如何提高學(xué)校檔案管理水平

摘 要：文章著重站在學(xué)校檔案管控以及劃分等層次上，結(jié)合當(dāng)前管控工作的現(xiàn)狀，展開了細(xì)致分析，并且給出了一些建議。

關(guān)鍵詞：檔案管理；服務(wù)機制；服務(wù)渠道

我們都知道，針對檔案開展的管控活動是每個學(xué)校的關(guān)鍵的內(nèi)容，是開展好教學(xué)活動的必要前提，是分析一個學(xué)校管控力度的關(guān)鍵信息。只有積極地分析檔案活動，合理的利用，不管是在歸納教學(xué)內(nèi)容，亦或是分析科研工作等層次上，其地位都是非常高的。特別是在當(dāng)今這個竟?fàn)幏浅Ｑ该偷臅r代里，優(yōu)秀的檔案信息可以切實的幫助很多學(xué)生提升其綜合實力，進(jìn)而帶動綜合發(fā)展等層次的內(nèi)容上有著非常顯著地意義。

檔案作為學(xué)校所有的平時活動中總結(jié)得到的最新的信息內(nèi)容，通過工作者細(xì)致的分析，總結(jié)，劃分種類等而最終得到的，它是學(xué)校所有活動的證明，體現(xiàn)的是最為全面有效地內(nèi)容。通常來講有兩個層次的要素，分別是黨政機關(guān)行政工作檔案個教學(xué)科研檔案。囊括了上級有關(guān)文件、學(xué)校黨務(wù)和行政管理、教學(xué)管理、科研管理、學(xué)生管理、后勤管理等各個方面，檔案工作的根本目的在于利用，在于通過認(rèn)真收集保存好第一手資料，為學(xué)校做好詳實的歷史記錄，積極開發(fā)利用檔案資源，為學(xué)校各項工作提供更加便捷的服務(wù)。具體來說，要從以下幾個基本方面體現(xiàn)檔案的價值和服務(wù)功能：

1 積極地開展服務(wù)活動，認(rèn)真進(jìn)行革新工作

1.1 幫助單位的負(fù)責(zé)人做決策的時候提供必要的參考內(nèi)容。通過不斷的分析當(dāng)前的管控機制，我們發(fā)現(xiàn)，合理有效地管控是少不了信息要素的。檔案中包含著很多階段的國家內(nèi)容的重點，其記載著所有的老師以及學(xué)生們經(jīng)歷的具體內(nèi)容，其體現(xiàn)的是學(xué)校的綜合活動。有效地利用該項信息，能夠促進(jìn)革新活動的發(fā)展，同時能夠掌握前進(jìn)方向，為開展綜合化的管控帶來必要的幫助，進(jìn)而幫助單位的負(fù)責(zé)人合理的制定決定，積極地開展探索。

1.2 輔助開展科研活動。檔案信息的分享性為實現(xiàn)教學(xué)科研信息資源的共享提供了平臺。尤其是在當(dāng)今的時代條件中，通過電腦等科技，深層次的對信息開展探索活動，將內(nèi)容從以前的模式中精簡，形成全新的內(nèi)容，最終會有效地帶動科研活動的發(fā)展，確保所有的利用人能夠在相同的時間，在各個區(qū)域中共同的分析一樣的內(nèi)容，確保信息內(nèi)容充分的擴大到統(tǒng)一的層次中，進(jìn)而有效地提升信息的意義和價值。

1.3 為各類咨詢查證服務(wù)。憑依檔案資料的權(quán)威性，本著對歷史負(fù)責(zé)、對學(xué)校負(fù)責(zé)、對廣大教職工負(fù)責(zé)的原則，在管理要求范圍內(nèi)，通過查詢有關(guān)文件、記錄、圖紙、票據(jù)、照片、錄音、錄像等資料，為師生和社會有關(guān)方面提供服務(wù)。如教職工業(yè)務(wù)資料查詢、考核情況查詢，畢業(yè)生學(xué)籍資料查詢、校園活動資料查詢等。

針對服務(wù)活動來講，還可以結(jié)合活動客體以及具體的要素和各式等的差異，站在各個層次上開展分析活動，不過不論是何種樣式，都規(guī)定該項活動應(yīng)該積極地適應(yīng)目前的發(fā)展?fàn)顟B(tài)，不單單要認(rèn)真的落實好服務(wù)活動，而且還應(yīng)該積極的提升其服務(wù)意義，合理的體現(xiàn)出它的功效價值。要認(rèn)真地開展運用工作，結(jié)合關(guān)鍵活動，革新服務(wù)模式，認(rèn)真開展利用活動的分析，切實提升活動的積極性和實效特征。

2 切實提升管控模式，積極地將活動的領(lǐng)域拓展

2.1 要轉(zhuǎn)變思想觀念。由于長期受檔案神秘的影響，大家對檔案資料的開發(fā)利用不同程度存在顧慮，重存、重保、輕用，從而制約了學(xué)校檔案服務(wù)功能有效發(fā)揮，學(xué)校有關(guān)方面和檔案工作人員在這方面一定要解放思想，更新觀念，與時俱進(jìn)，充分認(rèn)識新形勢對檔案工作的新要求，積極探索檔案開發(fā)利用的新思路、新方法，主動樹立服務(wù)意識，主動開發(fā)服務(wù)功能，努力為學(xué)?？茖W(xué)決策服務(wù)，為廣大師生員工服務(wù)，為社會各界服務(wù)。

2.2 要立足服務(wù)改革檔案管理方式。一是要著眼發(fā)揮服務(wù)功能，健全和完善檔案管理制度，對檔案的收集、整理、歸檔、利用實行科學(xué)管理，使之規(guī)范化、制度化。二要利用現(xiàn)代信息技術(shù)，提升管理水平，依托學(xué)校信息化建設(shè)，有重點、成體系、分步驟地開發(fā)利用計算機技術(shù)、復(fù)制技術(shù)、光盤技術(shù)等現(xiàn)代化信息技術(shù)，提高檔案信息服務(wù)水平或效率，著力改變信息收集、加工、處理、存儲、傳播等方面的落后狀況。三要及時收集資料信息，適時編排歸檔。學(xué)校各部門資料信息繁雜，頭緒多，尤其是行政機關(guān)工作檔案和教學(xué)檔案歸檔范圍、歸檔時間、歸檔要求各不相同，教學(xué)部門量大面寬，學(xué)術(shù)交流和專家教授講課的偶然性等，都要求檔案部門必須加強平時收集工作。

2.3 應(yīng)該切實提升管控工作者的綜合素養(yǎng)以及能力水平。該項管控活動開展的是否有效，其性能的好壞等，都是在工作者綜合素養(yǎng)的高低。在積極地開展思想活動共以及教育工作的前提下，還應(yīng)該規(guī)定工作者要形成正確的思想意識，要認(rèn)真地分析活動內(nèi)容，要愛護(hù)檔案，要認(rèn)真誠懇的開展建設(shè)工作。積極地開展建設(shè)活動，首先要關(guān)注工作者的綜合教育工作，認(rèn)真地開展培訓(xùn)工作，學(xué)習(xí)檔案專業(yè)知識理論，除此之外，形成活動網(wǎng)模式，要合理的選取工作者，最好是選擇那些年輕的，思想轉(zhuǎn)變快，熟悉技術(shù)，而且是發(fā)自內(nèi)心的熱愛該項活動工作者，還要結(jié)合當(dāng)今的管理內(nèi)容以及高超的工藝技術(shù)，切實提升管控模式，確保該項活動可以有效地實現(xiàn)其應(yīng)有的價值和意義，為學(xué)校教學(xué)、科研和其他工作服務(wù)。

2.4 認(rèn)真地開展信息內(nèi)容編制探索活動。要將以往的工作狀態(tài)中的不利現(xiàn)象積極地除去，要不斷的擴展服務(wù)的方式和途徑，切實的提升活動功效，通過有預(yù)測性的分析來研究使用人的心理，進(jìn)而確保提供的服務(wù)是非常的優(yōu)秀合理的。在充分了解室藏和用戶需求的基礎(chǔ)上， 通過縱向橫向分析比較、專題跟蹤服務(wù)等方式，有針對性地開展學(xué)校檔案編研工作，如編制《學(xué)校沿革》、《大事記匯編》、《教學(xué)科研成果匯編》、《專業(yè)技術(shù)職稱匯編》和專題文件資料索引、個人學(xué)術(shù)動態(tài)學(xué)術(shù)思想或部門的史料等，從而更好地提供優(yōu)質(zhì)高效的服務(wù)。

2.5 做好保障工作。應(yīng)該將該項活動放到學(xué)校的整個規(guī)劃工作里，積極地開展探索調(diào)查，分析其中的弊端現(xiàn)象，制定好活動的發(fā)展趨勢，積極地開展應(yīng)對犯法，做好領(lǐng)導(dǎo)力度，開展好各項建設(shè)等活動，為開展此項活動提供必要的基礎(chǔ)保障。在做好上述活動之后，逐步的開始進(jìn)行管理模式等的創(chuàng)建工作，形成必要的規(guī)章信息，方便開展全面的探索活動，提升服務(wù)的力度，帶動經(jīng)濟以及社會的高速前進(jìn)。

參考文獻(xiàn)

[1]倪慧敏.學(xué)校檔案管理初探，檔案與建設(shè).

[2]張燕.學(xué)校檔案管理的問題及對策.