淺談新時(shí)期檔案信息化建設(shè)

摘 要：在社會(huì)經(jīng)濟(jì)不斷發(fā)展和信息技術(shù)進(jìn)程快速推進(jìn)，使人們的生活發(fā)生了翻天覆地的變化，檔案工作要想順應(yīng)信息時(shí)代的潮流，就必須加強(qiáng)其信息化的建設(shè)，才能提高檔案工作的質(zhì)量和水平，實(shí)現(xiàn)檔案工作的價(jià)值和作用。本文從檔案信息化建設(shè)的必要性和重要性出發(fā)，對(duì)檔信息化建設(shè)的內(nèi)涵和現(xiàn)狀問題進(jìn)行了探討。

關(guān)鍵詞：檔案管理；信息化；建設(shè)

計(jì)算機(jī)技術(shù)的飛速發(fā)展，促進(jìn)了計(jì)算機(jī)在檔案工作中的迅速應(yīng)用和普及，隨之而來的是電子文件在辦公自動(dòng)化領(lǐng)域大量地產(chǎn)生、應(yīng)用。面對(duì)檔案事業(yè)這一新的發(fā)展形勢(shì)，檔案工作發(fā)生了新的變革，以計(jì)算機(jī)技術(shù)為核心的檔案管理現(xiàn)代化，正邁向信息化、網(wǎng)絡(luò)化的時(shí)代。

1 檔案信息化建設(shè)的必要性和重要性

隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的不斷深化發(fā)展，各個(gè)國(guó)家、各個(gè)地區(qū)、各個(gè)企業(yè)的競(jìng)爭(zhēng)也日益激烈，而信息戰(zhàn)的概念也逐漸被引入到競(jìng)爭(zhēng)中來，并成為爭(zhēng)奪的主要戰(zhàn)場(chǎng)和衡量實(shí)力的首要標(biāo)志。電子計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)化、信息化和數(shù)字化的普及和深入應(yīng)用，社會(huì)的信息意識(shí)也不斷增強(qiáng)，作為信息儲(chǔ)存并提供利用的檔案在社會(huì)生活中的作用越來越受到廣泛的關(guān)注，在我國(guó)檔案管理由封閉半封閉向開放型轉(zhuǎn)變的今天，檔案信息化管理模式的引入無疑為檔案信息的開發(fā)和利用奠定了基礎(chǔ)。

另一方面，隨著計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的普及，尤其是辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的不斷引入，每年在各個(gè)領(lǐng)域、各個(gè)專業(yè)產(chǎn)生的電子文件呈幾何式不斷增長(zhǎng)。電子文件憑借其傳輸效率高、占用空間少、傳播速度快、查詢利用便利等優(yōu)點(diǎn)逐漸取代了紙質(zhì)文件在辦公領(lǐng)域的應(yīng)用，如何對(duì)其進(jìn)行有效的管理和利用成為了人們研究的重點(diǎn)，相應(yīng)地檔案信息化管理的概念也就引入檔案工作中。

2 檔案信息化的涵義

所謂檔案信息化主要包括兩個(gè)方面的內(nèi)涵，一個(gè)是指對(duì)產(chǎn)生的電子文件實(shí)施的實(shí)時(shí)管理，從電子文件的形成到歸檔利用或者銷毀，建立其一個(gè)統(tǒng)一的電子文件管理系統(tǒng)；另一方面是指對(duì)原有傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的數(shù)字化，是指利用數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)、數(shù)據(jù)壓縮技術(shù)、高速掃描技術(shù)等技術(shù)手段，將紙質(zhì)文件、聲像文件等傳統(tǒng)介質(zhì)文件和已歸檔保存的電子檔案，系統(tǒng)組織成具有有序結(jié)構(gòu)的檔案信息庫(kù)。

檔案信息化管理的重點(diǎn)主要是按照生命周期理論針對(duì)電子文件建立起的對(duì)其形成到利用或銷毀的整個(gè)生命過程的控制和管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)對(duì)電子文件的前端控制和后端管理，并將檔案信息的管理納入到國(guó)家信息化體系中來，真正實(shí)現(xiàn)檔案的價(jià)值和作用。

3 檔案信息化建設(shè)的現(xiàn)狀及存在問題

我國(guó)開展檔案信息化管理的工作已經(jīng)有很長(zhǎng)一段時(shí)間，取得了一定成績(jī)的同時(shí)也存在著各種問題，主要表現(xiàn)在：

3.1 缺乏完善統(tǒng)一的建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范體系

檔案信息的標(biāo)準(zhǔn)化是進(jìn)行信息化建設(shè)的前提，我國(guó)雖然在檔案工作方面頒布了許多標(biāo)準(zhǔn)，但是很少提及數(shù)字化檔案，大部分涉及的是音像以及紙質(zhì)檔案，而檔案的信息化建設(shè)主要涉及的是數(shù)字化的檔案管理，因此，需要針對(duì)數(shù)字化檔案制定新的標(biāo)準(zhǔn)，促進(jìn)檔案工作的順利進(jìn)行。

3.2 相配套的基礎(chǔ)設(shè)施、設(shè)備落后

檔案信息化建設(shè)需要配備容量比較大的服務(wù)器、購(gòu)置計(jì)算機(jī)、建立數(shù)據(jù)庫(kù)以及局域網(wǎng)，具備完善的硬件條件，同時(shí)也要對(duì)專門用于檔案管理的軟件進(jìn)行開發(fā)，對(duì)網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行維護(hù)與管理，這些工作都要花費(fèi)大量的費(fèi)用?，F(xiàn)階段，我國(guó)的檔案管理機(jī)構(gòu)沒有大量的資金進(jìn)行硬件建設(shè)，其收入主要由國(guó)家提供，受到很大的限制，難以實(shí)現(xiàn)相關(guān)硬件建設(shè)

3.3 缺乏高素質(zhì)的信息管理人才

現(xiàn)階段的檔案管理人員大部分文化素質(zhì)以及身體素質(zhì)都比較低，數(shù)量也比較少，很大部分都不是專門的檔案管理人員，幾乎都是對(duì)檔案進(jìn)行手工操作，對(duì)電子檔案和文件的收集、利用以及保存等多方面的工作還不能夠熟練的掌握，不會(huì)使用計(jì)算機(jī)對(duì)檔案進(jìn)行管理工作，沒有對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行維護(hù)、對(duì)程序進(jìn)行設(shè)計(jì)，大大的降低了檔案信息化建設(shè)的工作程度，對(duì)有效的信息資源不能充分利用，達(dá)不到社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的要求。

3.4 沒有統(tǒng)一電子文件管理的工作秩序

檔案信息化管理需要深入到電子文件的形成階段，實(shí)現(xiàn)對(duì)文件的前端控制和管理，但是我國(guó)電子文件產(chǎn)生、流轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)遞、利用的整個(gè)過程沒有建立起統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)化的工作秩序，電子文件的無秩序管理為檔案信息化工作造成了阻礙。

4 檔案信息化建設(shè)中需要注意的問題

檔案信息化的管理需要注意的問題一方面是要有統(tǒng)一的領(lǐng)導(dǎo)，統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范、統(tǒng)一的管理平臺(tái)、統(tǒng)一的管理系統(tǒng)，這樣才能保證信息化腳步的一致，避免信息化建設(shè)的重復(fù)浪費(fèi)。檔案信息化建設(shè)的目的是對(duì)檔案的科學(xué)管理和對(duì)檔案信息的合理開發(fā)利用，只有實(shí)現(xiàn)管理的統(tǒng)一才能真正實(shí)現(xiàn)新時(shí)期檔案工作的價(jià)值和作用。

另一方面，在檔案信息化建設(shè)過程需要注意的另一個(gè)關(guān)鍵問題就是信息安全問題。檔案信息化建設(shè)一方面要做好電子文件的原始性認(rèn)證問題，以保證作為檔案的憑證價(jià)值，另一方面要保證其在利用過程中的信息安全問題，避免涉及到個(gè)人隱私的信息的濫用或者管理過程中的信息泄漏等相關(guān)問題。

檔案信息化建設(shè)的工作是一項(xiàng)復(fù)雜、長(zhǎng)期的任務(wù)，在社會(huì)進(jìn)程不斷的推進(jìn)下，檔案信息資源的需求量不斷的增大，傳統(tǒng)的檔案管理模式存在諸多的缺陷和不足，要想有效的解決信息管理工作中存在的諸多的問題，需要對(duì)其進(jìn)行不斷的改進(jìn)，對(duì)檔案信息化建設(shè)進(jìn)行優(yōu)化，從資金、人員、技術(shù)以及法制等方面進(jìn)行相關(guān)改進(jìn)工作，才能為社會(huì)提供有效的檔案信息服務(wù)，促進(jìn)檔案信息化建設(shè)的發(fā)展。

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作者簡(jiǎn)介：李來麗，女，1976年1月出生。