小學科方向的專家審閱；期刊編排是否符合國家標準規(guī)范； 期刊風格設計及印刷質量是否符合要求，在服務作者、讀者和審稿者方面是否存在疏漏等等這些問題，要分別從定性和定量兩個方面進行分析、梳理。

（二）總結問題、分析原因

在分析現(xiàn)狀、查找問題的基礎上，必要時還可以進行一些調研、咨詢和論證，然后認真梳理、歸類存在的問題。針對存在的每一個問題，要認真分析問題出現(xiàn)的主客觀原因。比如：學報稿源不足的問題，是由于期刊級別低、影響力不高造成的，還是由于缺乏宣傳交流、機制不合理造成的，還是因為相關人員組稿不力、缺少組稿的方法技巧造成的呢，顯然不同的原因造成的影響不一樣，對于后續(xù)要制定的措施和采取的管理方法也不一樣。當然，對于問題出現(xiàn)原因的分析有時是很困難的，應該對不同問題產(chǎn)生的原因采取相應的驗證方法進行確認，這樣才能使問題產(chǎn)生的原因更為清晰。

（三）剖析原因、查找關鍵

高校學報涉及的質量因素很多，特別是涉及學報學術質量評價的因素相對更為復雜，對于前面梳理出的問題和剖析的原因，要分別進行分類和排序（要特別注意有些問題是由一些交叉原因造成的），對于問題和原因的重要性程度可以賦予不同的權值，進行聚類分析，抓住主要的問題和有條件解決的問題，盡快制定出切實可行的措施或多擬定的計劃進行改進，對于不是很關鍵的問題或者目前還沒有條件解決的問題，可以在下一輪PDCA 循環(huán)中逐步解決。

（四）制定措施、改進計劃

針對存在的關鍵問題和目前可以得到解決的問題，結合造成這些問題的原因，制定出切實可行的工作計劃，如圖3 所示的PDCA 管理計劃范例，借助計算機可以很方便地維護管理各種計劃。

圖3 基于PDCA 的高校學報計劃管理示例

在計劃的制定、修改和完善中，要充分體現(xiàn)管理學的“5W”原則內容，即：Why——為什么要制定這個措施？ What——達到什么目標？ Where——在何處執(zhí)行？ Who——由誰負責完成？ When——什么時間完成？ 這樣的管理計劃才有科學性和可實現(xiàn)性。

（五）實施計劃、優(yōu)化過程

在計劃的實施過程中，有的計劃是全局性的，需要每個人共同協(xié)作完成，有的計劃是部門性的，需要一個團隊的相互配合，有的計劃是個人獨立完成的計劃，因此，在完成各種計劃的過程中，既需要每個人按照計劃進度及時高效地完成各工作，也需要相關工作人員的協(xié)作和協(xié)同，所以，從組織優(yōu)化和組織效率的角度還應該建立起一種有效的機制，使其實施過程得到優(yōu)化，實施的效率和效益得到提升。

（六）嚴格要求、檢查執(zhí)行

對每個人、每個部門以及每一個計劃進行跟蹤和監(jiān)督，對于沒有按照預期進度（一般通過甘特圖描述，也可在PDCA 管理系統(tǒng)中增設自動預警來提示） 開展工作的要盡快查找原因，幫助解決，督促其按期完成工作任務。要盡可能避免因個人工作進度滯后而影響整體工作的順利完成。在PDCA 質量管理的應用軟件系統(tǒng)中，設置了稽查功能，以利于監(jiān)督檢查，嚴格執(zhí)行任務，如圖4 的示例。

圖4 PDCA 循環(huán)中Check 階段的應用示例

（七）提煉成績、完善規(guī)范

根據(jù)計劃和任務的完成情況，總結提煉出成功的經(jīng)驗，并把這些經(jīng)驗加以論證和分析后，能形成工作規(guī)范的盡快形成規(guī)范，能成為工作標準的便可以固化為今后工作的標準。例如：高校學報論文摘要寫作的基本要素構成和摘要的寫作風格及形式，作為同一本期刊應該統(tǒng)一，以保持一致的風格等等，就可以形成一個相對統(tǒng)一的格式規(guī)范模板，便于以后參照執(zhí)行。

（八）總結不足、繼續(xù)改進

在所有計劃和任務進度完成后，要及時總結疏漏和失敗的教訓，并進行各種統(tǒng)計分析，查找問題的原因，通常，有七種工具在質量管理中廣泛應用，分別是直方圖、控制圖、因果圖、排列圖、相關圖、分層法和統(tǒng)計分析表等，如圖5 所示的范例。通過這些分析，把本次PDCA 循環(huán)中沒有解決的問題轉入下一輪PDCA 循環(huán)，優(yōu)化各種計劃，逐步完善解決存在的各種問題，從而使質量管理逐步達到最優(yōu)化。

圖5 PDCA 循環(huán)Action 階段的統(tǒng)計分析示例

四、結 語

在新聞出版業(yè)深入改革的今天，高校學報的發(fā)展面臨嚴峻的挑戰(zhàn)，高校學報唯有以不斷提高綜合質量、擴大學術影響力為目標，不斷提升組織效率和管理效益，才能得以持續(xù)發(fā)展。文章基于這樣的思想，力求從全面質量管理的視角，采用PDCA 循環(huán)管理思想來論述實現(xiàn)高校學報質量管理的原理方法和實施步驟，以使高校學報的綜合質量不斷得到優(yōu)化和完善。但是，高校學報的質量屬性有些可以定量分析，有些只能定性分析，在績效評估方面難以做到客觀準確，更何況高校學報的質量評價也還有頗多分歧和學術爭議等等，因而，要真正實現(xiàn)高校學報的全面質量管理，還需要從不同角度進行更深入的系統(tǒng)化的研究。

[1] 中華人民共和國國家質量監(jiān)督檢驗檢疫總局,中國國家標準化管理委員會.質量管理基礎·術語和基礎（GB/T 19000:2008 / ISO90001:2008)[S].2008.

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[6] 胡虹.高校學報學術質量要求與評估探析[J].中國民航飛行學院學報,2009,(5):69-71.

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[8] 鄭造乾,黃萍,袁雍,等.PDCA 循環(huán)在醫(yī)院處方持續(xù)質量改進中的應用[J].中國現(xiàn)代應用藥學,2012,(1):79-84.

[9] 胡虹,余毅.基于物聯(lián)網(wǎng)的高校學報信息傳播[J].四川理工學院學報:社會科學版,2012,(6):102-105.