重大建設(shè)項(xiàng)目檔案管理工作探討

周曉芬

摘要：重大建設(shè)項(xiàng)目檔案管理工作是重大建設(shè)項(xiàng)目建設(shè)工程中不可或缺的一環(huán)，做好重大建設(shè)項(xiàng)目檔案管理工作，能有效滿足對(duì)于重大建設(shè)項(xiàng)目竣工后的生產(chǎn)、運(yùn)行、維修、擴(kuò)建提供服務(wù)的需求。筆者結(jié)合自己多年檔案管理的工作經(jīng)驗(yàn)，對(duì)如何做好重大建設(shè)項(xiàng)目檔案管理工作嘗試進(jìn)行探討。

關(guān)鍵詞：重大建設(shè)項(xiàng)目；檔案；管理

檔案管理工作是一項(xiàng)管理性質(zhì)的工作，是一項(xiàng)利在當(dāng)代功在千秋的工作。它直接對(duì)檔案實(shí)體和檔案信息進(jìn)行管理并提供利用服務(wù)，其服務(wù)性和政治性的特征，決定了檔案管理工作的進(jìn)行，必須嚴(yán)格按照規(guī)定的流程進(jìn)行；重大建設(shè)項(xiàng)目的檔案管理，是項(xiàng)目的提出、立項(xiàng)、審批、勘探設(shè)計(jì)、施工、生產(chǎn)準(zhǔn)備到竣工投產(chǎn)（使用）的全過(guò)程中形成的，具有保存價(jià)值的各種形式的歷史記錄，認(rèn)真細(xì)致的做好重大建設(shè)項(xiàng)目檔案管理工作，是重大建設(shè)項(xiàng)目建設(shè)的重要環(huán)節(jié)。

一、重大建設(shè)項(xiàng)目檔案管理工作的形成與特點(diǎn)；

1、重大建設(shè)項(xiàng)目檔案管理的形成；

重大建設(shè)項(xiàng)目是龐大的社會(huì)系統(tǒng)工程，具有投資數(shù)額大，資金來(lái)源渠道多；建設(shè)工期長(zhǎng)；施工、設(shè)計(jì)、科研單位多，并且資質(zhì)參差不齊；國(guó)內(nèi)外新技術(shù)、新材料、新設(shè)備大量引進(jìn)和采用等特點(diǎn)，對(duì)整體工程的要求也比較高，一般都是涉及到國(guó)計(jì)民生的骨干項(xiàng)目；在整個(gè)重大建設(shè)項(xiàng)目建設(shè)的過(guò)程中，會(huì)形成各種文字、圖表、計(jì)算材料、聲像材料等形式與載體的文件材料，對(duì)這些材料進(jìn)行建檔，形成規(guī)范化的管理，這就是重大建設(shè)項(xiàng)目檔案管理的形成過(guò)程。

2、重大建設(shè)項(xiàng)目檔案管理的特點(diǎn)；

（1）重大建設(shè)項(xiàng)目檔案一般都具有數(shù)量龐大繁蕪的特征，且種類繁多，因?yàn)樵谄湫纬蛇^(guò)程中，由于重大建設(shè)項(xiàng)目是個(gè)系統(tǒng)工程，各種子系統(tǒng)整合起來(lái)，才構(gòu)成整個(gè)的重大建設(shè)項(xiàng)目工程，其檔案形成同樣如此，也是由各個(gè)子系統(tǒng)的檔案所構(gòu)成的。

（2）重大建設(shè)項(xiàng)目檔案的價(jià)值一般比較高在，這是由于重大建設(shè)項(xiàng)目的工藝設(shè)備和工程組織相較一般性質(zhì)的工程要先進(jìn)和周密，對(duì)于今后類似工程的建設(shè)，可以提供很高的參考意義，所以做好重大建設(shè)項(xiàng)目檔案管理，不僅僅是對(duì)項(xiàng)目本身的一個(gè)備查備考的作用，更是著眼于未來(lái)的一項(xiàng)非常有意義的工作。

（3）重大建設(shè)項(xiàng)目一般周期都很長(zhǎng)，跨年度甚至數(shù)年的情況是非常普遍的，所以重大建設(shè)項(xiàng)目檔案管理工作一般周期也相應(yīng)很長(zhǎng)，這就要求從事重大建設(shè)項(xiàng)目檔案管理工作必須要有充分的耐心，檔案管理人員相對(duì)穩(wěn)定，堅(jiān)持開始確定的原則，從而保持整個(gè)檔案工作管理的完整性。

二、重大建設(shè)項(xiàng)目檔案管理要科學(xué)分類；

由于重大建設(shè)項(xiàng)目檔案管理是一項(xiàng)長(zhǎng)期性質(zhì)的工作，其由多個(gè)子系統(tǒng)的檔案構(gòu)成，這就決定了必須采取科學(xué)的分類方法對(duì)各項(xiàng)文檔進(jìn)行分類，才能保證整個(gè)重大建設(shè)項(xiàng)目檔案管理工作的完整性。

一般重大建設(shè)項(xiàng)目檔案管理可以采用以下幾種分類方法來(lái)達(dá)成合理分類歸檔的目的：

1、分項(xiàng)工程組卷法，這里面也包含將一個(gè)項(xiàng)目或者單位作為一個(gè)子項(xiàng)目的分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行組卷，這種組卷方法，可以有利于對(duì)一個(gè)子項(xiàng)目的檔案快速檢索，但是，不利之處在于，對(duì)于整個(gè)工程中同一問(wèn)題的分析比較就不容易進(jìn)行。也就是說(shuō)，這種分類方法，有利于縱向檢索但不利于橫向檢索。

2、對(duì)于施工文件，可以采用結(jié)構(gòu)或者專業(yè)、階段組卷法，按照工程或者設(shè)備的結(jié)構(gòu)，以及工程進(jìn)行的不同階段進(jìn)行組卷的優(yōu)點(diǎn)在于，方便進(jìn)行階段性檢索，在出現(xiàn)問(wèn)題的時(shí)候，可以進(jìn)行分階段排除。

3、專題組卷法，對(duì)于涉及同一問(wèn)題的文檔進(jìn)行組卷分類，這里面包括同一特定的問(wèn)題，或者是同一類的問(wèn)題，一般管理性質(zhì)的文件可以采用這種方法，比如各種批示請(qǐng)示，這些都屬于內(nèi)容單一的行政文書，按照這個(gè)方法歸類，可以保持整個(gè)行政文書的完整性，避免漏一掛萬(wàn)情況的出現(xiàn)。

4、對(duì)于一些具有明顯時(shí)間段特征的檔案，可以采用時(shí)間組卷法，將同一時(shí)間段形成的文檔歸結(jié)為一處進(jìn)行建檔管理。

5、按照名稱上的共性分類歸檔，相同名稱的文檔歸為一處，這樣可以快速檢索。

6、按照文檔的來(lái)源進(jìn)行建檔；這個(gè)來(lái)源，既可以按照來(lái)自于同一地區(qū)這個(gè)標(biāo)準(zhǔn)，也可以按照針對(duì)同一地區(qū)這個(gè)標(biāo)準(zhǔn)，根據(jù)文檔數(shù)量的多寡合理采用。

三、做好重大建設(shè)項(xiàng)目檔案管理的工作必須認(rèn)真細(xì)致，嚴(yán)格遵從科學(xué)管理原則；

重大建設(shè)項(xiàng)目檔案管理的目的在于保證檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)以及安全保管和有效利用。為竣工后的生產(chǎn)、運(yùn)行、維修、擴(kuò)建服務(wù)。更為了對(duì)將來(lái)同類工程建設(shè)可以提供重要參考，因此，必須認(rèn)真細(xì)致做好重大建設(shè)項(xiàng)目檔案管理工作，確保重大建設(shè)項(xiàng)目檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全。

1、系統(tǒng)收集各種材料。必須對(duì)照歸檔的范圍收集各個(gè)部門和人員工作中形成的各種材料，并認(rèn)真檢查這些材料，確保其完整性和準(zhǔn)確性，且必須是原始材料。

2、對(duì)于收集到的各種材料，根據(jù)其性質(zhì)、用途等特征進(jìn)行科學(xué)分卷建檔；

3、對(duì)卷內(nèi)文件進(jìn)行認(rèn)真細(xì)致的整理，這是重大建設(shè)項(xiàng)目檔案管理工作的重要環(huán)節(jié)。整理可分以下八步，第一、對(duì)收集整理的文件材料按建設(shè)項(xiàng)目檔案的歸檔范圍進(jìn)行鑒定，剔除不屬于對(duì)檔范圍及重份文件。第二、將應(yīng)歸入建設(shè)項(xiàng)目檔案的文字材料、圖表、圖紙按立項(xiàng)、設(shè)計(jì)、施工、竣工四個(gè)階段歸類劃分，不同的形成階段、不同的單項(xiàng)工程，文件材料不能混淆在一起。第三、同一單項(xiàng)工程內(nèi)，按不同專業(yè)分開排列。如果該工程是由若干單體工程構(gòu)成，則想先將文件材料按單體工程分開，同一單體工程下分專業(yè)。第四、分類組卷。管理性文件材料按問(wèn)題分類組卷，圖紙按專業(yè)分類組卷；施工文件按形成規(guī)律組卷，如原材料、構(gòu)件的出廠證明、試驗(yàn)報(bào)告可按結(jié)構(gòu)或分批分類組卷，質(zhì)量檢驗(yàn)、評(píng)定記錄但單位、分部、分項(xiàng)工程組卷。第五、根據(jù)文字材料、圖表、圖紙的多少，組成若干個(gè)案卷。第六、卷內(nèi)文件材料排列。一個(gè)項(xiàng)目?jī)?nèi)形成的文件材料數(shù)量不多時(shí)可以組織為一個(gè)案卷，其卷內(nèi)文件的排列按形成階段的先后順序排列。如果文字材料、圖紙分別組卷的，則可將反映同一問(wèn)題、同一結(jié)構(gòu)的文件材料排列在一起，或按時(shí)間順序、重要程度排列；圖紙則按圖紙目錄的順序排列；同一案卷中有文字、有圖紙的則按文字材料在前，圖紙?jiān)诤笈帕?。第七、案卷裝訂。第八、編目。

4、其它工作，包括案首的處理，目錄的填寫等等；分類管理過(guò)程中認(rèn)真做好卷內(nèi)目錄的填寫，有利于方便檢索，卷內(nèi)目錄的填寫，第一要注重項(xiàng)目的完整性，包括序號(hào)、文件編號(hào)、責(zé)任者、文件材料題名、形成時(shí)間、頁(yè)碼，以及說(shuō)明有關(guān)情況的相關(guān)備注，都必須注意不得遺漏；第二要保持目錄填寫的規(guī)范性，比如時(shí)間格式、字體大小等。而在案首的處理上也需要仔細(xì)，案首工作也就是案卷封面內(nèi)容的填寫，主要包含了對(duì)案卷形成單位的標(biāo)注，統(tǒng)稱立卷單位，對(duì)卷內(nèi)文件起始時(shí)間的填寫，統(tǒng)稱立卷時(shí)間，按照期限劃分的標(biāo)準(zhǔn)，將文檔準(zhǔn)確區(qū)分為永久、長(zhǎng)期、短期等不同保管時(shí)限，這個(gè)統(tǒng)稱為保管期限，區(qū)分這點(diǎn)有利于減少過(guò)時(shí)文檔的積壓。最重要的一點(diǎn)，還必須對(duì)文檔標(biāo)注保密級(jí)別，這是很容易遺漏的細(xì)節(jié)，也從側(cè)面反映出檔案管理人員保密意識(shí)的強(qiáng)弱。

重大建設(shè)項(xiàng)目檔案管理是重大建設(shè)項(xiàng)目工程中的重要環(huán)節(jié)，項(xiàng)目檔案既是竣工驗(yàn)收的內(nèi)容，也是竣工驗(yàn)收的重要依據(jù)，檔案部門參加工程驗(yàn)收是保證工程檔案資料符合驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)的關(guān)鍵，是檔案工作的重要職責(zé)。由此可見檔案管理在重大建設(shè)項(xiàng)目建設(shè)工程中的重要性；從事重大建設(shè)項(xiàng)目檔案管理的工作人員，必須從思想上高度重視這項(xiàng)工作，認(rèn)真細(xì)致對(duì)待這項(xiàng)工作的各個(gè)環(huán)節(jié)，充分利用計(jì)算機(jī)等各種現(xiàn)代化的設(shè)備，提高檔案管理的效率性，使檔案管理工作更好的服務(wù)于重大建設(shè)項(xiàng)目這個(gè)大局，為經(jīng)濟(jì)建設(shè)提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。

參考文獻(xiàn)：

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[3]《歸檔文件整理規(guī)則》DA/T22-2000（中華人民共和國(guó)檔案局2000-12-06發(fā)布2001-01-01實(shí)施）