會計(jì)電算化對會計(jì)內(nèi)部控制的影響

章益峰

【摘要】文章分析了會計(jì)電算化對會計(jì)內(nèi)部控制的影響，嘗試了一套適合電算化會計(jì)信息系統(tǒng)的內(nèi)部控制制度，實(shí)現(xiàn)了電算化信息系統(tǒng)下的會計(jì)控制。

【關(guān)鍵詞】會計(jì)電算化，內(nèi)部控制，影響

會計(jì)電算化是會計(jì)發(fā)展史上的一個歷史性飛躍，它不但減輕了會計(jì)人員的勞動強(qiáng)度，提供了會計(jì)效率，而且大大提高了會計(jì)信息處理的及時性和準(zhǔn)確性，有助于企業(yè)加強(qiáng)管理，提高經(jīng)濟(jì)效益和競爭能力。會計(jì)電算化在給企業(yè)單位帶來巨大效益的同時，對會計(jì)內(nèi)部控制產(chǎn)生了重大影響。探討會計(jì)電算化對會計(jì)內(nèi)部控制的影響，對建立健全電算化會計(jì)內(nèi)部控制制度，加強(qiáng)會計(jì)內(nèi)部控制有重大的意義。

一、會計(jì)電算化對會計(jì)內(nèi)部控制的影響

1.手工會計(jì)系統(tǒng)下企業(yè)傳統(tǒng)的內(nèi)部控制制度。內(nèi)部控制最初起源于內(nèi)部牽制，即為維護(hù)企業(yè)財產(chǎn)物資的安全性、完整性，保證會計(jì)資料及其他有關(guān)資料的正確性，確保各項(xiàng)財務(wù)收支的合理性、合法性而建立起來的業(yè)務(wù)分管責(zé)任制。隨著社會經(jīng)濟(jì)的發(fā)展和現(xiàn)代化科學(xué)管理方法的產(chǎn)生和運(yùn)用，內(nèi)部牽制的范圍得到的科學(xué)的內(nèi)部控制制度，也就是傳統(tǒng)的內(nèi)部控制制度。

2.會計(jì)電算化系統(tǒng)下企業(yè)內(nèi)部控制制度的變化。會計(jì)電算化系統(tǒng)與手工會計(jì)系統(tǒng)相比，表現(xiàn)出一些新的特點(diǎn)：在數(shù)據(jù)的采集、存貯方面比手工會計(jì)系統(tǒng)形式上更多樣，手段上更快捷；在核算形式上比手工會計(jì)系統(tǒng)更省時省力；在數(shù)據(jù)傳輸方面，更方便；賬簿的概念已被抽象化；會計(jì)工作崗位設(shè)置出現(xiàn)了新的特點(diǎn)。

3.建立健全會計(jì)電算化系統(tǒng)下的企業(yè)內(nèi)部控制制度。計(jì)算機(jī)硬件、軟件和數(shù)據(jù)管理制度保證了有關(guān)設(shè)備的保養(yǎng)，確定會計(jì)數(shù)據(jù)和會計(jì)軟件的安全保密，防止對數(shù)據(jù)和軟件的非法修改和刪除，在保證會計(jì)數(shù)據(jù)的完整性方面都作了規(guī)定。電算化會計(jì)檔案管理制度是重要的會計(jì)基礎(chǔ)工作，規(guī)定了檔案內(nèi)容，保管人員及權(quán)限，管理方法及要點(diǎn)等。會計(jì)電算化是會計(jì)工作的發(fā)展方向，是促進(jìn)會計(jì)基礎(chǔ)工作規(guī)范化和提高經(jīng)濟(jì)效益的重要手段和有效措施。

二、建立電算化會計(jì)信息系統(tǒng)的內(nèi)部控制制度

1.電算化會計(jì)信息系統(tǒng)的開發(fā)和維護(hù)控制。電算化會計(jì)信息系統(tǒng)的開發(fā)是一項(xiàng)復(fù)雜的系統(tǒng)工程，一般來說投資較大，對整個企業(yè)的影響也較大，往往需要對原有的管理體制進(jìn)行較大的變革。在軟件的開發(fā)過程中，必須認(rèn)真執(zhí)行國家和地方頒布的有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范。購買的商品化會計(jì)軟件也必須是經(jīng)過評審的會計(jì)軟件，因?yàn)橹挥邪凑諛?biāo)準(zhǔn)和規(guī)范開發(fā)的會計(jì)信息系統(tǒng)才更可靠、更完善。在新系統(tǒng)使用的準(zhǔn)備階段要加強(qiáng)對有關(guān)人員的培訓(xùn)，提高系統(tǒng)操作和系統(tǒng)管理人員對新系統(tǒng)的認(rèn)識和理解，以減少系統(tǒng)運(yùn)行后出錯的可能性。在新舊系統(tǒng)轉(zhuǎn)換過程中，要采取有效的控制手段，做好各項(xiàng)準(zhǔn)備工作。如果會計(jì)軟件在使用過程中發(fā)現(xiàn)問題，或者由于企業(yè)經(jīng)營活動及經(jīng)營環(huán)境發(fā)生變化，需要對會計(jì)軟件進(jìn)行維護(hù)，就必須對會計(jì)軟件的維護(hù)進(jìn)行嚴(yán)格的控制。一般來說，如果軟件本身錯誤或軟硬件變化而需進(jìn)行維護(hù)，由系統(tǒng)管理員提出申請，如果需要擴(kuò)充系統(tǒng)功能或因會計(jì)核算制度方法變化而需要進(jìn)行維護(hù)由會計(jì)部門提出申請，由會計(jì)部門負(fù)責(zé)人、總會計(jì)師和企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)對會計(jì)軟件維護(hù)申請進(jìn)行審批。批準(zhǔn)后由專職會計(jì)軟件維護(hù)人員進(jìn)行修改維護(hù)，其他人員不得進(jìn)行維護(hù)。對較大的修改變動或功能擴(kuò)充性維護(hù)，應(yīng)事先制訂具體的維護(hù)計(jì)劃。軟件修改后要進(jìn)行試運(yùn)行和組織驗(yàn)收，驗(yàn)收通過并正式下達(dá)使用通知后，修改后的軟件才能投入正式運(yùn)行。

2.組織控制。一是要進(jìn)行部門之間的職責(zé)劃分控制，系統(tǒng)開發(fā)組、系統(tǒng)操作組、系統(tǒng)維護(hù)組、財務(wù)管理組等各級之間的不相容職責(zé)應(yīng)當(dāng)盡可能分離，劃清各自的工作職責(zé)和業(yè)務(wù)處理范圍。二是要進(jìn)行部門相鄰的崗位分工控制，建立崗位責(zé)任制，明確職責(zé)，責(zé)任到人。其重點(diǎn)是系統(tǒng)操作組內(nèi)部的崗位分工，同時要加強(qiáng)對系統(tǒng)開發(fā)、專職會計(jì)員、檔案員等的控制，應(yīng)做到相互牽制、相互制約、防止出現(xiàn)舞弊和欺詐行為。三是要建立并嚴(yán)格執(zhí)行相應(yīng)的人事管理制度，加強(qiáng)內(nèi)部控制，對某些關(guān)鍵崗位要實(shí)行定期輪換制度。

3.操作控制。操作控制是通過制定和執(zhí)行操作規(guī)則來實(shí)現(xiàn)的。操作規(guī)則主要包括計(jì)算機(jī)操作規(guī)則、操作運(yùn)行規(guī)則、用機(jī)時問記錄規(guī)則、控制臺記錄規(guī)則、機(jī)房守則、應(yīng)急措施和安全規(guī)則等。其目的是通過規(guī)范計(jì)算機(jī)來保證會計(jì)信息處理的高質(zhì)量，減少產(chǎn)生差錯和未經(jīng)柑準(zhǔn)而使用程序、文件的機(jī)會。目前許多是企業(yè)雖然有上機(jī)管理制度，但多數(shù)不能嚴(yán)格執(zhí)行，這必然給會計(jì)數(shù)據(jù)的安全留下隱患。為了確保會計(jì)信息的安全、完整和保密，各單位必須嚴(yán)格執(zhí)行上機(jī)管理制度。

4.輸入、處理和輸出控制。輸入控制常用的方法主要有：設(shè)計(jì)科目代碼校驗(yàn)，防止科目輸入錯誤；進(jìn)行試算平衡校驗(yàn)，防止憑證金額輸入錯誤；采用順序檢查法，防止憑證編號錯誤；采用二次輸入法，將數(shù)據(jù)兩次輸入，匯總對比輸入結(jié)果來確定輸人是否正確等。處理控制是對計(jì)算機(jī)系統(tǒng)進(jìn)行數(shù)據(jù)處理的有效性和可靠性進(jìn)行控制，這些控制往往被寫入計(jì)算機(jī)程序，又稱之為自動控制。數(shù)據(jù)處理控制分為有效性控制和文件控制。有效性控制主要包括數(shù)據(jù)的核對、對字段、記錄長度的檢查、代碼和數(shù)值有效范圍的檢查、記錄總數(shù)的檢查等；文件控制主要包括檢查文件長度、檢查文件的標(biāo)識、檢查文件是否感染病毒等。輸出控制是指對計(jì)算機(jī)系統(tǒng)內(nèi)部的數(shù)據(jù)處理活動進(jìn)行控制，其目標(biāo)是保證各種輸出結(jié)果的真實(shí)性、完整性和正確性。具體控制措施包括輸出格式控制、屏幕輸出控制、打印輸出控制和網(wǎng)絡(luò)傳輸控制等。輸出控制一般應(yīng)檢查輸出數(shù)據(jù)是否相符，輸出數(shù)據(jù)是否完整，是否能滿足使用部門的需要等。另外輸出的會計(jì)資料要進(jìn)行登記，該會計(jì)檔案要求進(jìn)行保管。

5.系統(tǒng)安全保密控制。常用的安全保密控制措施主要有：實(shí)行用戶識別控制，保證系統(tǒng)外部人員不能盜用系統(tǒng)，系統(tǒng)內(nèi)部人員只能按其權(quán)限使用規(guī)定的功能；建立機(jī)內(nèi)操作日志，由程序自動進(jìn)行操作登記，監(jiān)督系統(tǒng)的操作，留下審計(jì)線索；實(shí)行加密存儲控制，對重要的數(shù)據(jù)應(yīng)加密存儲或以密碼的形式在網(wǎng)絡(luò)中傳輸，會計(jì)軟件的程序要進(jìn)行編譯或加密；實(shí)行數(shù)據(jù)存取權(quán)限控制，不能讓所有的操作員隨便存取所有的會計(jì)數(shù)據(jù)；進(jìn)行數(shù)據(jù)和程序的備份和恢復(fù)控制，對會計(jì)軟件和重要的數(shù)據(jù)文件要定期備份存檔，以便發(fā)生故障后能及時恢復(fù)，對會計(jì)檔案要妥善保管。

三、結(jié)語

國內(nèi)外會計(jì)信息系統(tǒng)的發(fā)展歷史證明，凡是成功的計(jì)算機(jī)會計(jì)信息系統(tǒng)都有一套科學(xué)和完善的管理制度的支持，否則絕少有成功的可能。會計(jì)電算化是現(xiàn)代社會化大生產(chǎn)和新技術(shù)革命的必然產(chǎn)物，是會計(jì)發(fā)展史上的一次重大變革，必將對會計(jì)理論和實(shí)務(wù)產(chǎn)生深遠(yuǎn)的影響。