探討醫(yī)院人事檔案的管理與規(guī)范

遲秀梅

人事檔案是反映一個(gè)人的社會(huì)經(jīng)歷、工作表現(xiàn)和變化情況, 對(duì)全面考察和了解一個(gè)人, 具有重要的參考價(jià)值。人事檔案信息的獲取和利用, 離不開(kāi)人事檔案工作的有效運(yùn)轉(zhuǎn)。因此, 正確認(rèn)識(shí)人事檔案的社會(huì)價(jià)值, 加強(qiáng)醫(yī)院人事檔案的管理工作,利于實(shí)現(xiàn)人力資源有效配置,促進(jìn)醫(yī)院人才戰(zhàn)略順利實(shí)施。

1 人事檔案管理的重要性

人事檔案管理是醫(yī)院管理工作中的重要組成部分, 為醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)提供人才信息和用人依據(jù), 為醫(yī)院人事制度改革提供依據(jù), 是醫(yī)院人才開(kāi)發(fā)的重要資源, 人事檔案及其管理工作在醫(yī)院建設(shè)中起著不可替代的關(guān)鍵作用。

2 醫(yī)院人事檔案管理工作存在的主要問(wèn)題

2.1 對(duì)人事檔案管理工作的重要性認(rèn)識(shí)不足 醫(yī)院的重點(diǎn)工作是提高醫(yī)療技術(shù)和服務(wù)水平, 改善醫(yī)療條件和環(huán)境, 注重業(yè)務(wù)工作, 認(rèn)為人事檔案管理只是一項(xiàng)保管材料的事務(wù)性工作, 僅僅是收集整理材料, 存放、保管檔案。很少把人事檔案信息管理用于人才開(kāi)發(fā)。

2.2 人事檔案內(nèi)容不規(guī)范, 降低了參考價(jià)值 醫(yī)院人事檔案普遍存在著審查不嚴(yán)格, 內(nèi)容缺失等問(wèn)題, 在填寫(xiě)像個(gè)人履歷表、年度考核表等類似的表格時(shí),有些人相互之間借鑒,能省則省, 敷衍了事, 致使多數(shù)檔案內(nèi)容雷同。鑒定和考察材料中虛話、空話多, 不能真實(shí)反映出個(gè)人的最新情況和工作能力, 降低了醫(yī)院在人才考察和選拔方面的參考價(jià)值。

2.3 工作模式落后, 阻礙了人事檔案工作的發(fā)展 在檔案管理手段上, 醫(yī)院人事檔案目前還沒(méi)有完全實(shí)行信息化管理,檔案管理人員還采用手工檢索、編輯等手段進(jìn)行管理工作,工作效率不高, 不但影響檔案資料的準(zhǔn)確性和完整性, 還增加了很多工作量。

3 創(chuàng)新思路, 改進(jìn)方法, 規(guī)范人事檔案管理

3.1 提高對(duì)醫(yī)院人事檔案管理的認(rèn)識(shí), 增強(qiáng)管理意識(shí)。

3.1.1 轉(zhuǎn)變領(lǐng)導(dǎo)對(duì)人事檔案管理工作的理念, 提高對(duì)檔案工作重要性的認(rèn)識(shí)。把人事檔案管理工作納入醫(yī)院發(fā)展和管理的重要內(nèi)容, 作為日常工作狠抓落實(shí)。制定和完善人事檔案管理的整體規(guī)劃, 明確崗位職責(zé), 確保制度的有效落實(shí)。要充分認(rèn)識(shí)建立人事檔案信息系統(tǒng)建設(shè)的目的是不斷促進(jìn)醫(yī)院管理的科學(xué)化和現(xiàn)代化,為人事檔案信息化管理工作提供和創(chuàng)造有利條件,保證人事檔案信息現(xiàn)代化建設(shè)工作健康順利的發(fā)展。

3.1.2 充分發(fā)揮人事檔案管理工作的重要作用, 不但需要領(lǐng)導(dǎo)高度重視, 還要提高全體人員對(duì)人事檔案重要性的認(rèn)識(shí),了解人事檔案的作用, 支持人事檔案的工作, 按要求認(rèn)真填寫(xiě)各類人事檔案資料, 確保材料內(nèi)容完整、真實(shí), 發(fā)揮人事檔案參考價(jià)值和其重要作用, 使醫(yī)院人事檔案管理工作得以有序進(jìn)行。

3.1.3 提高檔案管理人員的管理水平。加強(qiáng)對(duì)管理人員對(duì)檔案法律法規(guī)的學(xué)習(xí)和業(yè)務(wù)素質(zhì)的培訓(xùn),提高管理人員的政策水平和專業(yè)技術(shù)水平。讓他們時(shí)刻掌握新的知識(shí)和先進(jìn)的管理技術(shù) ,更深入了解人事檔案管理的重要性,增強(qiáng)責(zé)任心 ,提高醫(yī)院人事檔案管理的技術(shù)水平, 并跟上信息時(shí)代經(jīng)濟(jì)發(fā)展水平的要求。

3.2 加強(qiáng)人事檔案制度化管理 著力完善醫(yī)院人事檔案管理制度, 將制度建設(shè)貫穿到人事檔案管理工作全過(guò)程中, 要明確工作職責(zé), 制定工作規(guī)范, 嚴(yán)格執(zhí)行落實(shí)、做到有效監(jiān)督,使人事檔案管理工作更加科學(xué)化、合理化、制度化、程序化。

3.3 規(guī)范人事檔案資料的收集整理工作 從檔案資料的收集、整理、歸檔等多個(gè)環(huán)節(jié), 按照要求做到檔案資料內(nèi)容完整齊全、客觀真實(shí)、可靠, 對(duì)不符合要求的資料要及時(shí)進(jìn)行處理,提高人事檔案質(zhì)量, 保證人事檔案管理的完整性、準(zhǔn)確性和真實(shí)性。這樣才能為用醫(yī)院人事管理工作提供有效的參考價(jià)值服務(wù)。

3.4 建立和完善醫(yī)院人事檔案信息化管理 隨著社會(huì)信息化的快速發(fā)展, 醫(yī)院在醫(yī)療信息采集、財(cái)務(wù)等部分管理工作上積極推進(jìn)信息化建設(shè), 為了使醫(yī)院更好的利用檔案信息資源, 發(fā)現(xiàn)人才, 正確使用人才, 建立人事檔案信息化管理是一個(gè)必然趨勢(shì)。

3.4.1 人力資源信息系統(tǒng)是實(shí)現(xiàn)人事檔案管理現(xiàn)代化,是醫(yī)院人事制度改革與發(fā)展的需要。只有建立一套科學(xué)的、合理的軟件系統(tǒng), 才能提高整體工作效率,提高人事檔案信息資源的利用率, 推動(dòng)醫(yī)院信息化建設(shè)全面快速發(fā)展。

3.4.2 人事檔案的信息具有原始性和完整性,利用計(jì)算機(jī)建立人事檔案數(shù)據(jù)庫(kù),對(duì)信息分類統(tǒng)計(jì),實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)對(duì)人事檔案全方位、動(dòng)態(tài)化、立體式的管理體系,可以快速、全面的提供人事資料和相關(guān)數(shù)據(jù),從而極大地提高人事部門的工作效率。

3.4.3 使用計(jì)算機(jī)管理醫(yī)院人事檔案,有利于材料的完整保存,需要查找人事資料時(shí), 不用反復(fù)翻閱檔案原件, 可直接從系統(tǒng)中檢索、查詢, 避免原始資料缺失或損壞。

3.4.4 人事檔案信息的收集就是為了充分使用資源,達(dá)到一方收集,多方共享。通過(guò)網(wǎng)絡(luò)資源共享,可以向醫(yī)院各部門提供不屬于保密范圍內(nèi)的人才檔案信息, 以實(shí)現(xiàn)人事檔案信息資源的有效共享。如可以通過(guò)人事信息系統(tǒng),完善財(cái)務(wù)工資系統(tǒng),人事上的工資變動(dòng)可以直接通過(guò)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)傳發(fā)給財(cái)務(wù)處進(jìn)行調(diào)整、發(fā)放。其它的行政管理系統(tǒng)也可以直接從人事信息系統(tǒng)中得到所需的信息和幫助。