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    水利工程檔案管理

    2013-01-29 19:45:56俞海明馬志登
    中國(guó)科技信息 2013年16期
    關(guān)鍵詞:監(jiān)理部發(fā)包人承包人

    俞海明 馬志登

    1.東陽(yáng)市橫錦水庫(kù)管理局322100

    2.浙江省水利水電 設(shè)計(jì)院310002

    前言

    根據(jù)國(guó)家法律、國(guó)標(biāo)、水利部規(guī)范、規(guī)定和辦法,對(duì)監(jiān)理部檔案資料管理科學(xué)規(guī)范化進(jìn)行探討。

    1 相關(guān)法規(guī)

    水利工程監(jiān)理部檔案資料管理相關(guān)法律、規(guī)范、規(guī)定和要求主要有:《建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范》GB/T50328-2001,《水利工程建設(shè)項(xiàng)目檔案管理規(guī)定》水辦〔2005〕480 號(hào),《水利工程建設(shè)項(xiàng)目檔案驗(yàn)收管理辦法 》水辦〔2008〕366 號(hào),《科學(xué)技術(shù)檔案卷構(gòu)成的一般要求》GB/T11822—2008,《中華人民共和國(guó)檔案法》。

    2 檔案管理體系

    監(jiān)理部設(shè)置檔案管理人員一名并制定相應(yīng)崗位職責(zé);制定包括文檔資料收集、分類、整編、歸檔、保管、傳閱、查閱、復(fù)制、移交、保密等的制度;制定包括文件資料簽收、送閱與歸檔及文件起草、打印、校核、簽發(fā)、傳遞等在內(nèi)的文檔資料的管理程序。

    監(jiān)理人員按規(guī)定程序起草、打印、校核、簽發(fā)監(jiān)理文件,按規(guī)定格式編寫(xiě)監(jiān)理文件。常用報(bào)告、報(bào)表格式采用《水利工程建設(shè)項(xiàng)目施工監(jiān)理規(guī)范》所列的和水利部印發(fā)的其他標(biāo)準(zhǔn)格式。文件格式遵守國(guó)家及有關(guān)部門(mén)發(fā)布的公文管理格式,如文號(hào)、簽發(fā)、標(biāo)題、主送與抄送、日期、紙型、版式、字體、份數(shù)等。

    3 文件的形成過(guò)程

    監(jiān)理部與發(fā)包人和承包人以及其他人的聯(lián)絡(luò)以書(shū)面文件為準(zhǔn),特殊情況下先口頭或電話通知,但事后按施工合同約定及時(shí)予以書(shū)面確認(rèn)。發(fā)出的書(shū)面文件由總監(jiān)理工程師或監(jiān)理工程師簽字后按要求加蓋公章。發(fā)出的文件做好簽發(fā)記錄,并根據(jù)文件類別和規(guī)定的發(fā)送程序,送達(dá)對(duì)方指定聯(lián)系人,并由收件方指定聯(lián)系人簽收。監(jiān)理部對(duì)所有來(lái)往文件均按施工合同約定的期限及時(shí)發(fā)出和答復(fù)。監(jiān)理部收到政府有關(guān)管理部門(mén)和發(fā)包人、承包人的文件,均按規(guī)定程序辦理簽收、送閱、收回和歸檔等手續(xù)。

    在監(jiān)理合同約定期限內(nèi),發(fā)包人就監(jiān)理部書(shū)面提交并要求其做出決定的事宜予以書(shū)面答復(fù);超過(guò)期限,監(jiān)理部未收到發(fā)包人的書(shū)面答復(fù),則視為發(fā)包人同意。對(duì)于承包人提出要求確認(rèn)的事宜,監(jiān)理部應(yīng)在約定時(shí)間內(nèi)做出書(shū)面答復(fù),逾期未答復(fù),則視為監(jiān)理部認(rèn)可。

    4 文件的傳遞及歸檔

    承包人向發(fā)包人報(bào)送的文件均報(bào)送監(jiān)理部,經(jīng)監(jiān)理部審核后轉(zhuǎn)報(bào)發(fā)包人。發(fā)包人關(guān)于工程施工中與承包人有關(guān)事宜的決定,均通過(guò)監(jiān)理部通知承包人。不符合文件報(bào)送程序規(guī)定的文件,均視為無(wú)效文件。文件傳遞過(guò)程由各單位分別做好簽發(fā)和簽收的記錄、分類存儲(chǔ),并更新分類檔案目錄。

    5 工程檔案形成

    工程施工過(guò)程中形成的主要文件資料包括:工程合同文件;施工方案、施工計(jì)劃報(bào)審文件;工程業(yè)務(wù)、技術(shù)聯(lián)系單;各種主、輔原材料出廠合格證和質(zhì)保書(shū)以及檢驗(yàn)試驗(yàn)資料;設(shè)備安裝使用說(shuō)明書(shū)、合格證明文件;成品、半成品的試驗(yàn)檢驗(yàn)資料;工程質(zhì)量檢驗(yàn)評(píng)定文件;工程計(jì)量;施工圖、竣工圖,聲像資料等。監(jiān)理工程師采取抽檢的方式對(duì)各標(biāo)段的檔案資料進(jìn)行控制;監(jiān)理的檔案資料主要有監(jiān)理規(guī)劃細(xì)則;會(huì)議紀(jì)要;監(jiān)理通知;監(jiān)理指示單;監(jiān)理聯(lián)系單;監(jiān)理報(bào)告;監(jiān)理月報(bào);監(jiān)理抽檢資料等。書(shū)面文件均采用耐久性強(qiáng)的碳素墨水筆進(jìn)行記錄,字跡清楚,圖樣清晰,圖表整潔,簽字蓋章手續(xù)完備。紙張幅面尺寸均采用規(guī)格為A4 幅面(297mm×210mm),符合長(zhǎng)期保存歸檔的要求。工程資料的內(nèi)容真實(shí)、準(zhǔn)確,與工程實(shí)際相符合,并符合國(guó)家有關(guān)方面的技術(shù)規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)程。

    水利工程竣工圖紙采用國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)圖幅。圖紙中應(yīng)修改的地方均已在更改部位注明,并用補(bǔ)繪法在藍(lán)圖空白處繪成大樣,并用箭頭的引出線標(biāo)明更改依據(jù)。所有設(shè)計(jì)變更聯(lián)系單及圖紙會(huì)審紀(jì)要中的圖紙變更內(nèi)容按要求進(jìn)行編制。編制完畢后所有竣工圖均加蓋竣工圖章,并由施工單位的編制人、審核人、技術(shù)負(fù)責(zé)人以及監(jiān)理單位的現(xiàn)場(chǎng)監(jiān)理、總監(jiān)等簽字,注上編制日期??⒐D章尺寸采用50×80的圖章,采用不易褪色的紅印泥蓋于圖標(biāo)欄的上方空白處。所有竣工圖紙按《技術(shù)制圖復(fù)制圖的折疊方法》統(tǒng)一折疊成A4 幅面,盡量使圖標(biāo)欄露在外面。

    6 結(jié)語(yǔ)

    水利工程從開(kāi)工至竣工驗(yàn)收前,監(jiān)理部專人負(fù)責(zé)檔案資料的收集、整理、分類歸檔要符合規(guī)定程序,檔案資料要真實(shí)、齊全,要符合檔案管理規(guī)范要求和合同要求,才可以具備工程檔案驗(yàn)收條件。檔案驗(yàn)收是工程接近尾聲的工作,需要各參建單位通力合作,需要平時(shí)施工過(guò)程對(duì)檔案整理工作的重視,這樣才能順利通過(guò)工程檔案驗(yàn)收,為工程竣工驗(yàn)收打好基礎(chǔ)。

    [1]建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范.GB/T50328-2001

    [2]水利工程建設(shè)項(xiàng)目檔案管理規(guī)定.水辦〔2005〕480 號(hào)

    [3]水利工程建設(shè)項(xiàng)目檔案驗(yàn)收管理辦法.水辦〔2008〕366 號(hào)

    [4]科學(xué)技術(shù)檔案卷構(gòu)成的一般要求.GB/T11822—2008

    [5]中華人民共和國(guó)檔案法

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