圖書(shū)館檔案管理創(chuàng)新探討

林英

摘 要：隨著我國(guó)社會(huì)經(jīng)濟(jì)不斷的發(fā)展，我國(guó)對(duì)于其檔案的重視，也在不斷的提高;檔案，不僅是圖書(shū)館的關(guān)鍵文獻(xiàn)，同時(shí)也是圖書(shū)館的重要信息，它是圖書(shū)館的各項(xiàng)資的真實(shí)、全面記載，對(duì)此只有積極的做好圖書(shū)館檔案管理工作，才能更好的促進(jìn)圖書(shū)館工作的穩(wěn)定運(yùn)行。但是針對(duì)于我國(guó)部分圖書(shū)館的檔案管理，常受到方法等方面的影響，使其檔案管理工作，顯著的降低;對(duì)此本文就圖書(shū)館檔案管理創(chuàng)新，結(jié)合其圖書(shū)館檔案管理的重要性等方面進(jìn)行分析，希望對(duì)于我國(guó)圖書(shū)館的發(fā)展，有著積極促進(jìn)的意義。

關(guān)鍵詞：圖書(shū)館 檔案 檔案管理 創(chuàng)新方法

圖書(shū)館檔案，是圖書(shū)館系統(tǒng)的寶貴財(cái)富，與其圖書(shū)館的運(yùn)營(yíng)，有著直接的關(guān)系。圖書(shū)館檔案，同時(shí)也是其工作、工作人員審核的依據(jù)。直接影響著圖書(shū)館工作總結(jié)、計(jì)劃制定、圖書(shū)館運(yùn)作、讀者工作的正常開(kāi)展等，自身具備一定的參考價(jià)值。隨著我國(guó)科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，圖書(shū)館檔案管理，也逐漸的向著信息化、智能化管理方向發(fā)展，對(duì)此其檔案，作為信息控制系統(tǒng)，更需要多種部門(mén)的材料匯集，對(duì)此加強(qiáng)此方面的研究，有效的促進(jìn)檔案管理、建設(shè)，是非常有必要的。

一、圖書(shū)館檔案管理的重要性

圖書(shū)館檔案，主要是指介于圖書(shū)館多種工作、活動(dòng)的展開(kāi)，其中產(chǎn)生具有查閱利用價(jià)值，以及被歸檔儲(chǔ)存的資料，是圖書(shū)館系統(tǒng)的價(jià)值財(cái)富，對(duì)于其圖書(shū)館工作的持續(xù)、穩(wěn)定運(yùn)行，有著直接的影響。同時(shí)隨著科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，圖書(shū)館檔案管理，也面臨著改革和創(chuàng)新，從而有效的提高圖書(shū)館檔案管理的工作質(zhì)量、效率。其圖書(shū)館檔案管理，在現(xiàn)實(shí)生活的作用，包括以下幾方面的內(nèi)容：第一、歷史價(jià)值。檔案能夠被長(zhǎng)期的保存，供社會(huì)活動(dòng)的應(yīng)用，主要是因?yàn)槠涑休d了一定的歷史價(jià)值，具有特有的作用。針對(duì)于圖書(shū)館范圍分析，科學(xué)檔案管理系統(tǒng)的建立，不僅是社會(huì)發(fā)展的需要，同時(shí)也是科學(xué)評(píng)價(jià)的依據(jù)，因?yàn)闄n案的應(yīng)用，能夠?qū)τ趫D書(shū)館多年來(lái)的發(fā)展，進(jìn)行準(zhǔn)確、生動(dòng)地反映。第二、科學(xué)依據(jù)。圖書(shū)館檔案，是其科學(xué)管理、工作以往經(jīng)驗(yàn)借鑒的依據(jù)。使其靜態(tài)信息，在長(zhǎng)期的積累中，具有一定的原始性、可操作性、可靠性，是管理者主要的參考資料，對(duì)其圖書(shū)館科學(xué)管理，有一定的推動(dòng)作用，可為專(zhuān)家評(píng)價(jià)、領(lǐng)導(dǎo)決策，提供一定的資料依據(jù)。第三、參考依據(jù)。圖書(shū)館檔案，也記載了不同工作人員，工作情況、成果、經(jīng)驗(yàn)、教訓(xùn)，歸納在保管在圖書(shū)館辦公室，若是回朔建庫(kù)，可以為其圖書(shū)館的建設(shè)，提供一定的參考依據(jù)。第四、更新數(shù)據(jù)。圖書(shū)館發(fā)展，不僅是推進(jìn)式的，同時(shí)也是有規(guī)律的，通過(guò)歷史的記錄，可為后人提供依據(jù);像圖書(shū)館新簡(jiǎn)介的編寫(xiě)，可以通過(guò)往年的簡(jiǎn)介檔案進(jìn)行參考，然后在根據(jù)實(shí)際，增加新增數(shù)據(jù)、事實(shí)，使新館員了解圖書(shū)館的沿革，更好的展開(kāi)工作。

二、圖書(shū)館檔案管理的主要內(nèi)容

1.管理檔案。從總體上來(lái)看，圖書(shū)館中的管理檔案主要包括了以下幾種類(lèi)別：①圖書(shū)經(jīng)費(fèi)檔案：指的是圖書(shū)館中所有經(jīng)費(fèi)的數(shù)量、來(lái)源、去向、增減情況等;②財(cái)產(chǎn)檔案：指的是圖書(shū)館中每一項(xiàng)財(cái)產(chǎn)的名稱(chēng)、數(shù)量、放置位置和變化情況等;③人事檔案：指的是在圖書(shū)館中工作的全部人員的姓名、年齡、性別、學(xué)歷、職稱(chēng)、工資等各方面的內(nèi)容;④文書(shū)檔案：泛指與圖書(shū)館實(shí)現(xiàn)往來(lái)的全部相關(guān)文件。

2.業(yè)務(wù)檔案。對(duì)圖書(shū)館中的業(yè)務(wù)檔案進(jìn)行分類(lèi)，主要可以分為以下幾種類(lèi)別：①文獻(xiàn)采購(gòu)檔案：指圖書(shū)館中在外所采購(gòu)的各種類(lèi)別文獻(xiàn)資料的名稱(chēng)、價(jià)格、數(shù)量和途徑等;②文獻(xiàn)典藏檔案：指在圖書(shū)館內(nèi)部所典藏的各種文獻(xiàn)資料的名稱(chēng)、數(shù)量、保存處所、來(lái)源渠道和變化情況等;③讀者檔案：包括對(duì)讀者的姓名、年齡、性別、職業(yè)等各種信息的記錄;④借閱檔案：圖書(shū)館中各種文獻(xiàn)資料被借閱的情況，如文獻(xiàn)的名稱(chēng)、數(shù)量、類(lèi)別、借閱和返還時(shí)間等;⑤情報(bào)交流檔案：指的是圖書(shū)館和其他單位所交換的所有情報(bào)內(nèi)容的種類(lèi)、數(shù)量等基本情況;⑥課題跟蹤檔案：對(duì)圖書(shū)館中所有研究課題的名稱(chēng)、內(nèi)容、進(jìn)展和報(bào)告等內(nèi)容的記錄。

三、圖書(shū)館檔案管理的創(chuàng)新方法

1.更新管理理念。要想對(duì)圖書(shū)館檔案管理工作進(jìn)行創(chuàng)新，首先應(yīng)該具有積極的創(chuàng)新理念，為管理工作的開(kāi)展提供思想支持，因此，圖書(shū)館的檔案管理人員應(yīng)該對(duì)自身的管理理念實(shí)現(xiàn)不斷的更新，并且要正確的認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的很總要性，將檔案看作是與文獻(xiàn)資料相同的寶貴的資源，為檔案管理工作的開(kāi)展奠定良好的基礎(chǔ)。

2.完善管理制度。在樹(shù)立正確的管理理念的同時(shí)，還應(yīng)該針對(duì)圖書(shū)館檔案管理工作建立起與之相適應(yīng)的一套管理制度，強(qiáng)化對(duì)相關(guān)政策的實(shí)施，對(duì)檔案管理工作的開(kāi)展起到一定的約束和規(guī)范。在對(duì)圖書(shū)館檔案進(jìn)行管理的過(guò)程當(dāng)中，還應(yīng)該保證各個(gè)工作人員之間的明確分工，將各自的責(zé)任予以確定，對(duì)具體的工作進(jìn)行詳細(xì)的分配和安排，同時(shí)還要對(duì)檔案管理工作人員具體工作的開(kāi)展實(shí)現(xiàn)嚴(yán)格的監(jiān)督。另外，還要建立起獎(jiǎng)懲制度，對(duì)檔案管理人員的工作情況進(jìn)行定期的考察，根據(jù)其實(shí)際的完成情況進(jìn)行客觀的評(píng)價(jià)，并合理的分配工資和獎(jiǎng)金等，從而極大程度的提高檔案管理人員的工作積極性和效率。

3.提高人員素質(zhì)。就目前而言，我國(guó)絕大多數(shù)的圖書(shū)館檔案管理從業(yè)者都缺乏較高的專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)，文化程度普遍不高，只有很少一部分管理人員是對(duì)口專(zhuān)業(yè)畢業(yè)，非對(duì)口專(zhuān)業(yè)畢業(yè)的人較多。這部分群體經(jīng)過(guò)一段時(shí)間工作后，雖然掌握了一些圖書(shū)館檔案管理知識(shí)和技能，依然缺乏系統(tǒng)和完整的知識(shí)理論。檔案管理看似簡(jiǎn)單，但是要想成為一名優(yōu)秀、合格的檔案管理者，必須具備系統(tǒng)性、完整性的知識(shí)理論，嫻熟的的業(yè)務(wù)能力，高超的專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)，嚴(yán)格的紀(jì)律素質(zhì)，正確的政治理念。所以，圖書(shū)館要注重檔案管理人員職業(yè)教育與培訓(xùn)工作，采用長(zhǎng)期和短期相結(jié)合昂方式，把理論知識(shí)和業(yè)務(wù)能力結(jié)合起來(lái)，全力提高管理人員的綜合從業(yè)能力。同時(shí)，通過(guò)教學(xué)培訓(xùn)讓管理人員認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的重要性，認(rèn)清自身責(zé)任，并認(rèn)真履行自身的工作職責(zé)。此外，檔案管理人員應(yīng)樹(shù)立自我發(fā)展意識(shí)，不斷學(xué)習(xí)與更新檔案管理理論知識(shí)和業(yè)務(wù)能力，促進(jìn)自身綜合素養(yǎng)的全面提高，盡心盡力、盡職盡責(zé)的完成工作，以提高檔案管理效率和質(zhì)量。人員素質(zhì)的提高是一項(xiàng)長(zhǎng)期工作，圖書(shū)館全體員工應(yīng)當(dāng)共同努力，同心同力的進(jìn)行這一工作，才能從整體上促進(jìn)全體從業(yè)人員素質(zhì)的全面提升。

4.利用信息技術(shù)。信息時(shí)代的帶來(lái)為人類(lèi)社會(huì)帶來(lái)了巨大變化，促進(jìn)了傳統(tǒng)管理理念和方式的革新。在信息時(shí)代下，檔案管理信息化建設(shè)已經(jīng)成為檔案管理發(fā)展的必然趨勢(shì)，這就需要加強(qiáng)信息技術(shù)利用。在過(guò)去，圖書(shū)館檔案管理以文字、照片、表格、錄像等為主，這些傳統(tǒng)的管理形式已經(jīng)難以滿(mǎn)足現(xiàn)代化管理需要，必須利用計(jì)算機(jī)等現(xiàn)代化技術(shù)來(lái)創(chuàng)新管理形式，形成新的管理工具，簡(jiǎn)化檔案管理程序，提高檔案管理成效。比如，利用計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)庫(kù)軟件進(jìn)行檔案收集整理、查詢(xún)、利用等工作，使業(yè)務(wù)操作更科技化，不僅可以減少人為失誤，還可以提高管理成效。

四、結(jié)語(yǔ)

總之，檔案管理是圖書(shū)館管理的一項(xiàng)工作，不僅影響著檔案管理與利用質(zhì)量，對(duì)圖書(shū)館的運(yùn)行和發(fā)展也有著重要影響。為此，圖書(shū)館必須高度重視檔案管理工作，通過(guò)文中提及的相關(guān)推動(dòng)檔案管理方式創(chuàng)新與完善，高效率、高質(zhì)量的完成檔案管理工作，以提高圖書(shū)館工作能力和水平。

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