國有企業(yè)檔案管理淺析

侯俊英

摘 要：國有企業(yè)是推進(jìn)中國進(jìn)入歷史新時代的強(qiáng)大推動力，在新的歷史方位下，國有企業(yè)做為承擔(dān)新歷史使命的先鋒隊，其檔案管理也應(yīng)緊跟步伐，規(guī)范管理。然而當(dāng)下，國有企業(yè)人事檔案管理存在一系列的問題，不能與時俱進(jìn)，緊跟時代發(fā)展，人事檔案管理的改革創(chuàng)新已迫在眉睫。

關(guān)鍵詞：國有企業(yè) 人事檔案管理 信息化技術(shù)

一、緒論

（一）人事檔案的概念

人事檔案管理就是將人事檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和提供利用的活動。人事檔案是人事管理活動中形成的，記述和反映個人經(jīng)歷和德才表現(xiàn)，以個人為單位組合起來，以備考察的文件材料。主要是由人事、組織、勞資等部門在培養(yǎng)、選拔和使用人員的工作活動中形成的，是個人經(jīng)歷、學(xué)歷、社會關(guān)系、思想品德、業(yè)務(wù)能力、工作狀況以及獎勵處罰等方面的原始記錄。

（二）人事檔案管理的目的

第一，保守檔案機(jī)密?，F(xiàn)代企業(yè)競爭中，檔案機(jī)密是企業(yè)機(jī)密的一部分，對人事檔案進(jìn)行妥善保管，能有效地保守機(jī)密。

第二，維護(hù)人事檔案材料完整，防止材料損壞，這是檔案保管的主要任務(wù)。

第三，便于檔案材料的使用。保管與利用是緊密相聯(lián)的，科學(xué)有序的保管是高效利用檔案材料的前提和保證。

（三）人事檔案在企業(yè)管理中的重要性

1、人事檔案為選人用人提供依據(jù)。

企業(yè)要做到知人善任、選賢舉能、知人善用，深挖職工潛力，發(fā)揮他們在所擅長崗位上的最大效能。企業(yè)選人用人，必將通過查閱人事檔案進(jìn)行全面了解，從而為企業(yè)進(jìn)行干部任免、調(diào)配、考察提供真實可靠有效的資料，選到合適人選，為企業(yè)創(chuàng)造更大的效益。

2、人事檔案為企業(yè)的一些重大決策提供了必要的依據(jù)。

人力資源規(guī)劃要求組織擁有一定數(shù)量和質(zhì)量的人力，要求人員需求量和人員擁有量之間的相互匹配。國有企業(yè)在面臨改革的大浪潮中，人力資源管理部門可以充分查閱人事檔案，根據(jù)人員信息情況做出相應(yīng)決策，保證人力資源規(guī)劃的科學(xué)化、合理化。

3、“人、檔統(tǒng)一”的管理原則。

提高人力資源使用效率和使用價值，實現(xiàn)人與物相結(jié)合的重要途徑就是合理的人力資源配置。人力資源并不是靜止的，人事檔案也不是固定保存在某一機(jī)關(guān)的組織、人事、勞動部門，它會隨著時間的推移，出現(xiàn)人員流動、崗位變化等情況，隨著人員的流動而不斷傳遞，“檔隨人走”是人事檔案的動態(tài)特征?！坝袡n無人”或“有人無檔”的現(xiàn)象必將影響人力資源部門對員工的了解、培養(yǎng)和使用。

二、國有企業(yè)人事檔案管理存在的問題：

（一）思想上不重視

近年來，國有企業(yè)對人事管理越來越重視，但對人事檔案管理工作卻止步不前，究其原因，可能是因為人事檔案管理難以為企業(yè)帶來收益，認(rèn)為檔案管理就是簡單的保存人員信息，導(dǎo)致企業(yè)內(nèi)部從上而下，忽視人事檔案管理，工作上也不會盡全力去做好。

（二）管理方法落后

人事檔案管理方式方法的落后是大多數(shù)國有企業(yè)人事檔案管理的通病，簡單是其一大特點，但是簡單的管理卻導(dǎo)致工作繁瑣且不易操作，對人事考核、資料查閱等工作也存在諸多不便，有時可能導(dǎo)致信息不準(zhǔn)確；另外，檔案目錄分類也更多的是千篇一律，沒有根據(jù)企業(yè)自身特點創(chuàng)新出屬于自己的特色。

（三）缺乏創(chuàng)新性

當(dāng)前，信息化時代的來臨，要求各行各業(yè)都要做出改革創(chuàng)新，否則將難以適應(yīng)這種劃時代的改革。檔案管理工作也必須順應(yīng)潮流，相關(guān)工作人員也應(yīng)一改以往重保管輕服務(wù)的意識，配合信息化技術(shù)來服務(wù)于檔案管理。

三、如何提升國有企業(yè)檔案管理水平

（一）提高認(rèn)識

人事檔案材料的真實準(zhǔn)確直接影響到企業(yè)的選人用人，而選人用人將對一個企業(yè)的發(fā)展起著至關(guān)重要的作用，所以，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)者必須糾正觀念，從思想上重視起人事檔案管理工作，便于企業(yè)在選人用人方面做到知人善任、選賢舉能，充分挖掘每個員工的潛力，發(fā)揮他們在所擅長崗位上的最大效能。

（二）提高檔案的信息化管理水平

企業(yè)人事檔案管理也應(yīng)與時俱進(jìn)，建立人事檔案電子管理系統(tǒng)，將人事檔案和計算機(jī)、掃描儀等現(xiàn)代設(shè)備和先進(jìn)技術(shù)結(jié)合起來，使數(shù)字、圖像、文字等資料轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)據(jù)資料，實現(xiàn)無紙化檔案管理，從而提高人事檔案管理效率，提升檔案管理服務(wù)水平。

（三）提升檔案管理人員素質(zhì)

隨著社會的進(jìn)步，人事檔案管理不再是簡單的整理材料、查詢檔案，提高檔案管理人員的素質(zhì)已迫在眉睫，企業(yè)需要招納既懂人事管理又會運(yùn)用現(xiàn)代信息技術(shù)的綜合型人才。做為檔案管理人員，應(yīng)該做到愛崗敬業(yè)、責(zé)任心強(qiáng)、作風(fēng)嚴(yán)謹(jǐn)，加強(qiáng)學(xué)習(xí)理論知識、提升專業(yè)技能，熟練掌握計算機(jī)，能做到對檔案信息進(jìn)行電子化、數(shù)字化控制與管理。

（四）及時完善檔案材料

檔案材料的完整與否，直接關(guān)系到企業(yè)檔案的管理水平。企業(yè)在發(fā)展，員工在進(jìn)步，檔案管理人員應(yīng)及時收集檔案中的欠缺資料，并將員工新信息如函授材料等及時歸檔，為企業(yè)選人用人做好后備保障。

四、新形勢下檔案管理與服務(wù)的創(chuàng)新

創(chuàng)新是時代的必然要求。隨著現(xiàn)代化管理技術(shù)的廣泛運(yùn)用，電子文件的大量產(chǎn)生，檔案室不僅要接收和管理傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案資料，而且也要接收和管理電子形式的檔案以及新型載體的檔案。從服務(wù)方式上看，除要求提供檔案原件摘抄外，還要求提供不同載體檔案的修復(fù)、保護(hù)、復(fù)制等服務(wù)。因此，新形勢下的管理與服務(wù)的創(chuàng)新可以從以下幾點著手。

（一）優(yōu)化人力資源的結(jié)構(gòu)

任何形勢的創(chuàng)新都要靠人去實施與實現(xiàn)，所有的創(chuàng)新工作歸根到底是人的觀念、意識和素質(zhì)的創(chuàng)新。破除檔案工作人員的兼職現(xiàn)象，推行檔案專業(yè)人才的配置，努力培養(yǎng)數(shù)字化和現(xiàn)代化檔案需要的復(fù)合型人才。

（二）加強(qiáng)檔案資源建設(shè)

隨著社會經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，檔案管理服務(wù)方面要加強(qiáng)檔案資源建設(shè)作為檔案事業(yè)發(fā)展的基礎(chǔ)。加強(qiáng)檔案資源建設(shè)并不是要求收集的檔案材料越多越好，而是要按照《檔案法》、《檔案工作實務(wù)》等法律法規(guī)和業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合單位自身的特點，重點收集具有代表性的資料，形成檔案資源的集中集約優(yōu)勢。

（三）創(chuàng)新檔案服務(wù)機(jī)制

服務(wù)是檔案工作永恒的主題，也是檔案工作的靈魂所在。檔案管理部門必須改變長期形成的重“管理”輕“利用”的思想觀念和“你來要，我查找；你不來，我不管”的被動服務(wù)，提倡主動積極服務(wù)，推動檔案服務(wù)均等化、便利化。加強(qiáng)兄弟單位間檔案工作的協(xié)作，本單位通過建設(shè)誠信檔案查詢等方式提供檔案“一站式”服務(wù)。讓“死”檔案變?yōu)椤盎睢睓n案，逐步實現(xiàn)檔案資源共享。

四、結(jié)語

人事檔案管理工作是一門專業(yè)性、技術(shù)性比較強(qiáng)的工作，與企業(yè)發(fā)展不可分離。加強(qiáng)人事檔案管理的創(chuàng)新，可以更好地提升檔案在實際工作中的應(yīng)用，國有企業(yè)必須加強(qiáng)人事檔案技術(shù)管理，從而更好地為企業(yè)發(fā)展服務(wù)。

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