如何做好基建項(xiàng)目檔案管理的前期控制

文/車?guó)P

檔案是人們認(rèn)識(shí)和把握客觀規(guī)律的重要依據(jù)。借助檔案，能更好地了解過(guò)去，把握現(xiàn)在，預(yù)見(jiàn)未來(lái)。對(duì)于企業(yè)而言，檔案是生產(chǎn)建設(shè)的參考資料，是維護(hù)權(quán)益的重要憑證，是加強(qiáng)管理的必要手段，是科學(xué)研究的可靠資源?；?xiàng)目檔案是指從建設(shè)工程項(xiàng)目醞釀、立項(xiàng)、施工到竣工整個(gè)過(guò)程中直接形成的具有保存價(jià)值的文字、圖像、聲像等各種載體各種門類的文件材料。包括項(xiàng)目的前期文件、勘察測(cè)繪文件、設(shè)計(jì)文件、管理文件、施工文件、監(jiān)理文件、竣工文件、結(jié)算文件等內(nèi)容?；?xiàng)目檔案不但記錄了建設(shè)項(xiàng)目的全過(guò)程，還真實(shí)反映了工程實(shí)體的現(xiàn)實(shí)面貌，是企業(yè)的寶貴財(cái)富，為以后礦井改建、擴(kuò)建、技術(shù)改造、維修等提供了原始憑證和可靠依據(jù)。

基建項(xiàng)目檔案具有建設(shè)內(nèi)容多，投資規(guī)模大、責(zé)任主體多、技術(shù)工藝復(fù)雜、建設(shè)周期長(zhǎng)等特點(diǎn)，有些基建項(xiàng)目為了項(xiàng)目驗(yàn)收通過(guò)，往往采用突擊整理檔案，實(shí)質(zhì)是變 “檔案管理”為“檔案整理”，這常導(dǎo)致事后整理起來(lái)困難，移交建設(shè)單位的檔案體現(xiàn)不出原有的價(jià)值，嚴(yán)重影響建設(shè)項(xiàng)目檔案的質(zhì)量和安全保管，影響移交生產(chǎn)以后的檔案管理水平和檔案管理的工作效率。為了避免上述問(wèn)題的發(fā)生，保證基建項(xiàng)目檔案齊全完整，準(zhǔn)確并及時(shí)歸檔，必須做好檔案管理的前期控制工作。

一、要加強(qiáng)基建項(xiàng)目檔案的收集工作

收集是檔案工作的基礎(chǔ)?；n案的收集是一項(xiàng)細(xì)致而艱難的工作，由于基建檔案材料形成的時(shí)間長(zhǎng)，牽涉面廣，參與人員多，工作環(huán)節(jié)多，是一項(xiàng)專業(yè)性很強(qiáng)的工作。建設(shè)項(xiàng)目一般有多個(gè)責(zé)任主體：建設(shè)單位、設(shè)計(jì)單位、勘察單位、施工單位、監(jiān)理單位、設(shè)備材料供貨商等。這些參與建設(shè)項(xiàng)目的主體也是檔案工作的責(zé)任主體，現(xiàn)在的建設(shè)項(xiàng)目多采用EPC、EPC+M、E+P+C+M 等新型建設(shè)模式（E是指工程設(shè)計(jì)，P是指設(shè)備采購(gòu)，C是指施工，M是指管理）。這些新的管理模式給項(xiàng)目檔案管理工作帶來(lái)了難題和挑戰(zhàn)。因此在項(xiàng)目初期就要制定建設(shè)項(xiàng)目檔案收集范圍及保管期限表、歸檔質(zhì)量要求、歸檔時(shí)間等相關(guān)規(guī)定，抓住工程關(guān)鍵階段進(jìn)行收集，采取事前介入、事中指導(dǎo)、事后跟蹤的方法，與規(guī)劃、工程部門積極配合，確保收集的檔案齊全完整。

二、將項(xiàng)目檔案工作寫入合同文本

為了強(qiáng)化合同管理，項(xiàng)目建設(shè)單位在與設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理等單位簽訂合同時(shí)，應(yīng)寫明項(xiàng)目檔案歸檔要求，明確竣工文件歸檔的時(shí)間和份數(shù)，并將項(xiàng)目檔案歸檔要求作為合同的組成部分寫入合同文本，實(shí)現(xiàn)合同對(duì)建設(shè)項(xiàng)目檔案的有效控制，為項(xiàng)目檔案工作提供法律保障。

三、建立項(xiàng)目檔案管理體系及檔案監(jiān)督指導(dǎo)工作制度

項(xiàng)目主管單位和項(xiàng)目建設(shè)單位必須明確分管項(xiàng)目檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)，明確項(xiàng)目檔案工作機(jī)構(gòu)，做到項(xiàng)目檔案工作與項(xiàng)目工程建設(shè)同步安排、同步檢查、同步考核、同步驗(yàn)收。項(xiàng)目建設(shè)單位要建立以本單位檔案部門為核心，各相關(guān)業(yè)務(wù)部門、設(shè)計(jì)單位、施工單位、監(jiān)理單位等各參建單位相關(guān)人員為成員的檔案管理網(wǎng)絡(luò)，明確相關(guān)人員的工作職責(zé)，及時(shí)開展項(xiàng)目檔案管理網(wǎng)絡(luò)內(nèi)人員檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，制定檔案相關(guān)制度和考核標(biāo)準(zhǔn)下發(fā)各參建單位。檔案人員要經(jīng)常深入施工現(xiàn)場(chǎng),依照《基本建設(shè)項(xiàng)目文件材料歸檔范圍和保管期限表》《國(guó)家重大建設(shè)項(xiàng)目文件歸檔要求和檔案整理規(guī)范》《科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成一般要求》等相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)對(duì)施工技術(shù)人員進(jìn)行檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)，并定期舉辦由各參建單位參加的檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)班。對(duì)項(xiàng)目檔案實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、統(tǒng)一制度、統(tǒng)一管理，做好項(xiàng)目文件的收集、整理和歸檔工作，使項(xiàng)目文件的歸檔工作處于受控狀態(tài)，保障項(xiàng)目檔案管理工作的有效運(yùn)轉(zhuǎn)。

四、建立項(xiàng)目檔案管理和考評(píng)制度

建立健全項(xiàng)目檔案管理的各項(xiàng)工作制度，將項(xiàng)目檔案工作列入有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)及部門年度業(yè)績(jī)考核，考核結(jié)果與其工作業(yè)績(jī)和經(jīng)濟(jì)效益掛鉤；建立項(xiàng)目檔案工作考核與責(zé)任追究機(jī)制，將項(xiàng)目檔案工作納入?yún)⒔▎挝活I(lǐng)導(dǎo)、項(xiàng)目經(jīng)理和檔案管理人員的崗位職責(zé)，定期進(jìn)行考核評(píng)價(jià)。

五、嚴(yán)格執(zhí)行項(xiàng)目建設(shè)費(fèi)用的檔案交付控制

項(xiàng)目建設(shè)單位要制定《項(xiàng)目工程款支付管理規(guī)定》等規(guī)章制度，規(guī)定支付工程尾款和辦理竣工結(jié)算時(shí)，須經(jīng)相關(guān)部門和檔案室的會(huì)簽，才可支付工程尾款和進(jìn)行工程竣工結(jié)算。要實(shí)行竣工文件內(nèi)容三方會(huì)審制度。為保證項(xiàng)目竣工文件的準(zhǔn)確性，項(xiàng)目建設(shè)單位對(duì)承包商、施工單位提供的竣工文件必須經(jīng)項(xiàng)目監(jiān)理單位、項(xiàng)目工程部門、中間交工驗(yàn)收小組的審查，內(nèi)容準(zhǔn)確并簽字確認(rèn)后，方可進(jìn)入整理階段。

為使基建項(xiàng)目檔案的完整率、準(zhǔn)確率切實(shí)得到提高，各參建單位須及時(shí)將規(guī)范的項(xiàng)目工程檔案移交建設(shè)單位，變“被動(dòng)歸檔”為“主動(dòng)歸檔”，杜絕工程完工后建設(shè)單位追著要檔案的被動(dòng)現(xiàn)象，實(shí)現(xiàn)檔案工作從“無(wú)序”到“有序”的管理模式轉(zhuǎn)變。只有增強(qiáng)檔案前期控制的有效手段，克服項(xiàng)目檔案管理中存在的不足，更好地規(guī)范與完善項(xiàng)目檔案管理制度，才能保證基建項(xiàng)目檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、安全，為企業(yè)各項(xiàng)工作提供有效服務(wù)，將企業(yè)基本建設(shè)工作推向一個(gè)全新的高度。