基于計算機網(wǎng)絡技術的高校人事檔案信息管理及應用研究

摘要：檔案信息是一種重要的信息資源，在社會信息系統(tǒng)中有著特殊的地位和作用，隨著社會經(jīng)濟的不斷發(fā)展，計算機技術的發(fā)展取得了長足進步，并廣泛的應用到了社會各行各業(yè)的經(jīng)濟發(fā)展當中，由此也促進了檔案信息管理逐步進入到現(xiàn)代化信息管理的行列，對于更好的完善高校人事檔案信息及加強信息管理提供了平臺。本文通過對計算新網(wǎng)絡技術在高校人事信息管理中的應用必要性及主要問題進行分析，提出了相應的應用方法，以期加強高校人事檔案信息管理。

關鍵詞：計算機網(wǎng)絡技術；高校人事檔案信息管理；應用分析

中圖分類號：TP393 文獻標識碼：A 文章編號：1007-9599 （2012） 22-0000-02

隨著計算機網(wǎng)格技術和信息技術在社會各個方面的廣泛應用，高校的人事檔案信息管理也必然走向網(wǎng)絡化和信息化。當前，我國的高校教育事業(yè)蓬勃發(fā)展，高校中的信息管理、工作方式等都發(fā)生了巨大的變化，同時，高校中的檔案數(shù)量也越來越多，給檔案管理工作帶來了較大的困難。如何加強人事檔案信息管理，促進高校管理工作的順利進行是當前高校管理工作中所面臨的重要問題。

1 計算機網(wǎng)絡技術在高校人事檔案信息管理中的應用必要性

當前，許多高校的人力資源管理工作基本還依靠手工操作、EXCEL輔助統(tǒng)計，工作人員主要集中于處理日常的事務性、操作性工作，很大程度上影響了人力資源管理各專業(yè)職能的發(fā)揮；這種人力資源管理模式和手段對學院的業(yè)務發(fā)展也無法起到積極的支持和推動作用?；诖?，為了降低工作失誤、提高工作效率、優(yōu)化人力資源管理和不斷滿足高校辦學規(guī)模日益擴大的需求，計算機網(wǎng)絡技術在高校人事檔案信息管理中的應用就日益顯得極其重要。通過在高校人事檔案信息管理過程中應用計算機網(wǎng)絡技術，可以便捷生成各種類型的統(tǒng)計報表進行數(shù)據(jù)分析，從而確保為高層管理決策提供準確、及時的數(shù)據(jù)信息，對于提高人事檔案信息管理質量具有重要意義。

2 計算機網(wǎng)絡技術在高校人事檔案信息管理中的應用

計算機網(wǎng)絡技術具有共享硬件、軟件和數(shù)據(jù)資源的功能、共享數(shù)據(jù)資源集中處理及管理和維護的能力。通過應用此項技術，檔案管理部門可以在自身獨有的網(wǎng)站上提供開放的檔案卷宗、檔案信息等資源，同時建立專門的檔案信息檢索入口，方便教職工對檔案信息進行查詢和應用，并隨時對數(shù)據(jù)進行存儲和提取。當學校的相關部門需要這些資料時，只需要通過網(wǎng)絡進入這些客戶端便可以得到資料，節(jié)約了大量的管理成本。在保密和安全的前提下，檔案信息管理員可以將檔案資源放在網(wǎng)絡上，學校的教職工只需要通過校園網(wǎng)上網(wǎng)查詢，便能夠在任何地方、任何時間得到自己想要的信息。此外，學校的人事檔案信息管理部門還可以通過購買金蝶、紫光等人力資源管理軟件，形成獨有的檔案信息存儲系統(tǒng)，便于對教職工檔案信息的管理。

計算機網(wǎng)絡技術在高校人事檔案信息管理中的重點應用體現(xiàn)在以下幾個方面：

2.1 促進檔案及時整理和歸檔。計算機網(wǎng)絡技術在檔案管理工作中的應用，為高校收集和整理人事信息提供了極大的方便性。檔案工作人員可以通過網(wǎng)絡對學校的教職員工進行信息采集及核對，各個部門可以通過計算機網(wǎng)絡隨時將已經(jīng)整理好的電子文件通過校園網(wǎng)發(fā)送到檔案管理室，或者是直接將教職員工的信息錄入到檔案室的數(shù)據(jù)庫當中，檔案室的管理人員也可以定期到網(wǎng)上下載各個部門的人事信息資料，進行歸類和整理。根據(jù)計算機網(wǎng)絡技術的實時性特點，在應用了網(wǎng)絡技術后，檔案室能夠及時通過網(wǎng)絡接收最新人事信息，從而確保檔案室提供檔案信息的時效性。隨著檔案室保管檔案信息的時效性和完整性不斷提高，也就提高了檔案信息的利用率。

2.2實現(xiàn)檔案管理的自動化。近年來，計算機網(wǎng)絡技術的發(fā)展較為迅猛，具有高效的信息處理功能，可以對信息進行快速錄入、存儲和輸出處理，并對這些信息進行邏輯性推理和判斷，同時對高校各機關部門所形成的有價值的圖標、文字或影像等資料進行現(xiàn)代化管理，以確保這些重要資料的完整性。通過快速、完整錄入、歸納和整理教職員工信息，可以隨時了解高校里最新的人員流動情況，及時調整工作。計算機網(wǎng)絡技術在高校檔案信息自動化管理中的應用范圍較為廣泛，從一般性業(yè)務管理到檔案的檢索、編目和出版等，大大推動了高校人事檔案信息管理的發(fā)展，同時也提高了檔案信息開發(fā)利用的效率。

2.3 實現(xiàn)檔案信息發(fā)展的數(shù)字化。傳統(tǒng)的人事檔案信息管理對于信息的開發(fā)和利用主要依靠手工進行，速度緩慢、信息更新滯后，嚴重影響了檔案信息管理效率。而通過檔案信息管理的數(shù)字化發(fā)展，能夠方便進行保存、查詢和修改，并通過網(wǎng)絡快速傳遞信息，促使高校的檔案管理工作更加便捷和高效。數(shù)字化的應用主要是檔案信息管理員將收集到的信息錄入到計算機中，各個部門根據(jù)自己的權限和需要在網(wǎng)絡上查閱相關文件信息，同時附上處理意見，然后再將文件傳至網(wǎng)絡上。在年終進行歸檔時，只需要將分類組卷清單交上即可，由此大大減輕了檔案管理人員的數(shù)據(jù)錄入工作，同時也降低了檔案管理成本。

2.4 實現(xiàn)人事檔案信息傳遞的網(wǎng)絡化。通過將計算機網(wǎng)絡技術應用到檔案信息管理的檢索系統(tǒng)中，可以將檔案信息檢索的方式由聯(lián)機檢索、脫機檢索發(fā)展為網(wǎng)絡檢索和智能檢索，以促進人事檔案信息的網(wǎng)絡化傳遞，實現(xiàn)資源共享。同時還能夠對各類檔案信息進行分類、提取和分析處理，以實現(xiàn)高校人事檔案信息管理及應用效率和人事檔案信息管理工作經(jīng)濟效益的提升。

3 計算機網(wǎng)絡技術在高校人事信息管理中應當注意的問題

3.1 做好紙質形式的檔案管理。計算機中電子文件信息的隨意刪減性、原始性和憑證性較差、法律效率差等缺點，使得紙質檔案管理和電子檔案管理需要共存，以確保檔案內容的準確性。因此，對于高校人事檔案信息管理，還應當保存紙質文件，以確保檔案管理工作的有序開展。

3.2 確保人事檔案信息管理的安全性。當前的計算機網(wǎng)絡容易出現(xiàn)病毒、黑客等不安定因素，而檔案管理中的信息大都是涉及學校管理的保密性信息，如果丟失，必然會對學校發(fā)展產(chǎn)生不利影響。因此，應當注重對檔案管理工作的保密性管理，對于涉密的計算機，設置嚴格的密碼管理和權限管理制度，采用定期更換密碼、權限認證或者身份認證措施，以免出現(xiàn)泄漏信息的現(xiàn)象，同時作好數(shù)據(jù)備份工作，防止數(shù)據(jù)丟失和數(shù)據(jù)損壞。

3.3 提高檔案工作者的職業(yè)素質。計算機網(wǎng)絡技術的應用方便了高校的檔案管理工作，也由此向工作人員提出了更高的素質要求。對此，檔案管理人員要不斷豐富自身的計算機理論知識，掌握計算機先進技術，并不斷強化對現(xiàn)代信息技術的應用能力和加工處理能力，提高網(wǎng)絡化管理的意識，避免出現(xiàn)信息泄露情況，以促進自己發(fā)展成為技術型、管理型、復合型的人才。

4 計算機網(wǎng)絡技術應用于人事檔案信息管理的意義及對人力資源管理的影響

通過在高校人事檔案信息管理的過程中應用計算機網(wǎng)絡技術，促進了人事檔案信息的電子化發(fā)展，同時也實現(xiàn)了信息更新及管理的自動化，使得人力資源管理工作更上一個臺階。計算機網(wǎng)絡技術不僅將人事檔案信息管理從復雜繁瑣的事務性工作中解脫出來，促使人事檔案信息管理員可以面向更高層次開發(fā)人力資源工作，以不斷提高人力資源工作的效率和質量，從而更好的滿足高校人事信息管理的需求，而且大大降低了人力資源管理成本，為戰(zhàn)略決策層提供全方位的人事管理信息。

5 結束語

在高校的人事檔案信息管理工作中應用計算機網(wǎng)絡技術是檔案工作管理發(fā)展的必然趨勢，它代表了一種全新的信息發(fā)展環(huán)境。隨著計算機管理水平的提高，其優(yōu)勢也會不斷的發(fā)揮，從而促進檔案管理實現(xiàn)真正意義上的現(xiàn)代化發(fā)展，并促進檔案信息在高校管理工作中發(fā)揮更大的作用。

[作者簡介]吳衛(wèi)華（1977.9-），男，安徽歙縣，北京航空航天大學北海學院，科長或助理工程師，學士，人力資源管理。