電子政務環(huán)境下區(qū)域檔案信息資源的整合

李 斌 閆 明

1.河北省唐山市婦幼保健院，河北唐山 063000；2.河北聯(lián)合大學，河北唐山 063000

所謂電子政務是指政府機構運用現(xiàn)代網(wǎng)絡通訊與計算機技術，將政府管理和服務職能通過精簡、優(yōu)化、整合、重組后到網(wǎng)上實現(xiàn)，打破時間、空間以及條塊的制約，為社會公眾以及自身提供一體化的高效、優(yōu)質(zhì)、廉潔的管理和服務[1]。

1 背景和意義

在電子政務條件下，政府服務手段和服務形態(tài)的改變必然會對政府的組織機構、功能設置等方面產(chǎn)生影響。在這種新型的社會管理模式下，政府系統(tǒng)的各要素之間、政府系統(tǒng)與社會環(huán)境之間的信息聯(lián)系更加密切，相互之間依存度更高，而信息資源在電子政務的發(fā)展與建設之中，起著無可替代的重要作用。事實上，我們可以將電子政務的實質(zhì)歸納為對信息資源的在深度和廣度上的開發(fā)與利用，若無信息資源的支持與支撐，電子政務也無從談起。其中，檔案作為政府部門在政務活動中形成的歷史記錄和文件信息，是支撐起電子政務的信息資源的最重要部分。

檔案作為一種信息資源在分布上存在著條塊分割、行業(yè)分割的特點，在分布上它主要是依存于各個政府部門、企事業(yè)單位而存在。這種分布的分散性和孤立性與電子政務環(huán)境下社會對檔案資源的信息需求之間的矛盾日益突出。電子政務的實施不僅要求政府充分利用和開發(fā)自身掌握的內(nèi)部信息資，更要求政府機構充分利用內(nèi)部的智力資源，并于外部進行信息交流、協(xié)作。因此，能否有效的整合起分散在社會上的和政府部門中的信息資源，建立一種能夠有效滿足電子政務需要的信息資源模式，是電子政務成敗的關鍵[2]。就我國目前檔案資源開發(fā)與建設的現(xiàn)狀而言，存在著三個方面的問題：（1）檔案資源信息化的水平不一，普遍的水平不高；（2）檔案數(shù)據(jù)庫的建設雖取得一定的成效，但與檔案室、檔案館的總數(shù)相比，比率明顯偏低，而且質(zhì)量不一，缺乏統(tǒng)一的數(shù)據(jù)標準，系統(tǒng)兼容性差；（3）檔案資源全社會范圍的共享缺乏宏觀的規(guī)劃，聯(lián)機在線的文件服務中心還處于探索階段[3]。全國范圍內(nèi)的檔案信息資源缺乏有效的合理配置，難以與其他信息資源進行集成與融合。因此，在我國電子政務環(huán)境下，檔案信息資源開發(fā)與檔案信息化的核心，在于對現(xiàn)有檔案信息資源的整合，以滿足社會對檔案信息資源的信息需求。

就目前檔案資源整合及檔案資源信息化的研究現(xiàn)狀而言，在宏觀層面上的國家的總體規(guī)劃與管理，政策的引導與法律保障等方面的理論準備已經(jīng)較為充分；在微觀層面上，各種檔案信息資源系統(tǒng)的建立與實施的案例也已屢見不鮮，反而是在中觀層次上，關于各級檔案機構以及其他社會信息服務機構之間的相互協(xié)調(diào)，以及建立起檔案資源的整合與共享的保障與運行機制，還缺乏較為深刻的理論與實踐認識[4]。特別是在區(qū)域檔案資源整合上，關于區(qū)域檔案資源的規(guī)劃與認識，還沒有專門的研究。專門針對區(qū)域檔案信息資源整合的研究，有效的規(guī)避了在檔案信息化中所普遍存在的發(fā)展程度、水平不一的問題，更具實踐意義，更能夠回應理論的呼聲，是對檔案信息化領域研究的一大補充，并且在實踐層次上，區(qū)域檔案信息資源整合與微觀層面上檔案信息資源系統(tǒng)的研究，前后想承緊密聯(lián)系，自下而上的改革實踐，更具體有實際意義。此外，這也是檔案信息化研究思路的一次自我調(diào)整，一次新的實踐嘗試。

2 國內(nèi)外發(fā)展趨勢

進入新世紀以來，在檔案學的研究中，檔案學的研究當中存在著三大研究熱點：（1）有關電子政務的研究；（2）檔案信息化的研究；（3）電子文件的研究。在這三大熱點之中，電子政務的研究與檔案信息化的研究緊密交叉。事實上，檔案信息化建設與電子政務的建設有著密切的關聯(lián)。首先，檔案信息化建設可為電子政務建設的可持續(xù)發(fā)展提供信息保障。第二，檔案信息是電子政務高效化、科學化、民主化實施的依據(jù)。第三，檔案信息是電子政務個性化服務，有效滿足信息用戶信息需求的前提。因此，這兩個研究熱點相互促進，相互關聯(lián)，構成了近十年來檔案學研究領域的主流。在這其中，電子政務涉及到了電子政務中的信息資源共建共享、信息資源利用模式、信息整合機制、電子公文流程分析與涉及、信息平等與政府信息公開等內(nèi)容，信息資源的共建和共享、信息資源整合是研究的重點。而檔案信息化的研究則集中在檔案數(shù)字化、檔案網(wǎng)站、數(shù)字檔案館和檔案信息安全等方面。這些研究涉及到了檔案信息資源整合的宏觀、中觀、微觀三個層次。

以1999～2008年檔案學領域獲得的國家社科基金立項項目統(tǒng)計來看，檔案學總計獲得立項60項，其中電子政務內(nèi)容的19項，檔案信息化內(nèi)容7項，分別占到總立項的31.6%和11.6%，合計占到43.3%，足以證明其理論關注度之高。但在獲得立項的單位統(tǒng)計中前五名分別為中國人民大學、蘇州大學、武漢大學、安徽大學、上海大學，國家檔案局、國家信息中心僅以兩項與湘潭大學、湖北大學、浙江大學、解放軍南京政治學院上海分院、天津師范大學并列[5]。高等院校的各個檔案學院系在其中占了絕對的比例，這一方面說明在我國檔案學研究中，從事檔案學教育的高校教師是主體；另一方面，在立項單位中作為檔案工作實踐場所的檔案館、室的缺失，也在一定程度上說明了理論與實踐之間的脫節(jié)。

以檔案學領域2003～2012年以來關于電子政務的文獻情況來看，也同樣能夠說明這樣的問題。在中國知網(wǎng)中以“檔案”和“電子政務”為檢索詞，以標題為檢索項，共檢出167篇文獻。這其中核心作者如：何振、馮慧玲、黃春等多是高校教師。核心研究機構中，武漢大學、中國人民大學、湘潭大學、上海大學等舉足輕重。而就研究的層次而言基礎研究101篇，占60.5%；行業(yè)指導44篇，占26.4%，在這其中僅有極少部分是依托實際案例的分析[6]。

所以從整體上來看，盡管此類研究在我國已經(jīng)發(fā)展了近十年的時間，但從研究的內(nèi)容和研究層次、研究隊伍的構成等多方面來看，還是處在理論的探討階段，實踐應用已經(jīng)開始發(fā)端，但離大規(guī)模的普及還有不短的距離。

從國外的發(fā)展狀況來看，關于“電子政務”“檔案信息化”“檔案”的研究與討論可以上溯到有關“書目控制”的討論，作為能夠套用到文件著錄領域的“MARC”已經(jīng)得到廣泛的應用，并且有關文件著錄規(guī)則的“元數(shù)據(jù)”的討論主要集中在歐美等國家。在實踐領域中，聯(lián)機書目控制中心已經(jīng)在世界范圍內(nèi)推廣，而大型的“文件控制中心”還鮮少能夠聽聞[7]。從研究的層次以及實踐應用上來看，我國與信息化程度較高的美、英以及北歐等國存在著3～5年的差距。

3 研究內(nèi)容

區(qū)域檔案信息資源的整合包含兩個層次的含義：一是區(qū)域內(nèi)的檔案信息資源的整合；二是區(qū)域性的檔案信息資源的整合。前者或者以城市，或者以行政區(qū)劃，或者以地理概念為劃分，是對在其區(qū)域之內(nèi)的檔案信息資源的總和的整合，而后者指則指的是，帶有區(qū)域性的檔案信息資源的整合。這種區(qū)域性體現(xiàn)在檔案信息資源的來源，檔案信息資源發(fā)揮效用的范疇等方面。在表現(xiàn)形式上，或者表現(xiàn)為某一特定行業(yè)的檔案信息資源，或者表現(xiàn)為某一特定檔案門類的檔案信息資源。當然，對于一般性的檔案信息資源也可以以方便利用，方便整合為目的，按照特定的行政區(qū)域化或者檔案產(chǎn)生、發(fā)揮功效的范疇來劃分范圍。但這兩種劃分的整合前提是在整體上統(tǒng)和在一個統(tǒng)一的信息資源系統(tǒng)平臺之中。這個信息資源平臺采用統(tǒng)一的技術標準和服務標準，以同一種界面和服務手段向用戶提供各種信息服務。

在辨析清楚這兩個層次的含義之后，就可以看出，區(qū)域檔案信息資源的整合的實質(zhì)，就是通過對區(qū)域內(nèi)的行業(yè)、檔案門類或者某一特定范疇內(nèi)的檔案信息資源的有效配置，來達到充分滿足用戶需求并最終推動檔案事業(yè)信息化的快速發(fā)展的目的[8]。它的研究視角是自下而上的，關注的重點在于區(qū)域內(nèi)的檔案信息資源的現(xiàn)狀，組織程度，信息化的程度，管理方式和管理手段，區(qū)域內(nèi)各個不同檔案信息機構之間的協(xié)調(diào)方式等方面，注重實踐的發(fā)展與運用。在具體的研究內(nèi)容上，應當包括以下內(nèi)容。

3.1 區(qū)域內(nèi)檔案信息資源建設和檔案信息服務的評價指標

這是本研究開展的基礎，檔案信息資源的整合首先應有的題中之義就是對于檔案信息資源現(xiàn)狀和檔案信息服務的現(xiàn)狀進行調(diào)研，而在判定這兩方面的狀況時，必然要涉及評價的標準。這既涉及服務的標準，有涉及資源建設的標準，這兩項評價指標高度統(tǒng)一，共同構成檔案信息資源的評價指標體系[9]。

3.2 區(qū)域檔案信息資源整合的規(guī)劃和發(fā)展戰(zhàn)略

區(qū)域檔案信息資源的整合包含兩個方面的含義：一是對原有資源的優(yōu)化配置；二是對新的以電子形態(tài)為主的檔案信息資源的規(guī)劃與建設。也就是說，檔案信息資源的整合是在兼顧現(xiàn)有配置與管理狀況的條件下開展的。這兩個方面的含義在整體上又統(tǒng)和在一個統(tǒng)一的信息資源系統(tǒng)平臺之中。在區(qū)域之內(nèi)開展檔案信息資源的整合同樣需要有明確的規(guī)劃和發(fā)展戰(zhàn)略。

3.3 電子政務的發(fā)展對特定區(qū)域內(nèi)檔案信息資源和檔案信息服務的影響

針對特定的部門或行業(yè)或檔案門類，電子政務環(huán)境的影響的程度是不同的。同樣，在不同的部門或行業(yè)或檔案門類之間，檔案信息化的程度也存在著差異。這種差異性不僅現(xiàn)在已經(jīng)顯現(xiàn)出來，并且隨著社會信息化的發(fā)展還會日益的加深。

3.4 區(qū)域檔案信息資源整合的實現(xiàn)形式

電子政務環(huán)境下檔案信息資源的整合是一個綜合性工程，涉及社會的方方面面，政府、檔案機構、用戶三方都參與其中，是選擇以用戶需求作為驅動，還是選自政府推動作為主導，亦或是檔案機構發(fā)揮更大的主觀能動性，在檔案信息資源整合的實現(xiàn)形式上，必然會顯現(xiàn)不同，從而在根本上對，資源整合程度、服務方式、服務效果產(chǎn)生影響。

3.5 電子政務環(huán)境下區(qū)域檔案信息資源服務實現(xiàn)的運行機制

電子政務環(huán)境下區(qū)域檔案資源的整合既是社會信息化背景下檔案信息資源開發(fā)與利用的有效途徑，也是電子政務環(huán)境下檔案信息服務部門謀求進一步發(fā)展的核心戰(zhàn)略和根本出路。在運行機制上，也要向著便于整合方向傾斜。

3.6 不同區(qū)域檔案信息資源和檔案信息服務的比較

不同區(qū)域之間，檔案信息資源狀況和服務水平存在著差別，分析特定區(qū)域快速發(fā)展的關鍵，找出制約某區(qū)域發(fā)展的根結，為實現(xiàn)檔案信息資源整合的提供參考。

3.7 區(qū)域檔案信息資源整合的協(xié)調(diào)機制

電子政務環(huán)境下檔案信息資源的服務涉及政府部門、檔案機構、用戶三方的參與，用戶與政府部門之間、檔案機構與檔案機構之間、檔案機構與政府部門之間，需要有效的協(xié)調(diào)機制，以保障服務的有效運行。

3.8 區(qū)域檔案信息服務用戶信息需求調(diào)查

電子政務環(huán)境下檔案信息資源整合的實質(zhì)是服務的整合，整合是為了便于共享，共享是滿足服務的有效手段，而服務又是服從于用戶的需求。用戶需求才是構建整個檔案信息資源系統(tǒng)和體系的立足點、出發(fā)點和最終歸宿[10]。

4 結論

區(qū)域檔案信息資源整合的研究，有效的規(guī)避了在檔案信息化中所普遍存在的發(fā)展程度、水平不一的問題，更具實踐意義，更能夠回應理論的呼聲，是對檔案信息化領域研究的一大補充。針對區(qū)域檔案信息資源整合的研究還有更多的研究潛力可挖。

[1]劉康.淺析我國電子政務的發(fā)展現(xiàn)狀及完善對策[J].科技致富向導，2010（23）：50.

[2]李穎鵬.關于電子政務信息資源整合與共享研究[J].信息系統(tǒng)工程，2012（3）：154.

[3]蔣冠，何振.我國電子政務環(huán)境下檔案資源的整合與共享[J].檔案學通訊，2004（6）：44-47.

[4]何振，蔣冠.試論電子政務環(huán)境下檔案資源整合與共享的實現(xiàn)形式[J].檔案學研究，2004（4）：40-43.

[5]伍玉偉.1999～2008我國檔案學研究特點及未來的展望——基于國家社科基金立項的統(tǒng)計分析[J].檔案學通訊，2009（3）：7-10.

[6]張帆.檔案工作電子政務文獻統(tǒng)計分析[J].辦公自動化雜志，2012

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[9]余厚洪.網(wǎng)絡環(huán)境下檔案信息資源整合探究[J].檔案管理，2012（198）：37-39.

[10]金鑫.論電子政務對構建服務型政府的影響[J].中小企業(yè)管理與科技，2011（2）：89-90.