關(guān)于事業(yè)單位檔案管理信息化的建設(shè)與發(fā)展的探討

摘 要：檔案管理信息化建設(shè)作為目前事業(yè)單位檔案工作中的重點(diǎn)，隨著檔案管理模式轉(zhuǎn)型的不斷推進(jìn)，提升信息化管理對(duì)事業(yè)單位檔案工作的優(yōu)化作用進(jìn)一步明顯。與傳統(tǒng)的事業(yè)單位檔案管理方式相比較，這種新型的檔案管理方式為事業(yè)單位的檔案管理工作提供了更加便捷、高效的工作方式，同時(shí)也簡(jiǎn)化了檔案的管理流程。因此，事業(yè)單位檔案管理人員應(yīng)認(rèn)識(shí)到檔案管理信息化的必要性，并能夠在此基礎(chǔ)上創(chuàng)新檔案管理意識(shí)。

關(guān)鍵詞：檔案管理；信息化；重要性

1 引言

隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，網(wǎng)絡(luò)信息化已經(jīng)發(fā)展到各個(gè)領(lǐng)域中，人類進(jìn)入一個(gè)信息化的時(shí)代。信息化時(shí)代的到來意味著各行各業(yè)的發(fā)展離不開網(wǎng)絡(luò)的輔助作用，信息化應(yīng)用對(duì)工作效率的提高、生產(chǎn)力水平的提升也有很大的影響。

在信息化產(chǎn)物沒有應(yīng)用到事業(yè)單位的時(shí)候，事業(yè)單位的檔案規(guī)整主要靠人工完成，對(duì)于文案工作量較大的事業(yè)單位，人工工作的效率和工作質(zhì)量難以達(dá)到事業(yè)單位的需求，導(dǎo)致許多工作滯后，由于工作量的龐大，工作人員又是有限的，就導(dǎo)致工作的質(zhì)量難以得到保障。在信息化產(chǎn)物滲透到各行各業(yè)之后，不僅可以幫助事業(yè)單位更好的發(fā)展，也能夠幫助事業(yè)單位節(jié)省工作時(shí)間，提高工作效率，工作人員可以在少量的時(shí)間內(nèi)完成工作，并能保障工作的質(zhì)量。通過采用計(jì)算機(jī)對(duì)事業(yè)單位的檔案加以管理，可以對(duì)檔案進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)收集，在管理的過程中，可以不受時(shí)間和空間的限制，這就打破了傳統(tǒng)的依靠各部門或向上級(jí)匯報(bào)的方式。在文檔儲(chǔ)存方面，通過電子文檔儲(chǔ)存檔案各方面工作人員對(duì)資料的查詢，也有利于對(duì)重要文檔進(jìn)行備份處理，以此來保護(hù)重要的數(shù)據(jù)資源，同時(shí)也有利于節(jié)約工作人員的查詢時(shí)間，通過電子文檔的關(guān)鍵字、索引進(jìn)行編輯，可以實(shí)現(xiàn)檔案的快捷查詢。由此可以看出，事業(yè)單位檔案管理信息化已經(jīng)成為計(jì)算機(jī)科技發(fā)展的必然趨勢(shì)，在利用計(jì)算機(jī)管理事業(yè)單位的檔案管理過程中，進(jìn)行檔案文件數(shù)字轉(zhuǎn)化是信息管理的首要步驟。

2 事業(yè)單位檔案信息化管理的特點(diǎn)

2.1 檔案存儲(chǔ)環(huán)境優(yōu)勢(shì)

傳統(tǒng)的檔案記載主要靠紙張記載，這種記載方式不能保障資料的長(zhǎng)久保存。由于紙張容易被蟲蛀、在較潮濕的環(huán)境中易發(fā)霉的特點(diǎn)，導(dǎo)致許多資料只能保存較短的時(shí)間，而且在檔案保存過程中，要求注重檔案所處的外界環(huán)境，以保障檔案不被破壞。傳統(tǒng)的檔案存儲(chǔ)過于繁瑣，消耗的工作量也較多。但在信息化管理滲透到工作單位中后，可以將檔案存儲(chǔ)到電子磁盤中，并能將檔案進(jìn)行備份，檔案所占的空間較小，與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案存儲(chǔ)相比，信息化檔案對(duì)環(huán)境只有干燥無磁場(chǎng)干擾的要求，與傳統(tǒng)檔案存儲(chǔ)相比環(huán)境優(yōu)勢(shì)比較明顯。

2.2 檔案使用、查詢優(yōu)勢(shì)

傳統(tǒng)模式下的檔案管理工程較為龐大，對(duì)一份檔案的查詢、借閱程序相對(duì)復(fù)雜、繁瑣，而且，在通過各項(xiàng)程序的審核之后，對(duì)檔案查閱過程中由于檔案與空氣中的灰塵接觸，導(dǎo)致檔案受到破壞，不利于檔案的長(zhǎng)久保存。信息化檔案管理可以快速查出所需要的資料，并能保障檔案管理不受影響。在查詢檔案資料時(shí)，只需要對(duì)檔案進(jìn)行搜尋借閱，并不對(duì)檔案的環(huán)境進(jìn)行破壞，保障檔案資料的不受破壞。除此之外，信息化檔案資料的查閱流程較為方便，不受外界環(huán)境約束。由此可見，信息化檔案管理的方便快捷，在使用和查詢上都比傳統(tǒng)檔案管理占較大的優(yōu)勢(shì)。

3 深化事業(yè)單位檔案信息化管理的策略研究

3.1 強(qiáng)化事業(yè)單位檔案信息化管理

要想加速事業(yè)單位檔案管理信息化進(jìn)程，首先需要從提高檔案管理從業(yè)人員的根本認(rèn)識(shí)入手，強(qiáng)化檔案管理人員的信息意識(shí)，提高檔案管理人員對(duì)檔案工作的重視程度。對(duì)事業(yè)單位檔案管理人員實(shí)施培訓(xùn)。這就要求對(duì)事業(yè)單位檔案管理人員進(jìn)行不定期培訓(xùn)，不僅要通過計(jì)算機(jī)培訓(xùn)使管理人員的計(jì)算機(jī)技術(shù)水平不斷提高，而且要提升管理人員的信息獲取與鑒定、評(píng)估能力。只有檔案管理人員的計(jì)算機(jī)技術(shù)得到提高，才能保障檔案管理工作的順暢進(jìn)行，檔案管理人員各項(xiàng)專業(yè)能力的提高，也可以保障在檔案管理工作中能夠發(fā)揮自身價(jià)值，使檔案管理工作得到保障。深化檔案信息化管理，需要始終貫徹信息化管理理念，使人們認(rèn)識(shí)到信息手段的重要性，并接受新的檔案形式轉(zhuǎn)變，支持檔案工作發(fā)展。

3.2 擴(kuò)充事業(yè)單位檔案信息資源，加快檔案管理的硬件建設(shè)

檔案管理硬件的建設(shè)是檔案事業(yè)單位信息化的重要前提保障，在信息化檔案管理中，需要計(jì)算機(jī)、數(shù)字存儲(chǔ)設(shè)備、數(shù)據(jù)庫(kù)、網(wǎng)絡(luò)等硬件基礎(chǔ)的支持，這就要求事業(yè)單位在進(jìn)行信息化檔案管理之前，保障這些硬件設(shè)施建設(shè)的資金投入，以保障檔案信息化建設(shè)的順暢進(jìn)行。要想一直保持對(duì)信息資源的轉(zhuǎn)換和不斷擴(kuò)大收集范圍，繼續(xù)開展檔案工作，就必須首先完成檔案管理的硬件建設(shè)。硬件是電子文檔的存儲(chǔ)載體，對(duì)于龐大的事業(yè)單位而言，單位的檔案是十分復(fù)雜、十分多的，這就需要儲(chǔ)存容量足夠大的光盤，并且這種光盤必須能夠?qū)λ鶅?chǔ)存額的數(shù)據(jù)進(jìn)行較長(zhǎng)時(shí)間的保存，而起這種存儲(chǔ)設(shè)備對(duì)檔案的破壞風(fēng)險(xiǎn)較低，因此，在選擇硬盤等備份硬件時(shí)，應(yīng)選取性能穩(wěn)定的、受外界破壞不強(qiáng)的硬件設(shè)施，以保障檔案資料的有效保存。目前，多數(shù)事業(yè)單位在進(jìn)行檔案管理與分析時(shí)，采用的依然是紙質(zhì)的載體，檔案資源以紙質(zhì)資源為主，為了更加方便管理，在進(jìn)行信息化管理轉(zhuǎn)變的過程中，首先要對(duì)這類檔案進(jìn)行數(shù)字轉(zhuǎn)化，通過錄入的方式對(duì)這些有用信息和資源進(jìn)行二次保存，這不僅是為了檔案的安全保管，也是為方便網(wǎng)絡(luò)查詢和使用。除此之外，事業(yè)單位的每一份檔案都是連續(xù)的，不可中斷，因此，在檔案管理過程中，應(yīng)考慮到檔案的連續(xù)性，不能錯(cuò)亂順序，在進(jìn)行信息轉(zhuǎn)換的過程中，將舊的檔案進(jìn)行整理，并對(duì)其進(jìn)行合理歸檔，這樣才能保障原有檔案的延續(xù)性，從而建立完整的檔案資料庫(kù)，為以后檔案管理奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

由于社會(huì)經(jīng)濟(jì)的不斷進(jìn)步與發(fā)展，導(dǎo)致科技化水平不斷提高，科技化水平的提高對(duì)各行各業(yè)的發(fā)展有很大的影響。在檔案管理過程中，應(yīng)當(dāng)大膽創(chuàng)新，將各種高科技產(chǎn)物滲透到檔案管理工作中，形成較為完整的管理模式。在信息化時(shí)代的今天，要在保證紙質(zhì)檔案管理中檔案管理謹(jǐn)慎性的基礎(chǔ)上，對(duì)電子檔案進(jìn)行更有效的管理，同時(shí)可提高某些方面的技術(shù)，使電子檔案具有更加強(qiáng)大的功能。利用計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，可提高檔案管理信息的完整性和時(shí)效性，同時(shí)也能夠促進(jìn)整個(gè)事業(yè)單位的高速、健康發(fā)展。

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