醫(yī)院基建檔案特點(diǎn)和管理

李雪梅

黨的十八大會(huì)議的召開(kāi)為進(jìn)入深水區(qū)的醫(yī)改明確了方向，而隨著城鎮(zhèn)化進(jìn)程的加快，醫(yī)院特別是公立醫(yī)院將投身到新一輪的建設(shè)浪潮中［1］。上項(xiàng)目，搞基建，增床位，擴(kuò)張規(guī)模，各種基建項(xiàng)目如火如荼在公立醫(yī)院中開(kāi)展。如何做好醫(yī)院基建檔案管理，為醫(yī)院保留好珍貴的歷史財(cái)富，成為醫(yī)院工作者不可推卸的責(zé)任。

1 基建檔案的主要特點(diǎn)

基建檔案以項(xiàng)目為一個(gè)檔案單位，涵蓋了從項(xiàng)目審批，建立組織架構(gòu)進(jìn)行工程準(zhǔn)備、報(bào)批、設(shè)計(jì)、預(yù)算、招標(biāo)和合同，建設(shè)準(zhǔn)備階段的立項(xiàng)報(bào)建、勘查設(shè)計(jì)、施工招標(biāo)、施工許可證申辦，工程建設(shè)階段進(jìn)行的質(zhì)量管理、進(jìn)度管理、預(yù)算控制，工程竣工驗(yàn)收和交付使用，到最后項(xiàng)目決算一整套完整的項(xiàng)目流程材料。

1.1 基建項(xiàng)目涉及的單位和人員較多，影響歸檔率 一項(xiàng)基建工程要和城建、規(guī)劃、環(huán)保、消防、設(shè)計(jì)和勘察、建設(shè)、施工、監(jiān)理、質(zhì)監(jiān)和采購(gòu)等十幾家甚至幾十家部門(mén)單位發(fā)生聯(lián)系，有幾十甚至上百人員參與其中。由于收集的部門(mén)、單位眾多，材料的分散增加了收集工作的難度。而人員素質(zhì)參差不齊，檔案意識(shí)淡薄，在文化程度、業(yè)務(wù)技能、理論基礎(chǔ)等方面各不相同，對(duì)基建檔案形成的來(lái)龍去脈認(rèn)識(shí)不清，對(duì)收集歸檔范圍把握不準(zhǔn)確，造成基建材料收集不齊全。

1.2 基建項(xiàng)目建設(shè)周期較長(zhǎng)，影響完整率 基建工程要經(jīng)過(guò)提議、立項(xiàng)、審批、勘察、設(shè)計(jì)、施工、竣工、驗(yàn)收并投入使用一個(gè)完整周期，在實(shí)際操作過(guò)程中還可能遇到資金不到位、設(shè)計(jì)變更、增加預(yù)算和不可抗力客觀因素等原因，一般要經(jīng)歷一年甚至幾年的建設(shè)時(shí)間，使基建檔案材料形成時(shí)間過(guò)長(zhǎng)，檔案資料員保存和保管容易丟失。特別是一些基礎(chǔ)隱藏工程和電氣管網(wǎng)工程的記錄單，雖是分項(xiàng)目卻重要和隱蔽而負(fù)責(zé)人員眾多，不僅易漏責(zé)任人的簽字蓋章，還容易丟失不見(jiàn)。

1.3 基建項(xiàng)目專業(yè)性較強(qiáng)，影響準(zhǔn)確率 基建材料產(chǎn)生于多個(gè)專業(yè)技術(shù)部門(mén)，有報(bào)建審批表、勘察報(bào)告、招投標(biāo)書(shū)、合同協(xié)議書(shū)等文字文書(shū)材料，還有紅線圖、施工執(zhí)照、驗(yàn)收記錄單、施工竣工圖、預(yù)決算書(shū)等報(bào)表圖紙材料，形成了文字、圖紙、照片、錄像等多種載體形式。如果收集人員不熟悉基建工程專業(yè)知識(shí)和項(xiàng)目運(yùn)作程序，就不知道哪里有材料該收集，在哪個(gè)階段要收集上來(lái)，則不能及時(shí)收集每一個(gè)環(huán)節(jié)的原始材料［2］。

2 加強(qiáng)基建檔案管理工作的措施

基建檔案反映了醫(yī)院各個(gè)歷史時(shí)期的基本建設(shè)，是醫(yī)院發(fā)展的歷史見(jiàn)證。它記載了醫(yī)院每個(gè)基本建設(shè)項(xiàng)目的全過(guò)程，可以為醫(yī)院中長(zhǎng)期規(guī)劃和建設(shè)提供參考，為醫(yī)院產(chǎn)權(quán)查證和地界劃分提供依據(jù)，更是日后維護(hù)維修、改建擴(kuò)建甚至建筑安全的重要參考依據(jù)。

2.1 加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，責(zé)任到人，建立基建檔案預(yù)立卷制度 基建工程質(zhì)量是“百年大計(jì)”，反映醫(yī)院基本建設(shè)的整體水平。而基建檔案真實(shí)反映醫(yī)院工程項(xiàng)目管理過(guò)程和項(xiàng)目實(shí)體的全面貌，對(duì)醫(yī)院長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展有重要意義。醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)要提高檔案意識(shí)，把基建檔案收集管理工作納入到基建項(xiàng)目管理和考核全過(guò)程。有分管領(lǐng)導(dǎo)，設(shè)專職檔案資料管理員全程專門(mén)負(fù)責(zé)各部門(mén)、每個(gè)階段材料的催收和整理。其他相關(guān)兼職資料員在做好專業(yè)技術(shù)工作同時(shí)及時(shí)收集和上交產(chǎn)生在本部門(mén)的資料，建立順暢的基建檔案材料人員網(wǎng)絡(luò)體系。

基建工程專職檔案資料員要嚴(yán)格把關(guān)，規(guī)范歸檔材料，做好“誰(shuí)形成文件資料誰(shuí)負(fù)責(zé)收集立卷”的預(yù)立卷工作，如合同協(xié)議書(shū)必須是正本，不能是草稿或副本;簽名簽字要用黑色墨水，不能用圓珠筆、鉛筆和藍(lán)、紅墨水;驗(yàn)收記錄單要簽字蓋章齊全，不要空白和遺漏;文件要保存原件，不能使用復(fù)印件;工程圖紙要標(biāo)注明確，審批蓋章齊全，避免重要的竣工圖收集不規(guī)范等等。專職資料員要在每個(gè)階段及時(shí)整理收集材料，發(fā)現(xiàn)有不規(guī)范的材料馬上退回去整改，從而避免幾年后項(xiàng)目竣工時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，卻因時(shí)間過(guò)久而找不到相關(guān)人員和部門(mén)彌補(bǔ)的永久遺憾和缺失，甚至影響到工程竣工驗(yàn)收的損失。

2.2 強(qiáng)化收集，監(jiān)督指導(dǎo)和經(jīng)濟(jì)手段雙管齊下，確保材料收集完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng) 基建資料收集是基建檔案管理的基礎(chǔ)也是難度最大的工作。收集工作涉牽到多個(gè)單位和醫(yī)院內(nèi)部不同科室。不同的單位和部門(mén)在項(xiàng)目各個(gè)階段有不同的收集任務(wù)，作為建設(shè)單位的醫(yī)院基建辦公室的檔案資料管理員要提前介入項(xiàng)目，了解該項(xiàng)目的規(guī)模和使用功能，便于在收集和匯總資料時(shí)做到心中有數(shù)。

工程準(zhǔn)備階段的大量文件主要產(chǎn)生在醫(yī)院，資料管理員要做好前期階段的文件材料收集。工程施工階段的資料由施工單位形成，資料管理員要深入項(xiàng)目現(xiàn)場(chǎng)，主動(dòng)、積極了解工程進(jìn)度，熟悉每個(gè)階段檔案文件的內(nèi)容，對(duì)照收集清單督促指導(dǎo)施工單位、承包單位和監(jiān)理單位及時(shí)上交施工、竣工、驗(yàn)收各階段的資料，催收缺失的材料。

施工階段包含有土建、水電、照明、供暖、信息、通訊、消防、設(shè)備等主體和各分部分項(xiàng)、隱蔽工程種類繁多的基建資料，其材料收集齊全還關(guān)系到項(xiàng)目的竣工驗(yàn)收達(dá)標(biāo)。作為建設(shè)單位的醫(yī)院在簽訂各種建設(shè)項(xiàng)目合同時(shí)應(yīng)把歸檔要求和具體內(nèi)容向施工各單位作明確要求，利用合同形式對(duì)歸檔文件的份數(shù)、質(zhì)量、時(shí)間以及違約責(zé)任作出具體規(guī)定，并和工程結(jié)算掛鉤，確保各部門(mén)各階段收集的檔案完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)［3］。

2.3 加強(qiáng)檔案人員培訓(xùn)，提高業(yè)務(wù)素質(zhì)和專業(yè)水平 基建檔案資料管理是一項(xiàng)復(fù)雜而細(xì)致的工作，而在醫(yī)院工作中是以衛(wèi)生專業(yè)技術(shù)人員為主，基建后勤管理體制不健全，基建辦公室人員流動(dòng)性大，資料管理員工程技術(shù)專業(yè)性不強(qiáng)，又缺乏檔案專業(yè)知識(shí)，所以工作起來(lái)往往顯得比較被動(dòng)。

廣西壯族自治區(qū)民族醫(yī)院是一所有50多年歷史的三級(jí)甲等綜合醫(yī)院，醫(yī)院正在進(jìn)行住院綜合大樓、腫瘤放療樓和職工危舊房改住房改造等多個(gè)基建項(xiàng)目。隨著各個(gè)大型基建工程的陸續(xù)竣工投入使用，醫(yī)院的就診醫(yī)療條件，職工居住環(huán)境和綜合服務(wù)能力將得到更大的提升。醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)要建設(shè)工程和檔案管理兩手抓兩手都要硬，選拔一位愛(ài)崗敬業(yè)，工作細(xì)致的管理人員通過(guò)業(yè)務(wù)培訓(xùn)使之掌握工程專業(yè)知識(shí)又了解檔案業(yè)務(wù)知識(shí)，提高其綜合素質(zhì)和管理能力，從而確?；n案管理工作的質(zhì)量和效率，讓基建檔案管理成為醫(yī)院和院長(zhǎng)一項(xiàng)功在當(dāng)代，利在千秋的事業(yè)。

［1］楊郁素，邱衛(wèi)黎，歐陽(yáng)俠.以基建檔案為例淺談做好醫(yī)院檔案歸檔與管理工作.中外醫(yī)療，2009，23:95-96.

［2］崔志剛.醫(yī)院基建檔案管理控制的認(rèn)識(shí).山西檔案，2010，增刊:52-53.

［3］申曉寧，朱偉文.建立虛擬管理模式提高基建檔案工作水平.蘭臺(tái)世界，2008，3:35-36.