水利工程檔案管理

俞海明 馬志登

1.東陽(yáng)市橫錦水庫(kù)管理局322100

2.浙江省水利水電 設(shè)計(jì)院310002

前言

根據(jù)國(guó)家法律、國(guó)標(biāo)、水利部規(guī)范、規(guī)定和辦法，對(duì)監(jiān)理部檔案資料管理科學(xué)規(guī)范化進(jìn)行探討。

1 相關(guān)法規(guī)

水利工程監(jiān)理部檔案資料管理相關(guān)法律、規(guī)范、規(guī)定和要求主要有：《建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范》GB/T50328-2001，《水利工程建設(shè)項(xiàng)目檔案管理規(guī)定》水辦〔2005〕480 號(hào)，《水利工程建設(shè)項(xiàng)目檔案驗(yàn)收管理辦法 》水辦〔2008〕366 號(hào)，《科學(xué)技術(shù)檔案卷構(gòu)成的一般要求》GB/T11822—2008，《中華人民共和國(guó)檔案法》。

2 檔案管理體系

監(jiān)理部設(shè)置檔案管理人員一名并制定相應(yīng)崗位職責(zé)；制定包括文檔資料收集、分類、整編、歸檔、保管、傳閱、查閱、復(fù)制、移交、保密等的制度；制定包括文件資料簽收、送閱與歸檔及文件起草、打印、校核、簽發(fā)、傳遞等在內(nèi)的文檔資料的管理程序。

監(jiān)理人員按規(guī)定程序起草、打印、校核、簽發(fā)監(jiān)理文件，按規(guī)定格式編寫(xiě)監(jiān)理文件。常用報(bào)告、報(bào)表格式采用《水利工程建設(shè)項(xiàng)目施工監(jiān)理規(guī)范》所列的和水利部印發(fā)的其他標(biāo)準(zhǔn)格式。文件格式遵守國(guó)家及有關(guān)部門(mén)發(fā)布的公文管理格式，如文號(hào)、簽發(fā)、標(biāo)題、主送與抄送、日期、紙型、版式、字體、份數(shù)等。

3 文件的形成過(guò)程

監(jiān)理部與發(fā)包人和承包人以及其他人的聯(lián)絡(luò)以書(shū)面文件為準(zhǔn)，特殊情況下先口頭或電話通知，但事后按施工合同約定及時(shí)予以書(shū)面確認(rèn)。發(fā)出的書(shū)面文件由總監(jiān)理工程師或監(jiān)理工程師簽字后按要求加蓋公章。發(fā)出的文件做好簽發(fā)記錄，并根據(jù)文件類別和規(guī)定的發(fā)送程序，送達(dá)對(duì)方指定聯(lián)系人，并由收件方指定聯(lián)系人簽收。監(jiān)理部對(duì)所有來(lái)往文件均按施工合同約定的期限及時(shí)發(fā)出和答復(fù)。監(jiān)理部收到政府有關(guān)管理部門(mén)和發(fā)包人、承包人的文件，均按規(guī)定程序辦理簽收、送閱、收回和歸檔等手續(xù)。

在監(jiān)理合同約定期限內(nèi)，發(fā)包人就監(jiān)理部書(shū)面提交并要求其做出決定的事宜予以書(shū)面答復(fù)；超過(guò)期限，監(jiān)理部未收到發(fā)包人的書(shū)面答復(fù)，則視為發(fā)包人同意。對(duì)于承包人提出要求確認(rèn)的事宜，監(jiān)理部應(yīng)在約定時(shí)間內(nèi)做出書(shū)面答復(fù)，逾期未答復(fù)，則視為監(jiān)理部認(rèn)可。

4 文件的傳遞及歸檔

承包人向發(fā)包人報(bào)送的文件均報(bào)送監(jiān)理部，經(jīng)監(jiān)理部審核后轉(zhuǎn)報(bào)發(fā)包人。發(fā)包人關(guān)于工程施工中與承包人有關(guān)事宜的決定，均通過(guò)監(jiān)理部通知承包人。不符合文件報(bào)送程序規(guī)定的文件，均視為無(wú)效文件。文件傳遞過(guò)程由各單位分別做好簽發(fā)和簽收的記錄、分類存儲(chǔ)，并更新分類檔案目錄。

5 工程檔案形成

工程施工過(guò)程中形成的主要文件資料包括：工程合同文件；施工方案、施工計(jì)劃報(bào)審文件；工程業(yè)務(wù)、技術(shù)聯(lián)系單；各種主、輔原材料出廠合格證和質(zhì)保書(shū)以及檢驗(yàn)試驗(yàn)資料；設(shè)備安裝使用說(shuō)明書(shū)、合格證明文件；成品、半成品的試驗(yàn)檢驗(yàn)資料；工程質(zhì)量檢驗(yàn)評(píng)定文件；工程計(jì)量；施工圖、竣工圖，聲像資料等。監(jiān)理工程師采取抽檢的方式對(duì)各標(biāo)段的檔案資料進(jìn)行控制；監(jiān)理的檔案資料主要有監(jiān)理規(guī)劃細(xì)則；會(huì)議紀(jì)要；監(jiān)理通知；監(jiān)理指示單；監(jiān)理聯(lián)系單；監(jiān)理報(bào)告；監(jiān)理月報(bào)；監(jiān)理抽檢資料等。書(shū)面文件均采用耐久性強(qiáng)的碳素墨水筆進(jìn)行記錄，字跡清楚，圖樣清晰，圖表整潔，簽字蓋章手續(xù)完備。紙張幅面尺寸均采用規(guī)格為A4 幅面（297mm×210mm），符合長(zhǎng)期保存歸檔的要求。工程資料的內(nèi)容真實(shí)、準(zhǔn)確，與工程實(shí)際相符合，并符合國(guó)家有關(guān)方面的技術(shù)規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)程。

水利工程竣工圖紙采用國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)圖幅。圖紙中應(yīng)修改的地方均已在更改部位注明，并用補(bǔ)繪法在藍(lán)圖空白處繪成大樣，并用箭頭的引出線標(biāo)明更改依據(jù)。所有設(shè)計(jì)變更聯(lián)系單及圖紙會(huì)審紀(jì)要中的圖紙變更內(nèi)容按要求進(jìn)行編制。編制完畢后所有竣工圖均加蓋竣工圖章，并由施工單位的編制人、審核人、技術(shù)負(fù)責(zé)人以及監(jiān)理單位的現(xiàn)場(chǎng)監(jiān)理、總監(jiān)等簽字，注上編制日期?？⒐D章尺寸采用50×80的圖章，采用不易褪色的紅印泥蓋于圖標(biāo)欄的上方空白處。所有竣工圖紙按《技術(shù)制圖復(fù)制圖的折疊方法》統(tǒng)一折疊成A4 幅面，盡量使圖標(biāo)欄露在外面。

6 結(jié)語(yǔ)

水利工程從開(kāi)工至竣工驗(yàn)收前，監(jiān)理部專人負(fù)責(zé)檔案資料的收集、整理、分類歸檔要符合規(guī)定程序，檔案資料要真實(shí)、齊全，要符合檔案管理規(guī)范要求和合同要求，才可以具備工程檔案驗(yàn)收條件。檔案驗(yàn)收是工程接近尾聲的工作，需要各參建單位通力合作，需要平時(shí)施工過(guò)程對(duì)檔案整理工作的重視，這樣才能順利通過(guò)工程檔案驗(yàn)收，為工程竣工驗(yàn)收打好基礎(chǔ)。

[1]建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范.GB/T50328-2001

[2]水利工程建設(shè)項(xiàng)目檔案管理規(guī)定.水辦〔2005〕480 號(hào)

[3]水利工程建設(shè)項(xiàng)目檔案驗(yàn)收管理辦法.水辦〔2008〕366 號(hào)

[4]科學(xué)技術(shù)檔案卷構(gòu)成的一般要求.GB/T11822—2008

[5]中華人民共和國(guó)檔案法