高校人事管理信息化中亟待解決的幾個問題

蔣莉

江蘇經(jīng)貿(mào)職業(yè)技術(shù)學(xué)院 江蘇南京 211168

隨著信息技術(shù)的飛速發(fā)展，信息化應(yīng)用也越來越多地滲透到人們的工作生活中去，尤其是滲透到人力資源管理在內(nèi)的各個管理領(lǐng)域。通過信息化，可以快捷、有效地實現(xiàn)人力資源相關(guān)信息的管理與整合，達到人力資源的優(yōu)化配置，從而提高管理水平。信息化，已漸漸成為人事管理的必然發(fā)展趨勢。高校人事管理信息化，就是高校人事部門借助現(xiàn)代信息化手段，以計算機和網(wǎng)絡(luò)為媒介，通過對各種人事信息資源的采集、存儲、維護、分析、更新以及人事查詢、統(tǒng)計等工作，將高校的人力資源進行科學(xué)化管理。高校的人事管理工作，從最初的手工記錄發(fā)展到運用簡單的Excel表格處理數(shù)據(jù)信息，基本實現(xiàn)了信息管理的原始積累。目前正處于初級信息管理的辦公自動化階段，并逐步向高級信息化管理階段發(fā)展。

作為高校行政管理中尤為重要的人事部門，承擔(dān)著學(xué)校行政管理職能中的大量具體性管理事務(wù)，其中主要的一項工作就是對全校教職工的各類信息進行管理。高校人事管理工作信息量大、涉及面廣，業(yè)務(wù)繁重、復(fù)雜，主要包括全校教職工的基本信息管理(學(xué)歷、職務(wù)、職稱、進修培訓(xùn)等)、工資福利、職稱評聘以及各類人事統(tǒng)計報表等事務(wù)性管理工作。此外，高校的人事信息具有動態(tài)性，即學(xué)歷變化，職務(wù)、職稱變動，工資變動，人員的調(diào)入、調(diào)出等。人事部門需要做好全校所有教職工信息的采集存儲，并且及時進行更新維護，以確保數(shù)據(jù)的準確性和時效性。然而，相對于高校眾多的教職員工，人事部門的管理人員就顯得些許單薄。如何在人手少、業(yè)務(wù)繁多的情況下，完成大量的事務(wù)性工作是高校人事管理工作的長期難題。要根本解決這一問題，就必須加快推行和實現(xiàn)高校人事管理信息化，并且不斷改進和完善。

1 高校人事管理信息化的意義

高校人事管理信息化，既是時代需要，又是必然趨勢，它能夠使人事管理工作發(fā)生質(zhì)的飛躍，對高校未來戰(zhàn)略性發(fā)展具有重要意義。實現(xiàn)人事管理信息化，對促進人事管理科學(xué)化、提高人事管理水平具有重要意義。作為高校的人力資源—師資隊伍是高校人才發(fā)展的核心，是高校生存和持續(xù)發(fā)展的關(guān)鍵。人事管理信息化是高校戰(zhàn)略性發(fā)展工作的重要保證，也是提升高校核心競爭力的一個重要措施。

1.1 立足全局，為高校改革發(fā)展提供決策依據(jù)

人事管理信息化，能夠為高校管理者提供教職工較為全面、準確、及時的信息資料，能夠更好地做到人盡其才，更加合理地配置師資力量。人事部門不再需要進行大量重復(fù)性的信息核對工作，可以將更多的時間和精力投入到對制度建設(shè)和戰(zhàn)略決策的思考中。尤其是在進行崗位設(shè)置工作時，能夠立足全局，更加合理地根據(jù)崗位、編制數(shù)的要求實現(xiàn)優(yōu)化配置。

1.2 快速檢索，提高工作效率

以往的人事信息大多以紙質(zhì)檔案和電子表格的形式保存下來，每到領(lǐng)導(dǎo)需要了解某類相關(guān)數(shù)據(jù)時，人事部門就要查詢許多檔案和電子表格，工作效率低，準確度也不高。實行人事管理信息化，不僅人事部門可以快速統(tǒng)計出準確的數(shù)據(jù)，學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)層和各職能部門領(lǐng)導(dǎo)也能夠根據(jù)自己的權(quán)限和需要通過系統(tǒng)直接檢索，這樣既節(jié)省了人力資源成本，也提高了工作效率。

1.3 深化二級管理，實現(xiàn)信息共享，使信息資源利用最大化

在建設(shè)高校人事管理信息化的過程中，二級院系領(lǐng)導(dǎo)和人事秘書的作用也能夠得到充分發(fā)揮。在他們配合人事部門對基礎(chǔ)數(shù)據(jù)進行更新維護的同時，其院系教職工的相關(guān)信息也與他們共享，他們能夠更加清晰地了解其師資力量的配比情況，也更加清楚未來教學(xué)、科研工作的發(fā)展方向。目前，許多高校正在建設(shè)人事管理信息化，甚至有些高校已經(jīng)初步實現(xiàn)了人事管理信息化，取得了一些成效。但總體來說，信息化進程較為緩慢，仍然存在一些問題，急需進一步完善和改進。

2 目前高校人事管理信息化存在的問題

2.1 對高校人事管理信息化的定位認識不足

目前，許多高校管理層雖然重視與關(guān)注人事管理信息化的發(fā)展，也投入了一定的人力和財力。但是，大多數(shù)高校管理層對人事管理信息化仍然缺乏全面的理解認識和正確的定位，在信息化過程中未能切實結(jié)合本校實際情況，具有一定盲目性。他們對建設(shè)人事管理信息化的目的不清楚、目標不明確，沒有正確定位和認識人事管理信息化的重要性和緊迫性，往往在建設(shè)了管理系統(tǒng)之后，未能有效地開發(fā)和利用人事信息資源，也就未能最大化地提高工作效率。

2.2 職能分散形成信息孤島而增加人力成本

信息孤島，是指部門相互之間在功能上不關(guān)聯(lián)互助，信息不共享互換，以及信息與業(yè)務(wù)流程和應(yīng)用相互脫節(jié)的計算機應(yīng)用系統(tǒng)。高校職能部門，如人事處、教務(wù)處、科技處等，均掌握著全校教職工的某一部分與該部門業(yè)務(wù)相關(guān)的數(shù)據(jù)和信息，也大多擁有其各自的辦公管理系統(tǒng)，由于系統(tǒng)之間未能整合關(guān)聯(lián)，各部門掌握的數(shù)據(jù)和信息缺乏交流和共享。在高校人事部門內(nèi)部，師資科掌握著教職工的學(xué)歷、職稱、培訓(xùn)進修信息，人事科掌握著教職工的進出調(diào)配情況及內(nèi)部調(diào)動情況，勞資科掌握著教職工工資福利待遇、社保醫(yī)保以及人事檔案信息，科室之間各自做著臺賬，有著各自的人事信息數(shù)據(jù)庫。然而人事工作具有一定的相關(guān)性，科室之間各自更新維護數(shù)據(jù)，容易造成數(shù)據(jù)變化更新頻率不同步，從而使得信息的準確性不高，重復(fù)勞動，增加人力成本。

2.3 高校人事管理系統(tǒng)缺乏有效規(guī)范管理

我國的高校人事管理信息化是近幾年才得以發(fā)展的，仍然處于不斷探索和完善的階段。一方面，大多數(shù)高校并沒有及時制定與人事管理信息化建設(shè)相適應(yīng)的科學(xué)管理制度規(guī)范，人事部門對于二級院系的管理未能跟上信息化的要求，仍然沿用傳統(tǒng)的人事管理制度，使得二級院系在配合人事部門進行的工作中存在很大的人為性和隨意性，加重了人事部門信息化管理工作的難度。另一方面，在完成了人事管理信息基礎(chǔ)數(shù)據(jù)錄入后，“重建設(shè)，輕維護”，信息化進程推行緩慢，未能最大化地挖掘其在人事管理中的作用。再者，人事信息里掌握著教職工的一些關(guān)鍵信息，目前各高校人事管理信息系統(tǒng)的安全性還不夠完善，需要采取有效的管理手段。

2.4 人事管理人員自身素質(zhì)與業(yè)務(wù)水平有待提高

人事管理信息化工作不僅需要人事部門的組織，同時也需要二級院系人事秘書的參與和配合。人事秘書不能只應(yīng)付工作，應(yīng)積極配合人事部門認真做好本院系教職工的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)采集，并且保證數(shù)據(jù)的準確性，同時承擔(dān)本院系教職工的信息更新維護工作。人事秘書應(yīng)懂得有效利用人事信息對本院系的職工數(shù)據(jù)進行多維分析，幫助院系領(lǐng)導(dǎo)更清晰地了解該院系的教師結(jié)構(gòu)，為領(lǐng)導(dǎo)科學(xué)決策提供依據(jù)。

3 加強人事管理信息化需采取的相應(yīng)對策和措施

為適應(yīng)高校發(fā)展的需要，實現(xiàn)高校人事管理的現(xiàn)代化，有效開發(fā)和利用人事信息資源，充分發(fā)揮其潛在的作用和效力，針對高校人事管理信息化方面存在的諸多問題，我們應(yīng)采取如下相應(yīng)的對策和措施：

3.1 正確定位，充分認識人事管理信息化的內(nèi)涵

在信息時代的今天，高校人事信息管理工作已不是單純地對人事信息、數(shù)據(jù)進行羅列與匯總，更重要的是對數(shù)據(jù)進行加工與處理，并為學(xué)校制定規(guī)劃、決策提供科學(xué)可靠的信息支持。當然，只有高校管理層充分認識和重視人事管理信息化建設(shè)，才能使其得到發(fā)展所需要的政策、資金、技術(shù)等方面的支持，最終保障高校人事管理信息化建設(shè)取得成功。

3.2 轉(zhuǎn)變觀念，把握全局，實現(xiàn)人事管理信息資源共享

信息是一種可再生資源，經(jīng)過處理和加工可以產(chǎn)生新的使用價值。人事信息，作為高校得以持續(xù)、健康發(fā)展的重要資源，也是可以不斷加工再利用的信息資源。人事部門應(yīng)該改變傳統(tǒng)工作方式，打破科室之間、部門之間信息孤島的局面，加大力度與學(xué)校各個系統(tǒng)進行對接整合，努力實現(xiàn)人事管理信息資源共享。大多數(shù)高校的職能部門各自為政，反感人事部門越權(quán)，但是我們更應(yīng)該放眼于全局，實現(xiàn)資源共享有利于整合信息，充分發(fā)揮人事管理信息系統(tǒng)的預(yù)測分析能力，發(fā)揮其幫助領(lǐng)導(dǎo)決策的作用，使高校人才師資隊伍科學(xué)配置，從而提高學(xué)校的整體競爭力。

3.3 制定相應(yīng)制度政策，使人事信息管理規(guī)范化

高校人事信息具有一定的動態(tài)變化性、數(shù)據(jù)時效性，對準確性的要求極高，制定相應(yīng)的規(guī)章制度能夠保證信息的及時更新和維護，減少人為性和隨意性。由于人事管理涉及教職工的切身利益與未來發(fā)展，因此人事信息又具有一定的敏感性。高校應(yīng)當結(jié)合自身情況，制定有效的規(guī)章制度，加強規(guī)范化管理，在保證數(shù)據(jù)的一致性和可靠性的同時，切實保障人事管理數(shù)據(jù)的安全性和保密性。

3.4 提高人事管理人員的綜合水平

人事管理信息化不僅僅是軟件功能上的實現(xiàn)，更應(yīng)是信息化管理工作流程上的實現(xiàn)。人事管理信息系統(tǒng)僅僅是管理上的輔助性工具，直接決定著信息化進程成功與否的是人事管理人員。因此我們需要對人事管理人員(人事部門工作人員、二級院系人事秘書)定期開展培訓(xùn)，增強人事管理工作人員的綜合技能和業(yè)務(wù)水平，加強服務(wù)意識和保密性覺悟，建立起一支優(yōu)秀的管理隊伍，一支業(yè)務(wù)熟練、管理專業(yè)化的團隊，這樣才能有效地將信息化運用到日常工作中。

4 結(jié)束語

高校人事管理的信息化建設(shè)，是高校信息化建設(shè)的一個重要組成部分，也是人事工作的一場深刻變革。從被動的傳統(tǒng)事務(wù)型管理轉(zhuǎn)向主動的現(xiàn)代人力資源數(shù)字化管理，是高校改革發(fā)展的客觀需要，是提高高校核心競爭力的必要保障，是時代所趨。但是，人事管理信息化建設(shè)仍是一項長期的工作，并不是一朝一夕能夠?qū)崿F(xiàn)的，并且它還會隨著信息時代的發(fā)展而變化，我們也需要結(jié)合高校不同時期的切實情況進行相應(yīng)的改進和完善。

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